Mwongozo wa Mwisho wa Mkutano wa Mikono Yote: Ajenda + Kiolezo Huria!

Memo kubwa zitakosekana? Wafanyakazi wapya wanasubiri kutambulishwa? Je, timu zinafunga mabao lakini hazitambuliki? Inaonekana kama mkutano wa mikono yote iko kwenye ajenda!

Kampuni inayofanya kazi kwa mikono yote inawezekana ndiyo njia bora ya kuunganisha timu yako nzima katika mkutano wa kawaida lakini wenye tija sana.

Hivi ndivyo jinsi ya kuifanya kwa haki, kwa ajenda ya mfano na kiolezo kisicholipishwa cha mwingiliano!

Mkutano wa Mikono Yote ni nini?

An mkutano wa mikono yote ni mkutano unaohusisha wafanyakazi wote wa kampuni. Ni mkutano wa kawaida - unaofanyika labda mara moja kwa mwezi - na kwa kawaida unaendeshwa na wakuu wa kampuni.

Mkutano wa watu wote unajaribu kutimiza mambo machache muhimu...

• kusasisha wafanyikazi na yoyote matangazo mapya haifai kwa barua pepe.
• kuweka malengo ya kampuni na kufuatilia maendeleo kuelekea zilizopo.
• kutoa tuzo mafanikio bora kutoka kwa watu binafsi na timu.
• kwa kukiri wafanyakazi waliojiunga pamoja na wale waliotoka.
• kujibu maswali ya mfanyakazi kutoka kila kona ya biashara.

Kulingana na utafiti 2013, mikutano ya mikono yote inaweza kuhamasisha mazungumzo ya wazi. Viongozi wana nafasi ya kusikia moja kwa moja kutoka kwa watu katika ngazi mbalimbali ndani ya shirika.

Pamoja na hayo yote, mwisho lengo la mkutano wa mikono yote ni kuingiza hisia ya umoja kwenye kampuni. Haishangazi, siku hizi, hilo ni jambo ambalo linahitajika zaidi na zaidi, na mikutano ya mikono yote inafurahia kuongezeka kwa umaarufu miongoni mwa makampuni yanayotafuta kuweka miunganisho imara ndani ya safu zao.

furaha Ukweli ⚓ Maana ya 'kukutana kwa mikono yote' inatokana na simu ya zamani ya wanamaji, 'mikono yote juu ya sitaha', inayotumiwa kuwaleta wahudumu wote wa meli kwenye sitaha ya juu ili kusaidia kuvuka dhoruba.

Kwa Nini Uendeshe Mkutano wa Watu Wote?

Ninaipata; sote tunajaribu kuepuka ugonjwa wa 'sio mkutano mwingine'. Kuongeza mwingine kwenye orodha ya mikutano ya kila wiki, mwezi na mwaka kunaweza kuonekana kama njia nzuri ya kuwafanya wafanyikazi wako dhidi yako, lakini kwa kweli, inaweza. punguza idadi ya mikutano unayofanya.

Vipi? Kwa sababu mkutano wa mikono yote unajumuisha yote. Huchukua sehemu muhimu za mikutano mingine mingi utakayofanya katika mwezi wako wa kazi na huifupisha hadi muda wa saa 1.

Kulingana na utafiti 2013, mikutano ya mikono yote inaweza kuhamasisha mazungumzo ya wazi. Viongozi wana nafasi ya kusikia moja kwa moja kutoka kwa watu katika ngazi mbalimbali ndani ya shirika.

Hatimaye, hii inaweza kweli kuweka muda katika ratiba yako. Hizi hapa ni baadhi ya faida nyingine za mkutano wa watu wote...

