פגישות בעסקים מוכרים לבעלי תפקידי מנהיגות כמו מנהלי פרויקטים או תפקידים בכירים בחברה. מפגשים אלו חיוניים להגברת התקשורת, עידוד שיתוף הפעולה וקידום ההצלחה בתוך הארגון.
עם זאת, ייתכן שלא כולם מודעים להגדרות, לסוגים ולמטרות של פגישות אלו. מאמר זה משמש כמדריך מקיף ומספק טיפים לניהול פגישות פרודוקטיביות בעסק.
מהי פגישה עסקית?
פגישה עסקית היא פגישה של יחידים שמתכנסים כדי לדון ולקבל החלטות בנושאים ספציפיים הקשורים לעסקים. מטרות פגישה זו עשויות לכלול עדכון חברי הצוות בפרויקטים נוכחיים, תכנון מאמצים עתידיים, פתרון בעיות או קבלת החלטות המשפיעות על החברה כולה.
ניתן לערוך פגישות בעסק באופן אישי, וירטואלי, או שילוב של שניהם ויכול להיות רשמי או לא רשמי.
המטרה של פגישה עסקית היא להחליף מידע, ליישר את חברי הצוות ולקבל החלטות שעוזרות לעסק להשיג את מטרותיו.
סוגי פגישות בעסקים
ישנם מספר סוגים של פגישות בעסק, אך 10 הסוגים הנפוצים כוללים:
1/ פגישות צוות חודשיות
פגישות צוות חודשיות הן פגישות קבועות של חברי צוות של חברה כדי לדון בפרויקטים מתמשכים, להקצות משימות ולעדכן אנשים ולהתיישר. פגישות אלו מתקיימות בדרך כלל מדי חודש, באותו היום, ונמשכות בין 30 דקות למספר שעות (תלוי בגודל הקבוצה ובכמות המידע המכוסה).
פגישות צוות חודשיות מספקות הזדמנות והדרכה לחברי הצוות להחליף מידע ורעיונות, לדון בהתקדמות הפרויקט ולוודא שכולם פועלים לקראת אותו יעד.
פגישות אלו יכולות לשמש גם לטיפול באתגרים או בעיות שהצוות מתמודד איתם, לזהות פתרונות ולקבל החלטות המשפיעות על כיוון הפרויקט או עבודת הצוות.
An כל הידיים נפגשות היא פשוט פגישה הכוללת את כל הצוות של החברה, במילים אחרות, פגישת צוות חודשית. מדובר בפגישה קבועה – מתקיימת אולי פעם בחודש – ובדרך כלל מנוהלת על ידי ראשי החברה.
2/ פגישות סטנד אפ
השמיים פגישת סטנד אפ, המכונה גם פגישת סטנד-אפ יומית או יומית סקרום, היא סוג של פגישה קצרה, הנמשכת בדרך כלל לא יותר מ-15 דקות, ומתקיימת מדי יום כדי לתת לצוות עדכונים מהירים על התקדמות הפרויקט, או עומס העבודה שהושלם, לתכנן לעבוד על היום.
במקביל, זה עוזר לזהות ולפתור את המכשולים איתם מתמודדים חברי הצוות וכיצד הם משפיעים על המטרות המשותפות של הצוות.
3/ פגישות עדכון סטטוס
פגישות עדכון סטטוס מתמקדות במתן עדכונים מחברי הצוות על התקדמות הפרויקטים והמשימות שלהם. הם עשויים להתרחש בתדירות גבוהה יותר מפגישות חודשיות, כגון שבועיות.
מטרת פגישות עדכון הסטטוס היא כמובן לספק מבט שקוף על התקדמות כל פרויקט ולזהות את כל האתגרים שעשויים להשפיע על הצלחת הפרויקט. פגישות אלו לא ייתפסו לנושאים כמו דיון או פתרון בעיות.
לפגישה בקנה מידה גדול יותר, ניתן לקרוא לפגישת עדכון סטטוס גם בשם 'פגישה בבית העירייה', ישיבת עירייה היא פשוט פגישה מתוכננת כלל החברה שבה ההתמקדות היא בהנהלה במענה לשאלות של עובדים. לכן, פגישה זו כללה פגישת שאלות ותשובות, מה שהפך אותה ליותר פתוחה ופחות נוסחתית מכל סוג אחר של פגישה!
