Udhëzuesi Përfundimtar i Takimeve për të Gjitha Dore: Axhenda + Shabllon Falas!

Do të mungojnë memorandumet e mëdha? Stafi i ri që pret të prezantohet? Ekipet që thyejnë qëllimet e tyre, por nuk marrin njohje? Duket si një takim gjithëpërfshirës është në rendin e ditës!

Një kompani e gjithanshme është ndoshta mënyra më e mirë për të bashkuar të gjithë ekipin tuaj në një takim të rastësishëm, por intensivisht produktiv.

Ja se si ta bëni atë siç duhet, me një axhendë shembull dhe një shabllon falas, interaktiv!

Çfarë është një takim me të gjithë duart?

An takim gjithëpërfshirës është thjesht një takim që përfshin gjithë stafi i një kompanie. Është një takim i rregullt - që ndodh ndoshta një herë në muaj - dhe zakonisht drejtohet nga drejtuesit e kompanisë.

Një takim i të gjithëve përpiqet të realizojë disa gjëra kyçe...

• për të përditësuar stafin me ndonjë njoftime të reja jo i përshtatshëm për email.
• për të vendosur qëllimet e kompanisë dhe gjurmoni progresin drejt atyre ekzistuese.
• të shpërblesh arritje të jashtëzakonshme nga individë dhe ekipe.
• në njohin stafin që janë bashkuar si dhe ata që janë larguar.
• per t'u pergjigjur pyetjet e punonjësve nga çdo cep i biznesit.

Sipas një Studimi 2013, all-hands meetings can inspire candid conversations. Leaders have a chance to hear directly from people at various levels within an organization.

Me gjithë këtë, i fundit qëllimi i një takimi me të gjitha duart është injektimi një ndjenjë uniteti në një kompani. Nuk është për t'u habitur, këto ditë, kjo është diçka që kërkohet gjithnjë e më shumë, dhe takimet e të gjithëve po gëzojnë një rritje të popullaritetit midis kompanive që kërkojnë të mbajnë lidhje të forta brenda radhëve të tyre.

Fakt gazmor ⚓ Kuptimi i 'takimit me të gjithë duart' vjen nga thirrja e vjetër detare, 'të gjithë duart në kuvertë', e përdorur për të sjellë të gjithë anëtarët e ekuipazhit të një anijeje në kuvertën e sipërme për të ndihmuar në lundrimin e një stuhie.

Pse të organizoni një takim me të gjithë duart?

I get it; we're all trying to avoid the 'not another meeting' syndrome. Adding another one to the roster of weekly, monthly, and yearly meetings may seem like a good way to turn your staff against you, but actually, it could zvogëloni numrin e takimeve që mbani.

Si? Sepse një takim i të gjitha duarve është gjithëpërfshirës. Ai merr pjesët e rëndësishme të shumë prej takimeve të tjera që do të keni në muajin tuaj të punës dhe e përmbledh atë në një kohë të ngushtë 1-ore.

Sipas një Studimi 2013, all-hands meetings can inspire candid conversations. Leaders have a chance to hear directly from people at various levels within an organization.

Në fund të fundit, kjo mund të lirojë vërtet pak kohë në orarin tuaj. Këtu janë disa nga përfitimet e tjera të një takimi të të gjithëve...

1. Be inclusive - Është e vështirë të shprehësh se sa shumë mund të thotë për ekipin tënd që je i gatshëm të ulesh me ta çdo javë ose muaj. Duke u dhënë atyre mundësinë për të bërë pyetjet e tyre të ndezura përmes një pyetje dhe përgjigje dhe të qenit sa më të hapur dhe të sinqertë me ta, ndërton një kulturë të mrekullueshme të kompanisë.
2. Be a team - Ashtu siç është e mrekullueshme të dëgjosh nga shefi, është gjithashtu e mrekullueshme të shohësh fytyrat e kolegëve të punës. Puna në distancë dhe zyrat e segmentuara shpesh mund të izolojnë njerëzit që janë menduar të jenë më të gëlltitur. Një takim i përbashkët u ofron atyre një shans joformal për t'u parë dhe biseduar përsëri me njëri-tjetrin.
3. Mos i mungon askujt - E gjithë ideja pas një takimi të të gjithëve është se është të gjitha duart në kuvertë. Ndërsa mund të keni disa mungesa, ju mund t'i dërgoni mesazhet tuaja duke ditur se të gjithë, duke përfshirë punonjësit në distancë, po dëgjojnë atë që duhet të dëgjojnë.

