ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ | సమయం, డబ్బు మరియు ఒత్తిడిని ఆదా చేయడానికి 10 చిట్కాలు

ఖచ్చితమైన ఈవెంట్‌ను ప్లాన్ చేయడం అఖండమైన అనుభూతిని కలిగిస్తుంది మరియు అక్కడే ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీలు లోపలికి వచ్చు

మీరు జీవితకాలం పెళ్లి గురించి కలలు కంటున్నా, వార్షికోత్సవ వేడుకలు జరుపుకున్నా లేదా కార్పొరేట్ కాన్ఫరెన్స్‌ని నిర్వహించాలనుకున్నా, ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ మీ దృష్టిని ప్రజలు మరచిపోలేని అనుభవంగా మార్చగలదు.

ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ అంటే ఏమిటో, వారి పాత్ర, ఇంకా ఉత్తమమైనదాన్ని ఎంచుకోవడానికి చిట్కాలు మరియు నివారించాల్సిన రెడ్ ఫ్లాగ్‌లు ఏమిటో తెలుసుకోవడానికి కథనాన్ని చదువుతూ ఉండండి.

విషయ సూచిక

• అవలోకనం
• ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ అంటే ఏమిటి?
• ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ పనితీరు ఏమిటి?
• ఉత్తమ ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీని ఎలా ఎంచుకోవాలి?
• ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ ప్రతిపాదనలను సమీక్షించేటప్పుడు ఏమి నివారించాలి?
• ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ ప్లాన్ చేయగల ఈవెంట్‌ల ఉదాహరణలు ఏమిటి?
• takeaways

అవలోకనం

ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ అంటే ఏమిటి?

పెళ్లి నుండి కార్పొరేట్ మీటింగ్ వరకు ఏదైనా స్కేల్ ఈవెంట్‌ని ప్లాన్ చేస్తున్నప్పుడు, ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ ప్రతిదీ సజావుగా జరిగేలా చూసుకోవచ్చు.

ఈవెంట్ ప్లానర్లు క్లయింట్‌ల అవసరాలు, లక్ష్యాలు మరియు బడ్జెట్‌ను అర్థం చేసుకోవడానికి వారితో సన్నిహితంగా పని చేస్తారు. అప్పుడు వారు క్లయింట్ యొక్క దృష్టికి అనుగుణంగా సమగ్రమైన ఈవెంట్ ప్లాన్‌ను రూపొందించారు, తద్వారా క్లయింట్‌లు వారి ఈవెంట్ విజన్ చిరస్మరణీయమైన వాస్తవికతగా మారుతుందని మనశ్శాంతి కలిగి ఉంటారు.

ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ యొక్క విధి ఏమిటి?

క్లయింట్‌ల అన్ని డిమాండ్‌లను తీర్చే అద్భుతమైన ఈవెంట్‌ను నిర్వహించడం వంటి అనేక ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ లక్ష్యాలు ఉన్నాయి. ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ యొక్క ప్రాథమిక విధి వారి క్లయింట్‌ల తరపున విజయవంతమైన ఈవెంట్‌లను ప్లాన్ చేయడం, సమన్వయం చేయడం మరియు అమలు చేయడం. వారు అన్ని లాజిస్టిక్‌లు మరియు వివరాలను నిర్వహిస్తారు కాబట్టి క్లయింట్లు సంస్థ గురించి చింతించకుండా వారి ఈవెంట్‌ను ఆస్వాదించడంపై దృష్టి పెట్టవచ్చు.

ఈవెంట్ ఆర్గనైజింగ్ కంపెనీ యొక్క కొన్ని ముఖ్య విధులు ఉన్నాయి👇

#1 - ఈవెంట్‌ను సంభావితం చేసి ప్లాన్ చేయండి - వారు ఈవెంట్ కోసం దృష్టి, లక్ష్యాలు మరియు బడ్జెట్‌ను అర్థం చేసుకోవడానికి క్లయింట్‌లతో కలిసి పని చేస్తారు, ఆపై ఆ దృష్టిని గ్రహించడానికి సమగ్ర ప్రణాళికను రూపొందించారు.

#2 - వేదికను భద్రపరచండి మరియు ఒప్పందాలను చర్చించండి - వారు సంభావ్య వేదికలను స్కౌట్ చేస్తారు, స్థానం, స్థలం, సౌకర్యాలు, ధర మరియు లభ్యత ఆధారంగా ఎంపికలను సరిపోల్చండి, ఉత్తమమైనదాన్ని భద్రపరుస్తారు మరియు క్లయింట్ తరపున ఒప్పందాలను చర్చిస్తారు.

