راهنمای جامع جلسات همه‌جانبه: دستور جلسه + الگوی رایگان!

یادداشت های بزرگ گم می شوند؟ کارکنان جدید منتظر معرفی هستند؟ تیم هایی که اهداف خود را شکست می دهند اما به رسمیت شناخته نمی شوند؟ به نظر می رسد جلسه همه جانبه در دستور کار است!

یک شرکت تمام عیار احتمالاً بهترین راه برای متحد کردن کل تیم شما در یک جلسه معمولی اما به شدت سازنده است.

در اینجا نحوه انجام درست آن، با یک دستور کار نمونه و یک الگوی تعاملی و رایگان آورده شده است!

جلسه همه دست چیست؟

An جلسه همه جانبه صرفاً یک جلسه است همه کارکنان یک شرکت. این یک جلسه معمولی است - شاید یک بار در ماه اتفاق بیفتد - و معمولاً توسط روسای شرکت اداره می شود.

یک جلسه همه جانبه سعی می کند چند چیز کلیدی را انجام دهد ...

• برای به روز رسانی کارکنان با هر اطلاعیه های جدید برای ایمیل مناسب نیست
• به مجموعه اهداف شرکت و پیشرفت به سمت موارد موجود را دنبال کنید.
• برای پاداش دادن به دستاوردهای برجسته از افراد و تیم ها
• به کارکنان را تصدیق کنید که پیوسته اند و همچنین کسانی که رفته اند.
• پاسخ دادن سوالات کارکنان از هر گوشه ای از کسب و کار

با توجه به مطالعه 2013جلسات همه‌جانبه می‌تواند الهام‌بخش گفتگوهای صادقانه باشد. رهبران این فرصت را دارند که مستقیماً از افراد در سطوح مختلف درون یک سازمان بشنوند.

با همه اینها، نهایی هدف از یک جلسه همه دست، تزریق است حس وحدت به یک شرکت جای تعجب نیست که این روزها، این چیزی است که بیشتر و بیشتر مورد تقاضا است، و جلسات همه دستی در میان شرکت هایی که به دنبال قوی نگه داشتن ارتباطات در رده های خود هستند از محبوبیت بالایی برخوردار است.

حقیقت خنده دار ⚓ معنای "دیدار همه دست" از فراخوان قدیمی نیروی دریایی می آید، "همه دست روی عرشه"، که برای رساندن همه خدمه کشتی به عرشه بالا برای کمک به حرکت در طوفان استفاده می شود.

چرا یک جلسه تمام دست برگزار کنیم؟

می‌فهمم؛ همه ما سعی داریم از سندرم «دیگر جلسه‌ای در کار نیست» اجتناب کنیم. اضافه کردن یک جلسه دیگر به فهرست جلسات هفتگی، ماهانه و سالانه ممکن است راه خوبی برای تحریک کارکنان علیه شما به نظر برسد، اما در واقع، می‌تواند... تعداد جلساتی که برگزار می کنید را کاهش دهید.

چگونه؟ زیرا یک جلسه همه جانبه همه جانبه است. بخش‌های مهم بسیاری از جلسات دیگری را که در ماه کاری خود خواهید داشت، می‌گیرد و آن را به یک بازه زمانی فشرده 1 ساعته کاهش می‌دهد.

با توجه به مطالعه 2013جلسات همه‌جانبه می‌تواند الهام‌بخش گفتگوهای صادقانه باشد. رهبران این فرصت را دارند که مستقیماً از افراد در سطوح مختلف درون یک سازمان بشنوند.

در نهایت، این واقعاً می تواند مدتی از برنامه شما را آزاد کند. در اینجا برخی از مزایای دیگر یک جلسه تمام دست آمده است ...

