Canllaw Cyfarfodydd Llawn Llaw 2024: Agenda + Templed Am Ddim!

Memos mawr yn mynd ar goll? Staff newydd yn aros i gael eu cyflwyno? Timau yn chwalu eu goliau ond yn cael dim cydnabyddiaeth? Edrych fel a cyfarfod dwylaw ar yr agenda!

Mae'n bosibl mai cwmni ymarferol yw'r ffordd orau o uno'ch tîm cyfan mewn cyfarfod achlysurol ond hynod gynhyrchiol.

Dyma sut i wneud pethau'n iawn, gydag agenda enghreifftiol a thempled rhyngweithiol, rhad ac am ddim!

Tabl Cynnwys

• Beth yw Cyfarfod Llawn Llaw?
• Pam Rhedeg Cyfarfod Pob Llaw?
• Templed Cyfarfod Llawn
• Agenda Cyfarfod Llawn
  • Cymorth Ychwanegol i Gyfarfod Llawn
• Cwestiynau Cyffredin

Beth yw Cyfarfod Llawn Llaw?

An cyfarfod dwylaw yn syml, cyfarfod sy'n cynnwys holl staff cwmni. Mae'n gyfarfod rheolaidd - yn digwydd efallai unwaith y mis - ac fel arfer yn cael ei redeg gan benaethiaid y cwmni.

Mae cyfarfod ymarferol yn ceisio cyflawni ychydig o bethau allweddol...

• diweddaru staff gydag unrhyw cyhoeddiadau newydd ddim yn addas ar gyfer e-bost.
• i osod nodau cwmni ac olrhain cynnydd tuag at y rhai presennol.
• i wobrwyo cyflawniadau rhagorol gan unigolion a thimau.
• i cydnabod staff sydd wedi ymuno yn ogystal â'r rhai sydd wedi gadael.
• i ateb cwestiynau gweithwyr o bob cornel o'r busnes.

Gyda hynny i gyd, mae'r yn y pen draw Nod cyfarfod dwylo cyfan yw chwistrellu ymdeimlad o undod i mewn i gwmni. Nid yw'n syndod, y dyddiau hyn, mae hynny'n rhywbeth y mae mwy a mwy o alw amdano, ac mae cyfarfodydd parod yn mwynhau ymchwydd mewn poblogrwydd ymhlith cwmnïau sy'n ceisio cadw cysylltiadau'n gryf o fewn eu rhengoedd.

Ffaith hwyl ⚓ Daw ystyr 'cyfarfod llawn dwylo' o'r hen alwad llynges, 'all hands on deck', a ddefnyddiwyd i ddod â holl aelodau criw llong i'r dec uchaf i helpu i lywio storm.

Ydy Cyfarfod 'Holl Llaw' yr un peth â 'Neuadd y Dref'?

A bod yn blaen, na. Er ei fod yn eithaf tebyg, mae cyfarfod neuadd y dref yn wahanol i gyfarfod parod mewn un ffordd fawr:

Mae un ymarferol yn canolbwyntio mwy ar gyflwyno gwybodaeth a gynlluniwyd ymlaen llaw, tra bod neuadd y dref yn canolbwyntio mwy ar Holi ac Ateb.

Mae hyn yn golygu, er bod gan bawb y teimlad o gyfarfod rheolaidd, gall neuadd y dref deimlo'n debycach i ddigwyddiad gwleidyddol hamddenol, a dyna lle mae'n cael ei henw mewn gwirionedd.

Eto i gyd, maent yn ddau o'r un peth ar lawer ystyr. Mae'r ddau yn gyfarfodydd rheolaidd ar draws y cwmni, sy'n cael eu rhedeg gan y cwmni pres gorau, sy'n rhoi gwybodaeth ac anrhydeddau angenrheidiol i weithwyr.

Edrychwch ar y syniadau cyfarfod gorau gan:

• Cyfarfodydd mewn Busnes
• Cyfarfod Kickoff Prosiect
• Neuadd y Dref Canllaw Cyfarfod

Pam Rhedeg Cyfarfod Pob Llaw?

Rwy'n ei gael; rydym i gyd yn ceisio osgoi'r syndrom 'nid cyfarfod arall'. Gallai ychwanegu un arall at y rhestr o gyfarfodydd wythnosol, misol a blynyddol ymddangos fel ffordd dda o droi eich staff yn eich erbyn, ond mewn gwirionedd, gallai lleihau nifer y cyfarfodydd yr ydych yn eu cynnal.

