אימייל הזמנה לפגישה | הטיפים, הדוגמאות והתבניות הטובות ביותר (100% בחינם)

פגישות יכולות להיות מרכיב חיוני ביעילות הצוות, התיאום והאחדות. חברות רבות מארחות פגישה לפחות פעם בשבוע, שיכולה להיות פגישה בלתי רשמית פשוטה לשיחה מעמיקה עם עובדיהן או פגישה רשמית יותר של הדירקטוריון כדי לדון בתוכנית העתידית של החברה ובדוח השנתי השנתי. חובה על מנהלים או מנהיגים לשלוח מכתבי הזמנה לפגישה למשתתפים או לאורחים.

הזמנה לפגישה חשובה לניהול פגישות רשמיות בצורה יעילה וחלקה. יש הרבה דרכים לשלוח הזמנות לפגישה. במאמר זה נתמקד בהתמודדות עם מיילים של הזמנות לפגישה, השיטה הנוחה והפופולרית ביותר להזמין אנשים להשתתף בפגישות שלך.

תוכן העניינים

• מהו דוא"ל הזמנה לפגישה?
• למה חשוב לשלוח הזמנה לפגישה בדוא"ל?
• כתוב אימייל להזמנה לפגישה צעד אחר צעד
• סוגי אימייל להזמנה לפגישה ודוגמאות
• בשורה התחתונה

תבניות פגישות מהירות עם AhaSlides

מהו דוא"ל הזמנה לפגישה?

הזמנה לפגישה, חלק מרכזי בפעילות העסקית, היא הודעה כתובה הכוללת הדגמה של מטרת הפגישה ובקשה לאנשים להצטרף לפגישה לאחר התאריך והמיקום הספציפיים, בתוספת קבצים מצורפים מפורטים יותר במידת הצורך. ניתן לכתוב אותה בסגנון רשמי או לא רשמי בהתאם למאפייני הפגישות. יש לכתוב אותה בנימה ובסגנון המתאימים לנימוסים עסקיים בדוא"ל.

עם זאת, אל תבלבלו בין דוא"ל הזמנה לפגישה לבין דוא"ל בקשה לפגישה. ההבדל העיקרי בין דוא"ל אלה הוא שדוא"ל בקשה לפגישה נועד לקבוע פגישה עם מישהו, בעוד שדוא"ל הזמנה לפגישה נועד להזמין אתכם לפגישה בתאריכים ובמיקום שפורסמו.

למה חשוב לשלוח הזמנה לפגישה בדוא"ל?

שימוש בהזמנות בדוא"ל מביא יתרונות רבים. היתרונות של הזמנות בדוא"ל מפורטים להלן:

• זה מתחבר ישירות ליומנים. כאשר מקבלי הזמנה מקבלים, היא מתווספת בחזרה ליומן העסקי שלהם, ותקבלו תזכורת, בדיוק כמו אירועים אחרים המצוינים ביומן.
• זה נוח ומהיר. המקלטים שלך יכולים להגיע למייל מיד לאחר שתלחץ על כפתור השליחה. מכיוון שהיא עוברת ישר לנמען, אם כתובת האימייל שגויה, תוכל לקבל את ההודעה מיד וללכת במהירות לפתרונות נוספים.
• זה חוסך זמן. אתה יכול לשלוח מיילים קבוצתיים עם אלפי כתובות דוא"ל בו זמנית.
• זה חוסך בעלויות. אתם לא צריכים להוציא תקציב על דיוור.
• ניתן להפיק אותו ישירות מפלטפורמת הסמינר האינטרנטי המועדפת עליך. אלא אם כן אתה מקיים פגישה פנים אל פנים, הבחירה הראשונה שלך כנראה תהיה זום, Microsoft Teams, או משהו שווה ערך. כאשר אישור RSVP, כל הקישורים ומסגרות הזמן מסונכרנים באמצעות דואר אלקטרוני, כך שהמשתתף יכול למנוע בלבול עם אירועים אחרים.

עובדה היא שמיליארדי מיילים נשלחים מדי יום ורבים מהם ספאם. כל אחד משתמש לפחות במייל אחד כדי להעביר הודעות חשובות לעבודה, רכישות, פגישות ועוד. עם זאת, מכיוון שצריך לקרוא טונות של מיילים ביום, אין זה מפתיע שלפעמים נתקלים בתופעת "עייפות המיילים". לכן, שליחת מייל הזמנה טוב יכולה למנוע אי הבנות או בורות מיותרים מצד הנמענים.