1. فراگیر باشید - بیان اینکه چقدر می تواند برای تیم شما معنی داشته باشد، دشوار است که مایلید هر هفته یا ماه با آنها بنشینید. دادن فرصتی به آنها برای پرسیدن سؤالات مهم خود از طریق پرسش و پاسخ و تا حد امکان باز و صادقانه با آنها، یک فرهنگ شرکت فوق العاده ایجاد می کند.
2. یک تیم باشید - همانطور که شنیدن از رئیس فوق العاده است، دیدن چهره همکاران کارمند نیز عالی است. کار از راه دور و دفاتر تقسیم‌بندی شده اغلب می‌تواند افرادی را که قرار است بیشتر ژله‌ای می‌کنند منزوی کند. یک جلسه همه جانبه به آنها فرصتی غیررسمی برای دیدن و گپ زدن مجدد با یکدیگر می دهد.
3. هیچکس را از دست نده - کل ایده پشت یک جلسه همگانی این است که همینطور است همه دستها روی عرشه است. در حالی که ممکن است چند غیبت داشته باشید، می توانید پیام های خود را با آگاهی از این که همه، از جمله کارکنان از راه دور، آنچه را که باید بشنوند، می شنوند.

دست ها بالا برای همه دست!

اگر قرار است همه آنجا باشند، نمایش بگذارید. این الگوی ارائه تعاملی و رایگان را برای جلسه بعدی خود بگیرید!

دستور جلسه تمام دست

برای اینکه واقعاً سر خود را در مورد چه چیزی بپیچید، به یک نمونه دستور جلسه همه جانبه نیاز دارید واقعا در یک دست اتفاق می افتد؟

در اینجا 6 مورد معمولی وجود دارد که ممکن است در دستور کار مشاهده کنید، و همچنین محدودیت های زمانی توصیه شده برای حفظ همه چیز 1 ساعت.

1. یخ شکن

⏰ دقیقه 5

از آنجایی که یک جلسه در سطح شرکت با چهره‌های بالقوه جدید است، این احتمال وجود دارد که برخی از همکاران فرصتی برای نشستن و گپ زدن با یکدیگر نداشته باشند. برای نگهداری از 1 یا 2 یخ شکن استفاده کنید روحیه تیمی قوی و آن مغزهای زیبا را قبل از شروع جلسه گرم کنید.

آنها در شروع جلسات همه جانبه ضروری هستند، زیرا فضای رسمی را که می‌تواند بر تعامل کارکنان تأثیر بگذارد، در هم می‌شکنند و در عین حال به همکاران کمک می‌کنند تا ارتباطات غیرمنتظره‌ای را در بخش‌های مختلف کشف کنند.

برخی از این ایده ها را امتحان کنید:

• کدام GIF حال و هوای شما را توصیف می کند؟ - چند گیف به همه ارائه دهید و از آنها بخواهید به گیفی که به بهترین شکل با احساسشان مطابقت دارد، رأی دهند.
• یک داستان شرم آور را به اشتراک بگذارید - این یکی از مواردی است که ثابت شده ایده‌های خوبی ایجاد می‌کند. از همه بخواهید یک داستان کوتاه و خجالت‌آور بنویسند و آن را به صورت ناشناس ارسال کنند. خواندن این داستان‌ها می‌تواند شروعی خنده‌دار برای دستور جلسه‌ی همه‌جانبه‌ی شما باشد.
• مسابقه پاپ! - هیچ موقعیتی وجود ندارد که نتوان با کمی چیزهای بی اهمیت آن را تقویت کرد. یک مسابقه سریع 5 دقیقه‌ای در مورد رویدادهای جاری یا شیوه‌های شرکت می‌تواند الهام بخش خلاقیت باشد و تمام دستان شما را با سرگرمی‌های تمیز و خوبی شروع کند.

💡 بررسی کنید 10 یخ شکن برای هر جلسه - آنلاین یا غیر آنلاین!

2. به روز رسانی تیم

⏰ دقیقه 5

این احتمال وجود دارد که در این جلسه به چند چهره جدید نگاه کنید، و همچنین چند جدایی اخیر را از دست بدهید. بهتر است زودتر به این موضوع رسیدگی کنید در دستور کار به طوری که هیچ کس به طرز ناخوشایندی نشسته و منتظر معرفی شدن نباشد.

تشکر بزرگ از کارکنانی که به تازگی ترک کرده اند نه تنها رهبری خوب است، بلکه شما را در مقابل مردمتان انسانیت می کند. به همین ترتیب، معرفی زودهنگام چهره‌های جدید به شرکت راهی عالی برای کمک به آن‌ها برای احساس مشارکت و ایجاد آرامش در بقیه جلسه است.

فقط یک تشکر و احوالپرسی سریع برای این کار مفید خواهد بود، اما می توانید با ارائه یک ارائه کوتاه، راه بیشتری را طی کنید.

