Sử dụng Hoshin Kanri Lập kế hoạch để đạt được thành công lâu dài ngay từ bây giờ | Tiết lộ năm 2024

Bạn nghĩ Hoshin Kanri Planning có hiệu quả như thế nào trong kinh doanh hiện đại? Lập kế hoạch chiến lược đang phát triển mỗi ngày để thích ứng với thế giới luôn thay đổi nhưng mục tiêu chính là loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng và tăng giá trị cho khách hàng. Và mục tiêu mà kế hoạch của Hoshin Kanri hướng tới là gì?

Hoshin Kanri Planning trước đây không quá phổ biến nhưng nhiều chuyên gia khẳng định công cụ hoạch định chiến lược này là xu hướng đang ngày càng phổ biến và hiệu quả trong môi trường kinh doanh hiện nay, nơi mà sự thay đổi diễn ra nhanh chóng và phức tạp. Và bây giờ là lúc cao điểm để mang nó trở lại và tận dụng tối đa nó.

Mục lục

• Kế hoạch của Hoshin Kanri là gì?
• Triển khai Ma trận Hoshin Kanri X
• Ưu điểm của quy hoạch Hoshin Kanri
• Nhược điểm của quy hoạch Hoshin Kanri
• Làm thế nào để sử dụng phương pháp Hoshin Kanri để lập kế hoạch chiến lược?
• Các nội dung chính
• Những câu hỏi thường gặp

Kế hoạch của Hoshin Kanri là gì?

Hoshin Kanri Planning là một công cụ lập kế hoạch chiến lược giúp các tổ chức điều chỉnh các mục tiêu của toàn công ty cho phù hợp với công việc hàng ngày của từng cá nhân đóng góp ở các cấp độ khác nhau. Trong tiếng Nhật, từ “hoshin” có nghĩa là “chính sách” hoặc “định hướng” trong khi từ “kanri” có nghĩa là “quản lý”. Vì vậy, toàn bộ từ có thể được hiểu là "Chúng ta sẽ quản lý phương hướng của mình như thế nào?"

Phương pháp này bắt nguồn từ quản lý tinh gọn, thúc đẩy tất cả nhân viên làm việc hướng tới cùng một mục tiêu, với mục tiêu tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và lấy khách hàng làm trung tâm.

Triển khai Ma trận Hoshin Kanri X

Khi đề cập đến Hoshin Kanri Planning, phương pháp lập kế hoạch quy trình tốt nhất của nó được thể hiện một cách trực quan trong Ma trận Hoshin Kanri X. Ma trận được sử dụng để xác định ai đang thực hiện sáng kiến ​​nào, các chiến lược kết nối với các sáng kiến ​​như thế nào và cách chúng hướng tới các mục tiêu dài hạn. Đây là cách nó làm việc:

1. Miền Nam: Mục tiêu dài hạn: Bước đầu tiên là xác định các mục tiêu dài hạn. Định hướng chung mà bạn muốn chuyển công ty (bộ phận) của mình là gì?
2. Tây: Mục tiêu hàng năm: Ngoài các mục tiêu dài hạn, các mục tiêu hàng năm được xây dựng. Bạn muốn đạt được điều gì trong năm nay? Trong ma trận giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu hàng năm, bạn đánh dấu mục tiêu dài hạn nào phù hợp với mục tiêu hàng năm nào.
3. Miền Bắc: Ưu tiên cấp cao nhất: Tiếp theo, bạn phát triển các hoạt động khác nhau mà bạn muốn thực hiện để đạt được kết quả hàng năm. Trong ma trận ở góc, bạn lại kết nối các mục tiêu hàng năm trước đó với các ưu tiên khác nhau để đạt được các mục tiêu này.
4. Miền Đông: Mục tiêu cần cải thiện: Dựa trên các ưu tiên cấp cao nhất, bạn tạo ra các mục tiêu (bằng số) để đạt được trong năm nay. Một lần nữa, trong trường giữa các ưu tiên cấp cao nhất và các mục tiêu, bạn đánh dấu mức độ ưu tiên nào ảnh hưởng đến mục tiêu nào.

Tuy nhiên, một số nhà phê bình cho rằng mặc dù X-Matrix ấn tượng về mặt hình ảnh nhưng nó có thể khiến người dùng mất tập trung vào việc thực sự theo dõi. PDCA (Lên kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Đạo luật), đặc biệt là phần Kiểm tra và Hành động. Vì vậy, điều quan trọng là phải sử dụng nó như một hướng dẫn nhưng không được đánh mất mục tiêu tổng thể và quá trình cải tiến liên tục.