כתוב אימייל הזמנה לפגישה צעד אחר צעד

אימייל הזמנה טוב לפגישה הוא חיוני וככלל, זה משפיע על א משלוח דוא"ל ציון.

ישנם כללי נימוס ועקרונות שכל אחד צריך לציית להם כדי לכתוב הזמנה לפגישה עסקית בדוא"ל, מתוך כבוד לנמענים. ניתן ללמוד כיצד לכתוב הזמנה לפגישה סטנדרטית בדוא"ל על ידי ביצוע השלבים הבאים:

שלב 1: כתוב שורת נושא חזקה

עובדה היא ש-47% ממקבלי הדוא"ל קוראים דוא"ל עם נושא ברור ותמציתי. הרושם הראשוני הוא חשוב. זה יכול להבטיח שהמקבלים ירגישו תחושת דחיפות או חשיבות, מה שמוביל לשיעור פתיחה גבוה יותר.

• קצר, ממוקד. תהיה עובדתי, לא אניגמטי.
• ניתן לבקש אישור נוכחות בשורת הנושא לאות דחיפות.
• או הוסף טון סנטימנט כמו אל תשכח חשיבות, דחיפות,...
• הוסף זמן אם אתה רוצה להדגיש את הנושא הרגיש לזמן 

לדוגמה: "פגישה 4/12: מפגש סיעור מוחות של פרויקט" או "חשוב. אנא הגיב: פגישת אסטרטגיית מוצר חדש 10/6"

שלב 2: התחל עם מבוא מהיר

כבר בשורה הראשונה, כדאי לעשות בריף מי אתה, מה עמדתך בארגון ולמה אתה פונה אליהם. לאחר מכן תוכל להראות ישירות את מטרת הפגישה. אנשים רבים טועים בכך שהם מציגים מטרה מעורפלת של הפגישה מכיוון שהם מניחים שהמשתתפים חייבים לדעת על כך.

• הפוך את ההקדמה שלך לנעימה או קשורה לעבודה
• הזכר למשתתפים אם הם צריכים לסיים משימות כלשהן או להביא איתם משהו לפגישה.

לדוגמהשלום חבר צוות, אני מצפה לראותך בהשקת המוצר החדש ביום שני הבא.

שלב 3: שתף זמן ומיקום

עליך לכלול את השעה המדויקת של הפגישה. כדאי גם לספר להם איך והיכן הפגישה מתקיימת, באופן אישי או מקוון, ולהציע הנחיות או קישורי פלטפורמה למקרה שהם צריכים אותם.

• הוסף את אזור הזמן אם עובדים עובדים באזורים שונים בעולם
• ציינו משך זמן משוער של הפגישה
• בעת מתן הנחיות, יש לפרט ככל האפשר או לצרף הנחיות מיפוי.

לדוגמהאנא הצטרפו אלינו ביום שישי, 6 באוקטובר, בשעה 1:00 בחדר ישיבות 2, בקומה השנייה בבניין ההנהלה.

שלב 4: תאר את סדר היום של הפגישה

כסו את המטרות המרכזיות או את סדר היום המוצע לפגישה. אל תזכירו את הפרטים. אתם יכולים פשוט לציין את הנושא ואת לוח הזמנים. לפגישות רשמיות, אתם יכולים לצרף מסמך מפורט. זה שימושי במיוחד כדי לסייע למשתתפים להתכונן מראש.

לדוגמה, אתה יכול להתחיל עם: אנו מתכננים לדון ב.../ אנו רוצים להתייחס לחלק מהנושאים או באופן הבא:

• 8:00-9:30: היכרות עם הפרויקט
• 9:30-11:30: מצגות מהווארד (IT), נור (שיווק) ושארלוט (מכירות)

שלב 5: בקש תגובה

דרישת RSVP יכולה לעזור לאשר תגובה מהנמענים שלך. כדי למנוע אמביוולנטיות, יש לכלול במייל שלך תגובה מועדפת ומגבלת זמן למשתתפים להודיע ​​לך על נוכחותם או היעדרותם. לפי זה, אם לא קיבלת את ה-RSVP שלהם בזמן שאתה קובע, אתה יכול לעשות פעולות מעקב מהירות.

