Rhestr Wirio Rheoli Risg Digwyddiad Terfynol | 15 Angenrheidiol i Sicrhau Llwyddiant Digwyddiad

Mae eich calon yn rasio wrth i chi ddarlunio'r senarios gwaethaf:

❗️ Mae siaradwr yn mynd yn sâl funudau cyn cymryd y llwyfan.

❗️ Mae eich lleoliad yn colli pŵer yn sydyn ar ddiwrnod y digwyddiad.

❗️ Neu waethaf oll – mae rhywun yn cael ei frifo yn eich digwyddiad.

Mae'r meddyliau corddi stumog yn eich cadw i fyny yn y nos.

Ond gellir rheoli hyd yn oed y digwyddiadau mwyaf anhrefnus - os ydych chi'n cynllunio'n ofalus ac yn systematig ymlaen llaw.

Mae syml rhestr wirio rheoli risg digwyddiadau Gall eich helpu i nodi problemau posibl, paratoi ar eu cyfer a'u lliniaru cyn iddynt atal eich digwyddiad. Gadewch i ni ddarganfod y 10 peth hanfodol yn y rhestr wirio i drawsnewid pryder yn gynllun gweithredu sydd wedi'i osod yn dda.

Tabl Cynnwys

• Trosolwg
• Beth yw Rheoli Risg Digwyddiad?
• Beth yw'r 5 cam i reoli risg fel cynlluniwr digwyddiad?
• Rhestr Wirio Rheoli Risg Digwyddiadau
• 5 elfen o reoli risg?
• Rhestr wirio mewn Rheoli digwyddiadau
• Cludfwyd
• Cwestiynau Cyffredin

Trosolwg

Beth yw Rheoli Risg Digwyddiad?

Mae rheoli risg digwyddiad yn golygu nodi risgiau neu faterion posibl a allai fygwth digwyddiad, ac yna rhoi prosesau a rhagofalon ar waith i liniaru'r risgiau hynny. Mae hyn yn helpu trefnwyr digwyddiadau i gael cynlluniau wrth gefn yn barod i leihau aflonyddwch ac adfer yn gyflym os bydd problemau'n codi. Defnyddir rhestr wirio rheoli risg digwyddiad hefyd i sicrhau bod pob bygythiad posibl yn cael ei groesi.

Beth yw'r 5 cam i reoli risg fel cynlluniwr digwyddiad?

Rydyn ni'n gwybod ei fod yn straen fel cynlluniwr digwyddiad gyda'r holl bosibiliadau a all ddigwydd. Er mwyn eich arbed rhag gorfeddwl, dilynwch ein 5 cam syml i wneud cynllun rheoli risg perffaith ar gyfer digwyddiadau:

• Adnabod risgiau – Taflwch syniadau am bopeth posibl a allai fynd o'i le yn eich digwyddiad. Ystyriwch ffactorau fel materion lleoliad, tywydd gwael, methiannau technoleg, canslo siaradwyr, problemau bwyd, anafiadau, presenoldeb isel, ac ati. Meddyliwch yn fras a rhowch ef ar teclyn taflu syniadau i gadw'r syniadau yn gyfan.

• Asesu tebygolrwydd ac effaith – Ar gyfer pob risg digwyddiad a nodir, amcangyfrifwch pa mor debygol yw hi o ddigwydd a pha effaith bosibl y gallai ei chael ar eich digwyddiad. Mae hyn yn helpu i benderfynu pa risgiau sydd angen y cynlluniau lliniaru mwyaf trylwyr.

• Datblygu cynlluniau wrth gefn – Ar gyfer risgiau sy’n flaenoriaeth uwch, creu cynlluniau wrth gefn penodol, atebion a chynlluniau wrth gefn er mwyn tarfu cyn lleied â phosibl os bydd y risgiau hynny’n codi. Gall hyn gynnwys cadarnhau lleoliadau eraill, cyflenwyr, amserlenni, ac ati.

• Neilltuo cyfrifoldebau – Gwnewch un person yn atebol am weithredu pob cynllun wrth gefn a chyfleu rolau’n glir i’ch tîm. Mae hyn yn sicrhau y bydd rhywun yn gweithredu os bydd risg mewn gwirionedd.

• Ymarferwch eich cynlluniau – Ewch drwy senarios posibl i nodi bylchau yn eich cynlluniau rheoli risg digwyddiad. Bydd hyfforddi'ch tîm ar sut i ymateb mewn gwahanol sefyllfaoedd yn magu hyder fel y gallant reoli materion sy'n codi ar ddiwrnod y digwyddiad yn llwyddiannus.

