你們很多員工可能已經在使用人工智慧工具了。沒人看的政策保護不了任何人。而人們能夠理解並遵守的政策才能真正起到保護作用。
原因如下。截至2026年5月3日，19.8%的美國企業報告正在使用人工智慧，而且這一比例隨著企業規模的擴大而上升：員工人數在250人或以上的企業中，這一比例為37%；員工人數在100至249人之間的企業中，這一比例為32%。美國人口普查局：員工人數至少 20 人的大型企業是人工智慧的最大用戶（存檔副本）。公司規模越大，人工智慧的應用可能性越高。
本文提供了 10 個需要包含的部分、一個針對任何工具請求的 5 題測驗、5 個資料範例以及一個 30 分鐘的會議計畫。它提供的是結構和簡單易懂的範例語句，而非您可以直接採用的政策文本。本文僅供參考，不構成法律建議。
為什麼你需要人工智慧可接受使用政策
工具的使用速度遠超過規則的製定速度。人們為了節省十分鐘，會直接將客戶的電子郵件地址貼到聊天機器人中，他們並無惡意，也不知道這些文字最終會出現在哪裡。而政策則能事先明確預期：哪些行為是允許的，哪些行為是不被允許的，以及應該諮詢誰。
它還能幫助你的管理者。如果沒有它，每一個「我可以用人工智慧來做這件事嗎？」的問題都變成了一次性的判斷，而兩位管理者的答案可能截然不同。
政策是否具有法律強制性？通常並非如此。歐盟人工智慧法案規定了諸如人工智慧素養等義務，歐盟委員會表示其人工智慧素養義務自2025年2月2日起生效，但其對該法案的概述並未將可接受使用政策列為一項強制性要求（歐盟委員會：人工智慧法案監管框架該頁面僅涵蓋歐盟法規。請查看您所在地區的適用法規。
包含的10個部分
這裡有兩個包含5個範例的模板。 A範本著重於範圍和已核准的工具。 B模板著重於資料和行為。每個部分都附有一句簡單易懂的例句。這些範例僅供參考，並非公司政策。
A組：範圍和已批准的工具
- 目的。 請用一兩句話說明這項政策存在的理由。 例如：“我們希望您使用人工智慧工具來提高工作效率，同時又不讓客戶、同事或公司面臨風險。”
- 涵蓋範圍。 員工、承包商、實習生以及任何代表公司使用人工智慧的人員。 例如：“這適用於所有為我們工作的人，無論他們使用什麼設備。”
- 已批准和已禁用的工具。 一份簡短的清單，放在人們容易找到的地方。 例如：“只能使用已批准清單上的工具。任何其他用途都需要先獲得批准。”
- 如何申請新工具。 帶有回應時間的命名路由。 例如：“請將申請表發送給IT部門。您將在5個工作天內收到回覆。”
- 問責。 誰負責這份保單，誰來回答問題。 例如：“無論你發送的內容是你寫的還是工俱生成的，你都要對你發送的內容負責。”
A組推薦：責任感。 記住這句話：如果工俱生成了文本，而你發送了它，那麼文本就是你的。
B組：數據與行為
- 哪些資料可能永遠不會被匯入工具中？ 請列出類別。 例如：“切勿將客戶詳細資料、密碼、合約或任何標有機密的資訊輸入未經批准的工具中。”
- 個人和客戶資料。 請說明哪些行為是允許的，使用哪一種認可的工具，以及哪些行為是不被允許的。 例如：“請勿將姓名、電子郵件地址或帳號貼到通用聊天機器人中。”
- 檢查並標註人工智慧輸出。 人們分享前都會先核實。 例如：“在使用人工智慧輸出結果之前，請務必核對事實、數據和名稱是否來自可信來源。如果客戶或經理詢問，請說明人工智慧在哪些方面提供了幫助。”
- 智慧財產權和版權。 涵蓋入口和出口。 例如：“請勿輸入其他公司的機密資料。在將人工智慧生成的圖像或文字作為自己的作品發布之前，請務必先徵得同意。”
- 如何報告問題。 讓它變得簡單又安全。 例如：“如果某個工具洩露資料或提供有害內容，請立即告知該策略的製定者。我們歡迎儘早報告。”
我們為 B 組選擇的是：資料規則。 貼到錯誤的工具中可能會導致資料洩露，因此，制定清晰明確的規則至關重要。
認可的工具：一份包含 5 題的測試
工具清單永遠無法完全取代人們實際使用的工具。在員工嘗試任何新事物之前，給他們五個是非題，讓他們先問問自己。
- 它在批准名單上嗎？ 如果沒有，請在使用前詢問。
- 我知道我的數據會去哪裡嗎？ 誰在運行這個工具？你輸入的內容儲存在哪裡？
- 我知道它是否會保存我輸入的內容嗎？ 檢查一下它是保存你的輸入還是用它來訓練工具。
- 我知道誰擁有這些輸出成果嗎？ 查看條款，了解您可以如何使用該工具產生的資料。
- 我知道該問誰嗎？ 使用策略第 4 部分中的請求路由。
如果對其中任何一個問題的答案是“否”或“我不知道”，你應該停下來詢問，而不是猜測。作為參考，NIST 發布了一個人工智慧風險思考的自願性框架，以及配套的生成式人工智慧概況（NIST：人工智慧風險管理框架）。它並非必須遵守的標準，NIST 也表示正在修訂，但對於審批工具的人員來說，它是一個有用的風險問題來源。