לדוגמה: אנא הגיב עד [תאריך] אל [כתובת דוא"ל או מספר טלפון]

שלב 6: הוספת חתימת דוא"ל מקצועית ומיתוג

חתימת דוא"ל עסקית צריכה לכלול את השם המלא, תואר המשרה, שם החברה, פרטי התקשרות, אתרים אישיים וכתובות אחרות עם היפר-קישור.

אתה יכול בקלות להתאים אישית את החתימה שלך עם gmail.

לדוגמה:

ג'סיקה מדיסון

קצין שיווק ראשי אזורי, תעשיית Inco

555-9577-990

יש המון יוצרי חתימות דוא"ל בחינם שחוסכים לכם זמן ומאמץ, כמו למשל החתימה שלי.

סוגי אימייל להזמנה לפגישה ודוגמאות

זכור שלסוגים שונים של פגישות יהיו סטנדרטים וסגנונות כתיבה שונים. בדרך כלל, אנו מפרידים הודעות אימייל של הזמנות לפגישה על סמך רמתן הרשמית או הבלתי פורמלית, כולל או לא כולל פגישות וירטואליות או פגישות מקוונות טהורות. בחלק זה, אנו אוספים ומציגים בפניכם כמה סוגים טיפוסיים של הזמנות לפגישה ותבנית של כל סוג המשמשים בדרך כלל במייל הזמנות לפגישות עסקיות.

#1. הדוא"ל לבקשת הפגישה הרשמית

דוא"ל בקשת פגישה רשמית משמש לפגישות גדולות שמתקיימות בדרך כלל פעם עד שלוש פעמים בשנה. זוהי פגישה רשמית גדולה, לכן יש לכתוב את הדוא"ל בסגנון כתיבה רשמי. הנספחים המצורפים נחוצים כדי להבהיר למשתתף כיצד להשתתף בפגישה, כיצד למצוא את המיקום ולפרט את סדר היום.

פגישות רשמיות כוללות:

• ישיבת הנהלה
• פגישת ועד
• ישיבת דירקטוריון 
• אסיפת בעלי מניות 
• פגישת אסטרטגיה 

דוגמא 1: של בעלי מניות תבנית אימייל להזמנה

נושא: חשוב. הנך מוזמן/ת לאסיפה הכללית השנתית. [זמן]

[שם הנמען]

[שם החברה]

[הגדרת תפקיד]

[כתובת החברה]

[תאריך]

בעלי מניות יקרים,

אנו שמחים להזמין אותך לאסיפה הכללית השנתית שתתקיים ביום [זמן], [כתובת]

אסיפת בעלי המניות השנתית היא אירוע יוצא דופן למידע, חילופי דברים ודיון ביניהם [שם החברה] וכל בעלי המניות שלנו.

זו גם ההזדמנות להביע את עצמכם ולהצביע כדי למלא תפקיד פעיל בקבלת החלטות חשובות עבור [שם החברה], ללא קשר למספר המניות שבבעלותך. הישיבה תכלול את האג'נדות המרכזיות הבאות:

סדר יום 1:

סדר יום 2:

סדר יום 3:

סדר יום 4:

הנחיות כיצד להשתתף בפגישה זו, סדר היום ונוסח ההחלטות שיוגשו לאישורך תמצא במסמך המצורף למטה

ברצוני להודות לך, בשם ההנהלה, על תרומתך ונאמנותך ל- [שם החברה] ואני מצפה לארח אותך לפגישה בתאריך [תאריך]

בברכה,

[שֵׁם]

[כותרת התפקיד]

[שם החברה]

[כתובת ואתר החברה]

דוגמא 2: פגישת אסטרטגיה תבנית אימייל להזמנה

[שם הנמען]

[שם החברה]

[הגדרת תפקיד]

[כתובת החברה]

[תאריך]

שורת נושא: השקת פרויקט מפגש קמפיין שיווקי: 2/28

בשם [שם החברה], אני רוצה להזמין אותך להשתתף בפגישה עסקית שמתקיימת ב [שם אולם הכנסים, שם הבניין] [תאריך ושעה]. הפגישה תימשך למשך [מֶשֶׁך].