Awgrymiadau ar gyfer Gwell Ymgysylltu

• Rheoli Digwyddiadau
• Dylunio digwyddiadau
• Rhwydweithio busnes

Rhestr Wirio Rheoli Risg Digwyddiadau

Beth yw'r pwyntiau cyffredinol y mae angen i restr wirio rheoli risg digwyddiad eu cynnwys? Chwiliwch am ysbrydoliaeth gyda'n rhestr wirio risgiau digwyddiad enghreifftiau isod.

#1 – Lleoliad
☐ Contract wedi'i lofnodi
☐ Sicrhawyd hawlenni a thrwyddedau
☐ Cadarnhawyd cynllun llawr a threfniadau gosod
☐ Gofynion arlwyo a thechnegol wedi'u nodi
☐ Lleoliad wrth gefn wedi'i nodi ac wrth law

#2 – Tywydd
☐ Monitro tywydd garw a chynllun hysbysu
☐ Pabell neu loches arall ar gael os oes angen
☐ Gwneud trefniadau i symud y digwyddiad i mewn os oes angen

#3 – Technoleg
☐ A/V ac offer technoleg arall wedi'u profi
☐ Cafwyd gwybodaeth gyswllt cymorth TG
☐ Allbrintiau papur o ddeunyddiau ar gael fel copi wrth gefn
☐ Cynllun wrth gefn ar gyfer toriad rhyngrwyd neu bŵer

#4 – Meddygol/Diogelwch
☐ Mae pecynnau cymorth cyntaf ac AED ar gael
☐ Allanfeydd brys wedi'u nodi'n glir
☐ Staff wedi'u hyfforddi mewn gweithdrefnau brys
☐ Gwybodaeth cyswllt diogelwch/heddlu wrth law

#5 – Siaradwyr
☐ Derbyniwyd bios a lluniau
☐ Dewiswyd siaradwyr amgen fel rhai wrth gefn
☐ Cyfleu cynllun wrth gefn y siaradwr

#6 – Presenoldeb
☐ Cadarnhawyd y trothwy presenoldeb isaf
☐ Cyfleu polisi canslo
☐ Cynllun ad-daliad yn ei le os caiff digwyddiad ei ganslo

# 7 - Yswiriant
☐ Polisi yswiriant atebolrwydd cyffredinol mewn grym
☐ Cafwyd tystysgrif yswiriant

#8 – Dogfennaeth
☐ Copïau o gontractau, hawlenni a thrwyddedau
☐ Gwybodaeth gyswllt ar gyfer pob gwerthwr a chyflenwr
☐ Rhaglen y digwyddiad, agenda a/neu deithlen

#9 – Staffio/Gwirfoddolwyr
☐ Rolau a neilltuwyd i staff a gwirfoddolwyr
☐ Copïau wrth gefn ar gael i'w llenwi ar gyfer dim sioeau
☐ Cwblhawyd hyfforddiant ar weithdrefnau brys a chynlluniau wrth gefn

#10 – Bwyd a Diod
☐ Sicrhewch fod copïau wrth gefn ar gael ar gyfer unrhyw gyflenwadau darfodus
☐ Paratoi opsiynau bwyd amgen rhag ofn y bydd oedi/archeb anghywir/gwesteion ag alergeddau
☐ Mae cynhyrchion papur, offer a nwyddau gweini ychwanegol ar gael

#11 – Gwastraff ac Ailgylchu
☐ Dosbarthu biniau gwastraff a chynwysyddion ailgylchu
☐ Rolau a neilltuwyd i gasglu sbwriel yn ystod ac ar ôl y digwyddiad

#12 – Gweithdrefnau ar gyfer Ymdrin â Chwynion
☐ Aelod o staff wedi'i ddynodi i ymdrin â chwynion mynychwyr
☐ Protocol ar gyfer datrys materion a chynnig ad-daliadau/iawndal os oes angen

#13 – Cynllun Gwacáu mewn Argyfwng
☐ Paratoi llwybrau gwacáu a mannau cyfarfod
☐ Sicrhewch fod aelodau staff wedi'u lleoli ger yr allanfeydd

#14 – Protocol Person Coll
☐ Dynodi staff sy'n gyfrifol am blant coll/yr henoed/anabl
☐ Cafwyd gwybodaeth gyswllt ar gyfer rhieni/gwarcheidwaid plant dan oed

#15 – Adrodd am Ddigwyddiadau
☐ Ffurflen adrodd am ddigwyddiad wedi'i chreu i staff i gofnodi unrhyw argyfyngau

Beth yw Pum Elfen Rheoli Risg?