1. Jumuisha - Ni vigumu kueleza ni kwa kiasi gani inaweza kumaanisha kwa timu yako kwamba uko tayari kuketi nao kila wiki au mwezi. Kuwapa nafasi ya kuuliza maswali yao motomoto kupitia Maswali na Majibu na kuwa wazi na waaminifu kwao iwezekanavyo hujenga utamaduni mzuri wa kampuni.
2. Kuwa timu - Kama vile inavyopendeza kusikia kutoka kwa bosi, pia ni vizuri kuona sura za wafanyikazi wenzako. Kazi za mbali na ofisi zilizogawanywa mara nyingi zinaweza kutenga watu ambao wanakusudiwa kuwa waangalifu zaidi. Mkutano wa watu wote huwapa fursa isiyo rasmi ya kuonana na kuzungumza tena.
3. Usikose mtu yeyote - Wazo zima nyuma ya mkutano wa mikono yote ni kwamba ni mikono yote juu ya staha. Ingawa unaweza kukosa kazi mara chache, unaweza kuwasilisha ujumbe wako ukiwa na ujuzi kwamba kila mtu, ikiwa ni pamoja na wafanyakazi wa mbali, wanasikia kile wanachohitaji kusikia.

Mikono juu kwa Mikono Yote!

Ikiwa kila mtu atakuwepo, weka onyesho. Nyakua kiolezo hiki cha wasilisho shirikishi bila malipo kwa mkutano wako unaofuata wa mikono yote!

Ajenda ya Mkutano wa Watu Wote

Unahitaji mfano wa ajenda ya mkutano wa mikono yote ili kufunika kichwa chako kwenye nini kweli hutokea kwa mikono yote?

Hapa kuna vitu 6 vya kawaida unavyoweza kuona kwenye ajenda, pamoja na vikomo vya wakati vinavyopendekezwa ili kuweka kila kitu kwa upole. saa 1.

1. Vivunja barafu

⏰ dakika 5

Kwa kuwa ni mkutano wa kampuni nzima na ambao huenda ukawa na nyuso mpya, kuna uwezekano mkubwa kwamba baadhi ya wafanyakazi wenzako hawajapata nafasi ya kuketi na kupiga gumzo kwa muda. Tumia vivunja barafu 1 au 2 kuweka roho ya timu imara na wachangamshe wabongo hao warembo kabla ya hekaheka ya mkutano kuanza.

Ni muhimu mwanzoni mwa mikutano ya kila mtu, kwa sababu huvunja hali rasmi ambayo inaweza kuathiri ushiriki wa wafanyikazi huku kusaidia wenzako kugundua miunganisho isiyotarajiwa katika idara zote.

Jaribu baadhi ya mawazo haya:

• Je, ni GIF gani inaelezea hali yako? - Wawasilishe kila mtu na GIF chache na umwombe apigie kura ile inayofaa zaidi jinsi anavyohisi.
• Shiriki hadithi ya aibu - Hapa kuna moja ambayo imethibitishwa kutoa maoni mazuri. Uliza kila mtu kuandika hadithi fupi ya aibu na kuiwasilisha bila kujulikana. Kusoma haya kunaweza kuwa mwanzo mzuri wa ajenda yako ya mkutano wa mikono yote.
• Maswali ya pop! - Hakuna hali ambayo haiwezi kuimarishwa na kidogo ya trivia. Maswali ya haraka ya dakika 5 kuhusu matukio ya sasa au mazoezi ya kampuni yanaweza kuhamasisha ubunifu na kuanza mikono yako yote kwa furaha safi.

Angalia Wavunja barafu 10 kwa mkutano wowote - mtandaoni au vinginevyo!

2. Sasisho za Timu

⏰ dakika 5

Kuna uwezekano kuwa utakuwa ukiangalia nyuso mpya katika mkutano huu, na pia kukosa safari kadhaa za hivi majuzi. Ni bora shughulikia hili mapema katika ajenda ili mtu yeyote asikae kwa shida akisubiri kutambulishwa.

