Taflen Cyfarfod Kickoff Prosiect Ewinedd mewn 8 Cam (+ Templed Am Ddim!)

Weithiau gall hyd yn oed y cwmnïau mwyaf disgybledig allan yna deimlo bod eu prosiectau'n mynd ar gyfeiliorn. Yn amlach na pheidio, mae'r broblem yn un o paratoi. Yr ateb? Strwythur da a rhyngweithiol llawn cyfarfod kickoff y prosiect!

Yn fwy na rhwysg a seremoni yn unig, gall cyfarfod kickoff wedi'i weithredu'n dda gael rhywbeth hardd i ffwrdd ar y droed dde. Dyma 8 cam i gynnal cyfarfod kickoff prosiect sy'n adeiladu cyffro ac yn cael pawb ar yr un dudalen.

Amser Kickoff!

Beth yw Cyfarfod Kickoff Prosiect?
Pam mae Cyfarfodydd Project Kickoff mor Bwysig?
8 Cam i Gyfarfod Kickoff Prosiect Kickass
Templed Agenda Cyfarfod Kickoff y Prosiect

Cynghorion Cyfarfod i'w Cofio

Mae'n rhaid i chi gael agenda cyfarfod kickoff ymlaen llaw. Mae anfon e-bost cychwyn prosiect cynnar yn bwysig iawn! Felly, gadewch i ni edrych ar yr ychydig samplau agenda cyfarfodydd kickoff!

Dylai'r sesiwn gic gyntaf fod yn fyr ac yn gryno, gyda llawer o gemau a gweithgareddau, gan mai dyma pryd AhaSlides yn dod i mewn handi iawn! Edrychwch ar ragor o awgrymiadau gyda ni fel isod:

Testun Amgen

Cicio-Dechreuwch y Sgwrs.

Sicrhewch fewnbwn gwerthfawr gan eich tîm a chleientiaid yn ystod cyfarfod cychwyn y prosiect. Defnyddiwch offer pleidleisio byw, Holi ac Ateb ac offer cyfnewid syniadau gyda'r templed rhad ac am ddim hwn!

🚀 Gweler y templed

Beth yw Cyfarfod Kickoff Prosiect?

Fel y dywed ar y tun, cyfarfod cychwyn prosiect yw a cyfarfod lle rydych chi'n cychwyn eich prosiect.

Fel arfer, cyfarfod cychwyn prosiect yw'r cyfarfod cyntaf rhwng y cleient a orchmynnodd brosiect a'r cwmni a fydd yn dod ag ef yn fyw. Bydd y ddwy ochr yn eistedd i lawr gyda'i gilydd ac yn trafod sylfeini'r prosiect, ei ddiben, ei nodau a sut y bydd yn dod o syniad yr holl ffordd i ddwyn ffrwyth.

A siarad yn gyffredinol, mae yna math 2 o gyfarfodydd cic gyntaf i fod yn ymwybodol o:

Cic gyntaf y Prosiect Allanol - Mae tîm datblygu yn eistedd i lawr gyda rhywun o y tu allan i y cwmni, fel cleient neu randdeiliad, ac yn trafod y cynllun ar gyfer prosiect cydweithredol.
PKM mewnol - Tîm o mewn mae'r cwmni'n eistedd i lawr gyda'i gilydd ac yn trafod y cynllun ar gyfer prosiect mewnol newydd.

Er y gall y ddau fath hyn arwain at ganlyniadau gwahanol, y weithdrefn yn debyg iawn yr un peth. Mae yna yn y bôn dim rhan o gic gyntaf prosiect allanol nad yw'n rhan o gic gyntaf prosiect mewnol - yr unig wahaniaeth fydd ar gyfer pwy rydych chi'n ei ddal.

Mwy o ymgysylltu â'ch cynulliadau

Pam mae Cyfarfodydd Project Kickoff mor Bwysig?