Ưu điểm của quy hoạch Hoshin Kanri

Dưới đây là năm lợi ích của việc sử dụng kế hoạch Hoshin Kanri:

• Thiết lập tầm nhìn của tổ chức và làm rõ tầm nhìn đó là gì
• Dẫn dắt các tổ chức tập trung vào một vài sáng kiến ​​chiến lược quan trọng, thay vì dàn trải nguồn lực quá mỏng.
• Trao quyền cho nhân viên ở tất cả các cấp và nâng cao ý thức sở hữu của họ đối với doanh nghiệp vì mọi người đều có cơ hội như nhau để tham gia và đóng góp cho cùng một mục đích.
• Tối đa hóa việc đạt được sự liên kết, tập trung, đồng tình, cải tiến liên tục và tốc độ trong nỗ lực hướng tới mục tiêu của họ.
• Hệ thống hóa lập kế hoạch chiến lược và cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc và thống nhất: những gì cần đạt được và làm thế nào để đạt được nó.

Nhược điểm của quy hoạch Hoshin Kanri

Hãy cùng điểm qua 5 thách thức khi sử dụng công cụ hoạch định chiến lược này mà các doanh nghiệp đang gặp phải hiện nay:

• Nếu các mục tiêu và dự án trong tổ chức không thống nhất, quy trình Hoshin có thể bị chùn bước.
• Bảy bước của Hoshin không bao gồm đánh giá tình huống, điều này có thể dẫn đến sự thiếu hiểu biết về tình trạng hiện tại của tổ chức.
• Phương pháp lập kế hoạch Hoshin Kanri không thể vượt qua nỗi sợ hãi trong một tổ chức. Nỗi sợ hãi này có thể là rào cản đối với việc giao tiếp cởi mở và thực hiện hiệu quả.
• Thực hiện Hoshin Kanri không đảm bảo thành công. Nó đòi hỏi sự cam kết, hiểu biết và thực hiện hiệu quả.
• Mặc dù Hoshin Kanri có thể giúp điều chỉnh mục tiêu và cải thiện giao tiếp nhưng nó không tự động tạo ra văn hóa thành công trong tổ chức.

Làm thế nào để sử dụng phương pháp Hoshin Kanri để lập kế hoạch chiến lược?

Cuối cùng, khi bạn muốn thu hẹp khoảng cách giữa chiến lược và việc thực thi, không có cách nào tốt hơn để triển khai chiến lược. Quy trình 7 bước của Hoshin. Cấu trúc được mô tả đầy đủ như sau:

Bước 1: Thiết lập tầm nhìn và giá trị của tổ chức

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là hình dung ra trạng thái tương lai của một tổ chức, nó có thể truyền cảm hứng hoặc đầy khát vọng, đủ khó để thách thức và truyền cảm hứng cho nhân viên thể hiện hiệu suất công việc cao. Điều này thường được thực hiện ở cấp điều hành và tập trung vào việc xác định trạng thái hiện tại của tổ chức liên quan đến tầm nhìn, quy trình lập kế hoạch và chiến thuật thực hiện của bạn.

Ví dụ, AhaSlides nhằm mục đích trở thành nền tảng hàng đầu cho các công cụ trình bày tương tác và cộng tác, tầm nhìn và sứ mệnh của nó bao gồm sự đổi mới, thân thiện với người dùng và cải tiến liên tục.

Bước 2: Phát triển đột phá 3-5 năm Mục tiêu (BTO)

Ở bước thứ hai, doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu khung thời gian phải hoàn thành trong vòng 3 đến 5 năm, chẳng hạn như mua lại một ngành kinh doanh mới, đột phá thị trường và phát triển sản phẩm mới. Khung thời gian này thường là thời điểm vàng để doanh nghiệp bứt phá thị trường.

Ví dụ: Mục tiêu đột phá của Forbes có thể là tăng lượng độc giả kỹ thuật số lên 50% trong 5 năm tới. Điều này sẽ đòi hỏi những thay đổi đáng kể trong chiến lược nội dung, hoạt động tiếp thị và thậm chí có thể cả thiết kế trang web của họ.

Bước 3: Xây dựng mục tiêu hàng năm

Bước này nhằm mục đích thiết lập các mục tiêu hàng năm có nghĩa là phân chia BTO kinh doanh thành các mục tiêu cần đạt được vào cuối năm. Doanh nghiệp phải đi đúng hướng để cuối cùng xây dựng được giá trị cho cổ đông và đáp ứng được kỳ vọng hàng quý.

Lấy mục tiêu hàng năm của Toyota làm ví dụ. Chúng có thể bao gồm việc tăng doanh số bán xe hybrid lên 20%, giảm 10% chi phí sản xuất và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng. Những mục tiêu này sẽ được liên kết trực tiếp với mục tiêu và tầm nhìn đột phá của họ.

Bước 4: Triển khai các mục tiêu hàng năm

Bước thứ tư này trong phương pháp lập kế hoạch Hanshin 7 bước đề cập đến việc thực hiện hành động. Các chiến thuật chiến lược khác nhau được thực hiện để theo dõi tiến độ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý nhằm đảm bảo những cải tiến nhỏ dẫn đến mục tiêu hàng năm. Quản li trung gian hoặc tuyến đầu chịu trách nhiệm quản lý hàng ngày.

