आपके कई कर्मचारी शायद पहले से ही एआई टूल्स का इस्तेमाल करते हैं। जिस नीति को कोई पढ़ता ही नहीं, वह किसी की रक्षा नहीं करती। वही नीति रक्षा करती है जिसे लोग समझते हैं और जिसका पालन करना जानते हैं।
इसलिए यह अत्यंत आवश्यक है। 3 मई 2026 तक, अमेरिका में 19.8% व्यवसायों ने एआई का उपयोग करने की सूचना दी, और आकार के साथ यह दर बढ़ती है: 250 या अधिक कर्मचारियों वाली फर्मों में 37% और 100 से 249 कर्मचारियों वाली फर्मों में 32%।अमेरिकी जनगणना ब्यूरो: कम से कम 20 कर्मचारियों वाली बड़ी कंपनियाँ AI की सबसे बड़ी उपयोगकर्ता हैं(संग्रहित प्रति)। फर्म जितनी बड़ी होगी, एआई के पहले से उपयोग में होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।
इस पोस्ट में शामिल करने के लिए 10 खंड, किसी भी टूल अनुरोध के लिए 5 प्रश्नों का एक परीक्षण, 5 डेटा उदाहरण और 30 मिनट का सत्र योजना दी गई है। इसमें संरचना और सरल अंग्रेजी में उदाहरण दिए गए हैं, न कि कोई नीतिगत पाठ जिसे आप सीधे अपना सकते हैं। यह सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं।
आपको एआई के स्वीकार्य उपयोग की नीति की आवश्यकता क्यों है?
नियमों की तुलना में उपकरणों का उपयोग तेज़ी से बदलता रहता है। लोग दस मिनट बचाने के लिए, बिना किसी गलत इरादे के और बिना यह जाने कि वह टेक्स्ट कहाँ जाएगा, ग्राहक का ईमेल चैटबॉट में पेस्ट कर देते हैं। ऐसी स्थिति होने से पहले ही एक नीति अपेक्षाएँ निर्धारित कर देती है: क्या सही है, क्या गलत है और किससे पूछना है।
इससे आपके प्रबंधकों को भी मदद मिलती है। इसके बिना, हर सवाल "क्या मैं इसके लिए एआई का उपयोग कर सकता हूँ?" एक अलग निर्णय बन जाता है, और दो प्रबंधक अलग-अलग जवाब देंगे।
क्या कोई नीति कानूनी आवश्यकता है? सामान्यतः ऐसा नहीं है। यूरोपीय संघ का एआई अधिनियम एआई साक्षरता जैसे कर्तव्यों को निर्धारित करता है, और आयोग का कहना है कि उसके एआई साक्षरता दायित्व 2 फरवरी 2025 से लागू हैं, लेकिन अधिनियम के उसके अवलोकन में स्वीकार्य उपयोग नीति को एक आवश्यकता के रूप में नामित नहीं किया गया है।यूरोपीय आयोग: एआई अधिनियम का नियामक ढांचावह पृष्ठ केवल यूरोपीय संघ के नियमों को कवर करता है। जांच लें कि आपके कार्यक्षेत्र में कौन से नियम लागू होते हैं।
शामिल किए जाने वाले 10 खंड
यहां 5-5 के दो सेट दिए गए हैं। सेट A कार्यक्षेत्र और स्वीकृत उपकरणों के बारे में है। सेट B डेटा और व्यवहार के बारे में है। प्रत्येक अनुभाग में सरल अंग्रेजी में एक उदाहरण पंक्ति दी गई है। ये उदाहरण अनुकूलन के लिए हैं, कंपनी की नीति नहीं।
सेट ए: कार्यक्षेत्र और अनुमोदित उपकरण
- प्रयोजन। एक या दो वाक्यों में बताइए कि यह नीति क्यों मौजूद है। उदाहरण: "हम चाहते हैं कि आप ग्राहकों, सहकर्मियों या कंपनी को जोखिम में डाले बिना, तेजी से काम करने के लिए एआई उपकरणों का उपयोग करें।"