Dylai pwrpas Cyfarfodydd Kickoff fod yn uchel ac yn glir! Gall ymddangos yn ddigon syml i gychwyn prosiect dim ond trwy neilltuo criw o dasgau i'r bobl iawn, yn enwedig yn y gweithle heddiw sydd ag obsesiwn â bwrdd Kanban. Fodd bynnag, gall hyn arwain at dimau yn colli eu ffordd yn barhaus.

Cofiwch, dim ond oherwydd eich bod ar y yr un bwrdd nid yw'n golygu eich bod ar y yr un dudalen.

Wrth wraidd hyn, mae cyfarfod kickoff prosiect yn onest ac yn agored Deialog rhwng cleient a thîm. Mae'n nid cyfres o gyhoeddiadau ynghylch sut y bydd y prosiect yn gweithio, ond a sgwrs am gynlluniau, disgwyliadau a nodau y daethpwyd iddynt trwy ddadl ddi-rwystr.

Dyma rai o fanteision cynnal cyfarfod cychwyn prosiect:

Mae'n cael pawb paratowyd - "Rhowch chwe awr i mi dorri coeden i lawr a byddaf yn treulio'r pedair cyntaf yn hogi'r fwyell". Pe bai Abraham Lincoln yn fyw heddiw, gallwch fod yn sicr y byddai'n treulio'r 4 awr gyntaf allan o 6 o oriau prosiect mewn cyfarfod cychwyn prosiect. Mae hynny oherwydd bod y cyfarfodydd hyn yn cynnwys bob y camau angenrheidiol i gael unrhyw brosiect i ffwrdd ar y droed dde.
Mae'n cynnwys pob chwaraewr allweddol - Ni all cyfarfodydd kickoff ddechrau oni bai bod pawb yno: rheolwyr, arweinwyr tîm, cleientiaid ac unrhyw un arall sydd â rhan yn y prosiect. Mae mor hawdd colli golwg ar bwy sydd â gofal am beth heb eglurder cyfarfod cic gyntaf i ddarganfod y cyfan.
Mae'n agored a chydweithredol - Fel y dywedasom, mae cyfarfodydd cychwyn prosiect yn ddadleuon. Mae'r rhai gorau yn ymgysylltu bob mynychwyr a dod â'r syniadau gorau allan o bawb.

Mwy o ymgysylltu â'ch cynulliadau

8 Cam i Gyfarfod Kickoff Prosiect Kickass

Felly, beth yn union sydd wedi'i gynnwys yn agenda cyfarfod cychwyn prosiect? Rydym wedi ei gulhau i lawr i'r 8 cam isod, ond dylech bob amser gofio bod yna dim dewislen benodol ar gyfer y math hwn o gyfarfod.

Defnyddiwch yr 8 cam hyn fel canllaw, ond peidiwch byth ag anghofio bod yr agenda derfynol yn gorwedd chi!

Cam #1 - Cyflwyniadau a Thorrwyr Iâ

Yn naturiol, yr unig ffordd i gychwyn unrhyw gyfarfod cic gyntaf yw trwy gael y cyfranogwyr yn gyfarwydd â'i gilydd. Waeth beth yw hyd neu faint eich prosiect, mae angen i gleientiaid ac aelodau tîm fod ar delerau enw cyntaf â'i gilydd cyn y gallant weithio'n effeithlon gyda'i gilydd.

Er bod cyflwyniad syml o'r math 'mynd o amgylch y bwrdd' yn ddigon i wneud pobl yn gyfarwydd ag enwau, gall torrwr iâ ychwanegu haen arall o personoliaeth a’r castell yng ysgafnhau'r hwyliau cyn cychwyn y prosiect.

Rhowch gynnig ar yr un hon: Troelli'r Olwyn 🎡

Nodwch rai pynciau cyflwyno syml ar a olwyn troellwr, yna gofynnwch i bob aelod o'r tîm ei droelli ac ateb pa bwnc bynnag y mae'r olwyn yn glanio arno. Anogir cwestiynau doniol, ond gwnewch yn siŵr ei gadw fwy neu lai yn broffesiynol!