ضروری است که این موضوع را در ابتدای دستور کار (در ده دقیقه اول) قرار دهید تا ضمن احترام به همکاران سابق، برای اعضای باقی‌مانده تیم نیز پایانی فراهم شود.

این همچنین به کارمندان جدید کمک می‌کند تا احساس کنند که واقعاً مورد استقبال قرار گرفته‌اند، نه اینکه فقط به فکر آینده باشند و در نهایت فضایی مثبت ایجاد می‌کند که اضطراب را برای همه افراد حاضر کاهش می‌دهد.

3. اخبار شرکت

⏰ دقیقه 5

یکی دیگر از موارد سریع اما ضروری در دستور کار جلسه همه‌جانبه شما، به‌روزرسانی تیمتان در مورد فعالیت‌های شرکت است. چرا این موضوع اهمیت دارد؟ هدف این است که همه را در مورد تحولات گسترده‌تر شرکت، رویدادها و نکات لجستیکی که بر همه تأثیر می‌گذارد، هماهنگ و مطلع نگه دارید.

به خاطر داشته باشید که این موضوع در مورد پروژه‌ها و اهداف نیست (که تا دقایقی دیگر اتفاق می‌افتد)، بلکه بیشتر در مورد اطلاعیه‌هایی است که بر کل شرکت تأثیر می‌گذارند. این می‌تواند در مورد معاملات جدید منعقد شده، برنامه‌های جدید تیم‌سازی در حال انجام و همچنین تمام چیزهای خسته‌کننده‌ی ضروری باشد، مانند اینکه لوله‌کش چه روزی برای برداشتن لیوان قهوه‌ای که دفعه‌ی قبل جا گذاشته است، می‌آید.

هدف این فعالیت، تضمین شفافیت و هماهنگی در مورد اتفاقات سراسر شرکت است، ضمن اینکه لحن آن نیز روشن و آموزنده باقی بماند.

4. پیشرفت هدف

⏰ دقیقه 20

اکنون ما در گوشت واقعی همه دستان شما هستیم. اینجاست که اهداف را نشان می‌دهید و با افتخار (یا علناً گریه می‌کنید) در مورد پیشرفت تیم خود به سمت آنها می‌بالید.

این بخش معمولاً پس از اطلاعیه‌های عمومی می‌آید و اغلب توسط روسای بخش‌ها یا سرپرستان تیم‌ها برگزار می‌شود و میزبان یا مجری، جریان را هدایت می‌کند.

این احتمالاً مهمترین بخش جلسه شما است، بنابراین این نکات سریع را بررسی کنید...

• از داده های بصری استفاده کنید - ممکن است تعجب آور نباشد، اما نمودارها و نمودارها این کار را انجام می دهند بسیار شفاف سازی داده ها بهتر از متن است. پیشرفت هر بخش را به عنوان یک نقطه روی یک نمودار نشان دهید تا به آنها نشان دهد که از کجا می آیند و (امیدوارم) به کجا می روند.
• تبریک و تلنگر زدن - برای تیم شما، این ممکن است اعصاب خردکن ترین بخش از دستور کار کل جلسات همه جانبه باشد. با تبریک به تیم‌ها به خاطر کار خوبشان، ترس‌ها را برطرف کنید و به آرامی تیم‌هایی را که عملکرد ضعیفی دارند تحریک کنید و از آنها بپرسید که برای داشتن شانس بهتری برای رسیدن به اهدافشان به چه چیزی نیاز دارند.
• آن را تعاملی کنید - به‌عنوان طولانی‌ترین بخش از جلسه تمام دست‌تان، و با توجه به اینکه بسیاری از جنبه‌ها مستقیماً برای همه اعمال نمی‌شود، ممکن است بخواهید تمرکز را در اتاق با مقداری تعامل حفظ کنید. یک نظرسنجی، رتبه بندی مقیاس، یک ابر کلمه یا حتی یک مسابقه امتحان کنید تا ببینید چگونه در مسیر تیم شما فکر می کند آنها هستند.

هنگامی که این بخش از سخنرانی را ارائه کردید، ایده خوبی است که تیم ها را در اتاق های جداکننده قرار دهید تا بتوانند پاسخی سه جانبه را در ذهن خود ایجاد کنند...

