Retpoŝto de Invito de Renkontiĝo | Plej bonaj konsiletoj, ekzemploj kaj ŝablonoj (100% senpagaj)

Kunvenoj povas esti esenca elemento de teama efikeco, kunordigo kaj unueco. Multaj kompanioj okazigas kunvenon almenaŭ unufoje semajne, kiu povas esti neformala kunveno por simple havi profundan konversacion kun siaj dungitoj aŭ pli formala kunveno de la estraro por diskuti la estontan planon kaj jaran raporton de la kompanio. Estas devige por administrantoj aŭ gvidantoj sendi invitleterojn al kunvenoj al la partoprenantoj aŭ gastoj.

Renkontinvito estas grava por funkcii oficialajn kunvenojn efike kaj glate. Estas multaj manieroj sendi kunveninvitojn. En ĉi tiu artikolo, ni koncentriĝas pri traktado retmesaĝoj pri invito de kunveno, la plej oportuna kaj populara metodo por inviti homojn partopreni viajn kunvenojn.

Enhavtabelo

• Kio estas retpoŝta invito al kunveno?
• Kial la retpoŝta invito al kunveno gravas?
• Skribu Renkontan Inviton Retpoŝton Paŝo post Paŝo
• Tipoj de Kunvena Invita Retpoŝto kaj Ekzemploj
• La Fundo Linio

Rapidaj Kunvenaj Ŝablonoj kun AhaSlides

Kio estas retpoŝta invito al kunveno?

Ŝlosila parto de komercaj agadoj, kunveninvitretpoŝto estas skriba mesaĝo kun demonstraĵo de la celo de la kunveno kaj peto por homoj aliĝi al la kunveno post la specifa dato kaj loko, plus pli detalaj aldonaĵoj se necese. Ĝi povas esti skribita en formalaj aŭ neformalaj stiloj depende de la karakterizaĵoj de la kunvenoj. Ili devus esti skribitaj en taŭga tono kaj stilo por plenumi la etiketon de komercaj retpoŝtoj.

Tamen, ne konfuzu retpoŝton pri kunveninvito kun retpoŝto pri kunvenpeto. La ĉefa diferenco inter ĉi tiuj retpoŝtoj estas, ke retpoŝto pri kunvenpeto celas aranĝi rendevuon kun iu, dum retpoŝto pri kunveninvito celas inviti vin al kunveno je anoncitaj datoj kaj loko.

Kial la retpoŝta invito al kunveno gravas?

Uzado de retpoŝtaj invitoj alportas multajn avantaĝojn. La avantaĝoj de retpoŝtaj invitoj estas listigitaj malsupre:

• Ĝi konektas rekte al kalendaroj. Kiam ricevantoj akceptas inviton, ĝi estas aldonita reen al ilia komerca kalendaro, kaj vi ricevos memorigilon, same kiel aliaj eventoj notitaj en la kalendaro.
• Ĝi estas oportuna kaj rapida. Viaj riceviloj povas atingi la retpoŝton tuj post kiam vi klakas la sendi butonon. Ĉar ĝi iras rekte al la ricevanto, se la retadreso estas malĝusta, vi povas ricevi la anoncon tuj kaj rapide serĉi pliajn solvojn.
• Ĝi ŝparas tempon. Vi povas sendi grupajn retpoŝtojn kun miloj da retadresoj samtempe.
• Ĝi ŝparas kostojn. Vi ne devas elspezi buĝeton por poŝtado.
• Ĝi povas esti generita rekte de via preferata retseminario-platformo. Krom se vi havas vizaĝ-al-vizaĝan renkontiĝon, via unua elekto verŝajne estos Zoom, Microsoft Teams, aŭ io ekvivalenta. Kiam RSVP estas konfirmita, ĉiuj ligiloj kaj tempodaŭroj estas sinkronigitaj per retpoŝto, do la ĉeestanto povas eviti konfuzon kun aliaj eventoj.

Estas fakto, ke miliardoj da retpoŝtoj estas sendataj ĉiutage kaj multaj el ili estas spamo. Ĉiu uzas almenaŭ unu retpoŝton por interŝanĝi gravajn mesaĝojn pri laboro, aĉetoj, kunvenoj kaj pli. Tamen, ĉar vi devas legi tunojn da retpoŝtoj ĉiutage, ne estas surprize, ke vi foje renkontas la fenomenon de "retpoŝta laceco". Tiel, liveri bonan invitan retpoŝton povas eviti nenecesan miskomprenon aŭ nescion de la ricevantoj.