Olwyn troellwr i'w defnyddio fel torrwr iâ.

Am gael mwy fel hyn? 💡 Mae gennym ni 10 torrwr iâ ar gyfer unrhyw gyfarfod iawn yma.

Cam #2 - Cefndir y Prosiect

Gyda'r ffurfioldebau a'r dathliadau allan o'r ffordd, mae'n amser dechrau trwy roi cychwyn ar y busnes oerfel carreg. Er mwyn lansio'r cyfarfod yn llwyddiannus, dylai fod gennych agenda glir ar gyfer y cyfarfod cyntaf!

Fel y mae pob stori wych yn ei wneud, mae'n well dechrau ar y dechrau. Amlinellwch yr holl ohebiaeth rhyngoch chi a'ch cleientiaid i gael pawb sy'n cymryd rhan yn y prosiect yn gyfarwydd â'r hyn sydd wedi digwydd hyd yn hyn.

Gallai hyn fod yn sgrinluniau o negeseuon e-bost, testunau, cofnodion o gyfarfodydd blaenorol neu unrhyw adnoddau sy'n ychwanegu unrhyw fath o gyd-destun i'ch cwmni a'ch cleient. Ei gwneud hi'n hawdd i bawb ddelweddu trwy wneud llinell amser.

Cam #3 - Galw am Brosiect

Yn ogystal â'r cefndir gohebiaeth, byddwch chi eisiau plymio'n ddwfn i mewn i fanylion pam mae'r prosiect hwn yn cael ei gychwyn yn y lle cyntaf.

Mae hwn yn gam hanfodol gan ei fod yn darparu trosolwg clir o'r pwyntiau poen y mae'r prosiect yn edrych i'w datrys, sy'n rhywbeth y mae'n rhaid i dimau a chleientiaid ei gadw ar flaen eu meddyliau bob amser.

Protip 👊

Mae camau fel hyn yn aeddfed i'w trafod. Gofynnwch i'ch cleientiaid a’r castell yng eich tîm i gyflwyno eu syniadau ynghylch pam y credant y breuddwydiwyd am y prosiect hwn.

Os yw'n berthnasol, dylech geisio sianelu'r llais y cwsmer yn yr adran hon. Cydweithiwch â'r cleient i ddod o hyd i enghreifftiau byd go iawn o ddefnyddwyr yn crybwyll pwyntiau poen y mae eich prosiect yn ceisio eu trwsio. Dylai eu barn lywio sut mae eich tîm yn ymdrin â'r prosiect.

Cam #4 - Nodau'r Prosiect

Felly rydych chi wedi edrych i mewn i'r yn y gorffennol o'r prosiect, nawr mae'n amser edrych ar y dyfodol.

Bydd cael nodau uniongyrchol a diffiniad clir o lwyddiant ar gyfer eich prosiect yn helpu eich tîm i weithio tuag ato. Nid yn unig hynny, bydd yn dangos i'ch cleient eich bod o ddifrif ynglŷn â'r gwaith a bod gennych lawer o fudd yn yr un modd.

Gofynnwch i'ch mynychwyr cyfarfod kickoff 'sut olwg fydd ar lwyddiant?' A yw'n fwy o gwsmeriaid? Mwy o adolygiadau? Cyfradd boddhad cwsmeriaid gwell?

Waeth beth fo'r nod, dylai fod bob amser...

Yn gyraeddadwy - Peidiwch â gorymestyn eich hunain. Gwybod eich terfynau a chreu nod i chi mewn gwirionedd cael cyfle i gyflawni.
Mesuradwy - Cynhaliwch eich nod gyda data. Anelwch at rif penodol ac olrhain eich cynnydd tuag ato.
Wedi'i amseru - Rhowch ddyddiad gorffen i chi'ch hun. Gwnewch bopeth o fewn eich gallu i gyrraedd eich nodau cyn y dyddiad cau hwnnw.

