8 kluczowych kroków do napisania programu spotkania z przykładami i bezpłatnymi szablonami

Więc co to jest Program spotkania? Prawda jest taka, że ​​wszyscy uczestniczyliśmy w spotkaniach, na których czuliśmy się bez znaczenia, nie rozumiejąc nawet, dlaczego musimy się spotykać, aby omówić informacje, które można rozwiązać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Niektóre osoby mogą nawet uczestniczyć w spotkaniach, które przeciągają się godzinami bez rozwiązania jakichkolwiek problemów.

Jednak nie wszystkie spotkania są bezproduktywne i jeśli chcesz efektywnie współpracować ze swoim zespołem, spotkanie z agendą uratuje Cię od powyższych katastrof.

Dobrze sporządzony program wyznacza jasne cele i oczekiwania dotyczące spotkania, zapewniając, że wszyscy znają swój cel i wiedzą, co musi się wydarzyć przed, w trakcie i po.

Dlatego w tym artykule dowiesz się, jak ważne jest posiadanie planu spotkania, jak stworzyć skuteczny program i dostarczysz przykładów (+szablony) do wykorzystania na następnym spotkaniu.

• Dlaczego każde spotkanie potrzebuje porządku obrad
• 8 kluczowych kroków do napisania skutecznego programu spotkania
• Przykłady programów spotkań i darmowe szablony
• Skonfiguruj swój plan spotkania za pomocą AhaSlides
• Na wynos 

Więcej wskazówek dotyczących pracy dzięki AhaSlides

• 10 rodzajów spotkań w biznesie
• Protokół ze spotkań: Najlepszy przewodnik pisania, przykłady (+ bezpłatny szablon) w 2023 r
• 6 Best Spotkania z hackami

Dlaczego każde spotkanie potrzebuje porządku obrad

Każde spotkanie wymaga planu, aby było produktywne i efektywne. Agenda spotkania zapewni następujące korzyści:

• Wyjaśnij cel i cele spotkaniai pomagają utrzymać koncentrację i właściwy tor dyskusji.
• Zarządzaj czasem i tempem spotkań, upewnij się, że nie ma bezsensownych argumentów i zaoszczędź jak najwięcej czasu.
• Określ oczekiwania wobec uczestnikóworaz zapewnić uwzględnienie wszystkich istotnych informacji i działań.
• Promuje odpowiedzialność i organizację, prowadząc do bardziej efektywnych i wydajnych spotkań.

8 kluczowych kroków do napisania skutecznego programu spotkania

Oto kilka kluczowych wskazówek, które pomogą Ci napisać skuteczny program spotkania:

1/ Określ rodzaj spotkania 

Ponieważ różne rodzaje spotkań mogą obejmować różnych uczestników, formaty i cele, ważne jest, aby wybrać odpowiedni do sytuacji.

• Spotkanie inauguracyjne projektu: Spotkanie, które zawiera przegląd projektu, jego cele, harmonogram, budżet i oczekiwania.
• Wszystkie ręce się spotykają: Rodzaj spotkania w całej firmie, na które zapraszani są wszyscy pracownicy. Informowanie wszystkich o wynikach, celach i planach firmy oraz promowanie poczucia wspólnego celu i kierunku w organizacji.
• Spotkanie w ratuszu: spotkanie w ratuszu firmy, na którym pracownicy mogą zadawać pytania, otrzymywać aktualizacje i przekazywać informacje zwrotne kierownictwu wyższego szczebla i innym liderom.
• Spotkanie Zarządzania Strategicznego: Spotkanie, na którym starsi liderzy lub dyrektorzy spotykają się, aby omówić i zaplanować długoterminowy kierunek. 
• Wirtualne spotkanie zespołu: Spotkania zespołu wirtualnego mogą obejmować prezentacje, dyskusje i działania interaktywne i mogą być prowadzone przy użyciu oprogramowania do wideokonferencji, komunikatorów internetowych lub innych cyfrowych narzędzi komunikacyjnych. 
• Sesja burzy mózgów: Kreatywne i oparte na współpracy spotkanie, podczas którego uczestnicy tworzą i omawiają nowe pomysły.
• Spotkanie jeden na jeden: Prywatne spotkanie między dwojgiem ludzi, często wykorzystywane do oceny wyników, coachingu lub rozwoju osobistego.

2/ Określ cel i cele spotkania

Jasno określ, dlaczego odbywa się spotkanie i co Ty lub Twój zespół macie nadzieję osiągnąć.

3/ Zidentyfikuj kluczowe tematy 

Wymień kluczowe tematy, które należy omówić, w tym wszelkie ważne decyzje, które należy podjąć.

4/ Wyznacz limit czasu

Przydziel odpowiednią ilość czasu na każdy temat i całe spotkanie, aby upewnić się, że spotkanie przebiega zgodnie z harmonogramem.

5/ Zidentyfikuj uczestników i ich role

Sporządź listę osób, które wezmą udział w spotkaniu i określ ich role i obowiązki.

