Kipeperushi cha Mkutano wa Mradi wa Kucha katika Hatua 8 (+Kiolezo Bila Malipo!)

Hata kampuni zenye nidhamu zaidi huko nje wakati mwingine zinaweza kuhisi miradi yao inapotea. Mara nyingi zaidi kuliko, shida ni moja ya maandalizi. Suluhisho? Muundo mzuri na maingiliano kamili mkutano wa kuanza kwa mradi!

Zaidi ya fahari na sherehe, mkutano uliotekelezwa vizuri wa kickoff unaweza kupata kitu kizuri kwa mguu wa kulia. Hapa kuna hatua 8 za kufanya mkutano wa kuanza kwa mradi ambao hujenga msisimko na kupata kila mtu kwenye ukurasa huo huo.

Wakati wa Kuanza!

Mkutano wa Kuanza kwa Mradi ni nini?
Kwa nini Mikutano ya Mradi wa Mateke ni muhimu sana?
Hatua 8 za Mkutano wa Kickass Project kick
Kiolezo cha Ajenda ya Mkutano wa Kickoff

Vidokezo vya Mkutano vya Kukumbuka

Lazima uwe na ajenda ya mkutano wa kuanza kabla. Kutuma barua pepe ya kuanza kwa mradi mapema ni muhimu sana! Kwa hivyo, hebu tuangalie sampuli chache za ajenda za mkutano wa kuanza!

Kipindi cha kuanza kwa mchezo kinapaswa kuwa kifupi na kifupi, chenye michezo na shughuli nyingi, kwani huu ndio wakati AhaSlides inakuja vizuri sana! Angalia vidokezo zaidi nasi kama hapa chini:

Maandishi mbadala

Anza mazungumzo.

Pata maoni muhimu kutoka kwa timu na wateja wako wakati wa mkutano wa kuanza kwa mradi. Tumia upigaji kura wa moja kwa moja, Maswali na Majibu na zana za kubadilishana mawazo na kiolezo hiki kisicholipishwa!

🚀 Tazama kiolezo

Mkutano wa Kuanza kwa Mradi ni nini?

Kama inavyosema kwenye bati, mkutano wa kuanza kwa mradi ni mkutano ambapo unaanza mradi wako.

Kawaida, mkutano wa kuanza kwa mradi ni mkutano wa kwanza kati ya mteja ambaye aliagiza mradi na kampuni ambayo italeta uhai. Pande zote mbili zitakaa pamoja na kujadili misingi ya mradi, madhumuni yake, malengo yake na jinsi gani itatoka kwenye wazo hadi kufikia mafanikio.

Kwa ujumla, kuna Aina za 2 kuhusu mikutano ya kuanza kufahamu:

Kuanza kwa Mradi wa Nje - Timu ya maendeleo inakaa chini na mtu kutoka nje kampuni, kama mteja au mdau, na inajadili mpango wa mradi wa ushirikiano.
PKM ya ndani - Timu kutoka ndani ya kampuni inakaa pamoja na kujadili mpango wa mradi mpya wa ndani.

Ingawa aina zote hizi zinaweza kuwa na matokeo tofauti, utaratibu ni sawa sawa. Kuna kimsingi hakuna sehemu ya kuanza kwa mradi wa nje ambao si sehemu ya uanzishaji wa mradi wa ndani - tofauti pekee itakuwa ni nani unaushikilia.

Kushiriki zaidi na mikusanyiko yako

Kwa nini Mikutano ya Mradi wa Mateke ni muhimu sana?

Madhumuni ya Mikutano ya Kickoff inapaswa kuwa kubwa na wazi! Inaweza kuonekana kuwa rahisi vya kutosha kuanzisha mradi kwa kukabidhi tu rundo la kazi kwa watu wanaofaa, haswa katika eneo la kazi la leo la bodi ya Kanban. Walakini, hii inaweza kusababisha timu kuendelea kupotea njia.

Kumbuka, kwa sababu tu uko kwenye bodi moja haimaanishi kuwa uko kwenye ukurasa huo.

Katika moyo wake, mkutano wa kuanza kwa mradi ni waaminifu na wazi Mazungumzo kati ya mteja na timu. Ni isiyozidi mfululizo wa matangazo kuhusu jinsi mradi huo utakavyofanya kazi, lakini a mazungumzo kuhusu mipango, matarajio na malengo yaliyofikiwa na mjadala usiodhibitiwa.