Kutoa shukrani kubwa kwa wafanyakazi ambao wameondoka sio tu uongozi bora, inakupa ubinadamu mbele ya watu wako. Vile vile, kutambulisha sura mpya kwa kampuni mapema ni njia nzuri ya kuwasaidia kujisikia kuwa wamejumuishwa na kuweka kila mtu raha kwa mkutano uliosalia.

Shukrani za haraka tu na salamu zitasaidia kwa hili, lakini unaweza kwenda hatua ya ziada kwa kufanya wasilisho fupi.

Ni muhimu kuweka hili mapema katika ajenda (ndani ya dakika 10 za kwanza) ili kuonyesha heshima kwa wafanyakazi wenzangu wa zamani huku ukitoa kufungwa kwa washiriki waliobaki wa timu.

Hii pia huwasaidia wafanyakazi wapya kujisikia kukaribishwa kwa dhati badala ya kupenda mawazo ya baadaye, hatimaye kuweka sauti chanya ambayo hupunguza wasiwasi kwa kila mtu aliyepo.

3. Habari za Kampuni

⏰ dakika 5

Jambo lingine la haraka lakini muhimu kwenye ajenda yako ya mkutano wa mikono yote ni kusasisha timu yako kuhusu shughuli za kampuni. Kwa nini jambo hili? Ni kuweka kila mtu sawa na kufahamishwa kuhusu maendeleo mapana ya kampuni, matukio na madokezo ya vifaa ambayo yanaathiri kila mtu.

Kumbuka kwamba hii haihusu miradi na malengo (hilo linakuja baada ya dakika moja), lakini zaidi kuhusu matangazo ambayo yanaathiri kampuni nzima. Hii inaweza kuwa kuhusu mikataba mipya iliyopatikana, mipango mipya ya kujenga timu inayokaribia kutekelezwa na pia mambo yote muhimu ya kuchosha, kama vile siku ambayo fundi bomba anakuja kuchukua kikombe cha kahawa alichoacha mara ya mwisho.

Shughuli hii inalenga kuhakikisha uwazi na upatanishi kuhusu kile kinachotokea kwenye kampuni nzima, huku pia ikiweka sauti nyepesi na taarifa.

4. Maendeleo ya Lengo

⏰ dakika 20

Sasa tuko kwenye nyama halisi ya mikono yako yote. Hapa ndipo utakapoonyesha malengo na kujivunia (au kulia hadharani) kuhusu maendeleo ya timu yako kuelekea malengo hayo.

Sehemu hii kwa kawaida huja baada ya matangazo ya jumla na mara nyingi huongozwa na wakuu wa idara au viongozi wa timu, huku mwenyeji au msimamizi akiongoza mtiririko.

Huenda hii ndiyo sehemu muhimu zaidi ya mkutano wako, kwa hivyo angalia vidokezo hivi vya haraka...

• Tumia data inayoonekana - Hili linaweza kushangaza, lakini grafu na chati hufanya a kiasi kazi bora ya kufafanua data kuliko maandishi. Onyesha maendeleo ya kila idara kama kielelezo kwenye grafu ili kuwapa dalili wazi zaidi ya mahali wanatoka na wapi wanaenda (kwa matumaini).
• Hongera na nudge - Kwa timu yako, hii inaweza kuwa sehemu ya kusisimua zaidi ya ajenda nzima ya mkutano wa mikono yote. Ondoa hofu kwa kuzipongeza timu kwa kazi nzuri, na kuzichambua kwa upole timu ambazo hazifanyi vizuri kwa kuwauliza watahitaji nini ili kuwa na nafasi nzuri ya kufikia malengo yao.
• Ifanye iwe ya kuingiliana - Kama sehemu ndefu zaidi ya mkutano wako wa mikono yote, na kwa vipengele vingi havitumiki moja kwa moja kwa kila mtu, unaweza kutaka kuweka umakini kwenye chumba na mwingiliano fulani. Jaribu kura ya maoni, ukadiriaji wa ukubwa, wingu la maneno au hata maswali ili kuona jinsi gani kwenye wimbo timu yako wanadhani wao.

