8 passos clau per escriure l'agenda de la reunió amb exemples i plantilles gratuïtes

Llavors, què és el Agenda de reunions? La veritat és que tots hem format part de reunions on ens sentim sense sentit, ni tan sols entenent per què ens hem de reunir per parlar d'informació que es pot resoldre per correu electrònic. Algunes persones fins i tot poden haver d'assistir a reunions que s'allargaran durant hores sense resoldre cap problema.

Tanmateix, no totes les reunions són improductives, i si voleu treballar amb el vostre equip de manera eficaç, una reunió amb una agenda us estalviarà d'aquests desastres anteriors.

Una agenda ben elaborada estableix objectius i expectatives clars per a la reunió, assegurant que tothom conegui el seu propòsit i què ha de passar abans, durant i després.

Per tant, aquest article us guiarà sobre la importància de tenir una agenda de reunions, els passos per crear-ne una eficaç i us proporcionarà exemples (+plantilles) per utilitzar en la vostra propera reunió.

• Per què cada reunió necessita una agenda
• 8 passos clau per escriure una agenda eficaç de la reunió
• Exemples d'agenda de reunions i plantilles gratuïtes
• Configureu l'agenda de la vostra reunió amb AhaSlides
• Sortides de claus 

Més consells de treball amb AhaSlides

• 10 tipus de reunions a l'empresa
• Minuts de trobada: Millor guia d'escriptura, exemples (+ Plantilla gratuïta) el 2023
• millor 6 Hacks de reunió

Per què cada reunió necessita una agenda

Cada reunió necessita una agenda per garantir que sigui productiva i eficient. L'ordre del dia de la reunió aportarà els avantatges següents:

• Aclarir el propòsit i els objectius de la reunió, i ajudar a mantenir la discussió centrada i encaminada.
• Gestioneu el temps i el ritme de la reunió, assegureu-vos que no hi hagi arguments inútils i estalvieu el màxim de temps possible.
• Establir expectatives per als participants, i assegureu-vos que es cobreix tota la informació rellevant i els elements d'acció.
• Fomenta la responsabilitat i l'organització, donant lloc a reunions més efectives i eficients.

8 passos clau per escriure una agenda eficaç de la reunió

Aquests són alguns consells clau per ajudar-vos a escriure una agenda de reunions eficaç:

1/ Determineu el tipus de reunió 

Com que diferents tipus de reunions poden implicar diferents participants, formats i objectius, és important escollir-ne l'adequada per a la situació.

• Reunió d'inici del projecte: Una reunió que ofereix una visió general del projecte, els seus objectius, calendari, pressupost i expectatives.
• Trobada de totes les mans: Un tipus de reunió de tota l'empresa on es convida a assistir a tots els empleats. Informar a tothom sobre el rendiment, els objectius i els plans de l'empresa i promoure un sentit de propòsit i direcció comú dins de l'organització.
• Reunió de l'Ajuntament: una reunió de l'ajuntament de l'empresa on els empleats podien fer preguntes, rebre actualitzacions i proporcionar comentaris a l'alta direcció i altres líders.
• Reunió de Gestió Estratègica: una reunió en què els alts líders o executius es reuneixen per discutir i planificar la direcció a llarg termini. 
• Reunió d'equip virtual: El format de les reunions virtuals de l'equip pot incloure presentacions, debats i activitats interactives i es pot dur a terme mitjançant programari de videoconferència, missatgeria instantània o altres eines de comunicació digital. 
• Sessió de pluja d'idees: Una reunió creativa i col·laborativa en la qual els participants generen i discuteixen noves idees.
• Reunió individual: Una reunió privada entre dues persones, que s'utilitza sovint per a revisions de rendiment, entrenament o desenvolupament personal.

2/ Definir el propòsit i els objectius de la reunió

Indiqueu clarament per què se celebra la reunió i què espereu aconseguir vosaltres o el vostre equip.

3/ Identificar els temes clau 

Enumereu els temes clau que cal tractar, incloses les decisions importants que calgui prendre.

4/ Assignar un límit de temps

Dediqueu una quantitat de temps adequada per a cada tema i tota la reunió per assegurar-vos que la reunió es mantingui a l'horari.

5/ Identificar els assistents i les seves funcions

Feu una llista de qui participarà a la reunió i especifiqueu les seves funcions i responsabilitats.

6/ Preparar materials i documents de suport

Recolliu qualsevol informació o material rellevant que sigui necessari durant la reunió.

7/ Distribuir l'ordre del dia amb antelació

Envieu l'agenda de la reunió a tots els assistents per assegurar-vos que tothom estigui preparat i preparat.

