Barua pepe ya Mwaliko wa Mkutano | Vidokezo bora, mifano, na violezo (100% bila malipo)

Ni nini nzuri barua pepe ya mwaliko wa mkutano mfano?

Mikutano inaweza kuwa kipengele muhimu cha ufanisi wa timu, uratibu, na umoja. Makampuni mengi huandaa mkutano angalau mara moja kwa wiki, inaweza kuwa mkutano usio rasmi ili tu kuwa na mazungumzo ya kina na wafanyakazi wao au mkutano rasmi zaidi wa bodi ya usimamizi ili kujadili mpango wa baadaye wa kampuni na ripoti ya mwisho ya mwaka ya mwaka. Ni lazima kwa maafisa wasimamizi au viongozi kutuma barua za mwaliko wa mkutano kwa washiriki au wageni.

Mwaliko wa mkutano ni muhimu kwa ajili ya kuendesha mikutano rasmi kwa ufanisi na kwa urahisi. Kuna njia nyingi za kutuma mialiko ya mikutano. Katika makala hii, tunazingatia kushughulika na barua pepe za mwaliko wa mkutano, njia rahisi na maarufu ya kuwaalika watu kushiriki katika mikutano yako.

Orodha ya Yaliyomo

• Barua pepe ya Mwaliko wa Mkutano ni nini?
• Kwa nini Barua Pepe ya Mwaliko wa Mkutano ni Muhimu?
• Andika Barua pepe ya Mwaliko wa Mkutano Hatua kwa Hatua
• Aina za Barua Pepe za Mwaliko wa Mkutano na Mifano
• Mstari wa Chini

Violezo vya Mkutano wa Haraka na AhaSlides

• Mikutano katika Biashara
• Mikutano ya Mkutano
• Mkutano wa Simama

Barua pepe ya Mwaliko wa Mkutano ni nini?

Sehemu muhimu ya shughuli za biashara, barua pepe ya mwaliko wa mkutano ni ujumbe ulioandikwa wenye onyesho la madhumuni ya mkutano na ombi la watu kujiunga na mkutano kufuatia tarehe na eneo mahususi, pamoja na viambatisho vya kina zaidi ikiwa vina. Inaweza kuandikwa kwa mitindo rasmi au isiyo rasmi kulingana na sifa za mikutano. Yanapaswa kuandikwa kwa sauti na mtindo unaofaa ili kukidhi adabu za barua pepe za biashara.

Hata hivyo, usichanganye barua pepe ya mwaliko wa mkutano na barua pepe ya ombi la mkutano. Tofauti kuu kati ya barua pepe hizi ni kwamba barua pepe ya ombi la mkutano inalenga kuweka miadi na mtu fulani huku barua pepe ya mwaliko wa mkutano ikilenga kukualika kwenye mkutano katika tarehe na eneo lililotangazwa.

Kwa nini Barua Pepe ya Mwaliko wa Mkutano ni Muhimu?

Kutumia mialiko ya barua pepe huleta manufaa mengi. Faida za mialiko ya barua pepe zimeorodheshwa hapa chini:

• Inaunganisha kwa kalenda moja kwa moja. Wapokeaji wanapokubali mwaliko, huongezwa kwenye kalenda yao ya biashara na utapata kikumbusho sawa na matukio mengine yaliyobainishwa kwenye kalenda.
• Ni rahisi na ya haraka. Wapokeaji wako wanaweza kufikia barua pepe mara tu baada ya kubofya kitufe cha kutuma. Inapoenda moja kwa moja kwa mpokeaji, ikiwa anwani ya barua pepe si sahihi, unaweza kupata tangazo mara moja na upate masuluhisho zaidi kwa haraka.
• Inaokoa wakati. Unaweza kutuma barua pepe za kikundi na maelfu ya anwani za barua pepe kwa wakati mmoja.
• Ni kuokoa gharama. Sio lazima kutumia bajeti kwa utumaji barua.
• Inaweza kuzalishwa moja kwa moja kutoka kwa jukwaa lako la wavuti unalopendelea. Isipokuwa una mkutano wa ana kwa ana, chaguo lako la kwanza labda litakuwa Zoom, Microsoft Teams, au kitu sawa. RSVP inapothibitishwa, viungo na muda wote wa saa husawazishwa kupitia barua pepe, ili mhudhuriaji aepuke kuchanganyikiwa na matukio mengine.