Skribu Renkontan Inviton Retpoŝton Paŝo post Paŝo

Bona renkontiĝo-invitretpoŝto estas esenca kaj, kiel regulo, ĝi trafas an retpoŝta liverado imposto.

Ekzistas etiketoj kaj principoj, kiujn ĉiu devas obei por kompletigi inviton al komerca kunveno rilate al la ricevantoj. Vi povas lerni kiel verki norman inviton al kunveno sekvante ĉi tiujn paŝojn:

Paŝo 1: Skribu Fortan Temon

Estas fakto, ke 47% el retpoŝtaj ricevantoj legas retpoŝtojn kun klara kaj konciza temlinio. La unua impreso estas grava. Tio povas certigi, ke la ricevantoj sentas urĝecon aŭ gravecon, kio kondukas al pli alta malfermo-procento.

• Mallonga, celita. Estu fakta, ne enigma.
• Vi povas peti konfirmon de ĉeesto en la temlinio kiel signo de urĝeco.
• Aŭ aldonu sentotonon kiel ne forgesu gravecon, urĝecon,...
• Aldonu Tempon se vi volas emfazi la temp-senteman aferon 

Ekzemple: "Renkontiĝo 4/12: Projekta cerboŝtorma sesio" aŭ "Grava. Bonvolu RSVP: Kunveno pri Nova Produkta Strategio 10/6"

Paŝo 2: Komencu per Rapida Enkonduko

En la unua linio, estas bona ideo fari resumon pri kiu vi estas, kia estas via pozicio en la organizo kaj kial vi kontaktas ilin. Tiam vi povas rekte montri la celon de la renkontiĝo. Multaj homoj faras la eraron liveri neklaran celon de la renkontiĝo ĉar ili supozas, ke partoprenantoj devas scii pri tio.

• Faru vian enkondukon agrabla aŭ rilata al la laboro
• Memoru la partoprenantojn se ili bezonas fini iujn taskojn aŭ kunporti ion al la renkontiĝo.

EkzempleSaluton teamano, mi antaŭĝojas vidi vin ĉe la lanĉo de nova produkto venontan lundon.

Paŝo 3: Kunhavigu Tempon kaj Lokon

Vi devus enmeti la precizan horon de la kunveno. Vi ankaŭ devus diri al ili kiel kaj kie la renkontiĝo okazas, ĉu persone aŭ interrete, kaj oferti gvidliniojn aŭ platformajn ligilojn, se ili bezonas ilin.

• Aldonu la horzonon se iuj dungitoj laboras en malsamaj lokoj de la mondo
• Menciu laŭtaksan daŭron de la renkontiĝo
• Kiam vi donas instrukciojn, estu kiel eble plej detala aŭ alkroĉu mapan gvidlinion.

EkzempleBonvolu aliĝi al ni vendrede, la 6-an de oktobro, je la 13-a horo en kunvenejo 2, sur la dua etaĝo de la administra konstruaĵo.

Paŝo 4: Skizu ​​la Kunvenan Tagordon

Traktu ŝlosilajn celojn aŭ la proponitan tagordon de la kunveno. Ne menciu la detalojn. Vi povas simple deklari la temon kaj la templinion. Por formalaj kunvenoj, vi povas aldoni detalan dokumenton. Ĉi tio estas aparte utila por helpi la partoprenantojn prepariĝi anticipe.

Ekzemple, vi povas komenci per: Ni planas diskuti..../ Ni volas trakti kelkajn el la problemoj aŭ jene:

• 8:00-9:30: Enkonduko al la Projekto
• 9:30-11:30: Prezentoj de Howard (IT), Nour (Merkatado) kaj Charlotte (Vendo)

Paŝo 5: Petu RSVP

Postulado de RSVP povas helpi konfirmi respondon de viaj ricevantoj. Por malhelpi ambivalencon, prefera respondo kaj tempolimo por ĉeestantoj informi vin pri sia ĉeesto aŭ foresto devus esti inkluditaj en via retpoŝto. Per tio, se vi ne ricevis ilian RSVP en la momento, kiam vi reguligas, vi povas fari rapidajn sekvajn agojn.

