Email mời họp | Mẹo, ví dụ và mẫu tốt nhất (miễn phí 100%)

Tốt là gì thư mời họp thí dụ?

Các cuộc họp có thể là một yếu tố thiết yếu của hiệu quả, sự phối hợp và đoàn kết của nhóm. Nhiều công ty tổ chức họp ít nhất mỗi tuần một lần, có thể là cuộc họp thân mật để trao đổi sâu sắc với nhân viên hoặc cuộc họp trang trọng hơn của ban lãnh đạo để thảo luận về kế hoạch tương lai và báo cáo cuối năm hàng năm của công ty. Cán bộ quản lý hoặc lãnh đạo bắt buộc phải gửi thư mời họp đến những người tham gia hoặc khách mời.

Thư mời họp rất quan trọng để điều hành các cuộc họp chính thức một cách hiệu quả và suôn sẻ. Có rất nhiều cách để gửi lời mời họp. Trong bài viết này, chúng tôi tập trung xử lý email mời họp, phương pháp thuận tiện và phổ biến nhất để mời mọi người tham gia cuộc họp của bạn.

Mục lục

• Email mời họp là gì?
• Tại sao Email mời họp lại quan trọng?
• Viết email mời họp từng bước
• Các loại email mời họp và ví dụ
• Lời kết

Mẫu cuộc họp nhanh với AhaSlides

• Các cuộc họp trong kinh doanh
• Biên bản cuộc họp
• đứng lên cuộc họp

Email mời họp là gì?

Một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, email mời họp là một thông điệp bằng văn bản trình bày mục đích của cuộc họp và yêu cầu mọi người tham gia cuộc họp theo ngày và địa điểm cụ thể, cùng với các tệp đính kèm chi tiết hơn nếu có. Nó có thể được viết theo phong cách trang trọng hoặc không chính thức tùy thuộc vào đặc điểm của các cuộc họp. Chúng nên được viết với giọng điệu và phong cách phù hợp để đáp ứng nghi thức email kinh doanh.

Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn email mời họp với email yêu cầu họp. Sự khác biệt chính giữa các email này là email yêu cầu họp nhằm mục đích thiết lập một cuộc hẹn với ai đó trong khi email mời họp nhằm mục đích mời bạn tham dự một cuộc họp vào ngày và địa điểm đã thông báo.

Tại sao Email mời họp lại quan trọng?

Sử dụng email mời mang lại rất nhiều lợi ích. Những lợi thế của lời mời qua email được liệt kê dưới đây:

• Nó kết nối với lịch trực tiếp. Khi người nhận chấp nhận lời mời, nó sẽ được thêm lại vào lịch làm việc của họ và bạn sẽ nhận được lời nhắc giống như các sự kiện khác được ghi trong lịch.
• Nó là thuận tiện và nhanh chóng. Người nhận của bạn có thể nhận được email ngay sau khi bạn nhấp vào nút gửi. Vì nó được gửi thẳng đến người nhận, nếu địa chỉ email sai, bạn có thể nhận được thông báo ngay lập tức và nhanh chóng đưa ra các giải pháp tiếp theo.
• Đó là tiết kiệm thời gian. Bạn có thể gửi email nhóm với hàng nghìn địa chỉ email cùng lúc.
• Đó là tiết kiệm chi phí. Bạn không cần phải tốn ngân sách cho việc gửi thư.
• Nó có thể được tạo trực tiếp từ nền tảng hội thảo trên web ưa thích của bạn. Trừ khi bạn đang có cuộc họp trực tiếp, lựa chọn đầu tiên của bạn có thể sẽ là Zoom, Microsoft Teams, hoặc tương đương. Khi RSVP được xác nhận, tất cả các liên kết và khung thời gian sẽ được đồng bộ hóa qua email, do đó người tham dự có thể tránh nhầm lẫn với các sự kiện khác.

Có một thực tế là hàng tỷ email được gửi đi mỗi ngày và nhiều trong số đó là thư rác. Vì mọi người đều sử dụng ít nhất một email để trao đổi các tin nhắn quan trọng về công việc, mua hàng, cuộc họp, v.v. Tuy nhiên, vì phải đọc hàng tấn email mỗi ngày nên không có gì ngạc nhiên khi đôi khi bạn gặp phải hiện tượng “email mệt mỏi”. Vì vậy, việc gửi một email mời tốt có thể tránh được sự hiểu lầm hoặc thiếu hiểu biết không cần thiết từ người nhận.

Viết thư mời họp qua email Từng bước

Một email mời họp tốt là điều cần thiết và, như một quy luật, nó tác động đến một gửi email tỷ lệ.

