Matakai 11 Don Gudanar da Nasarar Taron Gudanar da Dabarun

A dabarun gudanarwa taron yana ɗaya daga cikin mafi kyawun hanyoyin da ke taimaka wa ƙungiyoyi masu haɓaka yin nazari da haɓaka ingancin aiki tare da haɓaka aiki don ƙirƙirar sakamako mafi kyau ga kasuwancin. Wannan labarin zai ba ku duk abin da kuke buƙatar sani game da taron gudanarwa na dabarun da yadda ake buɗe taro yadda ya kamata. 

Teburin Abubuwan Ciki

• #1 - Menene Taron Gudanar da Dabarun?
• #2 - Fa'idodin Taron Gudanar da Dabarun
• #3 - Wanene yakamata ya halarci taron Gudanar da Dabarun? 
• #4 - Yadda Ake Gudanar da Babban Taro Na Gudanar da Dabaru (Shirin SMM)

Menene Taron Gudanar da Dabarun?

Gudanar da tarurrukan dabarun (SMM) Ne a tsarin gudanarwa wanda ke mai da hankali kan tsarin dabarun kamfani, wanda ya haɗa da sarrafa tsari, kasafin kuɗi, inganci, ƙa'idodi, da masu ba da kayayyaki don kimanta ingancin aiki da aikin kasuwanci.

Wannan taron na iya faruwa kowane kwata kuma yana iya buƙatar bayanan da aka tattara daga taron dabarun talla, taron dabarun kasuwanci, ko taron dabarun tallace-tallace.

A takaice, Manufar tarurrukan dabarun shine gano yadda za a yi amfani da albarkatun kamfani yadda ya kamata don cimma takamaiman manufofi da manufofi.

Ƙarin Nasihun Aiki tare da AhaSlides

• Taro A Kasuwanci | Nau'o'i 10 da Mafi kyawun Ayyuka
• Mafi kyawun Tips 8 zuwa Ayi Taro Mai Kyau
• Taron Gudanar da Dabarun

Amfanin Taron Gudanar da Dabarun

Taron gudanarwa na dabarun ba wai kawai yana taimaka wa masu halarta su kasance masu himma tare da aikinsu daga isowa kan lokaci da shirya takardu & tambayoyin da za su yi yayin tsara dabarun ba amma kuma yana kawo fa'idodi guda 5 kamar haka:

Rage Kuɗi

Ƙungiyoyi da yawa sun canza zuwa tsarin taron gudanarwa na dabarun gudanarwa. Shirin SMM yana taimaka wa kamfanoni a yanzu suna amfani da kayan aiki da ayyuka masu sauƙi (ko da kyauta) don yin nazarin bayanai tsakanin tarurruka don ganin abin da ke aiki, abin da ba ya yi, da abin da zai iya yin kyau. 

Wannan yana taimakawa wajen kashewa, rarrabawa da saka hannun jari a cikin hikima da inganci gwargwadon yiwuwa.

Ajiye Lokaci da Aiki

Tsara ingantattun tarurrukan yana baiwa sassan ko mahalarta damar fahimtar manufar tattaunawar dabarun da abin da suke bukata don shiryawa da ba da gudummawa.

Misali, waɗanne takardu ne za su kawo, waɗanne alkaluma ne za su gabatar, da waɗanne ayyuka ko mafita da za a zana bayan taron.

Rage ayyukan da za a shirya don taron yana ceton lokaci da ƙoƙari mai yawa ta hanyar rashin yin tururuwa ko zama masu sukar laifin wane amma manta da manufar taron.

Ƙarfafa Ƙarfin Tattaunawa

A yayin taron, ba za a kauce wa jayayya ko rashin jituwa ba. Koyaya, wannan yana haɓaka ikon tattaunawar membobin ƙungiyar ta hanyar tattaunawa da gano mafi kyawun mafita don magance matsaloli ga abokan ciniki da kasuwanci. Kuna iya mamakin samun ingantaccen mai sasantawa a ƙungiyar ku!