Nid anlwc yn unig yw risg - mae'n rhan o bob menter. Ond gyda'r cynllun rheoli risg digwyddiad cywir, gallwch ddofi'r anhrefn y mae risg yn ei greu a throi bygythiadau yn gyfleoedd. Mae’r pum dull o reoli risg yn cynnwys:

• Adnabod risg – Meddyliwch am bethau bach fel glitches technoleg…yr holl ffordd hyd at drychineb llwyr. Mae rhestru risgiau yn eu tynnu allan o'ch pen ac ar bapur lle gallwch eu hwynebu.

• Asesiad risg– Graddiwch bob risg i ddeall pa un sy'n peri'r bygythiad mwyaf. Ystyriwch: Pa mor debygol yw hyn o ddigwydd? Pa ddifrod allai ddigwydd os bydd yn digwydd? Mae blaenoriaethu risgiau yn canolbwyntio eich ymdrechion ar y materion sy'n wirioneddol bwysig.

• Lliniaru risg - Cael cynlluniau i ymladd yn ôl! Ystyriwch ffyrdd o leihau'r tebygolrwydd y bydd risg yn digwydd, lleihau unrhyw effaith os bydd yn digwydd, neu'r ddau. Po fwyaf y gallwch chi wanhau risgiau ymlaen llaw, y lleiaf y byddant yn tarfu arnoch.

• Monitro risg – Unwaith y bydd eich cynlluniau cychwynnol yn eu lle, byddwch yn wyliadwrus. Monitro ar gyfer arwyddion bod risgiau newydd yn dod i'r amlwg neu hen risgiau'n newid. Addaswch eich strategaethau yn ôl yr angen i gadw i fyny â'r dirwedd bygythiad esblygol.

• Adrodd risg - Rhannwch risgiau a chynlluniau gyda'ch tîm. Mae dod ag eraill i'r ddolen yn ennyn cefnogaeth, yn datgelu gwendidau y gallech fod wedi'u methu, ac yn dosbarthu atebolrwydd am reoli risgiau.

Beth yw Rhestr Wirio mewn Rheoli Digwyddiadau?

Mae rhestr wirio mewn rheoli digwyddiadau yn cyfeirio at restr o eitemau neu dasgau y mae trefnwyr digwyddiadau yn cadarnhau eu bod wedi'u paratoi, eu trefnu neu eu cynllunio cyn digwyddiad.

Mae rhestr wirio rheoli risg gynhwysfawr yn helpu i sicrhau nad oes dim byd pwysig yn cael ei anwybyddu wrth i chi drefnu'r holl fanylion sydd eu hangen i gynnal digwyddiad yn llwyddiannus.

Mae rhestrau gwirio yn ddefnyddiol ar gyfer rheoli digwyddiadau oherwydd eu bod yn:

• Darparu eglurder a strwythur – Maent yn gosod allan mewn trefn yn manylu ar bopeth sydd angen ei wneud, fel nad oes dim yn disgyn drwy'r craciau.

• Anogwch baratoi trylwyr – Mae gwirio eitemau i ffwrdd yn cymell trefnwyr i sicrhau bod yr holl drefniadau a rhagofalon yn eu lle cyn i'r digwyddiad ddechrau.

• Gwella cyfathrebu – Gall timau rannu a phennu eitemau rhestr wirio i sicrhau bod pawb yn deall eu rolau a'u cyfrifoldebau.

• Cefnogi cysondeb – Mae defnyddio’r un rhestr wirio ar gyfer digwyddiadau rheolaidd yn helpu i gynnal safonau a dal meysydd i’w gwella bob tro.

• Datgelu bylchau neu wendidau - Mae eitemau heb eu gwirio yn amlygu pethau anghofiedig neu angen mwy o gynllunio, sy'n eich galluogi i fynd i'r afael â nhw cyn i faterion godi.

• Hwyluso trosglwyddiadau – Mae rhoi’r rhestr wirio i drefnwyr newydd yn eu helpu i ddeall popeth a wnaed i gynllunio digwyddiadau llwyddiannus blaenorol.

Cludfwyd

Gyda'r pethau ychwanegol hyn yn eich rhestr wirio rheoli risg digwyddiadau, rydych chi wedi paratoi'n dda ar gyfer maes y gad! Mae paratoi yn trawsnewid anhrefn posibl yn hyder tawel. Felly ychwanegwch bob eitem at eich rhestr. Croeswch nhw fesul un. Gwyliwch y rhestr wirio ail-lunio poeni i rym. Oherwydd po fwyaf y byddwch chi'n ei ragweld, y gorau fydd y risgiau i'ch cynllunio a'ch paratoi manwl.