11 hapa për të zhvilluar një takim të suksesshëm të menaxhimit strategjik

A takimi i menaxhimit strategjik është një nga metodat më të mira që ndihmon ekipet me performancë të lartë të rishikojnë dhe përmirësojnë cilësinë e punës si dhe produktivitetin për të krijuar rezultatet më të mira për biznesin. Ky artikull do t'ju japë gjithçka që ju duhet të dini për një takim të menaxhimit strategjik dhe si të hapni një takim në mënyrë efektive. 

Përmbajtje

• # 1 - Çfarë është një Takimi i Menaxhimit Strategjik?
• #2 - Përfitimet e një takimi të menaxhimit strategjik
• #3 - Kush duhet të marrë pjesë në një takim të menaxhimit strategjik? 
• #4 - Si të organizoni një takim efektiv të menaxhimit strategjik (Plani SMM)

Çfarë është Takimi i Menaxhimit Strategjik?

Menaxhimi i takimeve strategjike (SMM) Është një modeli i menaxhimit që fokusohet në strategjinë e përgjithshme të një kompanie, e cila përfshin menaxhimin e procesit, buxhetin, cilësinë, standardet dhe furnitorët për të vlerësuar efikasitetin e punës dhe performancën e biznesit.

Ky takim mund të zhvillohet çdo tremujor dhe mund të ketë nevojë për të dhëna të mbledhura nga një takim i strategjisë së marketingut, takimi i strategjisë së biznesit ose takimi i strategjisë së shitjeve.

Shkurtimisht, Qëllimi i takimeve strategjike është të zbulojnë se si të përdoren në mënyrë më efektive burimet e një kompanie për të përmbushur qëllimet dhe objektivat specifike.

Më shumë këshilla pune me AhaSlides

• Takimet në Biznes | 10 Llojet dhe praktikat më të mira
• 8 këshillat më të mira për Keni një takim të mirë
• Takimi i Menaxhimit Strategjik

Përfitimet e një Takimi të Menaxhimit Strategjik

Një takim i menaxhimit strategjik jo vetëm që i ndihmon pjesëmarrësit të jenë më proaktivë me punën e tyre nga arritja në kohë dhe përgatitja e dokumenteve dhe pyetjeve për të bërë gjatë planifikimit strategjik, por gjithashtu sjell 5 përfitime si më poshtë:

Ulja e kostove

Shumë organizata kanë kaluar në kuadrin e takimeve të menaxhimit strategjik. Plani SMM i ndihmon kompanitë tani të përdorin mjete dhe shërbime me kosto të ulët (madje edhe falas) për të analizuar të dhënat ndërmjet takimeve për të parë se çfarë funksionon, çfarë jo dhe çfarë mund të bëjë mirë. 

Kjo ndihmon për të shpenzuar, shpërndarë dhe investuar burimet sa më me mençuri dhe efikasitet të jetë e mundur.

Kurseni kohë dhe energji

Planifikimi i takimeve efektive i lejon departamentet ose pjesëmarrësit të kuptojnë qëllimin e diskutimit strategjik dhe çfarë duhet të përgatisin dhe kontribuojnë.

Për shembull, çfarë dokumentesh do të sjellin, cilat shifra duhet të paraqesin dhe çfarë detyrash apo zgjidhjesh do të nxirren pas takimit.

Zbërthimi i detyrave për t'u përgatitur për takimin kursen shumë kohë dhe përpjekje duke mos u rrëmbyer ose duke u bërë kritikë për fajin e kujt, por duke harruar qëllimin e takimit.

Rritja e fuqisë negociuese

Gjatë takimit nuk do të shmangen debatet apo mosmarrëveshjet. Megjithatë, kjo rrit fuqinë negociuese të anëtarëve të ekipit duke diskutuar dhe gjetur zgjidhjen më të mirë për të zgjidhur problemet për klientët dhe bizneset. Ju mund të habiteni kur gjeni një negociator të shkëlqyer në ekipin tuaj!

Menaxhoni rreziqet 

Askush nuk dëshiron të marrë pjesë në një takim që do të anulohet në mes të rrugës, sepse nuk ka të dhëna apo zgjidhje problemi.