Duart lart për Gjithë-Duar!

Nëse të gjithë do të jenë atje, vendosni një shfaqje. Merrni këtë shabllon prezantimi falas, interaktiv për takimin tuaj të ardhshëm të të gjithëve!

Axhenda e takimit të të gjithëve

Keni nevojë për një shembull të axhendës së mbledhjeve të të gjithëve për të mbështjellë me të vërtetë kokën rreth asaj në të vërtetë ndodh në duart e të gjithëve?

Këtu janë 6 pika tipike që mund t'i shihni në rendin e ditës, si dhe kufizimet kohore të rekomanduara për të mbajtur gjithçka në rregull 1 orë.

1. Thyesit e akullit

⏰ 5 minuta

Duke qenë një takim në të gjithë kompaninë me disa fytyra potencialisht të reja, ka një shans të mirë që disa kolegë të mos kenë pasur mundësinë të ulen dhe të bisedojnë me njëri-tjetrin për një kohë. Përdorni 1 ose 2 thyes akulli për të mbajtur shpirti i ekipit forco dhe ngrohu ata trurin e bukur përpara se të fillojë masa e takimit.

They're essential at the start of all-hands meetings, because they break down the formal atmosphere that can affect employees' engagement while helping colleagues discover unexpected connections across departments.

Provoni disa nga këto ide:

• Cili GIF përshkruan disponimin tuaj? - Present everyone with a few GIFs and ask them to vote for the one that best applies to how they're feeling.
• Ndani një histori të sikletshme - Here's one that's proven to generate good ideas. Ask everyone to write a short, embarrassing story and submit it anonymously. Reading these out can be a hilarious start to your all-hands meeting agenda.
• Kuiz pop! - Nuk ka situatë që nuk mund të rritet me pak gjëra të vogla. Një kuiz i shpejtë 5-minutësh mbi ngjarjet aktuale ose praktikat e kompanisë mund të frymëzojë kreativitetin dhe të fillojë me një argëtim të mirë.

💡 Kontrolloni 10 akullthyese për çdo takim - online or otherwise!

2. Përditësimet e ekipit

⏰ 5 minuta

Ka mundësi që të shikoni disa fytyra të reja në këtë takim, si dhe të mungoni disa largime të fundit. Është më mirë të trajtojeni këtë herët në rendin e ditës në mënyrë që askush të mos jetë ulur rreth e rrotull duke pritur që të prezantohet.

Falënderimi i madh për stafin që sapo është larguar nuk është vetëm një udhëheqje e mirë, por edhe ju humanizon përpara njerëzve tuaj. Po kështu, prezantimi i hershëm i fytyrave të reja në kompani është një mënyrë e shkëlqyer për t'i ndihmuar ata të ndihen të përfshirë dhe t'i qetësojnë të gjithë për pjesën tjetër të takimit.

Vetëm një falënderim dhe përshëndetje e shpejtë do të bëjë për këtë, por ju mund të kaloni milje shtesë duke bërë një prezantim të shkurtër.

It's essential to place this early in the agenda (within the first 10 minutes) to show respect for former colleagues while providing closure for remaining team members.

This also helps new employees feel genuinely welcomed rather than like afterthoughts, ultimately setting a positive tone that reduces anxiety for everyone present.

3. Lajmet e Kompanisë

⏰ 5 minuta

Another quick but essential item on your all-hands meeting agenda is updating your team on the company's activities. Why does this matter? It is to keep everyone aligned and informed about broader company developments, events, and logistical notes that affect everyone.