Ekzemple: Bonvolu respondi antaŭ [dato] al [retpoŝtadreso aŭ telefonnumero]

Paŝo 6: Aldonu Profesian Retpoŝtan Subskribon kaj Markigon

Komerca retpoŝta subskribo devas inkluzivi la plenan nomon, la titolon de la posteno, la nomon de la firmao, kontaktinformojn, personaj retejoj kaj aliaj hiperligitaj adresoj.

Vi povas facile personecigi vian subskribon per gmail.

Ekzemple:

Jessica Madison

Regiona Ĉefa Merkatado-Oficiro, Inco-industrio

555-9577-990

Ekzistas tunoj da senpagaj kreiloj de retpoŝtaj subskriboj, kiuj ŝparas al vi tempon kaj penon, kiel ekzemple Mia Subskribo.

Tipoj de Kunvena Invita Retpoŝto kaj Ekzemploj

Memoru, ke malsamaj specoj de renkontiĝoj havos malsamajn normojn kaj skribstilojn por sekvi. Ofte, ni apartigas kunvenajn invit-retpoŝtojn surbaze de ilia nivelo de formala aŭ neformala, inkluzive aŭ ekskludante virtualajn renkontiĝojn aŭ purajn interretajn renkontiĝojn. En ĉi tiu parto, ni kolektas kaj prezentas al vi iujn tipajn tipojn de kunveno-invitoj kaj ĉiuspecaj ŝablonoj, kiuj estas populare uzataj en komercaj kunvenaj invit-retpoŝtoj.

#1. La Formala Kunvena Peto Retpoŝto

La retpoŝto pri formala kunvenpeto estas uzata por grandaj kunvenoj, kiuj kutime okazas unu ĝis tri fojojn jare. Ĝi estas granda formala kunveno, do via retpoŝto estu skribita en formala stilo. La aldonitaj apendicoj estas necesaj por klarigi al la partoprenanto kiel partopreni en la kunveno, kiel trovi la lokon kaj detaligi la tagordon.

Formalaj renkontiĝoj implikas:

• Administra kunveno
• Komitatkunveno
• Kunsido de Estraro 
• kunveno de akciuloj 
• Strategia renkontiĝo 

Ekzemplo 1: Akciuloj invita retpoŝta ŝablono

Temo: Grave. Vi estas invitita al la Jara Plenkunveno. [Tempo]

[La Nomo de la Ricevanto]

[Nomo de Firmo]

[Labortitolo]

[Kompania Adreso]

[Dato]

Karaj Akciuloj,

Ni ĝojas inviti vin al la Jara Ĝenerala Kunveno, kiu okazos [Tempo], [Adreso]

La Jarkunveno de Akciuloj estas escepta okazo por informado, interŝanĝo kaj diskuto inter [Nomo de Firmo] kaj ĉiuj niaj akciuloj.

Estas ankaŭ la ŝanco esprimi vin kaj voĉdoni por ludi aktivan rolon en fari gravajn decidojn por [Nomo de Firmo], sendepende de la nombro da akcioj kiujn vi posedas. La kunveno kovros la jenajn ĉefajn tagordojn:

Tagordo 1:

Tagordo 2:

Tagordo 3:

Tagordo 4:

Vi trovos instrukciojn pri kiel partopreni en ĉi tiu kunveno, la tagordon kaj la tekston de la rezolucioj prezentotaj por via aprobo en la kuna dokumento sube.

Mi ŝatus danki vin, nome de la estraro, pro via kontribuo kaj via lojaleco al la [Nomo de Firmo] kaj mi antaŭĝojas bonvenigi vin al la Renkontiĝo je [Dato]

Best regards,

[Nomo]

[Titolo de pozicio]

[Nomo de Firmo]

[Firmaadreso kaj Retejo]

Ekzemplo 2: Strategia renkontiĝo invita retpoŝta ŝablono

[La Nomo de la Ricevanto]

[Nomo de Firmo]

[Labortitolo]

[Kompania Adreso]

[Dato]

Temlinio: Projekto Lanĉa Merkatiga kampanjo Renkontiĝo: 2/28

Nome de [Nomo de Firmo], mi ŝatus inviti vin ĉeesti komercan kunvenon, kiu okazas ĉe [Nomo de Konferenca salono, Nomo de la Konstruaĵo] [Dato kaj Tempo]. La renkontiĝo daŭros [Daŭro].