Prandaj, një takim vijues do të thotë që të gjithë duhet të planifikojnë, mbledhin dhe dorëzojnë të dhëna nga takimet e kaluara, t'i analizojnë ato të dhëna dhe të ndihmojnë në përkthimin e asaj analize në hapat e mëtejshëm të zbatueshëm. Këto aktivitete sigurojnë që të menaxhojnë më mirë rreziqet. Ose edhe ta bëni takimin më produktiv ose më të orientuar drejt qëllimit se i pari. 

Mbani një sy të ngushtë në buxhetet dhe burimet

Kryerja e takimeve efektive të ekipit do të jetë në gjendje të monitorojë dhe rregullojë burimet dhe të marrë vendime të informuara për buxhetin. Takimet e rishikimit të strategjisë do të ndihmojnë në nxjerrjen në pah të departamenteve ose programeve që mund të kenë nevojë për fonde shtesë për të qenë të suksesshëm. Ata janë gjithashtu një vend i mirë për të parë nëse keni nevojë të rrisni/ulni buxhetin tuaj ose fuqinë punëtore.

Kush duhet të marrë pjesë në një takim të menaxhimit strategjik? 

Personat e kërkuar për t'u paraqitur në takim do të jenë më të lartat si p.sh CEO (Drejtori Menaxhues, Drejtori Ekzekutiv, Menaxheri i Qytetit, etj.) dhe menaxheri i drejtpërdrejtë i projektit.

Lojtarëve kryesorë kërkohet të kenë një fjalë në planifikim, por jo të gjithë janë fjalë për fjalë në tryezë.

Shumë njerëz në dhomë mund të çojnë në stres, kaos dhe konfuzion. Nëse keni shumë njerëz që duan të përfshihen në këtë proces, përfshijini ata në një mënyrë si Mbledhja e opinioneve të punonjësve përmes sondazheve dhe ngarkimi i dikujt në takim për t'u siguruar që këto të dhëna të jenë në tryezë dhe të konsiderohen pjesë e procesit.

Si të organizoni një takim efektiv të menaxhimit strategjik (Plani SMM) 

Sigurohuni që takimet tuaja të menaxhimit strategjik të jenë angazhuese dhe produktive me një planifikim të duhur. Me këto hapa

Përgatitja e Takimit

Mos harroni të ndiqni këto udhëzime për planifikimin e një takimi me 4 hapa:

• Programoni një kohë dhe mblidhni të dhënat/raportin e nevojshëm

Programoni dhe sigurohuni që të ftoni të gjithë drejtuesit dhe punonjësit kryesorë të cilëve u kërkohet të marrin pjesë në këtë takim. Sigurohuni që njerëzit në dhomë të jenë njerëz që mund të marrin pjesë aktivisht në takim.

Në të njëjtën kohë, mblidhni të dhënat dhe raportet e nevojshme, përditësoni treguesit e statusit, madje edhe pyetjet për t'u përgjigjur në takim. Sigurohuni që dorëzimet të mos jenë shumë afër datës së takimit, në mënyrë që të gjithë të mund të kalojnë nëpër të dhënat më të fundit dhe të shkruajnë një analizë mbi tendencat ose çështjet në zhvillim.

• Modeli i planit të axhendës

Një axhendë ju ndihmon ju dhe pjesëmarrësit të qëndroni në rrugën e duhur. Idetë e axhendës së takimit do të sigurojnë përgjigje për pyetjet:

• Pse e kemi këtë takim?
• Çfarë duhet të arrijmë kur të përfundojë takimi?
• Cilat janë hapat e mëtejshëm që duhet të ndërmarrim?

Mos harroni se a Axhenda e takimit të menaxhimit strategjik mund të jetë si një rishikim i qëllimeve, masave dhe iniciativave, duke vërtetuar strategjinë dhe duke vazhduar drejtimin dhe projektet strategjike aktuale.