Sarrafa Haɗari 

Babu wanda ke son halartar taron da za a soke tsakiyar hanya saboda babu bayanai ko warware matsala.

Don haka, taron na gaba yana nufin kowa yana buƙatar tsarawa, tattarawa, da isar da bayanai daga tarurrukan da suka gabata, bincika wannan bayanan da kuma taimakawa fassara wannan bincike zuwa matakai na gaba. Waɗannan ayyukan suna tabbatar da sarrafa haɗari da kyau. Ko ma sanya taron ya zama mai fa'ida ko kuma ya fi na ƙarshe. 

Kiyaye Ido Akan Kasafin Kudi da Albarkatu

Gudanar da tarurrukan ƙungiyar masu inganci za su iya sa ido da daidaita albarkatu da kuma yanke shawarar kasafin kuɗi. Tarurrukan bitar dabarun za su taimaka haskaka sassa ko shirye-shiryen da za su buƙaci ƙarin kuɗi don samun nasara. Hakanan wuri ne mai kyau don ganin ko kuna buƙatar haɓaka / rage kasafin kuɗin ku ko ma'aikatan ku.

Wanene yakamata ya halarci taron Gudanar da Dabarun? 

Mutanen da ake buƙatar bayyana a taron za su kasance masu girma kamar da Shugaba (Managing Director, Executive Director, City Manager, etc.) da kuma manajan aikin kai tsaye.

Ana buƙatar manyan 'yan wasa su faɗi ra'ayi a cikin tsarawa, amma ba kowa ba ne a zahiri a teburin.

Yawancin mutane a cikin ɗakin na iya haifar da damuwa, hargitsi, da rudani. Idan kuna da mutane da yawa waɗanda ke son shiga cikin wannan tsari, haɗa su ta hanyar kamar Tara ra'ayoyin ma'aikata ta hanyar bincike da cajin wani a cikin taron don tabbatar da wannan bayanan ya isa teburin kuma ana ɗaukarsa wani ɓangare na tsari.

Yadda Ake Gudanar da Taron Gudanar da Dabarun Dabaru (Shirin SMM) 

Tabbatar da tarurrukan gudanarwa na dabarun ku suna farawa tare da ingantaccen tsari. Tare da waɗannan matakan

Shirye-shiryen Taro

Ka tuna bi waɗannan ƙa'idodin don tsara taro tare da matakai 4:

• Jadawalin Lokaci kuma Tattara Mahimman Bayanai/Rahoto

Tsara jadawalin kuma tabbatar da gayyatar duk shugabanni da manyan ma'aikatan da ake buƙatar halartar wannan taron. Tabbatar cewa mutanen da ke cikin ɗakin mutane ne waɗanda za su iya shiga cikin taron.

A lokaci guda, tattara bayanan da ake buƙata, da rahotanni, sabunta alamun matsayi, har ma da tambayoyin da za a amsa a cikin taron. Tabbatar cewa abubuwan da aka gabatar ba su kusa kusa da ranar taron ba don haka kowa zai iya shiga cikin bayanan baya-bayan nan kuma ya rubuta nazari kan abubuwan da suka kunno kai ko al'amurra.

• Samfurin Shirin Shirin

Ajanda tana taimaka muku da mahalarta ku tsaya kan hanya. Ra'ayoyin taron tattaunawa zai tabbatar da amsoshin tambayoyin:

• Me yasa muke wannan taron?
• Menene muke bukata mu cim ma sa’ad da aka gama taron?
• Menene matakai na gaba ya kamata mu ɗauka?

Ka tuna cewa a Ajandar taron gudanarwar dabarun na iya zama kamar bita na manufofi, matakai, da tsare-tsare, tabbatar da dabarun, da ci gaba da alkibla da ayyuka na yau da kullun.