אני שמח לברך אותך לשלב הראשון של הפרויקט שלנו כדי לדון בהצעה הקרובה שלנו [פרטים] ואנו מעריכים את התובנות החשובות שלך לגביה. להלן סיכום קצר של סדר היום שלנו:

סדר יום 1:

סדר יום 2:

סדר יום 3:

סדר יום 4:

הצעה זו נחשבת על ידי כל הצוות שלנו כאחת החשובות ביותר. לעיונכם, צירפנו למכתב זה מסמך המספק לכם מידע מפורט יותר כדי שתוכלו להתכונן לפגישה מראש.

כולנו מצפים לשיחה איתך כדי לדון במה עוד נוכל לעשות כדי שההצעה הזו תעבוד בהצלחה. אנא שלחו שאלות או המלצות לפגישה לפני... [מועד אחרון] אלי ישירות על ידי מענה לדוא"ל זה.

שיהיה לך יום נהדר.

מודה לך,

ברכה חמה,

[שֵׁם]

[כותרת התפקיד]

[שם החברה]

[כתובת ואתר החברה]

#2. דוא"ל הזמנה לפגישה בלתי רשמית

עם הזמנה רשמית לפגישה בדוא"ל, מדובר פשוט בפגישה עם צוות ברמת ניהול תת-הנהלה או חברים בצוות. הרבה יותר קל לכם לחשוב כיצד לכתוב בצורה הולמת. אתם יכולים לכתוב בסגנון לא פורמלי עם טון ידידותי ושמח.

פגישות לא רשמיות כוללות:

• פגישת סיעור מוחות
• פגישה לפתרון בעיות
• הדרכה
• פגישת צ'ק אין
• פגישת גיבוש צוותים
• שיחות קפה 

דוגמה 3: תבנית אימייל של הזמנה לפגישה לצ'ק-אין

שורת הנושא: דחוף. [שם הפרוייקט] עדכונים. [תאריך]

צוותים יקרים,

ברכות!

זה היה מהנה ומשעשע שיש לי זמן לעבוד איתך לגבי [שם הפרוייקט]. עם זאת, כדי שנוכל להמשיך עם התוכניות שלנו ביעילות, אני מאמין שהזמן הנכון עבורנו לדווח על ההתקדמות שנעשתה ואודה על ההזדמנות לפגוש אותך ב [מקום] לדון בנושא עוד ב [תאריך ושעה].

צירפתי גם רשימה של כל האג'נדות שעלינו לדון בהן. אל תשכח להכין את דוח השלמת המשימה שלך. אנא השתמש בזה [קישור] כדי להודיע ​​לי אם תוכל להצליח.

אנא שלח לי את אישורך בהקדם האפשרי.

ברכה חמה,

[שֵׁם]

[הגדרת תפקיד]

[שם החברה]

דוגמא 4: צוות buתבנית אימייל של הזמנה ilding

חברי צוות יקרים,

זה כדי להודיע ​​לך כי [שם מחלקה] מארגן א מפגש גיבוש צוות לכל הצוות שלנו חברים על [תאריך ושעה]

להמשך התפתחות מקצועית, זה מאוד משמעותי שאנחנו צומחים ביחד וזה יכול לקרות רק אם נעבוד כצוות כך שניתן יהיה למנף את הכישורים והכישרונות שלנו כדי להביא לביצועים טובים יותר. זו הסיבה שהמחלקה שלנו ממשיכה לקדם פעילויות שונות לבניית צוות מדי חודש.

אנא בוא והצטרף לאירוע כדי שנוכל להקשיב לקול שלך כיצד אנו יכולים להשתפר כדי לתת לך תמיכה טובה יותר. יהיו גם כמה משחקי בניית צוות, וכיבוד קל יוגש על ידי החברה.

אנו מצפים לרגעים מהנים באירוע גיבוש צוות זה, אשר נועד לעזור לכל אחד מאיתנו לצמוח. במקרה שאתם חושבים שאינכם יכולים להשתתף בפגישה זו, אנא הודיעו לנו. [שם הרכז] at [מספר טלפון]

בכנות,

[שֵׁם]

[הגדרת תפקיד]

[שם החברה]

#3. דוא"ל הזמנה לדובר אורח

הזמנה בדוא"ל לדובר אורח צריכה לכלול מידע רלוונטי לדובר בנוגע לפגישה ולהזדמנות להרצות. חיוני שהדובר ידע כיצד הוא יכול לתרום לאירוע שלכם, ואילו יתרונות הוא יכול לקבל מהשתתפות באירוע.