4/ פגישות לפתרון בעיות
אלו פגישות שסובבות סביב זיהוי ופתרון האתגרים, המשברים או הבעיות איתם מתמודד ארגון. לעתים קרובות הם בלתי צפויים וצריכים להביא אנשים ממחלקות או צוותים שונים כדי לשתף פעולה ולמצוא פתרונות לבעיות ספציפיות.
בפגישה זו, אותם משתתפים ישתפו את דעותיהם, יזהו במשותף את הסיבות השורשיות לבעיות ויציעו פתרונות פוטנציאליים. כדי שפגישה זו תהיה אפקטיבית, יש לעודד אותם לדון בפתיחות ובכנות, להימנע מאשמה ולהתמקד במציאת תשובות.
5/ פגישות קבלת החלטות
פגישות אלו מטרתן לקבל החלטות חשובות המשפיעות על כיוון הפרויקט, הצוות או הארגון כולו. המשתתפים הם בדרך כלל אנשים עם הסמכות והמומחיות הדרושים לקבלת החלטות.
לפגישה זו יהיה צורך לספק מראש את כל המידע הרלוונטי, הזקוק לבעלי עניין. לאחר מכן, כדי להבטיח שההחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה יתבצעו, נקבעות פעולות ההמשך עם זמן השלמה.
6/ מפגשי סיעור מוחות
פגישות סיעור מוחות מתמקדות ביצירת רעיונות חדשים וחדשניים עבור העסק שלך.
החלק הטוב ביותר בסיעור מוחות הוא כיצד הוא מקדם עבודת צוות והמצאה תוך הסתמכות על האינטליגנציה והדמיון הקולקטיביים של הקבוצה. כל אחד רשאי להביע את דעותיו, לשאוב אחד מרעיונותיו של זה ולהמציא פתרונות מקוריים וחדשניים.
7/ פגישות ניהול אסטרטגי
ישיבות ניהול אסטרטגי הן פגישות ברמה גבוהה המתמקדות בסקירה, ניתוח וקבלת החלטות בנוגע ליעדים, הכיוון והביצועים ארוכי הטווח של הארגון. מנהלים בכירים וצוות ההנהגה משתתפים במפגשים אלה, המתקיימים מדי רבעון או שנה.
במהלך פגישות אלו, הארגון נבדק ומוערך, כמו גם תחרותיות או זיהוי הזדמנויות חדשות לצמיחה ושיפור.
8/ מפגשי קיק-off של הפרויקט
A מפגש פתיחה בפרויקט הוא מפגש המסמן את ההתחלה הרשמית של פרויקט חדש. הוא מפגיש בין אנשי מפתח מצוות הפרויקט, כולל מנהלי פרויקטים, חברי צוות ובעלי עניין ממחלקות אחרות, כדי לדון ביעדים, יעדים, לוחות זמנים ותקציבים.
זה גם מספק הזדמנות למנהל הפרויקט להקים ערוצי תקשורת ברורים, להגדיר ציפיות ולהבטיח שחברי הצוות מבינים את התפקידים והאחריות שלהם.
אלו הם חלק מסוגי הפגישות הנפוצים ביותר בעסק, והפורמט והמבנה יכולים להשתנות בהתאם לגודל וסוג הארגון.
9/ מפגשי היכרות
An פגישת הכרות זוהי הפעם הראשונה שחברי צוות ומנהיגיהם נפגשים זה עם זה באופן רשמי, כדי לקבוע אם האנשים המעורבים רוצים לבנות מערכת יחסי עבודה ולהתחייב לצוות בעתיד.
מפגש זה נועד לתת לחברי הצוות זמן להישאר ביחד כדי להכיר את הרקע, תחומי העניין והמטרות של כל משתתף. בהתאם להעדפות שלך ושל הצוות שלך, אתה יכול לקבוע פגישות היכרות פורמליות או לא פורמליות, בהתאם להקשרים שונים.