Ga samfurin ajanda:

1. 9.00 AM - 9.30 AM: Bayanin makasudin taron
2. 9.30 AM - 11.00 AM: Sake kimanta tsarin duka
3. 1.00 PM - 3.00 PM: Sabunta Sashen da Shugabanni
4. 3.00 - 4.00 PM: Fitattun Al'amura
5. 4.00 PM - 5.00 PM: An Ba da Magani
6. 5.00 PM - 6.00 PM: Shirin Ayyuka
7. 6.00 PM - 6.30 PM: Zama na QnA
8. 6.30:7.00 PM - XNUMX:XNUMX PM: Nadawa

• Saita Dokokin Ƙasa

Kuna iya kafa dokoki don kowa ya shirya kafin taron.

Misali, idan ba za su iya halarta ba, dole ne su aika mataimaki maimakon. 

Ko masu halarta dole ne su kiyaye tsari, mutunta mai magana, kar a katse (da sauransu)

• Kowane wata Tarukan hannu duka

Kamar yadda aka ambata a sama, taron gudanarwa na dabarun babban taron ne, yawanci ana gudanar da shi kowane kwata. Don haka, idan kuna son ma'aikatan ku su saba da wannan aikin kuma ku kasance cikin shiri gwargwadon iko. Kuna buƙatar sake nazarin taron kuma shirya tarurrukan hannu na kowane wata don sabunta ma'aikata tare da duk wani sabon sanarwar da ba ta dace da imel ba kuma don saita manufofin kamfani da bin diddigin ci gaba ga waɗanda suke.

• Yi taron farawa na Project

Idan taron hannu-da-hannu zai taimaka wa ma'aikata su san da kuma shirya bayanai don sarrafa dabarun sannan taron kaddamar da aiki shine ganawa ta farko tsakanin abokin ciniki wanda ya ba da umarnin wani aiki da kamfanin da zai kawo shi rayuwa. Wannan taron zai buƙaci manyan 'yan wasa kawai don tattauna tushen aikin, manufarsa, da manufofinsa.

Taron

• Ƙayyade Maƙasudin Taro da Sakamako da ake so

Taron tsare-tsare na iya yin kuskure gaba ɗaya idan an gudanar da shi ba tare da baiwa kowa maƙasudin maƙasudai da buƙatun abin da ake buƙata ba. Shi ya sa mataki na farko shi ne ayyana maƙasudi bayyananne, tabbataccen manufa ga taron.

Wasu misalan bayyanannun manufofin:

• Dabarar akan kafofin watsa labarun don isa ga matasa masu sauraro. 
• Shirin haɓaka sabon samfuri, sabon fasali.

Hakanan zaka iya saita takamaiman batutuwan taron gudanarwa na dabarun a matsayin wani ɓangare na burin ku, kamar haɓakar kasuwanci a cikin rabin na biyu na shekara.

Kasance takamaiman gwargwadon yiwuwa tare da burin ku. Ta haka, yana da sauƙi ga kowa ya ci gaba da aiki kuma ya yanke shawara mai kyau.

• Karya Ice 

Tare da canjin hanyar aiki bayan shekaru biyu na cutar, dole ne kamfanoni su kasance a shirye koyaushe tare da tarurrukan kama-da-wane da kuma taron al'ada. Mutanen da ke sadarwa ta fuskar kwamfuta yayin da wasu ke zaune a ofis wani lokaci za su sa abokan aikin ku su ji daɗi da kuma yanke haɗin gwiwa.

Saboda haka, kuna buƙatar a taron tawagar tare da kankara da ayyukan haɗin gwiwa a farkon taron don dumama yanayi.

• Ka Sanya Taron Haɗin Kai

Samun cikakken saka hannun jari na ƙungiyar ku a cikin tsarin dabarun yana buƙatar haɓaka hulɗar gaske. Maimakon gabatar da kai tsaye, gwada rarrabuwar kawuna inda sassa daban-daban za su iya tuntuɓar hanyoyin magance matsalolin kwanan nan.

Sanya kowane rukuni kalubalen da kamfanin ku ke fuskanta. Sa'an nan kuma, bari kerawa su gudu - ko ta hanyar wasanni na gina ƙungiya, saurin jefa ƙuri'a, ko tambayoyin tattaunawa masu tunani. Wannan raba ra'ayoyi a cikin ƙaramin matsi na iya haifar da fahimta mara tsammani.