Baada ya kutoa sehemu hii ya mazungumzo, ni vyema kuweka timu katika vyumba vya vipindi vifupi ili waweze kujadiliana kuhusu jibu lenye sehemu 3...

1. Walichopenda kuhusu sasisho lao la maendeleo.
2. Kile ambacho hawakupenda kuhusu sasisho lao la maendeleo.
3. Kizuizi kinachoingia kwenye njia ya maendeleo bora.

Shughuli hii inalenga kukuza uwazi na uwajibikaji huku ikihamasisha timu kwa utambuzi au uhimizaji unaojenga.

5. Utambuzi wa wafanyakazi

⏰ dakika 10

Utambuzi ni kichocheo kikuu, na mkutano wako wa marafiki wote ndio wakati mwafaka wa kuangazia mashujaa ambao hawajaimbwa katika shirika lako lote.

Sio lazima uvae wimbo na dansi nzima (wengi wa wafanyikazi wako wanaweza kujisikia vibaya na hii hata hivyo), lakini utambuzi fulani na labda zawadi ndogo inaweza kufanya mengi, sio tu kwa mtu binafsi, lakini kwa mkutano wako kama. nzima.

Kwa ujumla, kuna njia mbili za kufanya hivi:

1. Kabla ya mkutano, viongozi wote wa timu huwasilisha jina la mtu katika timu yao ambaye amepita juu na zaidi katika jukumu lake. Tumia mkutano kukiri jina lililowasilishwa zaidi kutoka kwa kila timu.
2. Wakati wa mkutano huo - Shikilia wingu la maneno moja kwa moja kwa 'shujaa aliye kimya' wa kila mtu. Jina lililowasilishwa zaidi kutoka kwa hadhira yako litajitokeza sana katikati ya neno cloud, kukupa nafasi ya kukiri hadharani mtu yeyote yule.

Taratibu za kuwatambua wafanyakazi zinaweza kuongeza ari, kujenga heshima ya timu mbalimbali, na kuongeza hisia chanya kwenye mkutano wako wa mikono yote.

Tip 💡 Gurudumu la spinner ndio zana bora zaidi ya kutoa zawadi. Hakuna kitu kama hicho kwa ushiriki wa watazamaji!

6. Fungua Maswali na Majibu

⏰ dakika 15

Maliza na kile ambacho wengi wanakichukulia kuwa kipaumbele cha juu zaidi katika mkutano wa watu wote: Maswali na Majibu ya moja kwa moja.

Hii ni nafasi kwa mtu yeyote kutoka idara yoyote kujibu maswali ya juu. Tarajia chochote na kila kitu kutoka kwa sehemu hii, na ukikaribishe pia, kwani huenda timu yako ikahisi kama ni wakati pekee wanaweza kupata jibu la moja kwa moja kwa jambo linalofaa.

Iwapo una timu kubwa, njia moja ya kushughulika na Maswali na Majibu kwa ustadi ni kuuliza maswali siku chache kabla ya mkutano wako wa pande zote, kisha uyachuje ili kupata yale yanayofaa kujibu mbele ya umati.

Madhumuni ya sehemu hii si tu kutoa majibu—ni kuipa timu yako sauti, kuonyesha kwamba uongozi unasikiliza, na kufunga mkutano kwa sauti ya uwazi na heshima.

Lakini, ikiwa unataka kuwa wazi zaidi kuhusu mchakato mzima, iruhusu timu yako ikuulize maswali kupitia jukwaa la Maswali na Majibu la moja kwa moja. Kwa njia hii, unaweza kuweka kila kitu iliyoandaliwa, imeongezwa na 100% rafiki kwa wafanyikazi wa mbali.