Sut? Oherwydd mae cyfarfod llaw-law yn hollgynhwysol. Mae'n cymryd y rhannau pwysig o lawer o'r cyfarfodydd eraill a gewch yn ystod eich mis gwaith ac yn ei grynhoi i slot amser 1 awr tynn.

Yn y pen draw, gall hyn wir ryddhau peth amser yn eich amserlen. Dyma rai o fanteision eraill cyfarfod parod...

1. Byddwch yn Gynhwysol - Mae'n anodd mynegi cymaint y gall ei olygu i'ch tîm eich bod yn fodlon eistedd i lawr gyda nhw bob wythnos neu fis. Mae rhoi'r cyfle iddynt ofyn eu cwestiynau llosg trwy sesiwn holi-ac-ateb a bod mor agored a gonest â phosibl yn adeiladu diwylliant cwmni gwych.
2. Byddwch yn Dîm - Yn union fel ei bod yn wych clywed gan y bos, mae hefyd yn wych gweld wynebau cyd-weithwyr. Yn aml gall gwaith o bell a swyddfeydd segmentiedig ynysu'r bobl sydd i fod i fod yn glosio fwyaf. Mae cyfarfod parod yn cynnig cyfle anffurfiol iddynt weld a sgwrsio â'i gilydd eto.
3. Peidiwch â cholli unrhyw un - Yr holl syniad y tu ôl i gyfarfod llaw-llaw yw ei fod yn i gyd dwylo ar dec. Er y gallai fod gennych ychydig o absenoldebau, gallwch gyflwyno'ch negeseuon gan wybod bod pawb, gan gynnwys gweithwyr o bell, yn clywed yr hyn y mae angen iddynt ei glywed.

Dwylo i fyny am Holl-Ddwylo!

Os yw pawb yn mynd i fod yno, cynnal sioe. Bachwch y templed cyflwyniad rhyngweithiol rhad ac am ddim hwn ar gyfer eich cyfarfod ymarferol nesaf!

Agenda Cyfarfod Llawn

Angen enghraifft o agenda cyfarfod parod i lapio'ch pen o gwmpas yr hyn mewn gwirionedd digwydd ym mhob llaw?

Dyma 6 eitem nodweddiadol y gallech eu gweld ar yr agenda, yn ogystal â’r terfynau amser a argymhellir i gadw popeth yn brin 1 awr.

1. Torwyr Iâ

⏰ 5 munud

Gan ei fod yn gyfarfod ar draws y cwmni gyda rhai wynebau newydd o bosibl, mae siawns dda nad yw rhai cydweithwyr wedi cael y cyfle i eistedd a sgwrsio â'i gilydd ers tro. Defnyddiwch 1 neu 2 o dorwyr iâ i'w cadw ysbryd tîm cryf a chynhesu yr ymenyddiau hardd hyny cyn i heft y cyfarfod ddechreu.

Rhowch gynnig ar rai o'r syniadau hyn:

• Pa GIF sy'n disgrifio'ch hwyliau? - Cyflwyno ychydig o GIFs i bawb a gofyn iddynt bleidleisio dros yr un sy'n berthnasol orau i sut maen nhw'n teimlo.
• Rhannwch stori chwithig - Dyma un sy'n profi i gynhyrchu syniadau da. Gofynnwch i bawb ysgrifennu stori fer, chwithig a'i chyflwyno'n ddienw. Gall darllen y rhain fod yn ddechrau doniol i'ch agenda cyfarfod ymarferol.
• Cwis Pop! - Nid oes unrhyw sefyllfa na ellir ei dwysáu gyda thipyn o ddibwys. Gall cwis cyflym 5 munud ar ddigwyddiadau cyfredol neu arferion cwmni ysbrydoli creadigrwydd a chychwyn eich dwylo gyda rhywfaint o hwyl glân.

💡 Edrychwch ar 10 o dorwyr iâ ar gyfer unrhyw gyfarfod - ar-lein neu fel arall! Ynghyd ag ychydig o syniadau ar gyfer y cyfarfod kickoff y prosiect!

2. Diweddariadau Tîm

⏰ 5 munud

Mae'n debygol y byddwch chi'n edrych ar rai wynebau newydd yn y cyfarfod hwn, yn ogystal â cholli cwpl o ymadawiadau diweddar. Mae'n well i mynd i'r afael â hyn yn gynnar yn yr agenda fel nad oes neb yn eistedd o gwmpas yn lletchwith yn aros i gael ei gyflwyno.