Hapa kuna faida zingine za kufanya mkutano wa kuanza kwa mradi:

Inapata kila mtu tayari - "Nipe masaa sita nikate mti na nitatumia nne za kwanza kunoa shoka". Ikiwa Abraham Lincoln angekuwa hai leo, unaweza kuwa na uhakika kwamba angetumia saa 4 kati ya 6 za kwanza za mradi katika mkutano wa kuanza kwa mradi. Hiyo ni kwa sababu mikutano hii ina zote hatua muhimu za kupata mradi wowote kwa mguu wa kulia.
Inajumuisha wachezaji wote muhimu - Mikutano ya mwanzo haiwezi kuanza isipokuwa kila mtu awepo: wasimamizi, viongozi wa timu, wateja na mtu mwingine yeyote aliye na hisa katika mradi huo. Ni rahisi sana kupoteza wimbo wa nani anasimamia nini bila uwazi wa mkutano wa kuanza ili kubaini yote.
Ni wazi na shirikishi - Kama tulivyosema, mikutano ya kuanza kwa mradi ni mijadala. Walio bora wanajihusisha zote waliohudhuria na kuleta maoni bora kutoka kwa kila mtu.

Kushiriki zaidi na mikusanyiko yako

Hatua 8 za Mkutano wa Kickass Project kick

Kwa hivyo, ni nini hasa kinachojumuishwa katika ajenda ya mkutano wa kuanza kwa mradi? Tumeipunguza hadi hatua 8 hapa chini, lakini unapaswa kukumbuka kila wakati kuwa kuna hakuna orodha iliyowekwa ya mkutano wa aina hii.

Tumia hatua hizi 8 kama mwongozo, lakini usisahau kamwe kuwa ajenda ya mwisho iko wewe!

Hatua #1 - Utangulizi na Vivunja Barafu

Kwa kawaida, njia pekee ya kuanzisha mkutano wowote wa kuanza ni kwa kuwafanya washiriki kufahamiana. Haijalishi urefu au ukubwa wa mradi wako, wateja na washiriki wa timu wanahitaji kuwa na masharti ya jina la kwanza kabla ya kufanya kazi pamoja kwa ufanisi.

Ingawa utangulizi rahisi wa aina ya 'go-round-the-table' unatosha kuwafahamisha watu majina, chombo cha kuvunja barafu kinaweza kuongeza safu nyingine ya utu na kupunguza hisia mbele ya kuanza kwa mradi.

Jaribu hii: Spin Gurudumu 🎡

Weka mada rahisi ya utangulizi kwenye a gurudumu la spinner, kisha umwombe kila mshiriki wa timu aizungushe na kujibu mada yoyote ambayo gurudumu hutua. Maswali ya kupendeza yanahimizwa, lakini hakikisha kuihifadhi zaidi au chini ya kitaalamu!

Gurudumu la spinner kutumika kama mvunjaji wa barafu.

Unataka zaidi kama hii? 💡 Tumepata Meli 10 za kuvunja barafu kwa mkutano wowote hapa hapa.

Hatua #2 - Mandharinyuma ya Mradi

Huku taratibu na sherehe zikiwa nje ya njia, ni wakati wa kuanza kwa kuanzisha biashara ya baridi ya mawe. Ili kuzindua mkutano kwa mafanikio, unapaswa kuwa na ajenda wazi ya mkutano wa kuanza!

Kama hadithi zote kuu zinavyofanya, ni bora kuanza mwanzoni. Eleza mawasiliano yote kati yako na wateja wako ili kupata kila mtu anayehusika katika mradi kikamilifu ili kuelewa kile kilichotokea kufikia sasa.

Hii inaweza kuwa viwambo vya barua pepe, maandishi, dakika kutoka kwa mikutano ya hapo awali au rasilimali zozote ambazo zinaongeza muktadha wowote kwa kampuni yako na mteja wako. Fanya iwe rahisi kwa kila mtu kuibua kwa kutengeneza ratiba ya nyakati.

Hatua #3 - Mahitaji ya Mradi

Kwa kuongeza usuli wa mawasiliano, utataka kupiga mbizi kwa kina katika maelezo ya kwa nini mradi huu unaanza.

Hii ni hatua muhimu kwani inatoa muhtasari wazi wa vidokezo vya maumivu ambavyo mradi unatafuta kutatua, jambo ambalo timu na wateja wanapaswa kuweka mbele katika akili zao wakati wote.