Ni ukweli kwamba mabilioni ya barua pepe hutumwa kila siku na nyingi kati yao ni barua taka. Kwa vile kila mtu hutumia angalau barua pepe moja kubadilishana ujumbe muhimu kwa kazi, ununuzi, mikutano na zaidi. Walakini, kwa kuwa unapaswa kusoma tani za barua pepe kwa siku, haishangazi kwamba wakati mwingine hukutana na hali ya "uchovu wa barua pepe". Kwa hivyo, kutuma barua pepe nzuri ya mwaliko kunaweza kuzuia kutokuelewana au kutojua kutoka kwa wapokeaji.

Andika Barua pepe ya Mwaliko wa Mkutano Hatua kwa Hatua

Barua pepe nzuri ya mwaliko wa mkutano ni muhimu na, kama sheria, huathiri utoaji wa barua pepe kiwango.

Kuna adabu na kanuni ambazo kila mtu anapaswa kutii ili kukamilisha barua pepe ya mwaliko wa mkutano wa biashara kwa heshima ya wapokeaji. Unaweza kujifunza jinsi ya kuandika barua pepe ya kawaida ya mwaliko wa mkutano kwa kufuata hatua hizi:

Hatua ya 1: Andika Mstari wa Mada Imara

Ni ukweli kwamba 47% ya wapokeaji wa barua pepe husoma kupitia barua pepe ambazo zina mstari wa mada wazi na mfupi. Hisia ya kwanza ni muhimu. Hii inaweza kuhakikisha kuwa wapokeaji wanahisi hali ya dharura au umuhimu, ambayo husababisha kasi ya juu ya uwazi.

• Mfupi, lengwa. Kuwa wa kweli, sio fumbo.
• Unaweza kuomba uthibitisho wa kuhudhuria katika mstari wa somo kama ishara ya dharura.
• Au ongeza sauti ya hisia kama usisahau umuhimu, uharaka,...
• Ongeza Muda ikiwa ungependa kusisitiza suala linalozingatia wakati 

Kwa mfano: "Mkutano 4/12: Kipindi cha kujadili mradi" au "Muhimu. Tafadhali RSVP: Mkutano wa Mbinu ya Bidhaa Mpya 10/6"

Hatua ya 2: Anza na Utangulizi wa Haraka

Katika mstari wa kwanza kabisa, ni wazo nzuri kuelezea kwa ufupi wewe ni nani, nafasi yako ni ipi katika shirika na kwa nini unawafikia. Kisha unaweza kuonyesha moja kwa moja madhumuni ya mkutano. Watu wengi hufanya makosa kutoa madhumuni yasiyoeleweka ya mkutano kwa vile wanadhani kwamba washiriki lazima wajue kuhusu hilo.

• Fanya utangulizi wako ukubalike au uhusiane na kazi
• Wakumbushe washiriki kama wanahitaji kumaliza kazi yoyote au kuleta chochote kwenye mkutano.

Kwa mfano Hujambo mwanachama wa timu, ninatarajia kukuona kwenye uzinduzi wa bidhaa mpya Jumatatu ijayo.

Hatua ya 3: Shiriki Wakati na Mahali

Unapaswa kujumuisha wakati halisi wa mkutano. Unapaswa pia kuwaambia jinsi na mahali ambapo mkutano unafanyika, ana kwa ana au mtandaoni, na utoe miongozo au viungo vya jukwaa iwapo watahitaji.

