Do të mungojnë memorandumet e mëdha? Stafi i ri që pret të prezantohet? Ekipet që thyejnë qëllimet e tyre, por nuk marrin njohje? Duket si një takim gjithëpërfshirës është në rendin e ditës!
Një kompani e gjithanshme është ndoshta mënyra më e mirë për të bashkuar të gjithë ekipin tuaj në një takim të rastësishëm, por intensivisht produktiv.
Ja se si ta bëni atë siç duhet, me një axhendë shembull dhe një shabllon falas, interaktiv!
Çfarë është një takim me të gjithë duart?
An takim gjithëpërfshirës është thjesht një takim që përfshin gjithë stafi i një kompanie. Është një takim i rregullt - që ndodh ndoshta një herë në muaj - dhe zakonisht drejtohet nga drejtuesit e kompanisë.
Një takim i të gjithëve përpiqet të realizojë disa gjëra kyçe...
- për të përditësuar stafin me ndonjë njoftime të reja jo i përshtatshëm për email.
- për të vendosur qëllimet e kompanisë dhe gjurmoni progresin drejt atyre ekzistuese.
- të shpërblesh arritje të jashtëzakonshme nga individë dhe ekipe.
- në njohin stafin që janë bashkuar si dhe ata që janë larguar.
- per t'u pergjigjur pyetjet e punonjësve nga çdo cep i biznesit.
Sipas një Studimi 2013, takimet me pjesëmarrjen e të gjithëve mund të frymëzojnë biseda të sinqerta. Udhëheqësit kanë mundësinë të dëgjojnë drejtpërdrejt nga njerëz në nivele të ndryshme brenda një organizate.
Me gjithë këtë, i fundit qëllimi i një takimi me të gjitha duart është injektimi një ndjenjë uniteti në një kompani. Nuk është për t'u habitur, këto ditë, kjo është diçka që kërkohet gjithnjë e më shumë, dhe takimet e të gjithëve po gëzojnë një rritje të popullaritetit midis kompanive që kërkojnë të mbajnë lidhje të forta brenda radhëve të tyre.
Fakt gazmor ⚓ Kuptimi i 'takimit me të gjithë duart' vjen nga thirrja e vjetër detare, 'të gjithë duart në kuvertë', e përdorur për të sjellë të gjithë anëtarët e ekuipazhit të një anijeje në kuvertën e sipërme për të ndihmuar në lundrimin e një stuhie.
Pse të organizoni një takim me të gjithë duart?
E kuptoj; të gjithë po përpiqemi të shmangim sindromën 'asnjë takim tjetër'. Shtimi i një takimi tjetër në listën e takimeve javore, mujore dhe vjetore mund të duket si një mënyrë e mirë për ta kthyer stafin tuaj kundër jush, por në të vërtetë, mund të... zvogëloni numrin e takimeve që mbani.
Si? Sepse një takim i të gjitha duarve është gjithëpërfshirës. Ai merr pjesët e rëndësishme të shumë prej takimeve të tjera që do të keni në muajin tuaj të punës dhe e përmbledh atë në një kohë të ngushtë 1-ore.
Sipas një Studimi 2013, takimet me pjesëmarrjen e të gjithëve mund të frymëzojnë biseda të sinqerta. Udhëheqësit kanë mundësinë të dëgjojnë drejtpërdrejt nga njerëz në nivele të ndryshme brenda një organizate.
Në fund të fundit, kjo mund të lirojë vërtet pak kohë në orarin tuaj. Këtu janë disa nga përfitimet e tjera të një takimi të të gjithëve...
- Jini gjithëpërfshirës - Është e vështirë të shprehësh se sa shumë mund të thotë për ekipin tënd që je i gatshëm të ulesh me ta çdo javë ose muaj. Duke u dhënë atyre mundësinë për të bërë pyetjet e tyre të ndezura përmes një pyetje dhe përgjigje dhe të qenit sa më të hapur dhe të sinqertë me ta, ndërton një kulturë të mrekullueshme të kompanisë.
