Hatua 11 za Kuendesha Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati Uliofanikiwa

A mkutano wa usimamizi wa kimkakati ni mojawapo ya mbinu bora zaidi zinazosaidia timu zenye utendakazi wa juu kukagua na kuboresha ubora wa kazi pamoja na tija ili kuunda matokeo bora zaidi kwa biashara. Makala haya yatakupa kila kitu unachohitaji kujua kuhusu mkutano wa usimamizi wa kimkakati na jinsi ya kufungua mkutano kwa ufanisi. 

Orodha ya Yaliyomo

• #1 - Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati ni nini?
• #2 - Manufaa ya Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati
• #3 - Nani Anapaswa Kuhudhuria Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati? 
• #4 - Jinsi ya Kuendesha Mkutano wa Ufanisi wa Usimamizi wa Mikakati (Mpango wa SMM)

Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati ni nini?

Usimamizi wa mikutano ya kimkakati (SMM) Ni muundo wa usimamizi unaoangazia mkakati wa jumla wa kampuni, unaojumuisha usimamizi wa mchakato, bajeti, ubora, viwango na wasambazaji ili kutathmini ufanisi wa kazi na utendaji wa biashara.

Mkutano huu unaweza kufanyika kila robo mwaka na unaweza kuhitaji data iliyokusanywa kutoka kwa mkutano wa mkakati wa uuzaji, mkutano wa mkakati wa biashara au mkutano wa mkakati wa mauzo.

Kwa kifupi, Madhumuni ya mikutano ya kimkakati ni kujua jinsi ya kutumia rasilimali za kampuni kwa ufanisi zaidi kufikia malengo na malengo mahususi.

Vidokezo Zaidi vya Kazi na AhaSlides

• Mikutano Katika Biashara | Aina 10 na Mbinu Bora
• Vidokezo 8 Bora vya Muwe na Mkutano Mzuri
• Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati

Manufaa ya Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati

Mkutano wa usimamizi wa kimkakati sio tu unasaidia waliohudhuria kuwa makini zaidi na kazi yao kutoka kwa kuwasili kwa wakati na kuandaa hati na maswali ya kuuliza wakati wa kupanga mikakati lakini pia huleta manufaa 5 kama ifuatavyo:

Punguza Gharama

Mashirika mengi yamebadilisha mfumo wa mkutano wa usimamizi wa kimkakati. Mpango wa SMM husaidia makampuni sasa kutumia zana na huduma za gharama ya chini (hata bila malipo) kuchanganua data kati ya mikutano ili kuona ni nini kinachofanya kazi, kisichofanya kazi na kinachoweza kufanya vyema. 

Hii husaidia kutumia, kutenga na kuwekeza rasilimali kwa busara na ufanisi iwezekanavyo.

Okoa Wakati na Nishati

Kupanga mikutano yenye ufanisi huruhusu idara au washiriki kuelewa madhumuni ya majadiliano ya kimkakati na kile wanachohitaji kuandaa na kuchangia.

Kwa mfano, ni nyaraka gani wataleta, ni takwimu gani za kuwasilisha, na ni kazi gani au masuluhisho yatakayotolewa baada ya mkutano.

Kuvunja kazi za kujitayarisha kwa ajili ya mkutano huokoa muda na jitihada nyingi kwa kutokurupuka au kuwa mkosoaji wa kosa la nani lakini kusahau kusudi la mkutano.

Kuongeza Nguvu ya Majadiliano

Wakati wa mkutano, mabishano au mabishano hayataepukwa. Hata hivyo, hii huongeza nguvu ya mazungumzo ya washiriki wa timu kwa kujadili na kutafuta suluhisho bora zaidi la kutatua matatizo kwa wateja na biashara. Unaweza kushangaa kupata mpatanishi bora kwenye timu yako!

Dhibiti Hatari 

Hakuna anayetaka kuhudhuria mkutano ambao utaghairiwa katikati kwa sababu hakuna data au utatuzi wa matatizo.