Estas mia plezuro bonvenigi vin al la unua etapo de nia projekto por diskuti nian venontan proponon [Detalojn] kaj ni dankas viajn valorajn sciojn pri ĝi. Jen mallonga resumo de nia tagordo por la tago:

Tagordo 1:

Tagordo 2:

Tagordo 3:

Tagordo 4:

Ĉi tiu propono estas konsiderata de nia tuta teamo kiel unu el la plej gravaj. Por via plua referenco, ni alkroĉis dokumenton al ĉi tiu letero, kiu provizas al vi pli detalajn informojn, por ke vi povu oportune prepari la kunvenon anticipe.

Ni ĉiuj antaŭĝojas havi konversacion kun vi por diskuti kion pli ni povas fari por sukcese funkcigi ĉi tiun proponon. Bonvolu sendi demandojn aŭ rekomendojn por la kunveno antaŭ [Limdato] al mi rekte respondante al ĉi tiu retpoŝto.

Havu bonegan tagon antaŭen.

Dankante vin,

Hejmaj aferoj,

[Nomo]

[Titolo de pozicio]

[Nomo de Firmo]

[Firmaadreso kaj Retejo]

#2. La Neformala Kunvena Invita Retpoŝto

Kun formala kunveninvitretpoŝto, ĝi estas simple kunveno kun sub-administraj dungitoj aŭ membroj ene de la teamo. Estas multe pli facile por vi pensi pri kiel skribi konvene. Vi povas skribi en neformala stilo kun amika kaj ĝoja tono.

Neformalaj renkontiĝoj implikas:

• Cerbuma kunveno
• Problem-solva kunveno
• trejnado
• Enregistriĝokunveno
• Teamkonstrua Renkontiĝo
• Kafaj babiloj 

Ekzemplo 3: Enregistriĝo-invita retpoŝta ŝablono

Temolinio: Urĝa. [Nomo de la projekto] ĝisdatigoj. [Dato]

Karaj Teamoj,

Saluton!

Estis amuze kaj amuze havi tempon kunlabori kun vi pri tio [Nomo de la projekto]. Tamen, por povi efike daŭrigi niajn planojn, mi kredas, ke la tempo estas ĝusta por ni raporti pri la progreso farita kaj mi dankus la ŝancon renkonti vin ĉe [loko] por diskuti la aferon plu ĉe [Dato kaj Tempo].

Mi ankaŭ kunsendis liston de ĉiuj tagordoj, kiujn ni devas diskuti. Ne forgesu prepari vian taskon pri plenuma raporto. Bonvolu uzi ĉi tion [Ligo] sciigi min ĉu vi povos fari ĝin.

Bonvolu retpoŝti al mi vian konfirmon tuj.

Hejmaj aferoj,

[Nomo]

[Labortitolo]

[Nomo de Firmo]

Ekzemplo 4: Teamo building invit retpoŝta ŝablono

Karaj Teamanoj,

Ĉi tio estas por informi vin ke la [Departemento Nomo] organizas a Team Building Renkontiĝo por ĉiuj niaj dungitoj membroj sur [Dato kaj Tempo]

Por plia profesia evoluo, estas ege signifa, ke ni kreskas kune kaj tio povas okazi nur se ni laboras kiel teamo, por ke niaj kapabloj kaj talentoj estu utiligataj por alporti pli bonan rendimenton. Tial nia fako daŭre antaŭenigas diversajn teamkonstruajn agadojn ĉiumonate.

Bonvolu veni kaj aliĝi al la evento por ke ni povu aŭskulti vian voĉon pri kiel ni povas plibonigi por doni al vi pli bonan subtenon. Ankaŭ estos kelkaj teamkonstruaj ludoj, kaj malpezaj refreŝigaĵoj estos provizitaj de la kompanio.

Ni antaŭĝojas havi amuzajn momentojn ĉe ĉi tiu teamkonstrua evento, kiu estas aranĝita por helpi ĉiun el ni kreski. Se vi opinias, ke vi ne povas partopreni en ĉi tiu kunveno, bonvolu informi. [Nomo de Kunordiganto] at [Telefonnumero]

sincere,

[Nomo]

[Labortitolo]

[Nomo de Firmo]

#3. Gasta Parolanto Invita Retpoŝto

Invitretpoŝto por gastparolanto devus enhavi informojn koncernantajn la parolanton rilate al la kunveno kaj la parolŝanco. Estas grave, ke la parolanto sciu, kiel ili povas kontribui al via evento, kaj kiajn avantaĝojn ili povas ricevi partoprenante vian eventon.

