Udhëzuesi i fundit i takimit të të gjithëve 2024: Axhenda + shabllon falas!

Do të mungojnë memorandumet e mëdha? Stafi i ri që pret të prezantohet? Ekipet që thyejnë qëllimet e tyre, por nuk marrin njohje? Duket si një takim gjithëpërfshirës është në rendin e ditës!

Një kompani e gjithanshme është ndoshta mënyra më e mirë për të bashkuar të gjithë ekipin tuaj në një takim të rastësishëm, por intensivisht produktiv.

Ja se si ta bëni atë siç duhet, me një axhendë shembull dhe një shabllon falas, interaktiv!

Përmbajtje

• Çfarë është një takim me të gjithë duart?
• Pse të organizoni një takim me të gjithë duart?
• Modeli i takimit me të gjithë duart
• Axhenda e takimit të të gjithëve
  • Ndihmë shtesë për takimin e të gjithëve
• Pyetjet e bëra më shpesh

Çfarë është një takim me të gjithë duart?

An takim gjithëpërfshirës është thjesht një takim që përfshin gjithë stafi i një kompanie. Është një takim i rregullt - që ndodh ndoshta një herë në muaj - dhe zakonisht drejtohet nga drejtuesit e kompanisë.

Një takim i të gjithëve përpiqet të realizojë disa gjëra kyçe...

• për të përditësuar stafin me ndonjë njoftime të reja jo i përshtatshëm për email.
• për të vendosur qëllimet e kompanisë dhe gjurmoni progresin drejt atyre ekzistuese.
• të shpërblesh arritje të jashtëzakonshme nga individë dhe ekipe.
• në njohin stafin që janë bashkuar si dhe ata që janë larguar.
• per t'u pergjigjur pyetjet e punonjësve nga çdo cep i biznesit.

Me gjithë këtë, i fundit qëllimi i një takimi me të gjitha duart është injektimi një ndjenjë uniteti në një kompani. Nuk është për t'u habitur, këto ditë, kjo është diçka që kërkohet gjithnjë e më shumë, dhe takimet e të gjithëve po gëzojnë një rritje të popullaritetit midis kompanive që kërkojnë të mbajnë lidhje të forta brenda radhëve të tyre.

Fakt gazmor ⚓ Kuptimi i 'takimit me të gjithë duart' vjen nga thirrja e vjetër detare, 'të gjithë duart në kuvertë', e përdorur për të sjellë të gjithë anëtarët e ekuipazhit të një anijeje në kuvertën e sipërme për të ndihmuar në lundrimin e një stuhie.

A është një takim 'të gjithë duarve' i njëjtë me një 'bashkiak'?

Të them të drejtën, jo. Megjithëse mjaft i ngjashëm, një takim i bashkisë është i ndryshëm nga një takim i të gjithëve në një mënyrë të madhe:

Një i gjithë duart fokusohet më shumë në dhënien e informacionit të planifikuar paraprakisht, ndërsa një bashki fokusohet më shumë në pyetje dhe përgjigje.

Kjo do të thotë që ndërkohë që një takim i të gjithëve ka ndjesinë e një takimi të rregullt, një bashki mund të ndihet më shumë si një ngjarje e relaksuar politike, që në fakt është vendi ku merr emrin.

Megjithatë, ato janë dy të njëjtat në shumë aspekte. Të dyja janë takime të rregullta në mbarë kompaninë, të drejtuara nga drejtuesit e lartë, që u ofrojnë punonjësve informacionin dhe vlerësimet e nevojshme.

Shikoni idetë e takimeve më të mira nga:

• Takime në biznes
• Takimi Fillestar i Projektit
• Town Hall Udhëzues takimi

Pse të organizoni një takim me të gjithë duart?

e kuptoj; ne të gjithë po përpiqemi të shmangim sindromën 'jo një takim tjetër'. Shtimi i një tjetër në listën e takimeve javore, mujore dhe vjetore mund të duket si një mënyrë e mirë për ta kthyer stafin tuaj kundër jush, por në fakt, mund të zvogëloni numrin e takimeve që mbani.