- इसमें किन-किन लोगों को शामिल किया गया है। कर्मचारी, ठेकेदार, प्रशिक्षु और कंपनी की ओर से एआई का उपयोग करने वाला कोई भी व्यक्ति। उदाहरण: "यह हमारे लिए काम करने वाले हर व्यक्ति पर लागू होता है, चाहे वह किसी भी डिवाइस का उपयोग कर रहा हो।"
- स्वीकृत और प्रतिबंधित उपकरण। एक संक्षिप्त सूची, जिसे ऐसी जगह रखा जाए जहाँ लोग उसे आसानी से ढूंढ सकें। उदाहरण: "केवल अनुमोदित सूची में शामिल उपकरणों का ही उपयोग करें। किसी भी अन्य चीज़ के लिए पहले अनुमति आवश्यक है।"
- नए टूल के लिए अनुरोध कैसे करें। एक निर्दिष्ट मार्ग जिसमें प्रतिक्रिया समय भी शामिल है। उदाहरण: "अनुरोध प्रपत्र को आईटी विभाग को भेजें। आपको 5 कार्य दिवसों के भीतर उत्तर मिल जाएगा।"
- जवाबदेही। पॉलिसी का मालिक कौन है और सवालों के जवाब कौन देता है? उदाहरण: "आप जो कुछ भी भेजते हैं, उसके लिए आप ही जिम्मेदार हैं, चाहे वह आपने लिखा हो या किसी टूल ने।"
सेट ए के लिए हमारी पसंद: जवाबदेही। यह बात याद रखनी है: अगर किसी टूल ने इसे लिखा है और आपने इसे भेजा है, तो यह आपका है।
सेट बी: डेटा और व्यवहार
- कौन सा डेटा कभी किसी टूल में नहीं जाएगा? श्रेणियों के नाम बताइए। उदाहरण: "ग्राहक विवरण, पासवर्ड, अनुबंध या गोपनीय चिह्नित किसी भी चीज़ को ऐसे टूल में कभी न डालें जो इसके लिए अनुमोदित न हो।"
- व्यक्तिगत और ग्राहक डेटा। बताइए कि क्या अनुमत है, किस अनुमोदित उपकरण में, और क्या अनुमत नहीं है। उदाहरण: "सामान्य चैटबॉट में नाम, ईमेल या खाता संख्या न डालें।"
- एआई आउटपुट की जांच और लेबलिंग करना। लोग शेयर करने से पहले जांच करते हैं। उदाहरण: "एआई आउटपुट का उपयोग करने से पहले तथ्यों, आंकड़ों और नामों की किसी विश्वसनीय स्रोत से पुष्टि करें। यदि कोई ग्राहक या प्रबंधक पूछता है, तो बताएं कि एआई ने कब मदद की।"
- बौद्धिक संपदा और कॉपीराइट। अंदर जाने वाली और बाहर आने वाली चीजों को ढक कर रखें। उदाहरण: "किसी अन्य कंपनी की गोपनीय सामग्री का उपयोग न करें। कृत्रिम बुद्धिमत्ता से निर्मित छवियों या पाठ को अपने काम के रूप में प्रकाशित करने से पहले अनुमति लें।"
- समस्या की रिपोर्ट कैसे करें। इसे आसान और सुरक्षित बनाएं। उदाहरण: "यदि कोई टूल डेटा लीक करता है या आपको कुछ हानिकारक जानकारी देता है, तो इस नीति के स्वामी को तुरंत सूचित करें। समय रहते रिपोर्ट करना स्वागत योग्य है।"
सेट बी के लिए हमारी पसंद: डेटा नियम। गलत टूल में एक बार पेस्ट करने से डेटा लीक हो सकता है, इसलिए यहां एक स्पष्ट और विशिष्ट नियम का होना बेहद जरूरी है।
स्वीकृत उपकरण: 5 प्रश्नों वाला परीक्षण
एक सूची हमेशा उन उपकरणों से पीछे रहेगी जो लोगों को आसानी से मिल जाते हैं। कर्मचारियों को कुछ भी नया करने से पहले पूछने के लिए पांच हां या ना वाले प्रश्न दें।
- क्या यह अनुमोदित सूची में है? यदि नहीं, तो इसका उपयोग करने से पहले पूछ लें।
- क्या मुझे पता है कि मेरा डेटा कहाँ जाता है? इस टूल को कौन चलाता है, और आपके द्वारा टाइप किया गया डेटा कहाँ संग्रहीत होता है?