- Bëhu një ekip - Ashtu siç është e mrekullueshme të dëgjosh nga shefi, është gjithashtu e mrekullueshme të shohësh fytyrat e kolegëve të punës. Puna në distancë dhe zyrat e segmentuara shpesh mund të izolojnë njerëzit që janë menduar të jenë më të gëlltitur. Një takim i përbashkët u ofron atyre një shans joformal për t'u parë dhe biseduar përsëri me njëri-tjetrin.
- Mos i mungon askujt - E gjithë ideja pas një takimi të të gjithëve është se është të gjitha duart në kuvertë. Ndërsa mund të keni disa mungesa, ju mund t'i dërgoni mesazhet tuaja duke ditur se të gjithë, duke përfshirë punonjësit në distancë, po dëgjojnë atë që duhet të dëgjojnë.
Duart lart për Gjithë-Duar!
Nëse të gjithë do të jenë atje, vendosni një shfaqje. Merrni këtë shabllon prezantimi falas, interaktiv për takimin tuaj të ardhshëm të të gjithëve!
Axhenda e takimit të të gjithëve
Keni nevojë për një shembull të axhendës së mbledhjeve të të gjithëve për të mbështjellë me të vërtetë kokën rreth asaj në të vërtetë ndodh në duart e të gjithëve?
Këtu janë 6 pika tipike që mund t'i shihni në rendin e ditës, si dhe kufizimet kohore të rekomanduara për të mbajtur gjithçka në rregull 1 orë.
1. Thyesit e akullit
⏰ 5 minuta
Duke qenë një takim në të gjithë kompaninë me disa fytyra potencialisht të reja, ka një shans të mirë që disa kolegë të mos kenë pasur mundësinë të ulen dhe të bisedojnë me njëri-tjetrin për një kohë. Përdorni 1 ose 2 thyes akulli për të mbajtur shpirti i ekipit forco dhe ngrohu ata trurin e bukur përpara se të fillojë masa e takimit.
Ato janë thelbësore në fillim të takimeve me pjesëmarrje të të gjithëve, sepse zbërthejnë atmosferën formale që mund të ndikojë në angazhimin e punonjësve, ndërkohë që i ndihmojnë kolegët të zbulojnë lidhje të papritura midis departamenteve.
Provoni disa nga këto ide:
- Cili GIF përshkruan disponimin tuaj? - Prezantojuni të gjithëve disa GIF dhe kërkojuni të votojnë për atë që i përshtatet më mirë mënyrës se si ndihen.
- Ndani një histori të sikletshme - Ja një që ka provuar të gjenerojë ide të mira. Kërkojuni të gjithëve të shkruajnë një histori të shkurtër dhe të sikletshme dhe ta dorëzojnë atë në mënyrë anonime. Leximi i këtyre mund të jetë një fillim shumë qesharak për axhendën tuaj të takimeve me pjesëmarrje të plotë.
- Kuiz pop! - Nuk ka situatë që nuk mund të rritet me pak gjëra të vogla. Një kuiz i shpejtë 5-minutësh mbi ngjarjet aktuale ose praktikat e kompanisë mund të frymëzojë kreativitetin dhe të fillojë me një argëtim të mirë.
💡 Kontrolloni 10 akullthyese për çdo takim - në internet ose ndryshe!
2. Përditësimet e ekipit
⏰ 5 minuta
Ka mundësi që të shikoni disa fytyra të reja në këtë takim, si dhe të mungoni disa largime të fundit. Është më mirë të trajtojeni këtë herët në rendin e ditës në mënyrë që askush të mos jetë ulur rreth e rrotull duke pritur që të prezantohet.
Falënderimi i madh për stafin që sapo është larguar nuk është vetëm një udhëheqje e mirë, por edhe ju humanizon përpara njerëzve tuaj. Po kështu, prezantimi i hershëm i fytyrave të reja në kompani është një mënyrë e shkëlqyer për t'i ndihmuar ata të ndihen të përfshirë dhe t'i qetësojnë të gjithë për pjesën tjetër të takimit.