Si? Sepse një takim i të gjitha duarve është gjithëpërfshirës. Ai merr pjesët e rëndësishme të shumë prej takimeve të tjera që do të keni në muajin tuaj të punës dhe e përmbledh atë në një kohë të ngushtë 1-ore.

Në fund të fundit, kjo mund të lirojë vërtet pak kohë në orarin tuaj. Këtu janë disa nga përfitimet e tjera të një takimi të të gjithëve...

1. Bëhu gjithëpërfshirës - Është e vështirë të shprehësh se sa shumë mund të thotë për ekipin tënd që je i gatshëm të ulesh me ta çdo javë ose muaj. Duke u dhënë atyre mundësinë për të bërë pyetjet e tyre të ndezura përmes një pyetje dhe përgjigje dhe të qenit sa më të hapur dhe të sinqertë me ta, ndërton një kulturë të mrekullueshme të kompanisë.
2. Bëhu një ekip - Ashtu siç është e mrekullueshme të dëgjosh nga shefi, është gjithashtu e mrekullueshme të shohësh fytyrat e kolegëve të punës. Puna në distancë dhe zyrat e segmentuara shpesh mund të izolojnë njerëzit që janë menduar të jenë më të gëlltitur. Një takim i përbashkët u ofron atyre një shans joformal për t'u parë dhe biseduar përsëri me njëri-tjetrin.
3. Mos i mungon askujt - E gjithë ideja pas një takimi të të gjithëve është se është të gjitha duart në kuvertë. Ndërsa mund të keni disa mungesa, ju mund t'i dërgoni mesazhet tuaja duke ditur se të gjithë, duke përfshirë punonjësit në distancë, po dëgjojnë atë që duhet të dëgjojnë.

Duart lart për Gjithë-Duar!

Nëse të gjithë do të jenë atje, vendosni një shfaqje. Merrni këtë shabllon prezantimi falas, interaktiv për takimin tuaj të ardhshëm të të gjithëve!

Axhenda e takimit të të gjithëve

Keni nevojë për një shembull të axhendës së mbledhjeve të të gjithëve për të mbështjellë me të vërtetë kokën rreth asaj në të vërtetë ndodh në duart e të gjithëve?

Këtu janë 6 pika tipike që mund t'i shihni në rendin e ditës, si dhe kufizimet kohore të rekomanduara për të mbajtur gjithçka në rregull 1 orë.

1. Thyesit e akullit

⏰ 5 minuta

Duke qenë një takim në të gjithë kompaninë me disa fytyra potencialisht të reja, ka një shans të mirë që disa kolegë të mos kenë pasur mundësinë të ulen dhe të bisedojnë me njëri-tjetrin për një kohë. Përdorni 1 ose 2 thyes akulli për të mbajtur shpirti i ekipit forco dhe ngrohu ata trurin e bukur përpara se të fillojë masa e takimit.

Provoni disa nga këto ide:

• Cili GIF përshkruan disponimin tuaj? - Paraqisni të gjithëve disa GIF dhe kërkojuni të votojnë për atë që vlen më mirë për mënyrën se si ndihen.
• Ndani një histori të sikletshme - Ja një që është provuar se gjeneron ide të mira. Kërkojuni të gjithëve të shkruajnë një histori të shkurtër, të turpshme dhe ta dorëzojnë atë në mënyrë anonime. Leximi i këtyre mund të jetë një fillim gazmor për axhendën tuaj të takimit të të gjithëve.
• Kuiz pop! - Nuk ka situatë që nuk mund të rritet me pak gjëra të vogla. Një kuiz i shpejtë 5-minutësh mbi ngjarjet aktuale ose praktikat e kompanisë mund të frymëzojë kreativitetin dhe të fillojë me një argëtim të mirë.

💡 Kontrolloni 10 akullthyese për çdo takim - online ose ndryshe! Së bashku me disa ide për takimi i fillimit të projektit!

2. Përditësimet e ekipit

⏰ 5 minuta

Ka mundësi që të shikoni disa fytyra të reja në këtë takim, si dhe të mungoni disa largime të fundit. Është më mirë të trajtojeni këtë herët në rendin e ditës në mënyrë që askush të mos jetë ulur rreth e rrotull duke pritur që të prezantohet.