Cam #5 - Y Datganiad Gwaith

Gan roi'r 'cig' mewn 'cyfarfod cychwyn', mae Datganiad o Waith (SoW) yn blymio'n helaeth i fanylion y prosiect a sut y caiff ei gyflawni. Mae'n y prif filio ar agenda'r cyfarfod kickoff a dylai fod yn derbyn y rhan fwyaf o'ch sylw.

Edrychwch ar yr ffeithlun hwn am yr hyn i'w gynnwys yn eich datganiad gwaith:

Infograffig yn esbonio'r 6 cham bach sy'n gysylltiedig â chyhoeddi datganiad o waith mewn cyfarfod cychwyn prosiect.

Cofiwch nad yw'r datganiad gwaith yn ymwneud cymaint â thrafodaeth â gweddill agenda cyfarfod kickoff y prosiect. Dyma'r amser mewn gwirionedd i brosiect arwain yn syml gosod y cynllun gweithredu ar gyfer y prosiect sydd i ddod, yna arbedwch y drafodaeth ar gyfer y eitem nesaf y cyfarfod.

Yn union fel gweddill eich cyfarfod kickoff, mae eich datganiad gwaith newidyn super. Bydd manylion eich datganiad gwaith bob amser yn dibynnu ar gymhlethdod y prosiect, maint y tîm, y rhannau dan sylw, ac ati.

Eisiau gwybod mwy? 💡 Edrychwch ar hyn erthygl gynhwysfawr ar lunio datganiad gwaith.

Cam #6 - Adran Holi ac Ateb

Er y gallech deimlo bod rheidrwydd arnoch i adael eich adran Holi ac Ateb tan y diwedd, byddem mewn gwirionedd yn argymell ei chynnal yn uniongyrchol ar ôl eich datganiad gwaith.

Bydd segment cig eidion o'r fath yn sicr o arwain at gwestiynau gan eich cleient a'ch tîm. Gyda rhan helaeth o'r cyfarfod mor ffres ym meddyliau pawb, mae'n well taro tra bod yr haearn yn boeth.

Gall defnyddio meddalwedd cyflwyno rhyngweithiol i gynnal eich Holi ac Ateb helpu i gadw popeth yn ticio ymlaen yn ddidrafferth, yn enwedig os oes gan gyfarfod cychwyn eich prosiect nifer uchel o bresenoldeb.

Mae'n trefnus - Trefnir cwestiynau yn ôl poblogrwydd (trwy upvotes) neu yn ôl amser a gellir eu nodi fel rhai 'wedi'u hateb' neu eu pinio i'r brig.
Mae'n wedi'i gymedroli - Gellir cymeradwyo a gwrthod cwestiynau cyn iddynt gael eu dangos ar y sgrin.
Mae'n dienw - Gellir cyflwyno cwestiynau yn ddienw, sy'n golygu bod gan bawb lais.

Cam #7 - Problemau Posibl

Fel y dywedasom o'r blaen, mae cyfarfod cychwyn prosiect yn ymwneud â bod mor agored a gonest â phosibl. Dyna sut rydych chi'n adeiladu a ymdeimlad o ymddiriedaeth gyda'ch cleient o'r cychwyn.

I'r perwyl hwnnw, mae'n well trafod y problemau posibl y gallai'r prosiect eu hwynebu ar hyd y ffordd. Nid oes unrhyw un yn gofyn ichi ragweld y dyfodol yma, dim ond i ddod o hyd i restr betrus o rwystrau y gallech wynebu.

Gan y byddwch chi, eich tîm a'ch cleient yn agosáu at y prosiect hwn gyda gwahanol betiau, mae'n ddelfrydol ei gael pawb cymryd rhan yn y drafodaeth broblem bosibl.

