Cách tổ chức các cuộc họp giới thiệu suôn sẻ | Những mẹo hay nhất đã được mở khóa vào năm 2024!

Bạn đã từng buổi giới thiệu thành công?

Nếu bạn đang tham gia vào một nhóm đa chức năng mới tại nơi làm việc hoặc một nhóm dự án mới, họ có thể là người từ các phòng ban khác hoặc từ các công ty khác mà bạn có thể chưa quen hoặc đã từng làm việc cùng trước đây và bạn muốn đảm bảo rằng sẵn sàng cam kết và đầu tư các kỹ năng cũng như ý tưởng của bạn cho nhóm - đặc biệt nếu nhóm đó có hiệu suất cao. Vì vậy, việc tổ chức một cuộc họp để tập hợp những người đồng đội mới lại với nhau là điều cần thiết.

Tuy nhiên, không có gì ngạc nhiên nếu bạn cảm thấy hơi lúng túng và lo lắng vì ngay cả những chuyên gia giàu kinh nghiệm nhất cũng có cảm giác bồn chồn khi gặp gỡ ban đầu với một nhóm mới. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo và lo lắng về việc không thể tổ chức các cuộc họp giới thiệu năng suất.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn đầy đủ, ví dụ và mẹo về những yếu tố giúp cuộc họp giới thiệu thành công.

Trong bài viết này, bạn sẽ học

• Cuộc họp giới thiệu là gì?
• Mục tiêu của cuộc họp giới thiệu là gì?
• Cách thiết lập một cuộc họp giới thiệu hiệu quả
• Mẹo để thiết lập cuộc họp giới thiệu thành công
• Các nội dung chính

Thêm mẹo từ AhaSlides

• Các cuộc họp trong kinh doanh
• Cuộc họp đứng lên | Hướng dẫn cơ bản
• 8 lời khuyên tốt nhất để có một cuộc họp tốt đẹp

Cuộc họp giới thiệu là gì?

Một cuộc họp giới thiệu hoặc giới thiệu có ý nghĩa khá giống khi nói đến phần giới thiệu về nhóm khi đây là lần đầu tiên các thành viên trong nhóm và lãnh đạo của họ gặp nhau chính thức, nhằm xác định xem các cá nhân liên quan có muốn xây dựng mối quan hệ công việc và cam kết với nhóm trong công việc hay không. tương lai.

Nó nhằm mục đích giúp các thành viên trong nhóm có thời gian ở bên nhau để tìm hiểu lý lịch, sở thích và mục tiêu của từng người tham gia. Tùy thuộc vào sở thích của bạn và nhóm của bạn, bạn có thể thiết lập các cuộc họp giới thiệu chính thức hoặc không chính thức.

Một chương trình họp giới thiệu tiêu chuẩn bao gồm:

• Giới thiệu mục tiêu cuộc họp
• Giới thiệu lãnh đạo và từng thành viên
• Thảo luận về nội quy, công việc, phúc lợi và chế độ đãi ngộ của nhóm...
• Thời gian để chơi một số trò chơi
• Kết thúc cuộc họp và thực hiện các hành động tiếp theo

Mục tiêu của các cuộc họp giới thiệu là gì?

Đừng chỉ xem phần giới thiệu như một ô để kiểm tra. Hãy sử dụng thời gian này để khơi dậy những kết nối thực sự, thu được những hiểu biết sâu sắc độc đáo và thiết lập khuôn khổ cho tinh thần đồng đội hoàn hảo. Các cuộc họp giới thiệu thật tuyệt vời để:

• Tăng cường tinh thần đồng đội và sự gắn kết của nhóm

Mục tiêu đầu tiên của các cuộc họp giới thiệu là đưa những người lạ đến với những người đồng đội thân thiết. Nếu bạn chưa từng gặp nhau trước đây và biết rất ít về họ, sẽ thiếu sự gắn kết và kết nối, điều này có thể ảnh hưởng đến tinh thần và năng suất làm việc của nhóm. Khi mọi người có thể thảo luận và thống nhất các quy tắc của nhóm, thưởng phạt phù hợp hoặc biết rằng lãnh đạo của họ là những người công bằng và trung thành, đồng đội của họ khiêm tốn, đáng tin cậy, đồng cảm, v.v., thì niềm tin và môi trường làm việc tích cực sẽ được xây dựng giữa các thành viên. đội.