Có những nghi thức và nguyên tắc mà mọi người phải tuân theo để hoàn thành email mời họp kinh doanh đối với người nhận. Bạn có thể tìm hiểu cách viết email mời họp tiêu chuẩn theo các bước sau:

Bước 1: Viết dòng chủ đề mạnh mẽ

Có một thực tế là 47% người nhận email đã đọc qua những email có dòng chủ đề rõ ràng và ngắn gọn. Ấn tượng đầu tiên là quan trọng. Điều này có thể đảm bảo người nhận cảm thấy cấp bách hoặc quan trọng, dẫn đến tỷ lệ mở cao hơn.

• Ngắn gọn, có mục tiêu. Hãy thực tế, không bí ẩn.
• Bạn có thể yêu cầu xác nhận tham dự trong dòng chủ đề như một dấu hiệu khẩn cấp.
• Hoặc thêm giọng điệu tình cảm như đừng quên tầm quan trọng, cấp bách,...
• Thêm Thời gian nếu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề nhạy cảm về thời gian 

Ví dụ: “Họp 4/12: Động não dự án” hoặc "Quan trọng. Vui lòng trả lời: Họp Chiến lược sản phẩm mới ngày 10/6"

Bước 2: Bắt đầu với phần giới thiệu nhanh

Ngay từ dòng đầu tiên, bạn nên tóm tắt ngắn gọn về bạn là ai, vị trí của bạn trong tổ chức và lý do bạn liên hệ với họ. Sau đó, bạn có thể trực tiếp chỉ ra mục đích của cuộc họp. Nhiều người mắc sai lầm khi đưa ra mục đích mơ hồ của cuộc họp vì họ cho rằng những người tham gia phải biết về điều đó.

• Làm cho phần giới thiệu của bạn dễ chịu hoặc liên quan đến công việc
• Nhắc nhở những người tham gia nếu họ cần hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc mang theo bất cứ thứ gì đến cuộc họp.

Ví dụ Xin chào thành viên nhóm, tôi rất mong được gặp bạn tại buổi ra mắt sản phẩm mới vào thứ Hai tới.

Bước 3: Chia sẻ thời gian và địa điểm

Bạn nên bao gồm thời gian chính xác của cuộc họp. Bạn cũng nên cho họ biết cuộc họp diễn ra như thế nào và ở đâu, trực tiếp hoặc trực tuyến, đồng thời đưa ra các hướng dẫn hoặc liên kết nền tảng trong trường hợp họ cần.

• Thêm múi giờ nếu bất kỳ nhân viên nào làm việc ở các khu vực khác nhau trên thế giới
• Đề cập đến thời lượng ước tính của cuộc họp
• Khi hướng dẫn chỉ đường, hãy càng chi tiết càng tốt hoặc đính kèm bản đồ hướng dẫn

Ví dụ: Hãy tham gia cùng chúng tôi Thứ Sáu, ngày 6 tháng 1, lúc 00:2 chiều tại phòng họp XNUMX, trên tầng hai trong tòa nhà hành chính.

Bước 4: Phác thảo chương trình họp

Bao gồm các mục tiêu chính hoặc chương trình nghị sự cuộc họp được đề xuất. Đừng đề cập đến chi tiết. Bạn có thể chỉ cần nêu chủ đề và dòng thời gian. Đối với các cuộc họp chính thức, bạn có thể đính kèm một tài liệu chi tiết. Điều này đặc biệt hữu ích để giúp người tham dự chuẩn bị trước.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng: Chúng tôi dự định thảo luận..../ Chúng tôi muốn giải quyết một số vấn đề Hoặc theo dòng thời gian sau:

• 8:00-9:30: Giới thiệu Dự án
• 9:30-11:30: Trình bày của Howard (CNTT), Nour (Tiếp thị) và Charlotte (Bán hàng)

Bước 5: Yêu cầu RSVP

Việc yêu cầu trả lời có thể giúp xác nhận phản hồi từ người nhận của bạn. Để ngăn chặn sự mâu thuẫn, bạn nên đưa câu trả lời ưu tiên và giới hạn thời gian để người tham dự thông báo cho bạn về việc tham dự hoặc vắng mặt của họ trong email của bạn. Bằng cách đó, nếu bạn chưa nhận được RSVP của họ vào thời điểm bạn quy định, bạn có thể thực hiện các hành động tiếp theo nhanh chóng.

Ví dụ: Vui lòng trả lời trước [ngày] đến [địa chỉ email hoặc số điện thoại]

Bước 6: Thêm chữ ký email chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu

Chữ ký email doanh nghiệp phải kết hợp đầy đủ họ tên, chức danh, tên công ty, thông tin liên hệ, trang web cá nhân và các địa chỉ siêu liên kết khác.

Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh chữ ký của mình với Gmail.

Ví dụ:

Jessica Madison

Giám đốc tiếp thị khu vực, Inco Industry

555-9577-990

Có rất nhiều trình tạo chữ ký email miễn phí giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, chẳng hạn như Chữ ký của tôi.

Các loại email mời họp và ví dụ

Hãy nhớ rằng các loại cuộc họp khác nhau sẽ có những tiêu chuẩn và phong cách viết khác nhau để tuân theo. Thông thường, chúng tôi phân tách các email mời họp dựa trên mức độ chính thức hoặc không chính thức, bao gồm hoặc loại trừ các cuộc họp ảo hoặc các cuộc họp trực tuyến thuần túy. Trong phần này, chúng tôi tổng hợp và giới thiệu tới các bạn một số loại thiệp mời họp điển hình và mẫu của từng loại được sử dụng phổ biến trong các email mời họp doanh nghiệp.

#1. Email yêu cầu cuộc họp chính thức

Email yêu cầu họp chính thức được sử dụng cho các cuộc họp lớn thường diễn ra một đến ba lần một năm. Đây là một cuộc họp trang trọng có quy mô lớn nên email của bạn nên được viết theo phong cách trang trọng. Cần có các phụ lục đính kèm để người tham gia hiểu rõ hơn về cách tham gia cuộc họp, cách tìm địa điểm và chương trình nghị sự chi tiết.

Các cuộc họp chính thức bao gồm:

• cuộc họp quản lý
• cuộc họp Ủy ban
• Họp Hội đồng quản trị 
• đại hội đồng cổ đông 
• Cuộc họp chiến lược 

Ví dụ 1: cổ đông mẫu thư mời

Dòng chủ đề: Quan trọng. Bạn được mời tham dự Đại hội thường niên. [Thời gian]

[Tên người nhận]

[Tên công ty]

[Chức vụ]

[Địa chỉ công ty]

[Ngày]

Kính gửi Quý cổ đông,

Chúng tôi xin trân trọng kính mời quý vị tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ được tổ chức vào ngày [Thời gian], [Địa chỉ]

Đại hội đồng cổ đông thường niên là dịp đặc biệt để thông tin, trao đổi và thảo luận giữa [Tên công ty] và tất cả các cổ đông của chúng tôi.

Đây cũng là cơ hội để thể hiện bản thân và bỏ phiếu để đóng vai trò tích cực trong việc đưa ra các quyết định quan trọng cho [Tên công ty], bất kể số lượng cổ phiếu bạn sở hữu. Cuộc họp sẽ bao gồm các chương trình nghị sự chính sau đây:

Chương trình nghị sự 1:

Chương trình nghị sự 2:

Chương trình nghị sự 3:

Chương trình nghị sự 4:

Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn về cách tham gia cuộc họp này, chương trình nghị sự và nội dung của các nghị quyết sẽ được đệ trình để bạn phê duyệt trong tài liệu đính kèm bên dưới

Tôi xin thay mặt hội đồng quản trị cảm ơn bạn vì sự đóng góp và lòng trung thành của bạn đối với [Tên công ty] và tôi mong được chào đón bạn đến cuộc họp vào ngày [Ngày]

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Địa chỉ công ty và trang web]

Ví dụ 2: Cuộc họp chiến lược mẫu thư mời

[Tên người nhận]

[Tên công ty]

[Chức vụ]

[Địa chỉ công ty]

[Ngày]

Dòng tiêu đề: Project Launch Chiến dịch Marketing Họp: 2/28

Thay mặt cho [Tên công ty], Tôi muốn mời bạn tham dự một cuộc họp kinh doanh được tổ chức tại [Tên hội trường, Tên tòa nhà] [Ngày giờ]. Cuộc họp sẽ kéo dài trong [Khoảng thời gian].

Tôi rất vui được chào đón bạn đến với giai đoạn đầu tiên của dự án để thảo luận về đề xuất sắp tới của chúng tôi [Chi tiết] và chúng tôi đánh giá cao những hiểu biết có giá trị của bạn về đề xuất đó. Dưới đây là tóm tắt ngắn gọn về chương trình nghị sự của chúng tôi trong ngày:

Chương trình nghị sự 1:

Chương trình nghị sự 2:

Chương trình nghị sự 3:

Chương trình nghị sự 4:

Đề xuất này được toàn bộ nhóm của chúng tôi coi là một trong những đề xuất quan trọng nhất. Để Quý vị tham khảo thêm, chúng tôi gửi kèm theo thư này một tài liệu cung cấp thêm thông tin chi tiết để Quý vị thuận tiện trong việc chuẩn bị trước cho cuộc họp.