• Ongeza saa za eneo ikiwa mfanyakazi yeyote anafanya kazi katika maeneo mbalimbali duniani
• Taja makadirio ya muda wa mkutano
• Wakati wa kuelekeza maelekezo, eleza kwa kina iwezekanavyo au ambatisha mwongozo wa ramani

Kwa mfano: Tafadhali jiunge nasi Ijumaa, Oktoba 6, saa 1:00 jioni katika chumba cha 2 cha mikutano, kwenye ghorofa ya pili katika jengo la usimamizi.

Hatua ya 4: Eleza Ajenda ya Mkutano

Jadili malengo muhimu au ajenda inayopendekezwa ya mkutano. Usiseme maelezo. Unaweza tu kutaja mada na ratiba. Kwa mikutano rasmi, unaweza kuambatisha hati ya kina. Hii ni muhimu sana kwa kuwasaidia waliohudhuria kufanya maandalizi mapema.

Kwa mfano, unaweza kuanza na: Tunapanga kujadili..../ Tunataka kushughulikia baadhi ya masuala Au kama kalenda ya matukio ifuatayo:

• 8:00-9:30: Utangulizi wa Mradi
• 9:30-11:30: Mawasilisho kutoka kwa Howard (IT), Nour (Masoko), na Charlotte (Mauzo)

Hatua ya 5: Uliza RSVP

Kuhitaji RSVP kunaweza kusaidia kuthibitisha jibu kutoka kwa wapokeaji wako. Ili kuzuia utata, jibu linalopendekezwa na kikomo cha muda cha waliohudhuria kukujulisha kuhusu kuhudhuria au kutokuwepo kwao vinapaswa kujumuishwa katika barua pepe yako. Kwa hilo, ikiwa hujapokea RSVP yao wakati unadhibiti, unaweza kufanya vitendo vya ufuatiliaji wa haraka.

Kwa mfano: Tafadhali jibu RSVP kwa [tarehe] hadi [anwani ya barua pepe au nambari ya simu]

Hatua ya 6: Ongeza sahihi ya Barua pepe ya Kitaalamu na Chapa

Saini ya barua pepe ya biashara inapaswa kuchanganya jina kamili, kichwa cha nafasi, jina la kampuni, maelezo ya mawasiliano, tovuti za kibinafsi na anwani zingine zilizounganishwa.

Unaweza kubinafsisha sahihi yako na gmail.

Kwa mfano:

Jessica Madison

Afisa Mkuu wa Masoko wa Mkoa, Sekta ya Inco

555-9577-990

Kuna tani nyingi za waundaji sahihi wa barua pepe bila malipo ambao hukuokoa wakati na bidii, kama vile Sahihi Yangu.

Aina za Barua Pepe za Mwaliko wa Mkutano na Mifano

Kumbuka kwamba aina tofauti za mikutano zitakuwa na viwango tofauti na mitindo ya uandishi ya kufuata. Kwa kawaida, tunatenganisha barua pepe za mwaliko wa mikutano kulingana na kiwango chao cha rasmi au isiyo rasmi, ikijumuisha au kutojumuisha mikutano ya mtandaoni au mikutano safi ya mtandaoni. Katika sehemu hii, tunakusanya na kukujulisha baadhi ya aina za kawaida za mialiko ya mikutano na kiolezo cha kila aina ambacho hutumiwa sana katika barua pepe za mialiko ya mikutano ya biashara.

#1. Barua pepe ya Ombi Rasmi la Mkutano

Barua pepe rasmi ya ombi la mkutano hutumiwa kwa mikutano mikubwa ambayo kwa kawaida hufanyika mara moja hadi tatu kwa mwaka. Ni mkutano mkubwa rasmi kwa hivyo barua pepe yako inapaswa kuandikwa kwa mtindo rasmi wa uandishi. Viambatisho vilivyoambatishwa vinahitajika ili kueleza wazi zaidi kwa mshiriki jinsi ya kushiriki katika mkutano, jinsi ya kupata eneo, na ajenda ya kina.