Bear in mind that this isn't about projects and goals (that comes in a minute), but more about announcements that affect the whole company. This can be about new deals struck, new team-building plans in the pipeline and also all that necessary boring stuff, like what day the plumber's coming to pick up the coffee mug he left last time.

This activity aims to ensure transparency and alignment on what’s happening across the company, while also keeping the tone light and informative.

4. Përparimi i qëllimit

⏰ 20 minuta

Tani ne jemi në mishin e vërtetë të të gjithë duarve tuaja. Këtu do të tregoni qëllimet dhe do të mburreni me krenari (ose qani publikisht) për përparimin e ekipit tuaj drejt tyre.

This segment typically comes after general announcements and is often led by department heads or team leads, with the host or moderator guiding the flow.

Ky është ndoshta pjesa më e rëndësishme e takimit tuaj, prandaj shikoni këto këshilla të shpejta...

• Përdorni të dhëna vizuale - Kjo mund të mos jetë befasi, por grafikët dhe grafikët bëjnë një shumë punë më e mirë për të sqaruar të dhënat sesa teksti. Tregoni përparimin e secilit departament si një pikë në një grafik për t'u dhënë atyre një tregues më të qartë se nga vijnë dhe ku (shpresojmë) po shkojnë.
• Përgëzoni dhe nxisni - Për ekipin tuaj, kjo mund të jetë pjesa më nervoze e të gjithë axhendës së takimit të të gjithëve. Zbuteni frikën duke i përgëzuar ekipet për punën e tyre të mirë dhe duke nxitur butësisht skuadrat që nuk performojnë mirë duke i pyetur se çfarë do t'u duhej për të pasur një shans më të mirë për të arritur qëllimet e tyre.
• Bëni atë interaktive - Si pjesa më e gjatë e takimit tuaj të të gjithëve, dhe me shumë aspekte që nuk zbatohen drejtpërdrejt për të gjithë, mund të dëshironi të mbani fokusin në dhomë me njëfarë interaktiviteti. Provoni një sondazh, vlerësim në shkallë, një re fjalësh apo edhe një kuiz për të parë se si në rrugën e duhur ekipi juaj mendon se janë.

Pasi të keni dhënë këtë pjesë të fjalimit, është një ide e mirë që t'i vendosni ekipet në dhomat e takimit, në mënyrë që ata të mund të krijojnë një përgjigje me 3 drejtime...

1. Çfarë u pëlqeu për përditësimin e përparimit të tyre.
2. Çfarë nuk u pëlqeu në lidhje me përditësimin e progresit të tyre.
3. Një bllokues që po pengon përparimin më të mirë.

This activity aims to foster transparency and accountability while motivating teams with recognition or constructive encouragement.

5. Njohja e Stafit

⏰ 10 minuta

Recognition is a powerful motivator, and your all-hands meeting is the perfect moment to highlight the unsung heroes across your organization.

Ju nuk keni nevojë të vendosni një këngë dhe vallëzim të tërë (shumë nga stafi juaj mund të ndihet i pakëndshëm me këtë gjithsesi), por një njohje dhe ndoshta një çmim i vogël mund të bëjë shumë, jo vetëm për individin, por për takimin tuaj si një e tërë.

Në përgjithësi, ka dy mënyra për ta bërë këtë:

1. Para takimit, të gjithë drejtuesit e ekipit paraqesin emrin e dikujt në ekipin e tyre, i cili ka kaluar më lart dhe përtej rolit të tyre. Përdorni takimin për të njohur emrin më të dorëzuar nga secili ekip.
2. Gjatë takimit - Hold a live word cloud for everyone's 'silent hero'. The most submitted name from your audience will loom large at the centre of the word cloud, giving you a chance to publicly acknowledge whoever it is.

Staff recognition ritual can boost morale, build cross-team respect, and add a positive emotional lift to your all-hands meeting.

Bakshish 💡 A spinner wheel is the perfect prize giveaway tool. There's nothing like it for audience engagement!

6. Hapni pyetjet dhe përgjigjet

⏰ 15 minuta

Finish up with what many consider to be the highest priority in an all-hands meeting: the live Q&A.