Vetëm një falënderim dhe përshëndetje e shpejtë do të bëjë për këtë, por ju mund të kaloni milje shtesë duke bërë një prezantim të shkurtër.
Është thelbësore që kjo të vendoset herët në axhendë (brenda 10 minutave të para) për të treguar respekt për ish-kolegët, ndërkohë që u siguroni një mbyllje anëtarëve të mbetur të ekipit.
Kjo gjithashtu i ndihmon punonjësit e rinj të ndihen vërtet të mirëpritur dhe jo si mendime të lëna pas dore, duke vendosur në fund të fundit një ton pozitiv që zvogëlon ankthin për të gjithë të pranishmit.
3. Lajmet e Kompanisë
⏰ 5 minuta
Një tjetër pikë e shpejtë, por thelbësore në axhendën tuaj të takimeve të të gjithëve është përditësimi i ekipit tuaj mbi aktivitetet e kompanisë. Pse ka rëndësi kjo? Është për t'i mbajtur të gjithë të informuar rreth zhvillimeve, ngjarjeve dhe shënimeve logjistike të kompanisë që ndikojnë te të gjithë.
Mbani mend se kjo nuk ka të bëjë me projekte dhe objektiva (që vijnë menjëherë), por më shumë me njoftime që ndikojnë në të gjithë kompaninë. Mund të ketë të bëjë me marrëveshje të reja të arritura, plane të reja për ndërtimin e ekipit që janë në proces dhe gjithashtu me të gjitha ato gjërat e mërzitshme, si p.sh. se në cilën ditë do të vijë hidrauliku të marrë filxhanin e kafesë që la herën e fundit.
Ky aktivitet synon të sigurojë transparencë dhe harmonizim mbi atë që po ndodh në të gjithë kompaninë, ndërkohë që mban një ton të lehtë dhe informues.
4. Përparimi i qëllimit
⏰ 20 minuta
Tani ne jemi në mishin e vërtetë të të gjithë duarve tuaja. Këtu do të tregoni qëllimet dhe do të mburreni me krenari (ose qani publikisht) për përparimin e ekipit tuaj drejt tyre.
Ky segment zakonisht vjen pas njoftimeve të përgjithshme dhe shpesh drejtohet nga drejtuesit e departamenteve ose drejtuesit e ekipeve, me prezantuesin ose moderatorin që drejton rrjedhën.
Ky është ndoshta pjesa më e rëndësishme e takimit tuaj, prandaj shikoni këto këshilla të shpejta...
- Përdorni të dhëna vizuale - Kjo mund të mos jetë befasi, por grafikët dhe grafikët bëjnë një shumë punë më e mirë për të sqaruar të dhënat sesa teksti. Tregoni përparimin e secilit departament si një pikë në një grafik për t'u dhënë atyre një tregues më të qartë se nga vijnë dhe ku (shpresojmë) po shkojnë.
- Përgëzoni dhe nxisni - Për ekipin tuaj, kjo mund të jetë pjesa më nervoze e të gjithë axhendës së takimit të të gjithëve. Zbuteni frikën duke i përgëzuar ekipet për punën e tyre të mirë dhe duke nxitur butësisht skuadrat që nuk performojnë mirë duke i pyetur se çfarë do t'u duhej për të pasur një shans më të mirë për të arritur qëllimet e tyre.
- Bëni atë interaktive - Si pjesa më e gjatë e takimit tuaj të të gjithëve, dhe me shumë aspekte që nuk zbatohen drejtpërdrejt për të gjithë, mund të dëshironi të mbani fokusin në dhomë me njëfarë interaktiviteti. Provoni një sondazh, vlerësim në shkallë, një re fjalësh apo edhe një kuiz për të parë se si në rrugën e duhur ekipi juaj mendon se janë.
Pasi të keni dhënë këtë pjesë të fjalimit, është një ide e mirë që t'i vendosni ekipet në dhomat e takimit, në mënyrë që ata të mund të krijojnë një përgjigje me 3 drejtime...