- क्या मुझे पता है कि यह मेरे द्वारा टाइप की गई जानकारी को सेव करता है या नहीं? जांचें कि क्या यह आपके इनपुट को सहेजता है या इसका उपयोग टूल को प्रशिक्षित करने के लिए करता है।
- क्या मुझे पता है कि आउटपुट का मालिक कौन है? टूल द्वारा उत्पन्न आउटपुट का आप क्या उपयोग कर सकते हैं, इसके लिए नियम और शर्तें अवश्य जांच लें।
- क्या मुझे पता है कि किससे पूछना है? अपनी पॉलिसी के सेक्शन 4 में दिए गए अनुरोध मार्ग का उपयोग करें।
इनमें से किसी भी प्रश्न का उत्तर "नहीं" या "मुझे नहीं पता" दें, तो आप अनुमान लगाने के बजाय रुककर प्रश्न पूछेंगे। संदर्भ के लिए, NIST कृत्रिम बुद्धिमत्ता जोखिम चिंतन के लिए एक स्वैच्छिक ढांचा प्रकाशित करता है, जिसके साथ एक जनरेटिव AI प्रोफ़ाइल भी है।NIST: AI जोखिम प्रबंधन ढांचायह अनुपालन करने के लिए कोई मानक नहीं है, और एनआईएसटी का कहना है कि इसे संशोधित किया जा रहा है, लेकिन यह आपके उपकरणों को अनुमोदित करने वाले लोगों के लिए जोखिम संबंधी प्रश्नों का एक उपयोगी स्रोत है।
हमारी पसंद: प्रश्न 2, आपका डेटा कहाँ जाता है। इसे छोड़ना आसान है, और इसका उत्तर आपको बताता है कि क्या अन्य चार महत्वपूर्ण हैं।
व्यवहार में डेटा नियम: 5 उदाहरण
जब तक आप नियमों को वास्तविक कार्यों के संदर्भ में नहीं देखते, वे अमूर्त ही रहते हैं। ये पाँच उदाहरण आपकी कंपनी की नीति के अनुसार नहीं, बल्कि आपके अपने उपकरणों और नियमों के अनुसार ढालने के लिए हैं।
- ईमेल का मसौदा तैयार करना। आम तौर पर, किसी स्वीकृत टूल में यह ठीक रहता है, बशर्ते आप निजी विवरण न दें और भेजने से पहले परिणाम पढ़ लें।
- बैठक का सारांश प्रस्तुत करना। यह टूल पर निर्भर करता है। मीटिंग को केवल उसी टूल में रिकॉर्ड या पेस्ट करें जिसे उस उपयोग के लिए अनुमोदित किया गया हो, और उपस्थित लोगों को सूचित करें।
- ग्राहक का रिकॉर्ड पेस्ट करना। जब तक टूल को ग्राहक डेटा के लिए अनुमोदित न किया गया हो, तब तक ऐसा न करें। यदि आपको केवल शब्दों में सहायता की आवश्यकता है, तो नामों और संख्याओं को प्लेसहोल्डर से बदलें।
- अनुबंध अपलोड किया जा रहा है। इसे गोपनीय रखें। इसके लिए केवल वही उपकरण इस्तेमाल करें जिसे आपके संगठन ने अनुमोदित किया हो, या फिर इसका इस्तेमाल न करें।
- एक छवि उत्पन्न करना। आंतरिक मसौदों के लिए ठीक है। सार्वजनिक रूप से उपयोग करने से पहले, कॉपीराइट संबंधी नीति की जांच करें और यदि आप अनिश्चित हैं तो पूछताछ करें।
हमारी पसंद: उदाहरण 3, ग्राहक रिकॉर्ड। यह एक छोटी सी गलती है, और एक प्लेसहोल्डर लगाने में दस सेकंड लगते हैं।
कर्मचारियों को इस बारे में प्रशिक्षण देना: एक 30 मिनट की योजना
किसी नीति के बारे में लोगों के बीच चर्चा होने पर ही व्यवहार में बदलाव आता है। प्रत्येक टीम के लिए 30 मिनट का एक सत्र आयोजित करें, और फिर जब उपकरण या नियम बदलें तो इसे दोहराएं। जनगणना के आंकड़े को याद रखें: यदि लगभग एक तिहाई बड़ी कंपनियां एआई का उपयोग करती हैं, तो संभवतः आपके कुछ कर्मचारी भी इसका उपयोग करते होंगे।