• Phá vỡ căng thẳng và lúng túng

Năng suất có thể sẽ giảm nếu nhân viên làm việc trong môi trường làm việc đầy áp lực. Cũng không tốt nếu nhân viên sợ lãnh đạo của họ hơn là được họ truyền cảm hứng. Các cuộc họp giới thiệu có thể giúp các nhóm mới cảm thấy tự tin hơn khi chia sẻ ý tưởng và quan điểm của mình. Họ cũng dễ dàng bắt đầu kết bạn, giao tiếp và giảm bớt sự lúng túng khi hợp tác hơn nữa. Ví dụ, một thành viên trong nhóm không ngần ngại lên tiếng và yêu cầu giúp đỡ khi họ không thể hoàn thành đúng thời hạn.

• Giúp cấu trúc và điều chỉnh các tiêu chuẩn và thực hành

Nhấn mạnh vào các quy tắc và quy định là một phần quan trọng trong các cuộc họp giới thiệu đầu tiên. Việc không thể hiện rõ ràng, công bằng và thẳng thắn khi bắt đầu làm việc theo nhóm có thể dẫn đến xung đột và thông tin sai lệch trong nhóm. Ngược lại, nếu bạn có thể làm cho nhóm làm theo tiêu chuẩn và thông lệ, sẽ có hiệu quả sử dụng nguồn lực nhờ hiệu suất và hiệu suất của nhóm, đồng thời nâng cao sự hài lòng trong công việc giữa các thành viên trong nhóm là một phần của một nhóm gắn kết.

Cách thiết lập một cuộc họp giới thiệu hiệu quả

Các cuộc họp giới thiệu có thể tuân theo quy trình lập kế hoạch cuộc họp tiêu chuẩn với 5 ps: Mục đích, Lập kế hoạch, Chuẩn bị, Tham giavà Tiến độ. Tùy thuộc vào giới hạn thời gian, số lượng người tham gia, nền tảng nhóm và nguồn lực của bạn, bạn có thể thiết lập các cuộc họp giới thiệu chính thức hoặc thông thường. Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ càng tôn trọng và tin tưởng hơn khi bạn thể hiện các cuộc họp có tổ chức và chu đáo.

• Mục đích

Đó là về việc thiết lập mục tiêu cho các cuộc họp. Hãy rõ ràng và ngắn gọn khi liệt kê các mục tiêu của cuộc họp để bạn có thể dễ dàng khiến mọi người tập trung trở lại nếu người tham gia bị phân tâm bởi các hoạt động không liên quan. Bạn có thể xem xét việc cấu trúc các mục tiêu bằng cách sắp xếp một kim tự tháp mục tiêu phác thảo từng nhóm mục tiêu ở nhiều cấp độ khác nhau.

• Lập kế hoạch

Điều đầu tiên mà những người lãnh đạo nhóm mới nên làm là lập kế hoạch chi tiết hoặc phát triển chương trình nghị sự. Khi bạn có điều gì đó để tham khảo, việc cố gắng tự mình ghi nhớ mọi thứ sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng. Bạn có thể tạo mẫu bằng cách sử dụng trình chiếu qua PowerPoint hoặc thẻ gợi ý viết tay.

• Chuẩn bị

Phần này bao gồm một số hoạt động như Chuẩn bị kịch bản giới thiệu cuộc họp và Xem lại chương trình nghị sự trước khi bắt đầu cuộc họp chính thức. Bạn sẽ dễ dàng nói ra tất cả các thông tin chính và tập trung vào chương trình nghị sự với sự hỗ trợ của các ghi chú hoặc kịch bản của người thuyết trình khi bạn đột nhiên suy nghĩ lung tung.

• Tham gia

Đừng quên khuyến khích các thành viên mới đặt câu hỏi và tham gia vào các hoạt động tương tác trong các cuộc họp. Nếu người khác có vẻ do dự, hãy hỏi ý kiến ​​của họ. Hãy đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều có cơ hội được lên tiếng chứ không chỉ tập trung vào những thành viên hướng ngoại. Bạn có thể tổ chức một cuộc thăm dò trực tiếp để một số người hướng nội có thể trực tiếp chia sẻ ý kiến ​​của họ.