Tất cả chúng tôi đều mong được trò chuyện với bạn để thảo luận xem chúng tôi có thể làm gì thêm để thực hiện thành công đề xuất này. Vui lòng gửi bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào cho cuộc họp trước [Đường giới hạn] cho tôi trực tiếp bằng cách trả lời email này.

Có một ngày tuyệt vời ở phía trước.

Cám ơn bạn,

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Địa chỉ công ty và trang web]

#2. Email mời họp không chính thức

Với email mời họp trang trọng, nếu chỉ đơn giản là cuộc họp với các nhân viên cấp quản lý dưới quyền hoặc các thành viên trong nhóm. Bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều để nghĩ cách viết sao cho phù hợp. Bạn có thể viết theo phong cách thân mật với giọng điệu thân thiện và vui vẻ.

Các cuộc họp không chính thức bao gồm:

• cuộc họp động não
• Họp giải quyết vấn đề
• Hội thảo
• cuộc họp kiểm tra
• Họp Xây dựng Nhóm
• trò chuyện cà phê 

Ví dụ 3: Mẫu email mời họp đăng ký

Dòng tiêu đề: Khẩn cấp. [Tên dự án] cập nhật. [Ngày]

Các đội thân mến,

Lời chào hỏi!

Thật thú vị và thú vị khi có thời gian làm việc với bạn về [Tên dự án]. Tuy nhiên, để có thể tiến hành các kế hoạch của chúng ta một cách hiệu quả, tôi tin rằng đã đến lúc chúng ta báo cáo về tiến độ đã đạt được và tôi sẽ đánh giá cao cơ hội được gặp bạn tại [vị trí] để thảo luận thêm về vấn đề này tại [Ngày và giờ].

Tôi cũng đính kèm một danh sách tất cả các chương trình nghị sự mà chúng ta cần thảo luận. Đừng quên chuẩn bị báo cáo hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Vui lòng sử dụng cái này [Liên kết] để cho tôi biết liệu bạn sẽ có thể làm cho nó.

Vui lòng gửi email cho tôi xác nhận của bạn càng sớm càng tốt.

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

Ví dụ 4: Đội bumẫu email mời làm việc

Kính gửi các thành viên trong nhóm,

Điều này là để thông báo cho bạn rằng [Tên bộ phận] đang tổ chức một Họp Team Building cho toàn thể nhân viên thành viên trên [Ngày và giờ]

Để phát triển chuyên môn hơn nữa, điều cực kỳ quan trọng là chúng ta cùng nhau phát triển và điều đó chỉ có thể xảy ra nếu chúng ta làm việc theo nhóm để các kỹ năng và tài năng của chúng ta có thể được tận dụng để mang lại hiệu quả tốt hơn. Đó là lý do bộ phận của chúng tôi tiếp tục thúc đẩy các hoạt động xây dựng nhóm khác nhau hàng tháng.

Hãy đến và tham gia sự kiện để chúng tôi có thể lắng nghe tiếng nói của bạn về cách chúng tôi có thể cải thiện để hỗ trợ bạn tốt hơn. Cũng sẽ có một số trò chơi xây dựng đội nhóm cùng với đồ uống và đồ ăn nhẹ sẽ được cung cấp bởi công ty.

Chúng tôi mong muốn có được những giây phút vui vẻ tại sự kiện xây dựng đội nhóm này được sắp xếp để giúp mỗi người chúng tôi phát triển. Trong trường hợp bạn nghĩ rằng bạn không thể tham gia cuộc họp này, vui lòng thông báo [Tên điều phối viên] at [Số điện thoại]

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

#3. Email mời diễn giả khách mời

Email mời diễn giả khách mời phải bao gồm thông tin liên quan đến diễn giả liên quan đến cuộc họp và cơ hội phát biểu. Điều quan trọng là diễn giả biết cách họ có thể đóng góp cho sự kiện của bạn và họ có thể nhận được những lợi ích gì khi tham gia sự kiện của bạn.