Mae diolch yn fawr i'r staff sydd newydd adael nid yn unig yn arweinyddiaeth dda, mae'n eich dyneiddio o flaen eich pobl. Yn yr un modd, mae cyflwyno wynebau newydd i'r cwmni yn gynnar yn ffordd wych o'u helpu i deimlo'n gynwysedig a gwneud pawb yn gartrefol am weddill y cyfarfod.

Dim ond diolch a chyfarchiad cyflym a wnaiff am hyn, ond gallwch fynd yr ail filltir trwy wneud cyflwyniad byr.

3. Newyddion Cwmni

⏰ 5 munud

Eitem gyflym ond hanfodol arall yn eich agenda cyfarfod parod yw'r un y gallwch chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'ch tîm ar y mynd a dod y cwmni.

Cofiwch nad yw hyn yn ymwneud â phrosiectau a nodau (sy'n dod mewn munud), ond mwy am gyhoeddiadau sy'n effeithio ar y cwmni cyfan. Gall hyn ymwneud â bargeinion newydd, newydd adeiladu tim cynlluniau ar y gweill a hefyd yr holl bethau diflas angenrheidiol, fel pa ddiwrnod mae'r plymiwr yn dod i godi'r mwg coffi adawodd y tro diwethaf.

4. Cynnydd Nod

⏰ 20 munud

Nawr rydyn ni yng nghig go iawn eich holl ddwylo. Dyma lle byddwch chi'n dangos y goliau ac yn brolio'n falch (neu'n crio'n gyhoeddus) am gynnydd eich tîm tuag atynt.

Mae’n bosibl mai dyma’r adran bwysicaf o’ch cyfarfod, felly gwiriwch yr awgrymiadau cyflym hyn...

• Defnyddio data gweledol - Efallai na fydd hyn yn syndod, ond mae graffiau a siartiau yn gwneud a llawer gwaith gwell o egluro data na thestun. Dangoswch gynnydd pob adran fel pwynt ar graff i roi syniad cliriach iddynt o ble maen nhw'n dod ac i ble maen nhw (gobeithio) yn mynd.
• Llongyfarchiadau ac annog - I'ch tîm chi, efallai mai dyma'r rhan fwyaf nerfus o holl agenda'r cyfarfod cyffredinol. Tawelwch ofnau trwy longyfarch timau ar eu gwaith da, a gwthio’n bwyllog i dimau sy’n tanberfformio drwy ofyn iddynt beth fyddai ei angen arnynt i gael gwell siawns o gyrraedd eu nodau.
• Ei wneud yn rhyngweithiol - Fel y rhan hiraf o'ch cyfarfod ymarferol, a chyda llawer o agweddau nad ydynt yn berthnasol yn uniongyrchol i bawb, efallai y byddwch am gadw'r ffocws yn yr ystafell gyda rhywfaint o ryngweithioldeb. Rhowch gynnig ar arolwg barn, graddfa raddfa, cwmwl geiriau neu hyd yn oed cwis i weld sut ar y trywydd iawn mae eich tîm yn meddwl eu bod.

Unwaith y byddwch wedi cyflwyno’r rhan hon o’r sgwrs, mae’n syniad da rhoi timau mewn ystafelloedd grŵp er mwyn iddynt allu taflu syniadau ar ymateb 3 phig...

1. Yr hyn yr oeddent yn ei hoffi am eu diweddariad cynnydd.
2. Yr hyn nad oedd yn ei hoffi am eu diweddariad cynnydd.
3. Atalydd sy'n rhwystro cynnydd gwell.

5. Cydnabod Staff

⏰ 10 munud

Does dim byd gwaeth na chaethiwo dros rywbeth na chewch chi ddim clod amdano. Mae'n ddymuniad sylfaenol gan bob aelod o'ch staff i chwennych clod lle mae credyd yn ddyledus, felly defnyddiwch y rhan hon o'ch cyfarfod ymarferol i roi'r sylw haeddiannol iddynt.

Nid oes yn rhaid i chi roi cân a dawns gyfan ymlaen (efallai y bydd llawer o'ch staff yn teimlo'n anghyfforddus â hyn beth bynnag), ond gall rhywfaint o gydnabyddiaeth ac o bosibl gwobr fach wneud llawer, nid yn unig i'r unigolyn, ond i'ch cyfarfod fel cyfanwaith.