Kinga 👊

Hatua kama hizi zimeiva kwa majadiliano. Uliza wateja wako na timu yako kuweka maoni yao kwa nini wanafikiria mradi huu umeota.

Ikiwezekana, unapaswa kujaribu kila wakati kupitisha sauti ya mteja katika sehemu hii. Shirikiana na mteja ili kupata mifano ya ulimwengu halisi ya watumiaji wanaotaja maeneo ya maumivu ambayo mradi wako unajaribu kurekebisha. Maoni yao yanapaswa kuunda jinsi timu yako inakaribia mradi.

Hatua #4 - Malengo ya Mradi

Kwa hivyo umeangalia ndani zamani ya mradi, sasa ni wakati wa kuangalia baadaye.

Kuwa na malengo ya moja kwa moja na ufafanuzi wazi wa mafanikio kwa mradi wako kutasaidia sana timu yako kuufanyia kazi. Si hivyo tu, itamwonyesha mteja wako kuwa uko makini kuhusu kazi hiyo na pia una hisa nyingi katika jinsi inavyoendelea.

Uliza waliohudhuria mkutano wako wa kickoff 'mafanikio yatakuwaje?' Je! Ni wateja zaidi? Maoni zaidi? Kiwango bora cha kuridhika kwa wateja?

Haijalishi lengo, inapaswa kuwa kila wakati ...

Mafanikio - Msijinyoshe kupita kiasi. Jua mipaka yako na uje na lengo wewe kweli kuwa na nafasi ya kufanikiwa.
Kupimika - Thibitisha lengo lako na data. Lenga nambari mahususi na ufuatilie maendeleo yako kuelekea hiyo.
Wakati umekamilika - Jipe tarehe ya mwisho. Fanya kila uwezalo kufikia malengo yako kabla ya tarehe hiyo ya mwisho.

Hatua #5 - Taarifa ya Kazi

Kuweka 'nyama' katika 'mkutano wa kuanza', Taarifa ya Kazi (SoW) ni msisimko mkubwa katika maelezo mahususi ya mradi na jinsi utakavyotekelezwa. Ni malipo kuu kwenye ajenda ya mkutano wa kickoff na inapaswa kupokea umakini wako zaidi.

Angalia infographic hii juu ya nini ujumuishe katika taarifa yako ya kazi:

Infographic akielezea hatua 6 ndogo zinazohusika katika kutangaza taarifa ya kazi kwenye mkutano wa kuanza kwa mradi.

Kumbuka kuwa taarifa ya kazi sio mengi juu ya majadiliano kama ajenda zingine za mkutano wa kickoff. Huu kweli ni wakati wa mradi kuongoza kwa urahisi weka mpango wa utekelezaji kwa mradi ujao, kisha weka majadiliano kwa bidhaa inayofuata ya mkutano.

Kama mkutano wako wote wa kickoff, taarifa yako ya kazi ni tofauti kubwa. Maana ya taarifa yako ya kazi daima itategemea ugumu wa mradi, saizi ya timu, sehemu zinazohusika, n.k.

Unataka kujua zaidi? Angalia hii makala kamili juu ya kuunda taarifa ya kazi.

Hatua #6 - Sehemu ya Maswali na Majibu

Ingawa unaweza kuhisi kulazimishwa kuondoka kwenye sehemu yako ya Maswali na Majibu hadi mwisho, tungependekeza uishike moja kwa moja baada ya taarifa yako ya kazi.

Sehemu kama hiyo ya nyama hakika itatoa maswali kutoka kwa mteja wako na timu yako. Huku sehemu kubwa ya mkutano ikiwa mpya akilini mwa kila mtu, ni bora kupiga pasi kukiwa na moto.

Kutumia programu shirikishi ya uwasilishaji kuandaa Maswali na Majibu yako kunaweza kusaidia kuweka kila kitu sawa, haswa ikiwa mkutano wako wa kuanza kwa mradi una idadi kubwa ya mahudhurio....

Ni iliyoandaliwa - Maswali yanapangwa kulingana na umaarufu (kupitia kura za juu) au kwa wakati na yanaweza kutiwa alama kuwa 'yamejibiwa' au kubandikwa juu.
Ni imeongezwa - Maswali yanaweza kuidhinishwa na kutupiliwa mbali kabla ya kuonyeshwa kwenye skrini.
Ni anonymous - Maswali yanaweza kuwasilishwa bila kujulikana, ikimaanisha kuwa kila mtu ana sauti.