Mikutano rasmi inahusisha:

• Mkutano wa usimamizi
• Kikao cha kamati
• Mkutano wa Bodi ya Wakurugenzi 
• Mkutano wa wanahisa 
• Mkutano wa mkakati 

Mfano 1: Wanahisa template ya barua pepe ya mwaliko

Mstari wa mada: Muhimu. Umealikwa kwenye Mkutano Mkuu wa Mwaka. [Wakati]

[Jina la Mpokeaji]

[Jina la kampuni]

[Jina la kazi]

[Anwani ya Kampuni]

[Tarehe]

Wapenzi wanahisa,

Tunayo furaha kukualika kwenye Mkutano Mkuu wa Mwaka utakaofanyika [Muda], [Anwani]

Mkutano wa Mwaka wa Wanahisa ni tukio la kipekee kwa habari, kubadilishana na majadiliano kati ya [Jina la kampuni] na wanahisa wetu wote.

Pia ni fursa ya kujieleza na kupiga kura ili kuchukua jukumu kubwa katika kufanya maamuzi makubwa [Jina la kampuni], bila kujali idadi ya hisa unazomiliki. Mkutano huo utashughulikia ajenda kuu zifuatazo:

Ajenda 1:

Ajenda 2:

Ajenda 3:

Ajenda 4:

Utapata maagizo ya jinsi ya kushiriki katika mkutano huu, ajenda na maandishi ya maazimio yatakayowasilishwa kwa idhini yako katika hati iliyoambatanishwa hapa chini.

Ningependa kukushukuru wewe, kwa niaba ya bodi, kwa mchango wako na uaminifu wako kwa Bodi [Jina la kampuni] na ninatarajia kuwakaribisha kwenye Mkutano [Tarehe]

Bora zaidi,

[Jina]

[Kichwa cha Nafasi]

[Jina la kampuni]

[Anwani ya Kampuni na Tovuti]

Mfano 2: Mkutano wa mkakati template ya barua pepe ya mwaliko

[Jina la Mpokeaji]

[Jina la kampuni]

[Jina la kazi]

[Anwani ya Kampuni]

[Tarehe]

Mstari wa mada: Mkutano wa Kampeni ya Uuzaji wa Uzinduzi wa Mradi: 2/28

Kwa niaba ya [jina la kampuni], ningependa kukualika kuhudhuria mkutano wa biashara ambao hufanyika [Jina la Ukumbi wa Mikutano, Jina la Jengo] [Tarehe na Saa]. Mkutano huo utadumu kwa [Muda].

Ni furaha yangu kukukaribisha kwenye hatua ya kwanza ya mradi wetu ili kujadili pendekezo letu lijalo [Maelezo] na tunathamini maarifa yako muhimu kulihusu. Huu hapa ni muhtasari mfupi wa ajenda yetu ya siku hii:

Ajenda 1:

Ajenda 2:

Ajenda 3:

Ajenda 4:

Pendekezo hili linazingatiwa na timu yetu nzima kama moja ya muhimu zaidi. Kwa marejeleo yako zaidi, tumeambatanisha hati kwenye barua hii inayokupa maelezo ya kina zaidi ili upate kufaa kujiandaa kwa ajili ya mkutano mapema.

Sote tunatazamia kuwa na mazungumzo na wewe ili kujadili ni nini zaidi tunaweza kufanya ili kufanikisha pendekezo hili. Tafadhali wasilisha maswali yoyote au mapendekezo ya mkutano kabla [Tarehe ya mwisho] kwangu moja kwa moja kwa kujibu barua pepe hii.

Kuwa na siku njema mbele.

Kumshukuru,

Joto regards,

[Jina]

[Kichwa cha Nafasi]

[Jina la kampuni]

[Anwani ya Kampuni na Tovuti]

#2. Barua Pepe ya Mwaliko wa Mkutano Usio Rasmi

Kwa barua pepe rasmi ya mwaliko wa mkutano, ikiwa tu ni mkutano na vijiti vya chini ya usimamizi au wanachama ndani ya timu. Ni rahisi zaidi kwako kufikiria jinsi ya kuandika ipasavyo. Unaweza kuandika kwa mtindo usio rasmi na sauti ya kirafiki na ya furaha.