- Çfarë u pëlqeu për përditësimin e përparimit të tyre.
- Çfarë nuk u pëlqeu në lidhje me përditësimin e progresit të tyre.
- Një bllokues që po pengon përparimin më të mirë.
Ky aktivitet synon të nxisë transparencën dhe llogaridhënien, duke motivuar ekipet me njohje ose inkurajim konstruktiv.
5. Njohja e Stafit
⏰ 10 minuta
Njohja është një motivues i fuqishëm dhe takimi juaj i të gjithëve është momenti i përsosur për të nxjerrë në pah heronjtë e panjohur në të gjithë organizatën tuaj.
Ju nuk keni nevojë të vendosni një këngë dhe vallëzim të tërë (shumë nga stafi juaj mund të ndihet i pakëndshëm me këtë gjithsesi), por një njohje dhe ndoshta një çmim i vogël mund të bëjë shumë, jo vetëm për individin, por për takimin tuaj si një e tërë.
Në përgjithësi, ka dy mënyra për ta bërë këtë:
- Para takimit, të gjithë drejtuesit e ekipit paraqesin emrin e dikujt në ekipin e tyre, i cili ka kaluar më lart dhe përtej rolit të tyre. Përdorni takimin për të njohur emrin më të dorëzuar nga secili ekip.
- Gjatë takimit - Mbani një re fjalësh të drejtpërdrejtë për 'heroin e heshtur' të të gjithëve. Emri më i paraqitur nga audienca juaj do të shfaqet i madh në qendër të resë së fjalëve, duke ju dhënë një mundësi për ta njohur publikisht këdo që është.
Rituali i njohjes së stafit mund të rrisë moralin, të ndërtojë respekt ndër-ekip dhe t'i shtojë një ngritje pozitive emocionale takimit tuaj me të gjithë pjesëmarrësit.
Bakshish 💡 Një rrotë rrotulluese është mjeti perfekt për dhënien e çmimeve. Nuk ka asgjë si kjo për angazhimin e audiencës!
6. Hapni pyetjet dhe përgjigjet
⏰ 15 minuta
Përfundoni me atë që shumë e konsiderojnë si përparësia më e lartë në një takim me të gjithë pjesëmarrësit: pyetje-përgjigjet drejtpërdrejt.
Ky është një shans për këdo nga çdo departament që të bëjë pyetje në krye. Prisni gjithçka dhe gjithçka nga ky segment, dhe mirëpriteni gjithashtu, pasi ekipi juaj mund të ndihet sikur është hera e vetme që mund të marrë një përgjigje të drejtpërdrejtë për një shqetësim të vlefshëm.
Nëse keni një ekip të madh, një mënyrë për t'u marrë me pyetjet dhe përgjigjet në mënyrë efikase është të bëni pyetje disa ditë përpara takimit tuaj të të gjithëve, pastaj filtrojeni përmes tyre për të gjetur ato që ia vlen t'u përgjigjeni përpara turmës.
Qëllimi i këtij segmenti nuk është vetëm të japë përgjigje - është t'i japësh ekipit tënd një zë, të tregosh se lidershipi po dëgjon dhe ta mbyllësh takimin me një ton... hapje dhe respekt.
Por, nëse doni të jeni më transparentë në lidhje me të gjithë procesin, thjesht lejoni ekipin tuaj t'ju bëjë pyetje përmes një platforme pyetjesh dhe përgjigjesh të drejtpërdrejta. Në këtë mënyrë, mund të mbani gjithçka të qartë. i organizuar, moderuar dhe 100% miqësore për punëtorët në distancë.
Si të zhvilloni një takim me të gjithë pjesëmarrësit duke përdorur AhaSlides
1. Përgatitni prezantimin tuaj
- Krijo një prezantim të ri në AhaSlides.
- Strukturoni diapozitivat tuaja me temat kryesore që dëshironi të trajtoni: përditësimet e kompanisë, arritjet e ekipit, njoftimet, pyetjet dhe përgjigjet, etj.