6/ Przygotuj materiały i dokumenty uzupełniające

Zbierz wszelkie istotne informacje lub materiały, które będą potrzebne podczas spotkania.

7/ Rozdaj agendę z wyprzedzeniem

Wyślij program spotkania do wszystkich uczestników, aby upewnić się, że wszyscy są gotowi i przygotowani.

8/ W razie potrzeby przejrzyj i zrewiduj agendę

Przejrzyj program przed spotkaniem, aby upewnić się, że jest kompletny i dokładny oraz wprowadź niezbędne poprawki.

Przykłady programów spotkań i darmowe szablony 

Oto kilka przykładów programów spotkań, które można wykorzystać do różnych typów spotkań:

1/ Porządek Spotkania Zespołu

Data: 

Lokalizacja: 

Uczestnicy: 

Cele spotkania zespołu:

• Aktualizowanie postępów w realizacji projektów
• Przegląd bieżących problemów i rozwiązań

Porządek spotkania zespołu: 

• Wprowadzenie i powitanie (5 minut) | @Kto
• Przegląd poprzedniego spotkania (10 minut) | @Kto
• Aktualizacje projektu i sprawozdania z postępów (20 minut) | @Kto
• Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji (20 minut) | @Kto
• Otwarta dyskusja i opinie (20 minut) | @Kto
• Działanie i kolejne kroki (15 minut) | @Kto
• Zamknięcie i uzgodnienia kolejnych posiedzeń (5 minut) | @Kto

Bezpłatny comiesięczny szablon spotkań z AhaSlides

2/ Agenda spotkania All Hands

Data: 

Lokalizacja: 

Attkońcówki: 

Cele spotkania:

• Aktualizowanie wyników firmy oraz wprowadzanie nowych inicjatyw i planów dla pracowników.

Porządek obrad: 

• Powitanie i wprowadzenie (5 minut)
• Aktualizacja wyników firmy (20 minut)
• Wprowadzenie nowych inicjatyw i planów (20 minut)
• Sesja pytań i odpowiedzi (30 minut)
• Uznanie i nagrody dla pracowników (15 minut)
• Ustalenia zamknięcia i następnego spotkania (5 minut)

Szablon spotkania na wszystkie ręce

3/ Porządek spotkania inaugurującego projekt

Data: 

Lokalizacja: 

Uczestnicy:

Cele spotkania:

• Ustalenie jasnych celów i oczekiwań wobec projektu
• Przedstawienie zespołu projektowego
• Omówienie wyzwań i zagrożeń projektowych

Porządek obrad: 

• Powitanie i wprowadzenie (5 minut) | @Kto
• Przegląd i cele projektu (15 minut) | @Kto
• Przedstawienie członków zespołu (5 minut) | @Kto
• Przydział ról i odpowiedzialności (20 minut) | @Kto
• Przegląd harmonogramu i harmonogramu (15 minut) | @Kto
• Dyskusja na temat wyzwań i zagrożeń projektowych (20 minut) | @Kto
• Elementy działania i kolejne kroki (15 minut) | @Kto
• Zamknięcie i uzgodnienia kolejnych posiedzeń (5 minut) | @Kto

Pamiętaj, że to tylko przykłady, a punkty porządku obrad i format można dostosować w zależności od konkretnych potrzeb i celów spotkania. 

Skonfiguruj swój plan spotkania za pomocą AhaSlides 

Aby skonfigurować program spotkania w AhaSlides, wykonaj następujące kroki:

• Utwórz konto: Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zarejestruj się AhaSlajdy i załóż konto. Lub udaj się do naszego Biblioteka szablonów publicznych.

• Wybierz szablon planu spotkania: Mamy różne szablony planu spotkań, których możesz użyć jako punktu wyjścia. Po prostu wybierz ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i kliknij „Pobierz szablon”.

• Dostosuj szablon: Po wybraniu szablonu możesz go dostosować, dodając lub usuwając elementy, dostosowując formatowanie i zmieniając schemat kolorów.

• Dodaj elementy porządku obrad: Użyj edytora slajdów, aby dodać elementy porządku obrad. Możesz dodać tekst, kołowrotek, ankiety, obrazy, tabele, wykresy i nie tylko.

• Współpracuj ze swoim zespołem: Jeśli pracujesz z zespołem, możesz współpracować nad planem. Po prostu zaproś członków zespołu do edytowania prezentacji, a oni będą mogli wprowadzać zmiany, dodawać komentarze i proponować zmiany.

• Podziel się agendą: Kiedy wszystko będzie gotowe, możesz udostępnić plan swojemu zespołowi lub uczestnikom. Możesz udostępnić link lub kod QR.

Dzięki AhaSlides możesz łatwo stworzyć profesjonalny, dobrze zorganizowany program spotkań, który pomoże Ci pozostać na dobrej drodze i osiągnąć cele spotkania.

Na wynos 

Mamy nadzieję, że postępując zgodnie z tymi kluczowymi krokami i przykładami za pomocą szablonów AhaSlides, uda Ci się stworzyć dobrze zorganizowany program spotkań, który zapewni Ci sukces.

Często Zadawane Pytania