Mikutano isiyo rasmi inahusisha:

• Mkutano wa mawazo
• Mkutano wa kutatua shida
• Mafunzo
• Mkutano wa kuingia
• Mkutano wa Kujenga Timu
• Soga za kahawa 

Mfano 3: Kiolezo cha barua pepe cha mwaliko wa kuingia kwenye mkutano

Mstari wa mada: Haraka. [Jina la mradi] updates. [Tarehe]

Wapendwa Timu,

Salamu!

Imekuwa ya kufurahisha na ya kufurahisha kuwa na wakati wa kufanya kazi na wewe kuhusu [Jina la mradi]. Hata hivyo, ili kuweza kuendelea na mipango yetu ipasavyo, ninaamini kuwa ni wakati muafaka kwetu kutoa taarifa ya maendeleo ambayo yamefikiwa na nitashukuru kupata fursa ya kukutana nanyi [mahali] kujadili suala hilo zaidi [Tarehe na Wakati].

Pia niliambatanisha orodha ya ajenda zote tunazohitaji kujadili. Usisahau kuandaa ripoti yako ya kukamilika kwa kazi. Tafadhali tumia hii [Kiungo] kunijulisha ikiwa utaweza kuifanya.

Tafadhali nitumie barua pepe ya uthibitishaji wako haraka iwezekanavyo.

Joto regards,

[Jina]

[Jina la kazi]

[Jina la kampuni]

Mfano 4: Timu bukiolezo cha barua pepe cha mwaliko wa ilding

Ndugu Wanachama wa Timu,

Hii ni kukufahamisha kuwa [Jina la Idara] inaandaa a Mkutano wa Kujenga Timu kwa wafanyakazi wetu wote wanachama kwenye [Tarehe na Wakati]

Kwa maendeleo zaidi ya kitaaluma, ni muhimu sana kwamba tunakua pamoja na hilo linaweza tu kutokea ikiwa tutafanya kazi kama timu ili ujuzi na vipaji vyetu viweze kutumiwa kuleta utendaji bora. Ndiyo sababu idara yetu inaendelea kutangaza shughuli mbalimbali za kujenga timu kila mwezi.

Tafadhali njoo ujiunge na tukio ili tuweze kusikiliza sauti yako kuhusu jinsi tunavyoweza kuboresha ili kukupa usaidizi bora zaidi. Pia kutakuwa na wachache michezo ya kujenga timu pamoja na vinywaji na viburudisho vyepesi vitatolewa na kampuni.

Tunatazamia kuwa na nyakati za kufurahisha katika hafla hii ya kujenga timu ambayo imepangwa ili kusaidia kila mmoja wetu kukua. Iwapo unaona kuwa huwezi kushiriki katika mkutano huu, tafadhali nifahamishe [Jina la Mratibu] at [Nambari ya simu]

Dhati,

[Jina]

[Jina la kazi]

[Jina la kampuni]

#3. Barua pepe ya Mwaliko wa Spika wa Mgeni

Barua pepe ya mwaliko wa mzungumzaji mgeni inapaswa kuhusisha taarifa muhimu kwa mzungumzaji kuhusu mkutano na fursa ya kuzungumza. Ni muhimu kwamba mzungumzaji ajue jinsi anavyoweza kuchangia tukio lako, na ni faida gani anaweza kupokea kuwa sehemu ya hafla yako.

Mfano wa 5: Kiolezo cha barua pepe cha mwaliko wa mzungumzaji aliyealikwa

Dear [Mzungumzaji],

Tunatumahi kuwa ujumbe huu utakupata vyema! Tunakufikia leo tukiwa na fursa nzuri ya kuzungumza kwa ajili ya kutafakari kwako. Tungependa kukuomba uwe mzungumzaji wetu mtukufu kwa ajili ya [Jina la mkutano], tukio lililolenga [Maelezo ya madhumuni na hadhira ya tukio lako]. Nzima [Jina la mkutano] timu imetiwa moyo na mafanikio yako na inahisi kuwa ungekuwa mtaalamu kamili wa kushughulikia hadhira yetu ya wataalamu wenye nia moja.