10/ ישיבות בית העירייה
תפיסה זו מקורה בפגישות עירוניות מקומיות בניו אינגלנד שבהן פוליטיקאים נפגשים עם בוחרים כדי לדון בנושאים ובחקיקה.
היום, א פגישה בבית העירייה הוא מפגש מתוכנן כלל החברה שבו ההנהלה עונה לשאלות ישירות מהעובדים. היא מאפשרת תקשורת פתוחה ושקיפות בין מנהיגות לצוות. עובדים יכולים לשאול שאלות ולקבל משוב מיידי.
תשובה את כל השאלות החשובות
אל תחמיצו פעימה עם AhaSlides' כלי שאלות ותשובות בחינם. היה מאורגן, שקוף ומנהיג נהדר.
כיצד לנהל פגישות בעסקים
על מנת שתהיה לך פגישה טובה, ראשית, עליך לשלוח א דוא"ל הזמנה לפגישה.
קיום פגישות אפקטיביות בעסק מצריך תכנון והכנה מדוקדקים כדי להבטיח שהפגישה תהיה פרודוקטיבית ותשיג את מטרותיה. העצות הבאות יכולות לעזור לך לנהל פגישות עסקיות פרודוקטיביות:
1/ הגדירו את המטרה והיעדים
הגדרת המטרה והיעדים של פגישה עסקית היא קריטית כדי להבטיח שהפגישה תהיה פרודוקטיבית ותניב את התוצאה המיועדת. הם צריכים להבטיח את הדברים הבאים:
- המטרה. ודא שלפגישה יש מטרה לדון בנושאים ספציפיים, לקבל החלטות או לספק עדכונים. עליך להגדיר מדוע הפגישה נחוצה ואת התוצאה הצפויה.
- יעדים. המטרות של פגישה עסקית הן תוצאות ספציפיות וניתנות למדידה שברצונך להשיג עד סוף הפגישה. הם צריכים ליישר קו עם המטרה הכוללת של הפגישה עם ציר הזמן, KPI וכו'.
לדוגמה, פגישה לדיון בהשקת מוצר חדש צריכה לכלול יעדים שמתיישרים עם המטרה הכללית של הגדלת מכירות או שיפור נתח שוק.
2/ הכן סדר יום לפגישה
A פגישת סדר יום משמש כמפת דרכים לפגישה ועוזר לשמור על הדיון ממוקד ועל המסלול.
לכן, על ידי הכנת סדר יום אפקטיבי, תוכלו להבטיח שהפגישות העסקיות יהיו פרודוקטיביות וממוקדות ושכולם מודעים למה לדון, למה לצפות ולמה צריך להשיג.
3/ הזמן את המשתתפים הנכונים
שקול מי צריך להשתתף בפגישה בהתבסס על תפקידו והנושאים שיש לדון בהם. הזמן רק את מי שצריך להיות נוכח כדי להבטיח שהפגישה תתנהל בצורה חלקה. כמה גורמים שיש לקחת בחשבון כדי לעזור לבחור את המשתתפים הנכונים כוללים התאמה, רמת מומחיות וסמכות.
4/ הקצו זמן ביעילות
הקפידו להקצות מספיק זמן לכל נושא בסדר היום שלכם, תוך התחשבות בחשיבותו ובמורכבותו של כל נושא. זה יעזור להבטיח שכל הנושאים יקבלו את מלוא תשומת הלב ושהפגישה לא תעבור שעות נוספות.
כמו כן, כדאי להיצמד ללוח הזמנים ככל האפשר, אך גם להיות גמיש מספיק כדי לבצע שינויים במידת הצורך. כדאי גם לשקול לקחת הפסקות קצרות כדי לעזור למשתתפים להיטען מחדש ולהתמקד מחדש. זה יכול לשמור על האנרגיה והעניין של הפגישה.
5/ הפוך את הפגישות ליותר אינטראקטיביות ומרתקות
הפוך את הפגישות העסקיות ליותר אינטראקטיביות ומרתקות על ידי עידוד כל המשתתפים לדבר ולשתף את מחשבותיהם ורעיונותיהם. כמו גם שימוש בפעילויות אינטראקטיביות, כגון סקרים חיים or מפגשי סיעור מוחות וגלגלי ספינרים עוזרים לשמור על המשתתפים מעורבים וממוקדים בדיון.