דוגמה 5: תבנית אימייל של הזמנה לדובר אורח

יקר [רַמקוֹל],

אנו מקווים שההודעה הזו תמצא אותך טוב! אנו פונים היום עם הזדמנות דיבור נפלאה להתבוננות שלך. ברצוננו לבקש ממך להיות הדובר הנכבד שלנו עבור ה [שם הפגישה], אירוע שמתמקד בו [תיאור המטרה והקהל של האירוע שלך]. כל [שם הפגישה] הצוות שואב השראה מההישגים שלך ומרגיש שאתה תהיה המומחה המושלם לפנות לקהל המקצוענים שלנו בעלי דעות דומות.

[שם הפגישה] יתקיים ב [מקום, כולל עיר ומדינה] on [תאריכים]. האירוע שלנו צפוי לארח עד כ [מספר משתתפים מוערך#]. המטרה שלנו היא [יעדי הפגישה].

אנו מאמינים שאתה דובר מצוין וקולך יהיה תוספת קריטית לשיחה זו, בהתחשב בעבודתך הנרחבת ב[תחום מומחיות]. אתה יכול לשקול להציג את רעיונותיך למשך עד [משך] דקות הקשורות לתחום ה... [נושא הפגישה]. אתה יכול לשלוח את ההצעה שלך לפני [מועד אחרון] בצע את [הקישור] כדי שהצוות שלנו יוכל להקשיב לרעיונות שלך ולקבוע את הפרטים של הנאום שלך מראש.

בכל מקרה, אם אינכם יכולים להגיע, אנו מבקשים מכם ליצור עמנו קשר דרך [קישור]. תודה על זמנכם ותחושתכם, אנו מצפים לשמוע מכם תגובה חיובית.

הטוב ביותר,
[שֵׁם]
[הגדרת תפקיד]
[פרטי התקשרות]
[כתובת אתר החברה]

#4. דוא"ל הזמנה לוובינר

במגמות של ימינו, יותר ויותר אנשים מארחים פגישות מקוונות מכיוון שזה חוסך זמן ועלויות, במיוחד עבור צוותים שעובדים מרחוק. אם אתם משתמשים בפלטפורמות לכנסים, ישנן הודעות הזמנה מותאמות אישית היטב שנשלחות ישירות למשתתף שלכם לפני תחילת הפגישה, כגון תבנית דוא"ל הזמנה בזום. עבור וובינר וירטואלי, תוכלו לעיין בדוגמה הבאה.

רמזים: השתמש במילות מפתח כגון "מזל טוב", "בקרוב", "מושלם", "עדכון", "זמין", "בסופו של דבר", "למעלה", "מיוחד", "הצטרף אלינו", "חינם" וכו'.

דוגמא 6: תבנית דוא"ל להזמנה אינטרנטית

שורת הנושא: מזל טוב! אתה מוזמן ל [שם סמינר מקוון]

יקר [שם מועמד],

[שם החברה] הוא כל כך שמח לארגן סמינר מקוון עבור [נושא הוובינר] על [תַאֲרִיך] ב- [זְמַן], מכוון ל [[מטרות סמינר מקוון]

זו תהיה הזדמנות טובה עבורך להרוויח הטבות ענק מהמומחים המוזמנים שלך בתחום [נושאים מקוונים] ולקבל מתנות חינם. הצוות שלנו כל כך נלהב מהנוכחות שלך.

הערה: סמינר מקוון זה מוגבל ל [מספר אנשים]. כדי לשמור את המושב שלך, נא להירשם [קישור], ואל תהסס לשתף אותו עם חבריך. 

אני מקווה לראות אותך שם!

שיהיה לך יום טוב,

[השם שלך]

[חתימה]

בשורה התחתונה

למרבה המזל, ישנן תבניות זמינות רבות של הזמנות לפגישות עסקיות באינטרנט שתוכל להתאים אישית ולשלוח למשתתפים שלך תוך שניות. אל תשכח לשמור חלק בענן שלך כדי שתוכל להכין את המייל שלך בכתיבה מושלמת, במיוחד במקרה דחוף.

נניח שאתם מחפשים גם פתרונות אחרים לעסק שלכם. במקרה הזה, תוכלו לגלות ש-AhaSlides הוא כלי מצגות טוב עם תכונות מדהימות רבות לתמיכה באירועי וובינר, פעילויות גיבוש צוות, כנסים ועוד.

שאלות נפוצות

Ref: אכן | שרפני