Ekzemplo 5: Gasta parolanto invito retpoŝta ŝablono

Karaj [Parolanto],

Ni esperas, ke ĉi tiu mesaĝo trovos vin bone! Ni kontaktas hodiaŭ kun mirinda parola ŝanco por via pripensado. Ni ŝatus peti vin afable esti nia honorinda parolanto por la [Nomo de renkontiĝo], evento fokusita [Priskribo de la celo kaj publiko de via evento]. La tuta [Nomo de renkontiĝo] teamo estas inspirita de viaj atingoj kaj sentas, ke vi estus la perfekta fakulo por alparoli nian spektantaron de similmensaj profesiuloj.

[Nomo de renkontiĝo] okazos en [Ejo, inkluzive de urbo kaj ŝtato] on [Datoj]. Nia evento estas atendita gastigi ĝis ĉirkaŭ [Nombro de partoprenantoj taksita#]. Nia celo estas [Celoj de Kunveno].

Ni kredas, ke vi estas bonega parolanto kaj via voĉo estus kritika aldono al tiu konversacio, konsiderante vian ampleksan laboron en [Fako]. Vi povas konsideri prezenti viajn ideojn dum ĝis [Daŭro] minutoj, kiuj rilatas al la kampo de [Temo de renkontiĝo]. Vi povus sendi vian proponon antaŭ [templimo] sekvi la [ligilon] por ke nia teamo povu aŭskulti viajn ideojn kaj anticipe determini la detalojn de via parolado.

Ĉiukaze, se vi ne povos ĉeesti, ni humile petas vin kontakti nin per [ligilo]. Dankon pro via tempo kaj konsidero, ni antaŭĝojas aŭdi pozitivan respondon de vi.

Plej bona,
[Nomo]
[Labortitolo]
[Kontakt-informoj]
[Adreso de la retejo de la kompanio]

#4. Retpoŝto de Invita Retejo

Laŭ la hodiaŭaj tendencoj, pli kaj pli da homoj aranĝas interretajn kunvenojn, ĉar tio ŝparas tempon kaj kostojn, precipe por teamoj laborantaj malproksime. Se vi uzas konferencajn platformojn, ekzistas bone personecigitaj invitmesaĝoj, kiuj estas rekte senditaj al viaj partoprenantoj antaŭ ol la kunveno komenciĝas, kiel ekzemple la ŝablono por Zoom-invitretpoŝto. Por virtuala retseminario, vi povas rilati al la sekva ekzemplo.

Konsiloj: Uzu ŝlosilvortojn kiel "Gratulon", "Baldaŭ", "Perfekta", "Ĝisdatigo", , "Havebla", "Finfine", "Supro", "Speciala", "Aliĝu al ni", "Senpaga", " ktp.

Ekzemplo 6: Retpoŝta retpoŝta ŝablono por invito

Temolinio: Gratulon! Vi estas invitita al [Retseminario Nomo]

Karaj [Nomo_Kandidato],

[Nomo de Firmo] tre ĝojas organizi retseminarion por [Retebina Temo] sur [Dato] je [tempo], celante [[Retejaj Celoj]

Estos bona ŝanco por vi gajni grandegajn avantaĝojn de viaj invititaj spertuloj en la kampo de [Webinar-temoj] kaj ricevi senpagajn donacojn. Nia teamo estas tiel entuziasma pri via ĉeesto.

Noto: Ĉi tiu retseminario estas limigita al [Nombro de homoj]. Por konservi vian sidlokon, bonvolu registriĝi [Ligilo], kaj bonvolu dividi ĝin kun viaj amikoj. 

Mi esperas vidi vin tie!

Havu bonan tagon,

[Via nomo]

[subskribon]

La Fundo Linio

Feliĉe, ekzistas multaj disponeblaj ŝablonoj de komercaj kunsidaj invitoj en interreto por ke vi agordu kaj sendu al viaj partoprenantoj en sekundoj. Ne forgesu konservi kelkajn en via nubo por ke vi povu prepari vian retmesaĝon per perfekta skribado, precipe en kazo de urĝeco.

Supozu, ke vi ankaŭ serĉas aliajn solvojn por via entrepreno. En tiu kazo, vi povas trovi, ke AhaSlides estas bona prezentilo kun multaj mirindaj funkcioj por subteni viajn retseminariojn, teamkonstruajn agadojn, konferencojn kaj pli.

Oftaj Demandoj

Referenco: Fakte | Sherpany