Këtu është një axhendë shembull:

1. 9.00 - 9.30: Pasqyrë e qëllimit të takimit
2. 9.30 - 11.00: Rivlerësoni të gjithë procesin
3. 1.00:3.00 - XNUMX:XNUMX: Përditësimet e departamenteve dhe drejtuesve
4. 3.00 - 4.00: Çështje të pazgjidhura
5. 4.00 pasdite - 5.00: Jepen zgjidhje
6. 5.00 - 6.00: Plani i veprimeve
7. 6.00 - 6.30: Sesioni QnA
8. 6.30 - 7.00: Përmbyllje

• Vendosni rregullat bazë

Ju mund të vendosni rregulla që të gjithë të përgatiten përpara takimit.

Për shembull, nëse nuk mund të marrin pjesë, ata duhet të dërgojnë një asistent në vend të tyre. 

Ose të pranishmit duhet të mbajnë rendin, të respektojnë folësin, të mos e ndërpresin (etj.)

• Mujor Takime me të gjitha duart

Siç u përmend më lart, një konferencë e menaxhimit strategjik është një ngjarje e madhe, që zakonisht mbahet çdo tremujor. Pra, nëse dëshironi që stafi juaj të njihet me këtë praktikë dhe të jetë sa më i përgatitur. Ju duhet të rishikoni takimin dhe të organizoni takime mujore të të gjithëve për të përditësuar stafin me çdo njoftim të ri që nuk është i përshtatshëm për email dhe për të vendosur qëllimet e kompanisë dhe për të ndjekur përparimin drejt atyre ekzistuese.

• Kryeni takimin e fillimit të projektit

Nëse një takim i përbashkët do të ndihmojë stafin të njihet dhe të përgatisë të dhënat për menaxhimin strategjik atëherë një takim i fillimit të projektit është takimi i parë midis klientit që ka porositur një projekt dhe kompanisë që do ta sjellë atë në jetë. Ky takim do të ketë nevojë vetëm për lojtarë kyç për të diskutuar themelet e projektit, qëllimin dhe qëllimet e tij.

Takimi

• Përcaktoni qëllimin e takimit dhe rezultatet e dëshiruara

Një takim i planifikimit strategjik mund të shkojë plotësisht keq nëse mbahet pa i dhënë të gjithëve qëllime të përcaktuara dhe rezultate të kërkuara. Kjo është arsyeja pse hapi i parë është përcaktimi i një qëllimi të qartë dhe të prekshëm për takimin.

Disa shembuj të qëllimeve të qarta:

• Një strategji në mediat sociale për të arritur një audiencë më të re. 
• Një plan për të zhvilluar një produkt të ri, një veçori të re.

Ju gjithashtu mund të vendosni tema specifike të takimeve të menaxhimit strategjik si pjesë e qëllimeve tuaja, si rritja e biznesit në gjysmën e dytë të vitit.

Jini sa më specifik me qëllimin tuaj. Në këtë mënyrë, është më e lehtë për të gjithë të vazhdojnë të punojnë dhe të marrin vendimet e duhura.

• Thyej akullin 

Me ndryshimin e mënyrës së punës pas dy viteve të pandemisë, kompanitë duhet të jenë gjithmonë gati me takime virtuale dhe takime tradicionale të kombinuara. Njerëzit që komunikojnë përmes ekraneve të kompjuterit ndërsa të tjerët janë ulur në zyrë ndonjëherë do t'i bëjnë kolegët tuaj të ndihen më pak të emocionuar dhe të shkëputur.

Prandaj, ju duhet një takimi i ekipit me akullthyesit dhe aktivitete lidhëse në fillim të takimit për të ngrohur atmosferën.

• Bëni takimin interaktiv

Investimi i plotë i ekipit tuaj në seancën e strategjisë kërkon nxitjen e ndërveprimit të vërtetë. Në vend të prezantimeve të pavarura, provoni të ndaheni në ndarje ku departamente të ndryshme mund të gjejnë zgjidhje idesh për pengesat e fundit.

Caktoni secilit grup një sfidë me të cilën përballet kompania juaj. Më pas, lërini krijimtarinë e tyre të egra – qoftë kjo lojëra për ndërtimin e ekipit, sondazhe të shpejta ose pyetje të zhytura në mendime. Kjo ndarje e këndvështrimeve në një format me presion më të ulët mund të nxisë njohuri të papritura.