- Përdorni një përzierje të slide informuese (tekst, imazhe, grafikë) dhe diapozitivë interaktivë (sondazhe, kuize, re fjalësh, pyetje dhe përgjigje).
2. Shtoni elementë interaktivë
- Sondazhet: Mblidhni mendime ose reagime të shpejta mbi iniciativat e reja.
- Sllajde me pyetje dhe përgjigje: Lejoni punonjësit të paraqesin pyetje drejtpërdrejt, të cilave mund t'u përgjigjeni gjatë ose pas prezantimit.
- Retë e Fjalëve: Kapni ndjenjat e ekipit ose nxirrni në pah temat kryesore.
- Kuize: Angazhoni ekipin me verifikime argëtuese njohurish ose pyetje të vogla mbi kompaninë.
3. Qasje e përbashkët
- Para takimit, ndani lidhje ose kod unik për t'u bashkuar me të gjithë pjesëmarrësit në mënyrë që ata të mund të marrin pjesë duke përdorur telefonat e tyre inteligjentë ose pajisjet e tyre.
- Inkurajojini të gjithë të bashkohen disa minuta më herët për të shmangur vonesat.
4. Gjatë Takimit
- Prezantoni diapozitivat tuaja, duke kaluar midis përmbajtjes informuese dhe aktiviteteve interaktive.
- Përdorni rezultatet e sondazheve të drejtpërdrejta dhe përgjigjet në pyetje dhe përgjigje për të stimuluar diskutimet.
- Mbajeni sesionin dinamik duke i përfshirë të gjithë në vend të komunikimit vetëm njëkahësh.
5. Angazhohuni dhe Ndiqeni
- Përdorni njohuritë nga sondazhet dhe pyetjet dhe përgjigjet për të adresuar shqetësimet dhe për të festuar arritjet.
- Ruani përgjigjet dhe rezultatet për referencë në të ardhmen ose për t'i ndarë me ekipin më të gjerë.
- Nëse dëshironi, ndani prezantimin ose përmbledhjen e plotë pas takimit.
Ndihma shtesë për një takim me të gjithë duart
Nëse jeni duke kërkuar të plotësoni gjithçka për diçka pak më të gjatë se 1 orë, provoni këto aktivitete shtesë...
1. Historitë e Klientit
Kohët, kur kompania juaj ka prekur një klient, mund të jetë një motivim jashtëzakonisht i fuqishëm për ekipin tuaj.
Ose përpara ose gjatë takimit, bëni që ekipi juaj t'ju dërgojë ndonjë koment të shkëlqyeshëm nga klientët. Lexoni këto për të gjithë ekipin, ose madje bëni një kuiz në mënyrë që të gjithë të mund të hamendësojnë se cili klient dha cilin koment.
2. Biseda në ekip
Le të jemi të sinqertë, anëtarët e ekipit janë shpesh shumë më afër drejtuesve të ekipit të tyre sesa CEO-t e tyre.
Lërini të gjithë të dëgjojnë nga një zë i njohur duke ftuar drejtuesit e secilit ekip të dalin në skenë dhe të japin versionin e tyre të përparimi i qëllimit hap. Kjo ka më shumë gjasa të jetë e ngjashme dhe e saktë, dhe u jep të tjerëve një pushim nga zëri juaj!
3. Koha e kuizit!
Erëzoni duart tuaja me një kuiz konkurrues. Ju mund ta vendosni çdo ekip në... ekipe, më pas t'i bëni ata të sfidojnë për tabelën e drejtuesve përmes pyetjeve që lidhen me punën.
Cili është produkti ynë i parashikuar i përmbajtjes këtë vit? Cila ishte shkalla e adoptimit të funksionit tonë më të madh vitin e kaluar? Pyetje të tilla jo vetëm që mësojnë disa metrika të rëndësishme të kompanisë, por ato gjithashtu e gjallërojnë takimin tuaj dhe ndihmojnë në ndërtimin e ekipeve që dëshironi.