Kwa hivyo, mkutano wa ufuatiliaji unamaanisha kuwa kila mtu anahitaji kupanga, kukusanya na kuwasilisha data kutoka kwa mikutano iliyopita, kuchanganua data hiyo na kusaidia kutafsiri uchanganuzi huo kuwa hatua zinazoweza kuchukuliwa. Shughuli hizi huhakikisha kuwa unadhibiti hatari vyema zaidi. Au hata ufanye mkutano uwe na matokeo zaidi au uwe na malengo zaidi kuliko ule wa mwisho. 

Fuatilia Kwa Ukaribu Bajeti na Rasilimali

Kuendesha mikutano ya timu yenye ufanisi kutaweza kufuatilia na kurekebisha rasilimali na kufanya maamuzi sahihi ya bajeti. Mikutano ya mapitio ya mikakati itasaidia kuangazia idara au programu ambazo zinaweza kuhitaji ufadhili wa ziada ili kufanikiwa. Pia ni mahali pazuri kuona ikiwa unahitaji kuongeza/kupunguza bajeti yako au nguvu kazi yako.

Nani Anapaswa Kuhudhuria Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati? 

Watu wanaohitajika kufika kwenye mkutano watakuwa watu wa juu kama vile Mkurugenzi Mtendaji (Mkurugenzi Mtendaji, Mkurugenzi Mtendaji, Meneja wa Jiji, n.k.) na meneja wa moja kwa moja wa mradi.

Wachezaji muhimu wanahitajika kuwa na sauti katika kupanga, lakini sio kila mtu yuko mezani kihalisi.

Watu wengi sana katika chumba wanaweza kusababisha dhiki, fujo, na kuchanganyikiwa. Iwapo una watu wengi wanaotaka kuhusika katika mchakato huu, wajumuishe kwa njia kama vile Kukusanya maoni ya wafanyakazi kupitia tafiti na kumtoza mtu katika mkutano ili kuhakikisha kuwa data hii inawasilishwa kwenye jedwali na inachukuliwa kuwa sehemu ya mchakato.

Jinsi ya Kuendesha Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati Ufanisi (Mpango wa SMM) 

Kuhakikisha kuwa mikutano yako ya kimkakati ya usimamizi inashirikisha na yenye tija huanza na kupanga vizuri. Pamoja na hatua hizi

Maandalizi ya Mkutano

Kumbuka kufuata miongozo hii ya kupanga mkutano na hatua 4:

• Ratibu Muda na Kusanya Data/Ripoti Muhimu

Ratiba na uhakikishe kuwaalika viongozi wote na wafanyikazi wakuu wanaohitajika kuhudhuria mkutano huu. Hakikisha watu walio katika chumba hicho ni watu wanaoweza kushiriki kikamilifu katika mkutano.

Wakati huo huo, kukusanya data muhimu, na ripoti, sasisha viashiria vya hali, na hata maswali ya kujibiwa katika mkutano. Hakikisha kuwa mawasilisho hayako karibu sana na tarehe ya mkutano ili kila mtu aweze kupitia data ya hivi majuzi zaidi na kuandika uchanganuzi kuhusu mitindo au masuala yanayojitokeza.

• Mpango Ajenda Kigezo

Ajenda hukusaidia wewe na washiriki kuendelea kufuata utaratibu. Mawazo ya ajenda ya mkutano yatahakikisha majibu ya maswali:

• Kwa nini tuna mkutano huu?
• Tunahitaji kutimiza nini wakati mkutano umekwisha?
• Je, ni hatua gani zinazofuata tunapaswa kuchukua?

Kumbuka kwamba a ajenda ya mkutano wa usimamizi wa kimkakati inaweza kuwa kama mapitio ya malengo, hatua, na mipango, kuthibitisha mkakati, na kuendelea kwa mwelekeo wa kimkakati na miradi ya sasa.