Jinsi ya Kuendesha Mkutano wa Mikono Yote Kwa Kutumia AhaSlides

1. Tayarisha Uwasilishaji Wako

• Unda wasilisho jipya kwenye AhaSlides.
• Panga slaidi zako kwa mada kuu unazotaka kuzungumzia: masasisho ya kampuni, mafanikio ya timu, matangazo, Maswali na Majibu, n.k.
• Tumia mchanganyiko wa slaidi za habari (maandishi, picha, chati) na slaidi zinazoingiliana (kura za maoni, maswali, mawingu ya maneno, Maswali na Majibu).

2. Ongeza Vipengele vya Kuingiliana

• Kura za maoni: Kusanya maoni au maoni ya haraka kuhusu mipango mipya.
• Slaidi za Maswali na Majibu: Ruhusu wafanyikazi kuwasilisha maswali moja kwa moja, ambayo unaweza kujibu wakati au baada ya wasilisho.
• Neno Clouds: Nasa maoni ya timu au uangazie mada muhimu.
• Maswali: Shirikisha timu na ukaguzi wa maarifa ya kufurahisha au maelezo ya kampuni.

3. Shiriki Ufikiaji

• Kabla ya mkutano, shiriki kiungo cha kipekee cha kujiunga au msimbo pamoja na wahudhuriaji wote ili waweze kushiriki kwa kutumia simu zao mahiri au vifaa.
• Himiza kila mtu ajiunge kwa dakika chache mapema ili kuepuka ucheleweshaji.

4. Wakati wa Mkutano

• Wasilisha slaidi zako, ukibadilisha kati ya maudhui ya taarifa na shughuli shirikishi.
• Tumia matokeo ya kura ya moja kwa moja na majibu ya Maswali na Majibu ili kuchochea mijadala.
• Weka kipindi chenye nguvu kwa kuhusisha kila mtu badala ya mawasiliano ya njia moja tu.

5. Shirikisha na Ufuatilie

• Tumia maarifa kutoka kwa kura na Maswali na Majibu ili kushughulikia masuala na kusherehekea mafanikio.
• Hifadhi majibu na matokeo kwa ajili ya marejeleo ya baadaye au kushiriki na timu kubwa zaidi.
• Kwa hiari, shiriki wasilisho kamili au muhtasari baada ya mkutano.

Usaidizi wa Ziada kwa Mkutano wa Watu Wote

Ikiwa unatazamia kuweka mikono yako yote kwa muda mrefu zaidi ya saa 1, jaribu shughuli hizi za ziada...

1. Hadithi za Wateja

Nyakati, wakati kampuni yako imegusa mteja, inaweza kuwa motisha yenye nguvu kwa timu yako.

Ama kabla au wakati wa mkutano, acha timu yako ikutumie hakiki kutoka kwa wateja. Soma haya kwa ajili ya timu nzima, au hata uwe na maswali ili kila mtu aweze kukisia ni mteja gani alitoa maoni gani.

2. Majadiliano ya Timu

Wacha tuwe waaminifu, washiriki wa timu mara nyingi huwa karibu zaidi na viongozi wao wa timu kuliko Mkurugenzi Mtendaji wao.

Acha kila mtu asikie kutoka kwa sauti inayofahamika kwa kuwaalika viongozi wa kila timu kuja jukwaani na kutoa toleo lao la maendeleo ya lengo hatua. Hii ina uwezekano mkubwa wa kuwa na uhusiano na sahihi, na itawapa wengine mapumziko kutoka kwa sauti yako!

3. Muda wa Maswali!

Jaza mikono yako yote na jaribio la ushindani. Unaweza kuweka kila timu kwenye... timu, kisha uwape changamoto kwenye ubao wa wanaoongoza kupitia maswali yanayohusiana na kazi.

Makadirio ya maudhui yetu ni yapi mwaka huu? Je! ni kiwango gani cha kupitishwa kwa kipengele chetu kikuu mwaka jana? Maswali kama haya hayafundishi tu baadhi ya vipimo muhimu vya kampuni, pia yanasisimua mkutano wako na kukusaidia kuunda timu unazotaka.