Cam #8 - Cofrestru

Mae cysylltu â'ch cleient yn rheolaidd yn ffordd arall o gadarnhau ymddiriedaeth rhwng y ddau barti. Yng nghyfarfod cychwyn eich prosiect, mae gennych chi ychydig o gwestiynau i fynd i'r afael â nhw beth, pryd, pwy a’r castell yng sut bydd y sesiynau gwirio hyn yn digwydd.

Mae gwirio i mewn yn weithred gydbwyso eithaf cain rhwng tryloywder a’r castell yng ymdrech. Er ei bod hi'n braf bod mor agored a thryloyw â phosibl, mae'n rhaid i chi reoli hyn o fewn cwmpas pa mor hygyrch y byddwch chi mewn gwirionedd. be agored a thryloyw.

Sicrhewch fod y cwestiynau hyn yn cael eu hateb cyn diwedd y cyfarfod:

Beth? - Yn union ym mha fanylion y mae angen diweddaru'r cleient? A oes angen iddynt wybod am bob manylyn bach o gynnydd, neu ai'r arwyddion mawr yn unig sy'n bwysig?
Pryd? - Pa mor aml ddylai eich tîm ddiweddaru eich cleient? A ddylen nhw gyfleu'r hyn maen nhw wedi'i wneud bob dydd, neu grynhoi'r hyn maen nhw wedi'i wneud ar ddiwedd yr wythnos?
Pwy? - Pa aelod tîm fydd yr un sy'n cysylltu â'r cleient? A fydd yna aelod o bob tîm, ar bob cam, neu dim ond un gohebydd unigol drwy gydol y prosiect cyfan?
Sut? - Trwy ba ddull y mae'r cleient a'r gohebydd yn mynd i gadw mewn cysylltiad? Galwad fideo rheolaidd, e-bost neu ddogfen fyw sy'n cael ei diweddaru'n barhaus?

Fel sy'n wir am y rhan fwyaf o eitemau ar agenda cyfarfod cychwyn prosiect, mae'n well eu trafod yn agored. Ar gyfer tîm mawr a grŵp mawr o gleientiaid, efallai y bydd yn haws i chi wneud a arolwg byw er mwyn gwyngalchu'r opsiynau i sefydlu'r fformiwla gofrestru orau bosibl.

Eisiau gwybod mwy? 💡 Edrychwch ar rai arferion gorau ar gyfer gwirio i mewn gyda'ch cleientiaid.

Arolwg yn effeithiol gyda AhaSlides

Templed Agenda Cyfarfod Kickoff y Prosiect

Gyda'ch cyfarfod kickoff wedi'i gynllunio'n arbenigol yn aros i chwythu rhai meddyliau yn yr ystafell fwrdd, efallai y bydd y cyffyrddiad olaf yn dipyn o rhyngweithio i ddod â'r cyfan at ei gilydd.

Oeddech chi'n gwybod hynny yn unig 29% o fusnesau teimlo eu bod yn gysylltiedig â'u cleientiaid (Gallup)? Mae ymddieithrio yn epidemig ar lefel B2B, a gall adael cyfarfodydd cic gyntaf yn teimlo fel proses fflat, anysbrydol trwy'r ffurfioldebau.

Gall ymgysylltu â'ch cleientiaid a'ch timau trwy sleidiau rhyngweithiol mewn gwirionedd hybu cyfranogiad a’r castell yng dwysáu rhychwantau sylw.

AhaSlides sydd â arsenal o offer gan gynnwys arolygon byw, Holi ac Ateb a sleidiau taflu syniadau, a hyd yn oed cwisiau byw a gemau i danio'ch prosiect yn y ffordd iawn.

Cliciwch isod i fachu templed dim dadlwytho am ddim ar gyfer eich cyfarfod kickoff. Newidiwch unrhyw beth rydych chi ei eisiau a'i gyflwyno heb unrhyw gost!

Chrafangia 'r Templed

Cliciwch isod i greu un am ddim AhaSlides cyfrif a dechrau creu eich cyfarfodydd deniadol eich hun trwy ryngweithioldeb!

Crëwch eich un eich hun

Tags: Cyfarfod Busnes