Ky është një shans për këdo nga çdo departament që të bëjë pyetje në krye. Prisni gjithçka dhe gjithçka nga ky segment, dhe mirëpriteni gjithashtu, pasi ekipi juaj mund të ndihet sikur është hera e vetme që mund të marrë një përgjigje të drejtpërdrejtë për një shqetësim të vlefshëm.

Nëse keni një ekip të madh, një mënyrë për t'u marrë me pyetjet dhe përgjigjet në mënyrë efikase është të bëni pyetje disa ditë përpara takimit tuaj të të gjithëve, pastaj filtrojeni përmes tyre për të gjetur ato që ia vlen t'u përgjigjeni përpara turmës.

The purpose of this segment isn’t just to provide answers—it's to give your team a voice, show that leadership is listening, and close the meeting with a tone of openness and respect.

But, if you want to be more transparent about the whole process, simply let your team ask you questions via a live Q&A platform. This way, you can keep everything i organizuar, moderuar dhe 100% miqësore për punëtorët në distancë.

How to Conduct an All-Hands Meeting Using AhaSlides

1. Prepare Your Presentation

• Krijo një prezantim të ri në AhaSlides.
• Structure your slides with key topics you want to cover: company updates, team achievements, announcements, Q&A, etc.
• Use a mix of informative slides (text, images, charts) and diapozitivë interaktivë (polls, quizzes, word clouds, Q&A).

2. Add Interactive Elements

• Sondazhet: Gather opinions or quick feedback on new initiatives.
• Q&A slides: Allow employees to submit questions live, which you can answer during or after the presentation.
• Word Clouds: Capture team sentiments or highlight key themes.
• Kuize: Engage the team with fun knowledge checks or company trivia.

3. Share Access

• Before the meeting, share the unique join link or code with all attendees so they can participate using their smartphones or devices.
• Encourage everyone to join a few minutes early to avoid delays.

4. During the Meeting

• Present your slides, switching between informative content and interactive activities.
• Use live poll results and Q&A responses to stimulate discussions.
• Keep the session dynamic by involving everyone rather than just one-way communication.

5. Engage and Follow Up

• Use the insights from polls and Q&A to address concerns and celebrate achievements.
• Save responses and results for future reference or to share with the wider team.
• Optionally, share the full presentation or summary after the meeting.

Ndihma shtesë për një takim me të gjithë duart

Nëse jeni duke kërkuar të plotësoni gjithçka për diçka pak më të gjatë se 1 orë, provoni këto aktivitete shtesë...

1. Historitë e Klientit

Kohët, kur kompania juaj ka prekur një klient, mund të jetë një motivim jashtëzakonisht i fuqishëm për ekipin tuaj.

Ose përpara ose gjatë takimit, bëni që ekipi juaj t'ju dërgojë ndonjë koment të shkëlqyeshëm nga klientët. Lexoni këto për të gjithë ekipin, ose madje bëni një kuiz në mënyrë që të gjithë të mund të hamendësojnë se cili klient dha cilin koment.

2. Biseda në ekip

Le të jemi të sinqertë, anëtarët e ekipit janë shpesh shumë më afër drejtuesve të ekipit të tyre sesa CEO-t e tyre.

Lërini të gjithë të dëgjojnë nga një zë i njohur duke ftuar drejtuesit e secilit ekip të dalin në skenë dhe të japin versionin e tyre të përparimi i qëllimit hap. Kjo ka më shumë gjasa të jetë e ngjashme dhe e saktë, dhe u jep të tjerëve një pushim nga zëri juaj!

3. Koha e kuizit!

Erëzoni duart tuaja me një kuiz konkurrues. Ju mund ta vendosni çdo ekip në... ekipe, më pas t'i bëni ata të sfidojnë për tabelën e drejtuesve përmes pyetjeve që lidhen me punën.

Cili është produkti ynë i parashikuar i përmbajtjes këtë vit? Cila ishte shkalla e adoptimit të funksionit tonë më të madh vitin e kaluar? Questions like these don't only teach some important company metrics, they also get your meeting pumping and help to build the teams you want.