Lokacin sake taro, nemi tsari mai tsari amma buɗe martani daga kowane fashewa. Tunatar da kowa cewa babu "ra'ayoyin" kuskure a wannan matakin. Manufar ku ita ce fahimtar duk ra'ayoyi don shawo kan cikas tare.

• Gano Ƙalubalen da za a iya fuskanta

Me zai faru idan taron ya wuce lokacin da aka ware? Idan ƙungiyar jagoranci ta kasance ba ta nan don tunkarar wasu batutuwan da ba a zata fa? Idan kowa ya shagaltu da zargin wasu kuma ba ya samun abin da ake so?

Da fatan za a lissafa duk haɗarin haɗari tare da mafita don shirya da kyau!

Misali, la'akari da yin amfani da lokacin ƙidayar ƙidaya don takamaiman abubuwan ajanda ko gabatarwa. 

• Yi Amfani da Kayayyakin Kan layi 

Yin amfani da hotuna da kayan aiki dole ne a yau a cikin taro idan kuna son sadar da ra'ayoyi cikin sauƙi da sauri. Hakanan za a gabatar da rahotanni da ƙididdiga a gani kuma suna da sauƙin fahimta godiya ga waɗannan kayan aikin. Hakanan yana ƙarfafa mutane don ba da labari kuma yana taimaka muku yanke shawara cikin sauri ta hanyar samun ra'ayi na ainihi. Kuna iya nemo kayan aikin kyauta da masu samar da samfuri kamar AhaSlide, Miro, da Google Slide.

Misali, Amfani Abubuwan Gabatarwa da kayan aiki kamar rumfunan zaɓe da safiyo don samar da ra'ayoyin ƙirƙira da nuna su a cikin ainihin lokaci.

• Kunna tare da Tsarin Taro na Gidan Gari 

Mu kammala taron tare da zaman Q&A a ciki Tnasu tsarin taron Hall.

Mahalarta na iya tayar da tambayoyin da suke so kuma su sami amsoshi nan take daga shugabanni. Ya tabbatar da cewa shugabanni ba kawai masu yanke shawara ne marasa fuska ba, amma masu tunani ne masu tunani wadanda ba kawai sanya bukatun kamfani a gaba ba har ma suna tunanin bukatun ma'aikatansu.

• Nasihu don Gudanar da Taron Gudanar da Dabarun

Baya ga matakan da ke sama, ga wasu ƙananan bayanan kula don taimaka muku yadda ake tsara zaman tsara dabaru mafi kyau:

• Tabbatar kowa yana shiga cikin tattaunawar.
• Tabbatar kowa yana sauraro sosai.
• Tabbatar kowa yayi amfani da basirar aikin haɗin gwiwa.
• Yi aiki don taƙaita zaɓuɓɓukan ƙasa kaɗan gwargwadon yiwuwa.
• Kada ku ji tsoron kiran kuri'a don ganin matakin ra'ayi da yarjejeniya.
• Kasance m! Shirye-shiryen dabarun lokaci ne don bincika kerawa da ganin halayen da mafita ga yanayin gabaɗayan ƙungiyar.

A takaice

Don gudanar da taron gudanarwa na nasara mai nasara. Dole ne ku shirya da kyau kowane mataki daga mutane, takardu, bayanai, da kayan aiki. Samar da ajanda kuma tsaya tare da shi don mahalarta su san abin da za su yi da kuma ayyukan da za a ba su. 

AhaSlide yana fatan samar da duk amsoshin tambayoyinku game da yadda ake jagorantar taron tsara dabaru. Da fatan za ku ji daɗin shawarwarin da taimakon dabarun da aka zayyana a cikin wannan labarin don kiyaye tarurrukan gudanarwa na dabaru da ayyukan ƙungiya masu aiki da fa'ida ko a layi ko kan layi.

Tambayoyin da