8/ Revisar i revisar l'ordre del dia segons sigui necessari

Reviseu l'ordre del dia abans de la reunió per assegurar-vos que és complet i exacte, i feu les revisions necessàries.

Exemples d'agenda de reunions i plantilles gratuïtes 

A continuació es mostren alguns exemples d'agenda de reunions que es poden utilitzar per a diferents tipus de reunions:

1/ Ordre del dia de la reunió d'equip

Data: 

Lloguer: 

Assistents: 

Objectius de la reunió de l'equip:

• Per actualitzar el progrés d'execució del projecte
• Revisar problemes i solucions actuals

Agenda de la reunió de l'equip: 

• Presentació i benvinguda (5 minuts) | @OMS
• Revisió de la reunió anterior (10 minuts) | @OMS
• Actualitzacions del projecte i informes de progrés (20 minuts) | @OMS
• Resolució de problemes i presa de decisions (20 minuts) | @OMS
• Debat obert i comentaris (20 minuts) | @OMS
• Acció i passos següents (15 minuts) | @OMS
• Tancament i propera reunió (5 minuts) | @OMS

Plantilla gratuïta de reunió mensual amb AhaSlides

2/ Agenda de la reunió de totes les mans

Data: 

Lloguer: 

Attendees: 

Objectius de la reunió:

• Actualitzar el rendiment de l'empresa i introduir noves iniciatives i plans per als empleats.

Agenda de la reunió: 

• Benvinguda i presentació (5 minuts)
• Actualització del rendiment de l'empresa (20 minuts)
• Presentació de noves iniciatives i plans (20 minuts)
• Sessió de preguntes i respostes (30 minuts)
• Reconeixement i premis dels empleats (15 minuts)
• Tancament i propera reunió (5 minuts)

Plantilla de reunió de totes les mans

3/ Agenda de la reunió d'inici del projecte

Data: 

Lloguer: 

Assistents:

Objectius de la reunió:

• Establir objectius i expectatives clars per al projecte
• Presentar l'equip del projecte
• Per discutir els reptes i els riscos del projecte

Agenda de la reunió: 

• Benvinguda i presentació (5 minuts) | @OMS
• Visió general del projecte i objectius (15 minuts) | @OMS
• Presentacions dels membres de l'equip (5 minuts) | @OMS
• Assignacions de rol i responsabilitat (20 minuts) | @OMS
• Visió general de l'horari i la cronologia (15 minuts) | @OMS
• Debat dels reptes i riscos del projecte (20 minuts) | @OMS
• Elements d'acció i passos següents (15 minuts) | @OMS
• Tancament i propera reunió (5 minuts) | @OMS

Tingueu en compte que aquests són només exemples, i els punts de l'ordre del dia i el format es poden ajustar en funció de les necessitats i objectius específics de la reunió. 

Configureu l'agenda de la vostra reunió amb AhaSlides 

Per establir una agenda de reunions amb AhaSlides, seguiu aquests passos:

• Crear un compte: Si encara no ho has fet, registra't AhaSlides i crear un compte. O dirigiu-vos al nostre Biblioteca de plantilles públiques.

• Trieu una plantilla d'agenda de reunió: Tenim una varietat de plantilles d'agenda de reunions que podeu utilitzar com a punt de partida. Simplement trieu el que millor s'adapti a les vostres necessitats i feu clic "Obtenir plantilla".

• Personalitzeu la plantilla: Un cop hàgiu escollit una plantilla, podeu personalitzar-la afegint o eliminant elements, ajustant el format i canviant l'esquema de colors.

• Afegeix els teus punts de l'agenda: Utilitzeu l'editor de diapositives per afegir els elements de l'agenda. Podeu afegir text, una roda giratòria, enquestes, imatges, taules, gràfics i molt més.

• Col·labora amb el teu equip: Si estàs treballant amb un equip, pots col·laborar a l'agenda. Només cal que convideu els membres de l'equip a editar la presentació i podran fer canvis, afegir comentaris i suggerir modificacions.

• Comparteix l'agenda: Quan estigueu preparat, podeu compartir l'agenda amb el vostre equip o amb els assistents. Podeu compartir un enllaç o mitjançant un codi QR.

Amb AhaSlides, podeu crear fàcilment una agenda de reunions professional i ben estructurada que us ajudarà a mantenir-vos en el bon camí i assolir els vostres objectius de reunió.

Sortides de claus 

Seguint aquests passos i exemples clau amb l'ajuda de AhaSlides plantilles, esperem que pugueu crear una agenda de reunions ben estructurada que us prepari per a l'èxit.

Preguntes freqüents