• Tiến độ

Bạn nên kết thúc cuộc họp của mình bằng một bản tóm tắt và thông báo các hành động cho các bước tiếp theo. Và, theo dõi sau cuộc họp là một phần quan trọng, bạn có thể cân nhắc đưa ra quyết định cuối cùng và ghi lại chúng.

Mẹo để thiết lập cuộc họp giới thiệu thành công

• Sử dụng một công cụ trình bày tương tác

Cảm thấy ngại ngùng hoặc lúng túng vào ngày đầu tiên? Bạn có thể khiến các cuộc họp giới thiệu của mình thú vị hơn gấp 100 lần bằng cách sử dụng công cụ trình bày tương tác như AhaSlides!

A

Có hàng tá cách để làm điều đó, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên phác thảo phác thảo này để nhanh chóng bắt đầu:

• Bắt đầu bằng slide giới thiệu.
• Thêm gia vị cho mọi thứ bằng các câu đố về bản thân bạn bằng điểm và bảng xếp hạng.
• Kết thúc bằng một slide Hỏi & Đáp ở cuối, nơi mọi người có thể hỏi những điều họ thắc mắc về bạn.

Với AhaSlides'nền tảng thuyết trình tương tác, bạn có thể tạo ra một phần giới thiệu hấp dẫn đưa mọi người lên tận mặt trăng🚀Hãy thử mẫu này tại đây:

• Bắt đầu phần giới thiệu với "chúng tôi"

Nhóm làm việc dựa trên sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung chứ không phải thể hiện tài năng cá nhân. Vì vậy, điều quan trọng là phải nhấn mạnh ý thức về văn hóa “chúng ta”. Cố gắng sử dụng "chúng tôi: thay vì" tôi" càng nhiều càng tốt trong các slide giới thiệu của bạn và toàn bộ cuộc họp, ngoại trừ phần giới thiệu cá nhân. Điều này cuối cùng sẽ khuyến khích nhóm cộng tác hiệu quả hơn vì họ hiểu rằng họ đang chia sẻ một tầm nhìn mạch lạc và cống hiến nhiều hơn để làm việc cho nhóm hơn là cho chính họ.

• Giải trí cho đồng đội của bạn

Làm thế nào để bắt đầu các cuộc họp giới thiệu theo những cách thú vị nhất? Vì tất cả các thành viên đều là người mới nên với tư cách là người dẫn chương trình, bạn có thể cân nhắc bắt đầu bằng một số hoạt động phá băng nhanh chóng. Bạn cũng có thể tổ chức 2 đến 3 trò chơi, câu đố và các phiên động não để người khác có thời gian chia sẻ về tính cách, tài năng và suy nghĩ của họ; giao tiếp và làm việc với những người khác để cải thiện sự gắn kết của nhóm cũng như văn hóa và kết nối nơi làm việc. Ví dụ: bạn có thể thử một số trò chơi như Vòng tròn đánh giá cao, Nhà thám hiểm đi săn, Bạn có muốn...

• Quản lý thời gian

Thông thường, những cuộc họp mang lại hiệu quả cao có thể kéo dài từ 15-45 phút, đặc biệt những cuộc họp giới thiệu cần được kiểm soát trong 30 phút. Đó là thời gian đủ để các đồng đội mới làm quen, giới thiệu ngắn gọn về bản thân và cộng tác với nhau trong một vài hoạt động team-building đơn giản và vui nhộn. Bạn cũng đã đặt giới hạn thời gian cho các phần khác nhau để đảm bảo thời gian của bạn không bị cạn kiệt trong khi vẫn còn nhiều việc phải làm.

Các nội dung chính

Sẽ có lợi cho nhóm của bạn khi bắt đầu làm việc theo nhóm với một nhóm mới bằng cách tận dụng các cuộc họp giới thiệu. Thiết lập một cuộc họp đầu tiên có thể là thách thức và bắt chước. Khi bạn đang trong quá trình chuẩn bị, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ ngay cả khi bạn là một chuyên gia về PowerPoint. Bạn chắc chắn có thể làm cho công việc của mình dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian với AhaSlides.

Những câu hỏi thường gặp

Tham khảo: Thật. Tốt hơn, Linkedin