Ví dụ, để triển khai các mục tiêu hàng năm của mình, AhaSlides đã chuyển đổi nhóm của mình về việc phân công nhiệm vụ. Nhóm phát triển đã nỗ lực rất nhiều để giới thiệu các tính năng mới mỗi năm, trong khi nhóm tiếp thị có thể tập trung vào việc mở rộng sang các thị trường mới thông qua các kỹ thuật SEO.

Bước 5: Thực hiện các Mục tiêu hàng năm (Hoshins/Chương trình/Sáng kiến/AIP, v.v…)

Đối với các nhà lãnh đạo xuất sắc trong hoạt động, điều quan trọng là phải nhắm tới các mục tiêu hàng năm liên quan đến kỷ luật quản lý hàng ngày. Ở cấp độ này của quy trình lập kế hoạch Hoshin Kanri, các nhóm quản lý cấp trung lập kế hoạch chiến thuật một cách cẩn thận và chi tiết.

Ví dụ: Xerox có thể khởi động một chiến dịch tiếp thị mới để quảng bá dòng máy in thân thiện với môi trường mới nhất của họ. Họ cũng có thể đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để nâng cao hiệu quả và tính bền vững của sản phẩm.

Bước 6: Đánh giá hiệu suất hàng tháng

Sau khi xác định mục tiêu ở cấp công ty và phân tầng đến cấp quản lý, doanh nghiệp thực hiện đánh giá hàng tháng để liên tục theo dõi tiến độ và giám sát kết quả. Sự lãnh đạo có ý nghĩa quan trọng trong bước này. Nên quản lý chương trình làm việc chung hoặc các mục hành động cho các cuộc họp trực tiếp hàng tháng.

Ví dụ, Toyota có thể sẽ có một hệ thống mạnh mẽ để đánh giá hiệu suất hàng tháng. Họ có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như số lượng xe bán ra, chi phí sản xuất và điểm phản hồi của khách hàng.

Bước 7: Đánh giá hiệu suất hàng năm

Vào cuối mỗi năm, đã đến lúc phải suy ngẫm về kế hoạch Hoshin Kanri. Đây là một hình thức "kiểm tra" hàng năm để đảm bảo công ty đang phát triển lành mạnh. Đây cũng là dịp tốt nhất để doanh nghiệp đặt ra mục tiêu cho năm sau và khởi động lại quá trình lập kế hoạch Hoshin.

Vào cuối năm 2023, IBM sẽ xem xét hiệu quả hoạt động của mình so với các mục tiêu hàng năm. Họ có thể thấy rằng họ đã vượt quá mục tiêu ở một số lĩnh vực, chẳng hạn như dịch vụ điện toán đám mây, nhưng lại thấp ở những lĩnh vực khác, như doanh số bán phần cứng. Việc đánh giá này sau đó sẽ cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch cho năm tiếp theo của họ, cho phép họ điều chỉnh chiến lược và mục tiêu nếu cần.

Các nội dung chính

Lập kế hoạch chiến lược hiệu quả thường đi đôi với huấn luyện nhân viên. Đòn bẩy AhaSlides để làm cho chương trình đào tạo nhân viên hàng tháng và hàng năm của bạn hấp dẫn và lôi cuốn hơn. Đây là một công cụ trình bày năng động với trình tạo câu đố, trình tạo cuộc thăm dò, đám mây từ, bánh xe quay và nhiều hơn nữa. Hoàn thành chương trình trình bày và đào tạo của bạn trong 5 phút với AhaSlides ngay bây giờ!

Những câu hỏi thường gặp

4 giai đoạn của kế hoạch Hoshin là gì?

Bốn giai đoạn của quy hoạch Honshin bao gồm: (1) Lập kế hoạch chiến lược; (2) Phát triển chiến thuật, (3) Hành động và (4) Xem xét để điều chỉnh.

Kỹ thuật lập kế hoạch Hoshin là gì?

Phương pháp lập kế hoạch Hosin còn được gọi là Quản lý chính sách, với quy trình gồm 7 bước. Nó được sử dụng trong hoạch định chiến lược trong đó các mục tiêu chiến lược được truyền đạt trong toàn công ty và sau đó đưa vào hành động.

Hoshin Kanri có phải là một công cụ tinh gọn không?

Có, nó tuân theo nguyên tắc quản lý tinh gọn, trong đó sự thiếu hiệu quả (do thiếu sự giao tiếp và chỉ đạo giữa các bộ phận khác nhau trong công ty) được loại bỏ, dẫn đến chất lượng công việc tốt hơn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Tham khảo: tất cả mọi thứ | cảnh quan