[Jina la mkutano] utafanyika katika [Eneo, ikijumuisha jiji na jimbo] on [Tarehe]. Tukio letu linatarajiwa kuwa mwenyeji wa takriban [Idadi ya washiriki inakadiriwa#]. Lengo letu ni [Malengo ya mkutano].

Tunaamini kuwa wewe ni mzungumzaji mzuri na sauti yako itakuwa nyongeza muhimu kwa mazungumzo hayo kutokana na kazi yako kubwa katika [Eneo la utaalam]. Unaweza kufikiria kuwasilisha mawazo yako hadi dakika [Muda] ambayo yanahusiana na uga wa [Mada ya mkutano]. Unaweza kutuma pendekezo lako kabla ya [tarehe ya mwisho] kufuata [kiungo] ili timu yetu iweze kusikiliza mawazo yako na kubainisha maelezo ya hotuba yako mapema.

Kwa vyovyote vile, ikiwa huwezi kuhudhuria tunakuomba kwa unyenyekevu uwasiliane nasi kupitia [kiungo]. Asante kwa muda wako na kuzingatia, tunatarajia kusikia jibu chanya kutoka kwako.

Best,
[Jina]
[Jina la kazi]
[Maelezo ya mawasiliano]
[Anwani ya Tovuti ya Kampuni]

#4. Barua pepe ya Mwaliko wa Wavuti

Katika mitindo ya leo, watu zaidi na zaidi hukaribisha mikutano ya mtandaoni kwa kuwa ni wakati na inaokoa gharama, haswa kwa timu za kazi za mbali. Ukitumia majukwaa ya mkutano, kuna jumbe za mwaliko zilizobinafsishwa ambazo hutumwa moja kwa moja kwa mhudhuriaji wako kabla ya mkutano kuanza, kama vile kiolezo cha barua pepe cha mwaliko wa Zoom. Kwa mtandao pepe, unaweza kurejelea sampuli ifuatayo.

Vidokezo: Tumia maneno muhimu kama vile “Hongera”, “Hivi karibuni”, "Kamilisha", "Sasisha", , "Inapatikana", "Hatimaye", "Juu", "Maalum", "Jiunge nasi", "Bila malipo", ” n.k.

Mfano 6: Kiolezo cha barua pepe cha mwaliko wa Webinar

Mstari wa mada: Hongera! Unaalikwa [Jina la Mtandao]

Dear [Jina_Mgombea],

[Jina la kampuni] inafuraha sana kuandaa mtandao kwa ajili ya [Mada ya Wavuti] kwenye [tarehe] katika [Wakati], kwa lengo la [[Madhumuni ya Webinar]

Itakuwa fursa nzuri kwako kupata manufaa makubwa kutoka kwa wataalam wako walioalikwa katika nyanja ya [mada za Webinar] na kupata zawadi bila malipo. Timu yetu ina shauku sana kuhusu uwepo wako.

Kumbuka: Mtandao huu una kikomo kwa [Idadi ya watu]. Ili kuhifadhi kiti chako, tafadhali jisajili [Kiungo], na ujisikie huru kuishiriki na marafiki zako. 

Natumaini kukuona huko!

Uwe na siku njema,

[Jina lako]

[Sahihi]

Mstari wa Chini

Kwa bahati nzuri, kuna violezo vingi vinavyopatikana vya mialiko ya mikutano ya biashara kwenye mtandao ili uweze kubinafsisha na kutuma kwa waliohudhuria baada ya sekunde chache. Usisahau kuhifadhi baadhi katika wingu lako ili uweze kuandaa barua pepe yako kwa maandishi kamili, haswa ikiwa kuna dharura.

Ikiwa pia unatafuta masuluhisho mengine ya biashara yako, unaweza kupata AhaSlides ni zana nzuri ya uwasilishaji iliyo na vipengele vingi vya kushangaza ili kusaidia matukio yako ya mtandao, shughuli za kujenga timu, mkutano, na zaidi.

maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Ref: Hakika | Sherpany