Yn gyffredinol, mae dwy ffordd o wneud hyn:

1. Cyn y cyfarfod, mae pob arweinydd tîm yn cyflwyno enw rhywun yn eu tîm sydd wedi mynd gam ymhellach yn eu rôl. Defnyddiwch y cyfarfod i gydnabod yr enw a gyflwynwyd fwyaf gan bob tîm.
2. Yn ystod y cyfarfod — Dal a cwmwl geiriau byw i 'arwr tawel' pawb. Bydd yr enw a gyflwynwyd fwyaf gan eich cynulleidfa yn ymddangos yn fawr yng nghanol y cwmwl geiriau, gan roi cyfle i chi gydnabod yn gyhoeddus pwy bynnag ydyw.

Tip 💡 A olwyn troellwr yw'r offeryn rhoi gwobrau perffaith. Does dim byd tebyg i ymgysylltu â'r gynulleidfa!

6. Holi ac Ateb Agored

⏰ 15 munud

Gorffennwch â'r hyn y mae llawer yn ei ystyried yn flaenoriaeth uchaf mewn cyfarfod parod: y Holi ac Ateb byw.

Dyma gyfle i unrhyw un o unrhyw adran danio cwestiynau at y pres uchaf. Disgwyliwch unrhyw beth a phopeth o'r segment hwn, a'i groesawu hefyd, oherwydd efallai y bydd eich tîm yn teimlo mai dyma'r unig amser y gallant gael ateb uniongyrchol i bryder dilys.

Os oes gennych chi dîm mawr, un ffordd o ddelio â'r Holi ac Ateb yn effeithlon yw gofyn am gwestiynau ychydig ddyddiau cyn eich cyfarfod ymarferol, yna hidlo trwyddynt i ddod o hyd i'r rhai sy'n werth eu hateb o flaen y dorf.

Ond, os ydych chi am fod yn fwy tryloyw am y broses gyfan, gadewch i'ch tîm ofyn cwestiynau i chi trwy a llwyfan Holi ac Ateb byw. Fel hyn, gallwch chi gadw popeth trefnus, wedi'i gymedroli a 100% cyfeillgar i weithwyr o bell.

Help Ychwanegol ar gyfer Cyfarfod Llaw

Os ydych chi am roi eich dwylo i gyd yn rhywbeth ychydig yn hirach nag 1 awr, rhowch gynnig ar y gweithgareddau ychwanegol hyn...

1. Straeon Cwsmeriaid

Gall adegau, pan fydd eich cwmni wedi cyffwrdd â chwsmer, fod yn gymhelliant hynod bwerus i'ch tîm.

Naill ai cyn neu yn ystod y cyfarfod, gofynnwch i'ch tîm anfon unrhyw adolygiadau disglair gan gwsmeriaid atoch. Darllenwch y rhain ar gyfer y tîm cyfan, neu hyd yn oed cael cwis fel y gall pawb ddyfalu pa gwsmer roddodd pa adolygiad.

2. Sgwrs Tîm

Gadewch i ni fod yn onest, mae aelodau tîm yn aml yn llawer agosach at eu harweinwyr tîm na'u Prif Swyddog Gweithredol.

Gadewch i bawb glywed gan lais cyfarwydd trwy wahodd arweinwyr pob tîm i ddod i'r llwyfan a chyflwyno eu fersiwn nhw o'r cynnydd nod cam. Mae hyn yn fwy tebygol o fod yn gyfnewidiadwy ac yn gywir, ac mae'n rhoi seibiant i eraill o'ch llais!

3. Amser Cwis!

Sbeiiwch eich dwylo i gyd gyda chwis cystadleuol. Gallwch chi roi pob tîm i mewn i... dimau, yna eu herio ar gyfer y bwrdd arweinwyr trwy gwestiynau yn ymwneud â gwaith.

Beth yw ein hallbwn cynnwys rhagamcanol eleni? Beth oedd cyfradd mabwysiadu ein nodwedd fwyaf y llynedd? Mae cwestiynau fel y rhain nid yn unig yn dysgu rhai metrigau cwmni pwysig, maen nhw hefyd yn cael eich cyfarfod yn bwmpio ac yn helpu i wneud hynny adeiladu'r timau rydych chi eu heisiau.

Cwestiynau Cyffredin