Falënderimi i madh për stafin që sapo është larguar nuk është vetëm një udhëheqje e mirë, por edhe ju humanizon përpara njerëzve tuaj. Po kështu, prezantimi i hershëm i fytyrave të reja në kompani është një mënyrë e shkëlqyer për t'i ndihmuar ata të ndihen të përfshirë dhe t'i qetësojnë të gjithë për pjesën tjetër të takimit.

Vetëm një falënderim dhe përshëndetje e shpejtë do të bëjë për këtë, por ju mund të kaloni milje shtesë duke bërë një prezantim të shkurtër.

3. Lajmet e Kompanisë

⏰ 5 minuta

Një tjetër pikë e shpejtë, por thelbësore në axhendën tuaj të takimeve të të gjithëve është ajo në të cilën ju mund të përditësoni ekipin tuaj mbi ardhjet dhe daljet e kompanisë.

Mbani në mend se kjo nuk ka të bëjë me projekte dhe qëllime (që vijnë në një minutë), por më shumë për njoftime që prekin të gjithë kompaninë. Kjo mund të jetë për marrëveshje të reja të arritura, të reja ndërtimi i ekipit planet në linjë dhe gjithashtu të gjitha ato gjëra të mërzitshme të nevojshme, si për shembull ditën që do të vijë hidrauliku për të marrë filxhanin e kafesë që la herën e fundit.

4. Përparimi i qëllimit

⏰ 20 minuta

Tani ne jemi në mishin e vërtetë të të gjithë duarve tuaja. Këtu do të tregoni qëllimet dhe do të mburreni me krenari (ose qani publikisht) për përparimin e ekipit tuaj drejt tyre.

Ky është ndoshta pjesa më e rëndësishme e takimit tuaj, prandaj shikoni këto këshilla të shpejta...

• Përdorni të dhëna vizuale - Kjo mund të mos jetë befasi, por grafikët dhe grafikët bëjnë një shumë punë më e mirë për të sqaruar të dhënat sesa teksti. Tregoni përparimin e secilit departament si një pikë në një grafik për t'u dhënë atyre një tregues më të qartë se nga vijnë dhe ku (shpresojmë) po shkojnë.
• Përgëzoni dhe nxisni - Për ekipin tuaj, kjo mund të jetë pjesa më nervoze e të gjithë axhendës së takimit të të gjithëve. Zbuteni frikën duke i përgëzuar ekipet për punën e tyre të mirë dhe duke nxitur butësisht skuadrat që nuk performojnë mirë duke i pyetur se çfarë do t'u duhej për të pasur një shans më të mirë për të arritur qëllimet e tyre.
• Bëni atë interaktive - Si pjesa më e gjatë e takimit tuaj të të gjithëve, dhe me shumë aspekte që nuk zbatohen drejtpërdrejt për të gjithë, mund të dëshironi të mbani fokusin në dhomë me njëfarë interaktiviteti. Provoni një sondazh, vlerësim në shkallë, një re fjalësh apo edhe një kuiz për të parë se si në rrugën e duhur ekipi juaj mendon se janë.

Pasi të keni dhënë këtë pjesë të fjalimit, është një ide e mirë që t'i vendosni ekipet në dhomat e takimit, në mënyrë që ata të mund të krijojnë një përgjigje me 3 drejtime...

1. Çfarë u pëlqeu për përditësimin e përparimit të tyre.
2. Çfarë nuk u pëlqeu në lidhje me përditësimin e progresit të tyre.
3. Një bllokues që po pengon përparimin më të mirë.

5. Njohja e Stafit

⏰ 10 minuta

Nuk ka asgjë më të keqe se të skllavërosh diçka për të cilën nuk merr asnjë kredi. Është një dëshirë thelbësore e secilit prej anëtarëve të stafit tuaj që të dëshirojë merita aty ku i takon kredia, prandaj përdorni këtë pjesë të takimit tuaj të të gjithëve për t'u dhënë atyre vëmendjen që meritojnë.

Ju nuk keni nevojë të vendosni një këngë dhe vallëzim të tërë (shumë nga stafi juaj mund të ndihet i pakëndshëm me këtë gjithsesi), por një njohje dhe ndoshta një çmim i vogël mund të bëjë shumë, jo vetëm për individin, por për takimin tuaj si një e tërë.