Hatua #7 - Matatizo Yanayowezekana

Kama tulivyosema hapo awali, mkutano wa kuanza kwa mradi ni juu ya kuwa wazi na waaminifu iwezekanavyo. Hiyo ni jinsi unavyojenga hali ya kuaminiwa na mteja wako kutoka kwa kwenda.

Kwa ajili hiyo, ni vyema kujadili matatizo yanayoweza kutokea ambayo mradi unaweza kukabiliana nayo njiani. Hakuna mtu anayekuuliza ubashiri yajayo hapa, ili tu upate orodha ya majaribio ya vizuizi unavyoweza kukumbana navyo.

Kwa kuwa wewe, timu yako na mteja wako mtakuwa mnakaribia mradi huu kwa vigingi tofauti, ni vyema kuupata kila mtu kushiriki katika majadiliano ya shida.

Hatua #8 - Kuingia

Kuingia na mteja wako mara kwa mara ni njia nyingine ya kuimarisha uaminifu kati ya pande zote mbili. Katika mkutano wako wa kuanza kwa mradi, una maswali machache ya kushughulikia nini, lini, nani na jinsi maingilio haya yatatokea.

Kuingia ni kitendo bora cha kusawazisha kati uwazi na juhudi. Ingawa ni vizuri kuwa wazi na wazi iwezekanavyo, lazima udhibiti hili ndani ya wigo wa jinsi utakavyopatikana. be wazi na wazi.

Hakikisha umejibiwa maswali haya kabla ya mkutano kumalizika:

Ni nini? - Ni kwa undani gani mteja anahitaji kusasishwa? Je, wanahitaji kujua kuhusu kila jambo dogo la maendeleo, au je, ni ishara kubwa tu ambazo ni muhimu?
Lini? - Je, timu yako inapaswa kusasisha mteja wako mara ngapi? Je, wanapaswa kuwasilisha kile ambacho wamefanya kila siku, au tu kujumlisha kile ambacho wamesimamia mwishoni mwa juma?
Nani? - Ni mwanachama gani wa timu atakuwa ndiye anayewasiliana na mteja? Je, kutakuwa na mshiriki wa kila timu, katika kila hatua, au mwandishi mmoja pekee katika mradi mzima?
Jinsi gani? - Je, mteja na mwandishi watawasiliana kwa njia gani? Simu ya video ya mara kwa mara, barua pepe au kusasisha hati ya moja kwa moja kila mara?

Kama ilivyo kwa vitu vingi kwenye ajenda ya mkutano wa kuanza kwa mradi, ni bora kujadili hadharani. Kwa timu kubwa na kundi kubwa la wateja, unaweza kupata ni rahisi kufanya a uchaguzi wa moja kwa moja ili kupunguza chaguzi za kuanzisha fomula bora ya kuingia.

Unataka kujua zaidi? Angalia zingine mbinu bora za kuingia na wateja wako.

Utafiti kwa Ufanisi na AhaSlides

Kiolezo cha Ajenda ya Mkutano wa Kickoff

Pamoja na mkutano wako wa kickoff uliopangwa kwa ustadi ukingoja tu kupiga akili kwenye chumba cha bodi, mguso wa mwisho unaweza kuwa kidogo mwingiliano kuleta yote pamoja.

Je! Ulijua hilo tu 29% ya biashara jisikie kushikamana na wateja wao (Gallup)? Kujitenga ni janga katika kiwango cha B2B, na kunaweza kuacha mikutano ya kuanza kuhisi kama mchakato dhabiti na usiovutia kupitia taratibu.

Kushirikisha wateja wako na timu kupitia slaidi za maingiliano zinaweza kweli kuongeza ushiriki na kuongeza urefu wa umakini.

AhaSlides ina arsenal ya zana ikijumuisha kura za moja kwa moja, Maswali na Majibu na slaidi za kuchangia mawazo, na hata maswali ya moja kwa moja na michezo ya kuwasha mradi wako kwa njia sahihi.

Bonyeza hapa chini ili kunyakua kiolezo cha bure, kisichopakuliwa kwa mkutano wako wa mateke. Badilisha kitu chochote unachotaka na uwasilishe bila gharama yoyote!

Shika Kiolezo

Bofya hapa chini ili kuunda bila malipo AhaSlides akaunti na uanze kuunda mikutano yako mwenyewe ya kushirikisha kupitia mwingiliano!

Kuunda yako mwenyewe

Tags: Kikao cha biashara