Ví dụ 5: Mẫu email mời diễn giả khách mời

Thân [Loa],

Chúng tôi hy vọng thông báo này tìm thấy bạn tốt! Hôm nay chúng tôi liên hệ với một cơ hội diễn thuyết tuyệt vời để bạn chiêm nghiệm. Chúng tôi muốn yêu cầu bạn vui lòng là diễn giả danh dự của chúng tôi cho [Tên cuộc họp], một sự kiện tập trung vào [Mô tả mục đích và đối tượng của sự kiện của bạn]. Toàn bộ [Tên cuộc họp] nhóm được truyền cảm hứng từ thành tích của bạn và cảm thấy bạn sẽ là chuyên gia hoàn hảo để nói chuyện với khán giả gồm những chuyên gia có cùng chí hướng của chúng tôi.

[Tên cuộc họp] sẽ diễn ra trong [Địa điểm, bao gồm thành phố và tiểu bang] on [Ngày]. Sự kiện của chúng tôi dự kiến ​​sẽ tổ chức lên đến khoảng [Số lượng người tham gia ước tính#]. Mục tiêu của chúng tôi là [Mục tiêu của cuộc họp].

Chúng tôi tin rằng bạn là một diễn giả tuyệt vời và giọng nói của bạn sẽ là một bổ sung quan trọng cho cuộc trò chuyện đó do bạn đã làm việc rất nhiều trong [Khu vực chuyên môn]. Bạn có thể cân nhắc trình bày ý tưởng của mình tối đa [Thời lượng] phút liên quan đến lĩnh vực [Chủ đề cuộc họp]. Bạn có thể gửi đề xuất của mình trước [hạn chót] theo [liên kết] để nhóm của chúng tôi có thể lắng nghe ý kiến ​​​​của bạn và xác định trước các chi tiết trong bài phát biểu của bạn.

Trong mọi trường hợp, nếu bạn không thể tham dự, chúng tôi rất mong bạn liên hệ với chúng tôi qua [link]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian và cân nhắc, chúng tôi rất mong nhận được phản hồi tích cực từ bạn.

Tốt nhất,
[Tên]
[Chức vụ]
[Thông tin liên lạc]
[Địa chỉ trang web của công ty]

#4. Email mời hội thảo trên web

Trong xu hướng ngày nay, ngày càng có nhiều người tổ chức họp trực tuyến vì vừa tiết kiệm thời gian vừa tiết kiệm chi phí, đặc biệt đối với những nhóm làm việc từ xa. Nếu bạn sử dụng nền tảng hội nghị, sẽ có những tin nhắn mời được tùy chỉnh tốt sẽ được gửi trực tiếp đến người tham dự của bạn trước khi cuộc họp bắt đầu, chẳng hạn như mẫu email mời Zoom. Đối với hội thảo trực tuyến ảo, bạn có thể tham khảo mẫu sau.

Gợi ý: Sử dụng các từ khóa như “Xin chúc mừng”, “Sớm”, “Hoàn hảo”, “Cập nhật”, , “Có sẵn”, “Cuối cùng”, “Hàng đầu”, “Đặc biệt”, “Tham gia với chúng tôi”, “Miễn phí”, v.v.

Ví dụ 6: Mẫu email mời hội thảo trên web

Dòng chủ đề: Xin chúc mừng! Bạn được mời đến [Tên hội thảo trên web]

Thân [Tên ứng viên],

[Tên công ty] rất vui mừng được tổ chức một hội thảo trực tuyến cho [Chủ đề hội thảo trên web] TRÊN [Ngày] Tại [Thời gian], hướng đến [[Mục đích của hội thảo trên web]

Đây sẽ là cơ hội tốt để bạn kiếm được lợi ích to lớn từ các chuyên gia được mời trong lĩnh vực [Chủ đề hội thảo trên web] và nhận quà tặng miễn phí. Đội ngũ của chúng tôi rất nhiệt tình về sự hiện diện của bạn.

Lưu ý: Hội thảo trên web này được giới hạn ở [Số người]. Để giữ chỗ, vui lòng đăng ký [Liên kết], và thoải mái chia sẻ nó với bạn bè của bạn. 

Tôi hy vọng sẽ gặp bạn ở đó!

Có một ngày tuyệt vời,

[Tên của bạn]

[Chữ ký]

Lời kết

May mắn thay, có rất nhiều mẫu thư mời họp kinh doanh có sẵn trên internet để bạn tùy chỉnh và gửi cho những người tham dự trong vài giây. Đừng quên lưu một số nội dung vào đám mây để bạn có thể chuẩn bị email với văn bản hoàn hảo, đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp.

Nếu bạn cũng đang tìm kiếm các giải pháp khác cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tìm AhaSlides là một công cụ trình bày tốt với nhiều tính năng tuyệt vời để hỗ trợ các sự kiện hội thảo trên web, hoạt động xây dựng nhóm, hội nghị, v.v.

Những câu hỏi thường gặp

Tham khảo: Thật | Sherpany