Në përgjithësi, ka dy mënyra për ta bërë këtë:

1. Para takimit, të gjithë drejtuesit e ekipit paraqesin emrin e dikujt në ekipin e tyre, i cili ka kaluar më lart dhe përtej rolit të tyre. Përdorni takimin për të njohur emrin më të dorëzuar nga secili ekip.
2. Gjatë takimit - Mbaj a re e fjalës së gjallë për "heroin e heshtur" të të gjithëve. Emri më i paraqitur nga audienca juaj do të duket i madh në qendër të fjalës re, duke ju dhënë një shans për të pranuar publikisht kushdo qoftë.

Bakshish 💡 A rrota tjerrëse është mjeti i përsosur për dhënien e çmimeve. Nuk ka asgjë të tillë për angazhimin e audiencës!

6. Hapni pyetjet dhe përgjigjet

⏰ 15 minuta

Përfundoni me atë që shumë e konsiderojnë si prioritetin më të lartë në një takim të të gjithëve: drejtpërdrejt pyetje dhe përgjigje.

Ky është një shans për këdo nga çdo departament që të bëjë pyetje në krye. Prisni gjithçka dhe gjithçka nga ky segment, dhe mirëpriteni gjithashtu, pasi ekipi juaj mund të ndihet sikur është hera e vetme që mund të marrë një përgjigje të drejtpërdrejtë për një shqetësim të vlefshëm.

Nëse keni një ekip të madh, një mënyrë për t'u marrë me pyetjet dhe përgjigjet në mënyrë efikase është të bëni pyetje disa ditë përpara takimit tuaj të të gjithëve, pastaj filtrojeni përmes tyre për të gjetur ato që ia vlen t'u përgjigjeni përpara turmës.

Por, nëse dëshironi të jeni më transparent në lidhje me të gjithë procesin, thjesht lërini ekipin tuaj t'ju bëjë pyetje përmes a platforma e drejtpërdrejtë e pyetjeve dhe përgjigjeve. Në këtë mënyrë, ju mund të mbani gjithçka i organizuar, moderuar dhe 100% miqësore për punëtorët në distancë.

Ndihma shtesë për një takim me të gjithë duart

Nëse jeni duke kërkuar të plotësoni gjithçka për diçka pak më të gjatë se 1 orë, provoni këto aktivitete shtesë...

1. Historitë e Klientit

Kohët, kur kompania juaj ka prekur një klient, mund të jetë një motivim jashtëzakonisht i fuqishëm për ekipin tuaj.

Ose përpara ose gjatë takimit, bëni që ekipi juaj t'ju dërgojë ndonjë koment të shkëlqyeshëm nga klientët. Lexoni këto për të gjithë ekipin, ose madje bëni një kuiz në mënyrë që të gjithë të mund të hamendësojnë se cili klient dha cilin koment.

2. Biseda në ekip

Le të jemi të sinqertë, anëtarët e ekipit janë shpesh shumë më afër drejtuesve të ekipit të tyre sesa CEO-t e tyre.

Lërini të gjithë të dëgjojnë nga një zë i njohur duke ftuar drejtuesit e secilit ekip të dalin në skenë dhe të japin versionin e tyre të përparimi i qëllimit hap. Kjo ka më shumë gjasa të jetë e ngjashme dhe e saktë, dhe u jep të tjerëve një pushim nga zëri juaj!

3. Koha e kuizit!

Erëzoni duart tuaja me një kuiz konkurrues. Ju mund ta vendosni çdo ekip në... ekipe, më pas t'i bëni ata të sfidojnë për tabelën e drejtuesve përmes pyetjeve që lidhen me punën.

Cili është produkti ynë i parashikuar i përmbajtjes këtë vit? Cila ishte shkalla e adoptimit të funksionit tonë më të madh vitin e kaluar? Pyetje si këto jo vetëm që mësojnë disa metrika të rëndësishme të kompanisë, ato gjithashtu e bëjnë takimin tuaj të pompohet dhe ndihmojnë për të ndërtoni ekipet që dëshironi.

Pyetjet e bëra më shpesh