1. آنچه آنها در مورد به روز رسانی پیشرفت خود دوست داشتند.
2. آنچه آنها در مورد به روز رسانی پیشرفت خود دوست نداشتند.
3. مسدود کننده ای که مانع پیشرفت بهتر می شود.

هدف این فعالیت، تقویت شفافیت و پاسخگویی و در عین حال ایجاد انگیزه در تیم‌ها با قدردانی یا تشویق سازنده است.

5. شناخت کارکنان

⏰ دقیقه 10

قدردانی، انگیزه‌ای قدرتمند است و جلسه‌ی شما که با حضور تمام کارکنان برگزار می‌شود، لحظه‌ی بی‌نظیری برای برجسته کردن قهرمانان گمنام در سراسر سازمان شماست.

لازم نیست یک آهنگ و رقص کامل بنویسید (به هر حال ممکن است بسیاری از کارکنان شما با این کار احساس ناراحتی کنند)، اما مقداری شناخت و احتمالاً یک جایزه کوچک می تواند کارهای زیادی انجام دهد، نه فقط برای فرد، بلکه برای جلسه شما به عنوان یک کل

به طور کلی، دو راه برای انجام این کار وجود دارد:

1. قبل از جلسه، همه رهبران تیم نام فردی را در تیم خود ارسال می کنند که در نقش خود بالاتر و بالاتر رفته است. از جلسه برای تایید بیشترین نام ارسال شده از هر تیم استفاده کنید.
2. در طول جلسه - یک ابر کلمه زنده برای «قهرمان خاموش» همه نگه دارید. نامی که بیشترین ارسال را از مخاطبان شما داشته باشد، در مرکز ابر کلمه بزرگ خواهد شد و به شما فرصتی می‌دهد تا علناً از هر کسی که هست، قدردانی کنید.

مراسم تقدیر از کارکنان می‌تواند روحیه را تقویت کند، احترام بین تیمی ایجاد کند و یک حس مثبت و نشاط‌آور به جلسه‌ی شما که با حضور همه کارکنان برگزار می‌شود، ببخشد.

نوک 💡 چرخ و فلک وسیله‌ای عالی برای اهدای جایزه است. هیچ چیز دیگری برای جذب مخاطب مانند آن نیست!

6. پرسش و پاسخ را باز کنید

⏰ دقیقه 15

با چیزی که خیلی‌ها آن را بالاترین اولویت در یک جلسه‌ی همه‌جانبه می‌دانند، جلسه را به پایان برسانید: پرسش و پاسخ زنده.

این فرصتی برای هر کسی از هر بخش است که سوالات خود را در بالاترین سطح ممکن پاسخ دهد. از این بخش انتظار هر چیزی و همه چیز را داشته باشید، و همچنین از آن استقبال کنید، زیرا ممکن است تیم شما احساس کند که این تنها زمانی است که می تواند پاسخی مستقیم به یک نگرانی معتبر دریافت کند.

اگر تیم بزرگی دارید، یکی از راه‌های مقابله مؤثر با پرسش و پاسخ این است که چند روز قبل از جلسه همگانی خود سؤال بپرسید، سپس آنها را فیلتر کنید تا سؤالاتی را که ارزش پاسخگویی در مقابل جمعیت را دارند، بیابید.

هدف این بخش فقط ارائه پاسخ نیست - بلکه این است که به تیم خود صدایی بدهید، نشان دهید که رهبری به حرف‌های شما گوش می‌دهد و جلسه را با لحنی از ... به پایان برسانید. گشودگی و احترام.

اما اگر می‌خواهید در مورد کل فرآیند شفاف‌تر باشید، کافیست به تیم خود اجازه دهید از طریق یک پلتفرم پرسش و پاسخ زنده از شما سوالات خود را بپرسند. به این ترتیب، می‌توانید همه چیز را حفظ کنید. سازمان یافته, تعدیل شده و 100٪ دوستانه برای کارگران از راه دور.

نحوه برگزاری جلسه همه جانبه با استفاده از AhaSlides

۱. ارائه خود را آماده کنید

• یک ارائه جدید ایجاد کنید در AhaSlides.
• اسلایدهای خود را با موضوعات کلیدی که می‌خواهید پوشش دهید، ساختار دهید: به‌روزرسانی‌های شرکت، دستاوردهای تیم، اطلاعیه‌ها، پرسش و پاسخ و غیره.
• استفاده از مخلوطی از اسلایدهای آموزنده (متن، تصاویر، نمودارها) و اسلایدهای تعاملی (نظرسنجی، آزمون، ابر کلمات، پرسش و پاسخ).