我們的選擇：問題 2，你的資料會去哪裡。 這題很容易跳過，它的答案可以告訴你其他四題是否重要。
資料規則實踐：5 個範例
規則只有在實際任務中才能反映其抽象性。以下五個範例僅供參考，您可以根據自己的工具和規則進行調整，而非公司政策。
- 撰寫電子郵件。 一般來說，只要使用經過認證的工具，並且不透露個人訊息，在發送前閱讀結果，就不會有問題。
- 會議總結。 這取決於使用的工具。請僅將會議內容錄製或貼上到經批准的專用工具中，並告知與會者。
- 貼上客戶記錄。 除非工具已獲準用於客戶數據，否則請勿使用。如果您僅需要文字方面的協助，請將姓名和數字替換為佔位符。
- 正在上傳合約。 請將其視為機密資訊。僅使用貴組織批准的工具，或乾脆不要使用。
- 生成圖像。 內部草稿沒問題。公開使用前，請先查看版權政策，如有疑問請諮詢相關部門。
我們的選擇：範例 3，客戶記錄。 這是很容易發生的失誤，佔位符只需要十秒鐘。
員工培訓：30分鐘計劃
只有經過充分討論，政策才能真正改變人們的行為。為每個團隊安排一次 30 分鐘的討論會，然後在工具或規則變更時重複進行。記住人口普查數據：如果大約三分之一的大公司都在使用人工智慧，那麼你的員工中可能也有人在使用。
準備： 單頁政策摘要、上述投影片中的資料範例以及一項民意調查。
- 0 到 5 分鐘：為什麼。 先問問題：「你在工作中使用哪些人工智慧工具？」分享答案，並說明製定該政策的原因。
- 第 5 至 12 分鐘：10 個部分。 請用淺顯易懂的語言逐條解釋這兩組內容，每組內容舉一個例子。不要大聲朗讀政策原文。
- 第 12 至 22 分鐘：情境。 依序展示五個數據範例。提出問題“這些數據可以應用到人工智慧工具中嗎？”，並給大家一分鐘時間投票，然後再公佈答案。
- 第 22 至 27 分鐘：提問。 開放式匿名提問。人們可能會問一些他們可能不會公開問的問題，例如“我上個月已經做過這件事了。我會有麻煩嗎？”
- 第 27 至 30 分鐘：簽名。 請大家確認已閱讀相關政策並知道該向誰諮詢。
結合人口普查數據：人工智慧的使用率隨著公司規模的擴大而上升，因此現在進行一次簡短的升級比以後彌補漏洞要划算得多。如果您想深入了解，請參閱我們關於…的文章。 人工智慧素養培訓 涵蓋技能以及衡量這些技能是否掌握的程度，以及 資料分類等級 幫助您決定哪些數據應該放在哪個工具中。
我們的選擇：情景模組。 比起聽規則，記住實際例子更容易。
舉辦人工智慧政策會議的方式 AhaSlides
本次會議的最佳方式是讓參與者積極回答問題，而不是被動聆聽。請使用本文範例中建立的這些投影片類型。
- 選擇答案： 對於每個資料範例，「這是否可以放入 AI 工具？」選項包括「是，在已批准的工具中」、「僅刪除姓名後」和「否」。
- 詞云： 「你們使用哪些人工智慧工具？」你會看到真正的工具，包括那些不在你清單上的工具。
- 評分標準： 「每個部分是否清晰易懂？」最後再進行測試，先重寫得分最低的部分。
- 開放式： 「您希望人工智慧在哪些方面提供幫助？」 您可以看到您的策略有哪些不足之處。
- 問答： 匿名制讓人們可以問出在會議室裡不會問的問題。我們的建議是… 主持問答環節 會有所幫助。
AI 在工作中可接受的使用課程範本提供了可隨時調整的投影片，因此上面的五個資料範例可以作為投票進行。
常見問題
人工智慧可接受使用政策應包含哪些內容？
範圍、已核准的工具、資料規則、輸出檢查、智慧財產權以及問題報告方式。以上 10 個部分涵蓋了所有這些內容，並為每個部分提供了一個範例。
法律是否要求制定人工智慧政策？
通常並非如此。歐盟《人工智慧法案》規定了諸如人工智慧素養等義務，但歐盟委員會的概述並未將可接受使用政策列為一項要求。不同國家和地區的規定有所不同，因此請查閱適用於貴組織的具體規定。
哪些數據絕對不能輸入人工智慧工具？
除非該工具獲準處理此類數據，否則您的政策中任何被標記為機密的信息，例如客戶數據、個人數據和合約數據，都應視為機密。如果您不確定，請將其視為禁區並諮詢相關人員。
NIST AI RMF 是強制性的嗎？
不。 NIST表示該框架旨在自願使用。它是思考人工智慧風險的參考，NIST也表示正在對其進行修訂。
訓練課應該持續多久？
沒有固定時長。 30分鐘的課程是一個實用的入門練習，之後每當工具或規則改變時，都可以進行簡短的複習。
從哪兒開始
首先編寫資料規則，因為這至關重要。然後安排一個 30 分鐘的會議，與人工智慧使用最頻繁的團隊進行交流，詢問他們策略中缺少什麼。如需更全面地了解如何運用人工智慧並做出正確的判斷，請參閱… 人工智慧勞動力培訓與人類判斷至於隱私方面， 人工智慧文件和隱私培訓下面的按鈕將開啟人工智慧在工作場所可接受使用範本。