Hapa kuna mfano wa ajenda:

1. 9.00 AM - 9.30 AM: Muhtasari wa madhumuni ya mkutano
2. 9.30 AM - 11.00 AM: Tathmini upya mchakato mzima
3. 1.00 PM - 3.00 PM: Taarifa za Idara na Viongozi
4. 3.00 - 4.00 PM: Masuala Yanayosalia
5. 4.00 PM - 5.00 PM: Masuluhisho Yametolewa
6. 5.00 PM - 6.00 PM: Mpango wa Hatua
7. 6.00 PM - 6.30 PM: QnA Kikao
8. 6.30 PM - 7.00 PM: Hitimisho

• Weka Kanuni za Msingi

Unaweza kuweka sheria kwa kila mtu kutayarisha kabla ya mkutano.

Kwa mfano, ikiwa hawawezi kuhudhuria, wanapaswa kutuma msaidizi badala yake. 

Au wahudhuriaji lazima waweke utaratibu, waheshimu mzungumzaji, wasimkatize (n.k.)

• Kila mwezi Mikutano ya mikono yote

Kama ilivyoelezwa hapo juu, mkutano wa usimamizi wa kimkakati ni tukio kubwa, kawaida hufanyika kila robo. Kwa hivyo, ikiwa unataka wafanyikazi wako wafahamu mazoezi haya na uwe tayari iwezekanavyo. Unahitaji kukagua mkutano na kuandaa mikutano ya kila mwezi ya kila mwezi ili kusasisha wafanyakazi na matangazo yoyote mapya ambayo hayafai kwa barua pepe na kuweka malengo ya kampuni na kufuatilia maendeleo kuelekea yale yaliyopo.

• Fanya mkutano wa kuanza kwa Mradi

Ikiwa mkutano wa mikono yote utasaidia wafanyikazi kufahamiana na kuandaa data kwa usimamizi wa kimkakati basi mkutano wa kuanza kwa mradi ni mkutano wa kwanza kati ya mteja aliyeagiza mradi na kampuni ambayo italeta uhai. Mkutano huu utahitaji wahusika wakuu pekee ili kujadili misingi ya mradi, madhumuni yake na malengo yake.

Mkutano

• Bainisha Madhumuni ya Mkutano na Matokeo Yanayotarajiwa

Mkutano wa kupanga mikakati unaweza kwenda kombo kabisa ikiwa utafanyika bila kumpa kila mtu malengo yaliyoainishwa na matokeo ya kudai. Ndiyo maana hatua ya kwanza ni kufafanua lengo lililo wazi na linaloonekana la mkutano.

Baadhi ya mifano ya malengo wazi:

• Mkakati kwenye mitandao ya kijamii ili kufikia hadhira ya vijana. 
• Mpango wa kutengeneza bidhaa mpya, kipengele kipya.

Unaweza pia kuweka mada mahususi ya mkutano wa usimamizi wa kimkakati kama sehemu ya malengo yako, kama vile ukuaji wa biashara katika nusu ya pili ya mwaka.

Kuwa maalum iwezekanavyo na lengo lako. Kwa njia hiyo, ni rahisi kwa kila mtu kuendelea kufanya kazi na kufanya maamuzi sahihi.

• Vunja barafu 

Pamoja na mabadiliko katika njia ya kufanya kazi baada ya miaka miwili ya janga hili, kampuni lazima ziwe tayari kila wakati na mikutano ya kawaida na mikutano ya kitamaduni iliyojumuishwa. Watu wanaowasiliana kupitia skrini za kompyuta wakati wengine wameketi ofisini wakati mwingine watafanya wafanyikazi wenzako wasifurahie na kutengwa.

Kwa hivyo, unahitaji a mkutano wa timu na meli za kuvunja barafu na shughuli za kuunganisha mwanzoni mwa mkutano ili joto anga.

• Fanya Mkutano Uhusishe

Kupata timu yako kuwekeza kikamilifu katika kipindi cha mkakati kunahitaji kukuza mwingiliano wa kweli. Badala ya mawasilisho ya pekee, jaribu kugawanyika katika vipindi vifupi ambapo idara tofauti zinaweza kujadiliana kuhusu suluhu za vikwazo vya hivi majuzi.