2. عناصر تعاملی را اضافه کنید

• نظرسنجی ها: نظرات یا بازخوردهای سریع در مورد ابتکارات جدید را جمع‌آوری کنید.
• اسلایدهای پرسش و پاسخ: به کارمندان اجازه دهید سوالات خود را به صورت زنده ارسال کنند، که می‌توانید در طول یا بعد از ارائه به آنها پاسخ دهید.
• ابرهای کلمات: احساسات تیم را ثبت کنید یا موضوعات کلیدی را برجسته کنید.
• آزمون ها: با استفاده از آزمون‌های سرگرم‌کننده‌ی دانش یا اطلاعات عمومی مربوط به شرکت، تیم را درگیر کنید.

۳. اشتراک‌گذاری دسترسی

• قبل از جلسه، به اشتراک بگذارید لینک یا کد عضویت منحصر به فرد با همه شرکت‌کنندگان تا بتوانند با استفاده از تلفن‌های هوشمند یا دستگاه‌های خود شرکت کنند.
• همه را تشویق کنید که چند دقیقه زودتر به جمع ما بپیوندند تا از تأخیر جلوگیری شود.

۴. در طول جلسه

• اسلایدهای خود را ارائه دهید و بین محتوای آموزنده و فعالیت‌های تعاملی جابه‌جا شوید.
• از نتایج نظرسنجی زنده و پاسخ‌های پرسش و پاسخ برای تحریک بحث‌ها استفاده کنید.
• با مشارکت دادن همه به جای ارتباط یک طرفه، جلسه را پویا نگه دارید.

۵. تعامل و پیگیری

• از بینش‌های حاصل از نظرسنجی‌ها و پرسش و پاسخ برای رفع نگرانی‌ها و تجلیل از دستاوردها استفاده کنید.
• پاسخ‌ها و نتایج را برای مراجعات بعدی یا اشتراک‌گذاری با تیم گسترده‌تر ذخیره کنید.
• در صورت تمایل، می‌توانید متن کامل ارائه یا خلاصه آن را پس از جلسه به اشتراک بگذارید.

کمک های اضافی برای یک جلسه همه دست

اگر به دنبال این هستید که تمام دستان خود را به چیزی بیش از 1 ساعت تبدیل کنید، این فعالیت های اضافی را امتحان کنید...

1. داستان های مشتری

زمانی که شرکت شما مشتری را تحت تأثیر قرار می دهد، می تواند انگیزه بسیار قوی برای تیم شما باشد.

قبل از جلسه یا در طول جلسه، از تیم خود بخواهید نظرات درخشانی از مشتریان برای شما ارسال کند. اینها را برای کل تیم بخوانید، یا حتی یک مسابقه امتحانی داشته باشید تا همه بتوانند حدس بزنند کدام مشتری کدام نظر را ارائه کرده است.

2. گفتگوی تیمی

بیایید صادق باشیم، اعضای تیم اغلب به رهبران تیم خود بسیار نزدیکتر از مدیر عامل خود هستند.

اجازه دهید همه با دعوت از رهبران هر تیم برای آمدن به صحنه و ارائه نسخه خود از صدای آشنا بشنوند. پیشرفت هدف گام. این به احتمال زیاد مرتبط و دقیق است و به دیگران اجازه می دهد صدای شما را کنار بگذارند!

3. زمان آزمون!

با یک مسابقه رقابتی، همه دستان خود را ادویه کنید. می‌توانید هر تیم را در تیم‌های... قرار دهید، سپس آنها را از طریق سؤالات مربوط به کار، برای تابلوی امتیازات به چالش بکشید.

خروجی محتوای پیش بینی شده ما در سال جاری چقدر است؟ نرخ پذیرش بزرگترین ویژگی ما در سال گذشته چقدر بود؟ سوالاتی از این دست نه تنها برخی از معیارهای مهم شرکت را آموزش می‌دهند، بلکه باعث می‌شوند جلسه شما پرانرژی شود و به شما در تشکیل تیم‌های مورد نظرتان کمک می‌کنند.