तैयार करें: एक पृष्ठ का नीति सारांश, स्लाइड पर ऊपर दिए गए डेटा उदाहरण और एक सर्वेक्षण।
- मिनट 0 से 5: क्यों। "आप अपने कार्यस्थल पर कौन से एआई टूल का उपयोग करते हैं?" इस प्रश्न से शुरुआत करें। अपने उत्तर साझा करें और बताएं कि यह नीति क्यों मौजूद है।
- मिनट 5 से 12: 10 खंड। दोनों नियमों और शर्तों को सरल शब्दों में समझाएं, प्रत्येक के लिए एक उदाहरण पंक्ति का प्रयोग करें। नीति को ज़ोर से न पढ़ें।
- मिनट 12 से 22: परिदृश्य। पांचों डेटा उदाहरण एक-एक करके दिखाएं। पूछें, "क्या इसे किसी एआई टूल में इस्तेमाल किया जा सकता है?" और जवाब बताने से पहले लोगों को वोट देने के लिए एक मिनट का समय दें।
- मिनट 22 से 27: प्रश्नोत्तर सत्र। खुले और गुमनाम सवाल। लोग ऐसी बातें पूछेंगे जो वे शायद खुलकर न पूछें, जैसे "मैंने यह काम पिछले महीने ही कर लिया था। क्या मैं मुसीबत में हूँ?"
- मिनट 27 से 30: समापन। सभी से यह पुष्टि करने के लिए कहें कि उन्होंने नीति पढ़ ली है और उन्हें पता है कि किससे पूछना है।
जनगणना के आंकड़ों के साथ समापन: कंपनी के आकार के साथ AI का उपयोग बढ़ता है, इसलिए अभी एक छोटा सत्र बाद में होने वाले नुकसान को ठीक करने से सस्ता है। यदि आप अधिक विस्तृत जानकारी चाहते हैं, तो हमारी पोस्ट पढ़ें। एआई साक्षरता प्रशिक्षण इसमें कौशल और यह माप शामिल है कि वे कौशल कायम रहे या नहीं, और डेटा वर्गीकरण स्तर यह तय करने में मदद करता है कि कौन सा डेटा किस टूल में होना चाहिए।
हमारी पसंद: परिदृश्य ब्लॉक। किसी नियम को सुनने की तुलना में वास्तविक उदाहरण पर मतदान करना याद रखना आसान होता है।
अपनी एआई नीति सत्र की मेजबानी करने के तरीके AhaSlides
यह सत्र तब सबसे प्रभावी होता है जब लोग सुनने के बजाय जवाब देते हैं। इस पोस्ट में दिए गए उदाहरणों से तैयार की गई इन स्लाइड प्रकारों का उपयोग करें।
- उत्तर चुनें: प्रत्येक डेटा उदाहरण के लिए "क्या इसे एआई टूल में डाला जा सकता है?" का प्रश्न पूछें, जिसमें "हां, एक अनुमोदित टूल में", "केवल नाम हटाकर" और "नहीं" जैसे विकल्प मौजूद हों।
- शब्द बादल: "आप कौन से एआई टूल इस्तेमाल करते हैं?" आपको असली टूल दिखाई देंगे, जिनमें वे भी शामिल हैं जो आपकी सूची में नहीं हैं।
- दर्ज़ा पैमाने: "प्रत्येक अनुभाग कितना स्पष्ट है?" इसे अंत में चलाकर देखें और सबसे कम अंक वाले अनुभाग को पहले दोबारा लिखें।
- खुला अंत: "आप किस एआई कार्य में सहायता चाहते हैं?" आपको पता चल जाएगा कि आपकी नीति में क्या कमी रह गई है।
- क्यू एंड ए: गुमनाम माहौल में, लोग ऐसे सवाल पूछते हैं जो वे आम लोगों के सामने नहीं पूछते। हमारी सलाह है कि... प्रश्नोत्तर सत्र का संचालन मदद करेगा।
कार्यस्थल पर एआई के स्वीकार्य उपयोग से संबंधित पाठ्यक्रम टेम्पलेट आपको अनुकूलन के लिए तैयार स्लाइड प्रदान करता है, इसलिए ऊपर दिए गए पांच डेटा उदाहरणों को मतदान के रूप में चलाया जा सकता है।
ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल
एआई के स्वीकार्य उपयोग की नीति में क्या-क्या शामिल होना चाहिए?