או השתמש ב- AhaSlides ספריית תבניות מוכנה מראש להיפרד מפגישות משעממות ועיניים מזוגגות.
בדוק: 20+ כיף מקוון משחקי שוברת קרח עבור Better Engagement, או 14 מעוררי השראה משחקים לפגישות וירטואליות, עם 6 הטובים ביותר פריצות לפגישה אתה יכול למצוא בשנת 2024!
6/ פרוטוקול פגישה
נטילה פרוטוקול ישיבות במהלך פגישה עסקית היא משימה חשובה המסייעת לתעד את הדיונים וההחלטות העיקריות שהתקבלו במהלך הפגישה. זה גם עוזר לשפר את השקיפות ומבטיח שכולם יהיו באותו עמוד לפני היציאה לפגישה הבאה.
7/ מעקב אחר פריטי פעולה
על ידי מעקב אחר סעיפי פעולה, אתה יכול להבטיח שההחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה יצאו לפועל ושכל אחד ברור באחריותו.
ותמיד אסוף משוב מהמשתתפים כדי להפוך את הפגישות העסקיות הקרובות לטובות עוד יותר - אתה יכול לשתף את המשוב לאחר סיום, באמצעות מיילים או שקופיות של מצגת. זה הופך את הפגישות לא מייגעות ולכולם כיף💪
המנות העיקריות
אני מקווה, עם המאמר הזה של AhaSlides, ניתן להבחין בין סוגי הפגישות בעסק ומטרותיהם. כמו כן, על ידי ביצוע הצעדים והשיטות המומלצות האלה, אתה יכול לעזור להבטיח שהפגישות העסקיות שלך יהיו יעילות, ממוקדות ויניבו את התוצאות הרצויות.
ניהול פגישות עסקיות בצורה יעילה יכול לעזור לשפר את התקשורת, שיתוף הפעולה וההצלחה בתוך ארגון ומהווה מרכיב מרכזי בניהול עסקי מוצלח.
שאלות נפוצות
מדוע פגישות חשובות בעסק?
פגישות מאפשרות תקשורת אפקטיבית הן כלפי מטה והן כלפי מעלה בתוך הארגון. ניתן לשתף עדכונים, רעיונות ומשוב חשובים.
אילו פגישות צריך לקיים עסק?
- פגישות של כל הידיים/כל הצוות: פגישות כלל-חברה לשיתוף עדכונים, הודעות וטיפוח תקשורת בין המחלקות.
- פגישות מנהלים/מנהיגות: להנהלה בכירה לדון באסטרטגיה ברמה גבוהה, בתוכניות ולקבל החלטות מפתח.
- פגישות מחלקה/צוות: עבור מחלקות/צוותים בודדים לסנכרן, לדון במשימות ולפתור בעיות בתחומה.
- פגישות פרויקטים: לתכנן, לעקוב אחר התקדמות ולפתור חוסמים לפרויקטים בודדים.
- אחד על אחד: צ'ק אין אישי בין מנהלים ודיווחים ישירים לדיון בעבודה, סדרי עדיפויות ופיתוח מקצועי.
- פגישות מכירות: לצוות המכירות לסקור את הביצועים, לזהות הזדמנויות ולתכנן אסטרטגיות מכירה.
- פגישות שיווק: משמש את צוות השיווק לתכנון קמפיינים, יומן תוכן ומדידת הצלחה.
- פגישות תקציב/כספים: לסקירה כספית של הוצאות מול תקציב, דיוני תחזיות ודיוני השקעה.
- פגישות גיוס: למסך קורות חיים, לקיים ראיונות ולקבל החלטות למשרות חדשות.
- פגישות הדרכה: לתכנן ולהעביר מפגשי הדרכה, פיתוח מיומנויות לעובדים.
- פגישות לקוחות: לניהול קשרי לקוחות, משוב והיקף עבודה עתידי.