Panga kila kikundi changamoto ambayo kampuni yako inakabili. Basi, wacha ubunifu wao uendeshe porini - iwe umekamilika michezo ya kujenga timu, kura za haraka, au maswali ya majadiliano ya kina. Kushiriki huku kwa mitazamo katika umbizo la shinikizo la chini kunaweza kuibua maarifa yasiyotarajiwa.

Unapokutana tena, omba maoni yaliyopangwa lakini yaliyo wazi kutoka kwa kila kipindi. Mkumbushe kila mtu kuwa hakuna mawazo "mbaya" katika hatua hii. Lengo lako ni kuelewa mitazamo yote ili hatimaye kushinda vikwazo pamoja.

• Tambua Changamoto Zinazowezekana

Nini kitatokea ikiwa mkutano utapita zaidi ya muda uliowekwa? Je, ikiwa timu ya uongozi italazimika kukosekana ili kushughulikia masuala mengine yasiyotarajiwa? Ikiwa kila mtu yuko busy kulaumu wengine na kutopata matokeo unayotaka?

Tafadhali orodhesha hatari zote zinazowezekana na suluhisho ili kujiandaa vyema!

Kwa mfano, fikiria kutumia kipima muda kwa vipengee vya ajenda au mawasilisho mahususi. 

• Tumia Zana za Mtandaoni 

Kutumia picha na zana ni lazima leo katika mkutano ikiwa unataka kuwasiliana mawazo kwa urahisi na haraka. Ripoti na takwimu pia zitawasilishwa kwa kuonekana na ni rahisi kuelewa kutokana na zana hizi. Pia inahimiza watu kutoa mchango na hukusaidia kufanya maamuzi ya haraka kwa kupata maoni ya wakati halisi. Unaweza kupata zana na watoa violezo bila malipo kama vile AhaSlide, Miro na Google Slide.

Kwa mfano, Tumia Mawasilisho Maingiliano na zana kama vile kura na tafiti ili kuzalisha mawazo ya ubunifu na kuyaonyesha katika muda halisi.

• Malizia kwa umbizo la Mkutano wa Town Hall 

Wacha tukamilishe mkutano kwa kipindi cha Maswali na Majibu Tumbizo la Mkutano wa Ukumbi.

Washiriki wanaweza kuuliza maswali wanayotaka na kupata majibu ya papo hapo kutoka kwa viongozi. Inathibitisha kwamba viongozi sio tu watoa maamuzi wasio na uso, bali ni watu wenye fikra makini ambao sio tu kwamba wanaweka maslahi ya kampuni kwanza bali pia wanafikiria kuhusu maslahi ya wafanyakazi wao.

• Vidokezo vya Kuwezesha Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati

Mbali na hatua zilizo hapo juu, hapa kuna vidokezo vidogo vya kukusaidia jinsi ya kupanga kikao cha kupanga mkakati bora zaidi:

• Hakikisha kila mtu anashiriki katika majadiliano.
• Hakikisha kila mtu anasikiliza kwa makini.
• Hakikisha kila mtu anatumia ujuzi wake wa kazi ya pamoja.
• Fanya kazi kupunguza chaguzi chini kidogo iwezekanavyo.
• Usiogope kuitisha kura ili kuona kiwango cha maoni na maridhiano.
• Kuwa mbunifu! Upangaji wa kimkakati ni wakati wa kuchunguza ubunifu na kuona miitikio na suluhu kwa hali za timu nzima.

Kwa ufupi

Kuendesha mkutano wa usimamizi wa kimkakati wenye mafanikio. Lazima uandae vyema kila hatua kutoka kwa watu, hati, data na zana. Toa ajenda na ushikamane nayo ili washiriki wajue watafanya nini na kazi gani watapewa. 

AhaSlide inatarajia kutoa majibu yote kwa maswali yako kuhusu jinsi ya kuongoza kikao cha kupanga kimkakati. Tunatumahi kuwa utafurahia vidokezo na mbinu za usaidizi zilizoainishwa katika makala haya za kudumisha mikutano ya kimkakati ya usimamizi na shughuli za kikundi zikiwa hai na zenye tija iwe nje ya mtandao au mtandaoni.

maswali yanayoulizwa mara kwa mara