कार्यक्षेत्र, स्वीकृत उपकरण, डेटा नियम, आउटपुट जांच, बौद्धिक संपदा और समस्याओं की रिपोर्ट करने का तरीका। ऊपर दिए गए 10 खंड इनमें से प्रत्येक को कवर करते हैं, और प्रत्येक के लिए एक उदाहरण पंक्ति दी गई है।
क्या एआई नीति कानून द्वारा अनिवार्य है?
सामान्यतः ऐसा नहीं है। यूरोपीय संघ के एआई अधिनियम में एआई साक्षरता जैसे दायित्व निर्धारित हैं, लेकिन आयोग की समीक्षा में स्वीकार्य उपयोग नीति को अनिवार्य आवश्यकता के रूप में उल्लेख नहीं किया गया है। नियम देश और क्षेत्र के अनुसार भिन्न होते हैं, इसलिए अपने संगठन पर लागू होने वाले नियमों की जाँच अवश्य करें।
एआई टूल में कौन सा डेटा कभी नहीं डालना चाहिए?
आपकी नीति में गोपनीय बताई गई कोई भी जानकारी, जैसे ग्राहक, व्यक्तिगत और अनुबंध संबंधी डेटा, तब तक उपयोग न करें जब तक कि टूल को उस प्रकार के डेटा के लिए अनुमोदित न किया गया हो। यदि आप अनिश्चित हैं, तो इसे प्रतिबंधित मानें और पूछताछ करें।
क्या NIST AI RMF अनिवार्य है?
नहीं। NIST का कहना है कि यह ढांचा स्वैच्छिक उपयोग के लिए है। यह AI जोखिम के बारे में सोचने के लिए एक संदर्भ है, और NIST का कहना है कि इसमें संशोधन किया जा रहा है।
प्रशिक्षण सत्र कितने समय का होना चाहिए?
इसकी कोई निश्चित अवधि नहीं है। 30 मिनट का सत्र एक व्यावहारिक शुरुआत है, और फिर जब भी उपकरण या नियम बदलते हैं तो एक संक्षिप्त पुनरावलोकन सत्र आवश्यक है।
कहा से शुरुवात करे
सबसे पहले डेटा नियम लिखें, क्योंकि यह सबसे महत्वपूर्ण है। फिर एआई का सबसे अधिक उपयोग करने वाली टीम के लिए 30 मिनट का एक सत्र बुक करें और उनसे पूछें कि नीति में क्या कमी है। एआई का सही उपयोग करने के व्यापक दृष्टिकोण के लिए, देखें एआई कार्यबल प्रशिक्षण और मानवीय निर्णयऔर गोपनीयता के लिहाज से, एआई प्रलेखन और गोपनीयता प्रशिक्षणनीचे दिया गया बटन कार्यस्थल पर एआई के स्वीकार्य उपयोग का टेम्पलेट खोलता है।