Kur mblidheni sërish, kërkoni reagime të strukturuara, por të hapura nga çdo zbulim. Kujtojuni të gjithëve se nuk ka ide "të gabuara" në këtë fazë. Qëllimi juaj është të kuptoni të gjitha perspektivat për të kapërcyer përfundimisht pengesat së bashku.

• Identifikoni sfidat e mundshme

Çfarë ndodh nëse takimi shkon përtej kohës së caktuar? Po nëse ekipi drejtues duhet të mungojë për t'u marrë me çështje të tjera të papritura? Nëse të gjithë janë të zënë duke fajësuar të tjerët dhe duke mos marrë rezultatet e dëshiruara?

Ju lutemi rendisni të gjitha rreziqet e mundshme me zgjidhje për t'u përgatitur mirë!

Për shembull, merrni parasysh përdorimin e një kohëmatës të numërimit mbrapsht për artikuj ose prezantime specifike të rendit të ditës. 

• Përdorni mjetet në internet 

Përdorimi i imazheve dhe mjeteve është një domosdoshmëri sot në një takim nëse doni të komunikoni idetë lehtë dhe shpejt. Raportet dhe statistikat do të paraqiten gjithashtu vizualisht dhe janë të lehta për t'u kuptuar falë këtyre mjeteve. Ai gjithashtu inkurajon njerëzit të japin të dhëna dhe ju ndihmon të merrni vendime të shpejta duke marrë reagime në kohë reale. Mund të gjeni mjete falas dhe ofrues shabllonesh si AhaSlide, Miro dhe Google Slide.

Për shembull, Përdorni Prezantimet interaktive dhe mjete si sondazhet dhe sondazhet për të gjeneruar ide kreative dhe për t'i shfaqur ato në kohë reale.

• Përfundim me formatin e Takimit të Bashkisë 

Le ta mbyllim takimin me një seancë pyetjesh dhe përgjigjesh Tformati i mbledhjes së sallës së vet.

Pjesëmarrësit mund të ngrenë pyetjet që duan dhe të marrin përgjigje të menjëhershme nga drejtuesit. Kjo dëshmon se liderët nuk janë thjesht vendimmarrës pa fytyrë, por janë mendimtarë të zhytur në mendime, të cilët jo vetëm që vënë në plan të parë interesat e kompanisë, por gjithashtu mendojnë për interesat e punonjësve të tyre.

• Këshilla për lehtësimin e një takimi të menaxhimit strategjik

Përveç hapave të mësipërm, këtu janë disa shënime të vogla për t'ju ndihmuar se si të organizoni më mirë një sesion planifikimi strategjik:

• Sigurohuni që të gjithë të marrin pjesë në diskutim.
• Sigurohuni që të gjithë të dëgjojnë në mënyrë aktive.
• Sigurohuni që të gjithë të zbatojnë aftësitë e tyre të punës në grup.
• Punoni për të ngushtuar opsionet sa më pak të jetë e mundur.
• Mos kini frikë të bëni thirrje për votim për të parë nivelin e opinionit dhe konsensusit.
• Behu krijues! Planifikimi strategjik është një kohë për të eksploruar kreativitetin dhe për të parë reagimet dhe zgjidhjet ndaj situatave të të gjithë ekipit.

Në Përmbledhje

Për të drejtuar një takim të suksesshëm të menaxhimit strategjik. Ju duhet të përgatitni mirë çdo hap nga njerëzit, dokumentet, të dhënat dhe mjetet. Siguroni një axhendë dhe qëndroni me të në mënyrë që pjesëmarrësit të dinë se çfarë do të bëjnë dhe çfarë detyrash do t'u jepen. 

AhaSlide shpreson të ofrojë të gjitha përgjigjet për pyetjet tuaja se si të drejtoni një sesion të planifikimit strategjik. Shpresojmë që t'ju pëlqejnë këshillat dhe teknikat ndihmëse të përshkruara në këtë artikull për t'i mbajtur takimet e menaxhimit strategjik dhe aktivitetet e grupit aktive dhe produktive, qofshin ato jashtë linje ose online.

Pyetjet e bëra më shpesh