#3 - సరఫరాదారులు మరియు విక్రేతలను సమన్వయం చేయండి - ప్రతిదీ సజావుగా సాగేలా చూసేందుకు వారు క్యాటరర్లు, ఫోటోగ్రాఫర్‌లు, డెకరేటర్‌లు, అద్దెలు మొదలైన అన్ని అవసరమైన సరఫరాదారులను గుర్తిస్తారు, ఎంపిక చేస్తారు, బుక్ చేస్తారు మరియు నిర్వహిస్తారు.

#4 - ఈవెంట్ బడ్జెట్‌ను నిర్వహించండి - వారు బడ్జెట్‌ను రూపొందించారు, ఖర్చులను ట్రాక్ చేస్తారు మరియు క్లయింట్ యొక్క లక్ష్యాలను సాధించేటప్పుడు ఖర్చులను ఆదా చేయడానికి మార్గాలను అన్వేషిస్తారు.

#5 - టైమ్‌లైన్‌లు మరియు షెడ్యూల్‌లను సృష్టించండి - ఈవెంట్ అనుకున్నట్లుగానే జరుగుతుందని నిర్ధారించుకోవడానికి వారు వివరణాత్మక షెడ్యూల్‌లు మరియు ఆకస్మిక ప్రణాళికలను అభివృద్ధి చేస్తారు.

#6 - వినోద ప్రణాళిక - ఈవెంట్ ప్రోగ్రామ్‌లో భాగంగా ఏదైనా ప్రదర్శనలు, స్పీకర్లు లేదా కార్యకలాపాల కోసం వారు ఏర్పాట్లు చేస్తారు.

#7 - అలంకరణ మరియు సంకేతాలు - వారు అవసరమైన అలంకరణలు, వస్త్రాలు, పువ్వులు, స్టేజింగ్ మరియు అవసరమైన సంకేతాలను ఆర్డర్ చేస్తారు.

#8 - ఈవెంట్ సిబ్బందిని నియమించుకోండి మరియు నిర్వహించండి - ఈవెంట్‌ను అమలు చేయడంలో సహాయపడటానికి అవసరమైన తాత్కాలిక సిబ్బందిని వారు కనుగొంటారు, బుక్ చేస్తారు మరియు నిర్వహిస్తారు.

#9 - ఈవెంట్ ప్లాన్‌ను దోషరహితంగా అమలు చేయండి - ఈవెంట్ రోజున, వారు సెటప్‌ను పర్యవేక్షిస్తారు, అందరు విక్రేతలను నిర్వహిస్తారు, సమస్యలను పరిష్కరించుకుంటారు మరియు ప్రోగ్రామ్ ప్రణాళికాబద్ధంగా సాగుతుందని నిర్ధారిస్తారు.

#10 - ఈవెంట్ తర్వాత ఫాలో అప్ చేయండి - వారు ఎక్విప్‌మెంట్ రిటర్న్, ఇన్‌వాయిస్ చెల్లింపులు, ధన్యవాదాలు నోట్‌లు పంపడం, విజయాలు మరియు అభివృద్ధి కోసం ప్రాంతాలను మూల్యాంకనం చేయడం వంటి పనులను నిర్వహిస్తారు.

మెరుగైన ఈవెంట్‌ల కోసం చిట్కాలు

• ఈవెంట్ మేనేజ్మెంట్
• ఇంటరాక్టివ్ మ్యూజియం
• ఈవెంట్ డిజైనింగ్

ఉత్తమ ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీని ఎలా ఎంచుకోవాలి?

ఉత్తమ ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీని వెతకడానికి సమయం పట్టవచ్చు, కానీ ఈ వాస్తవిక చిట్కాలతో, వారు మీ ముందు తలుపు వద్ద ఉంటారు🚪

#1 - అనుభవం - మీ స్కేల్ మరియు స్కోప్‌లో సారూప్యమైన అనేక ఈవెంట్‌లను విజయవంతంగా అమలు చేసిన కంపెనీలను పరిగణించండి. వారు ఒక ప్రక్రియను కలిగి ఉంటారు మరియు ఉత్పన్నమయ్యే సాధారణ సమస్యలను ఎలా నిర్వహించాలో తెలుసుకుంటారు.

#2 - పోర్ట్‌ఫోలియో - కంపెనీ ప్లాన్ చేసిన మరియు నిర్వహించిన గత ఈవెంట్‌ల ఉదాహరణలను సమీక్షించండి. మీ దృష్టికి సరిపోయే వివరాలకు నాణ్యత, సృజనాత్మకత మరియు శ్రద్ధ కోసం చూడండి.

#3 - సూచనలు - కంపెనీ తన వాగ్దానాలను అందజేసిందని మరియు వృత్తిపరంగా సమస్యలను నిర్వహిస్తుందని నిర్ధారించడానికి మునుపటి క్లయింట్‌ల నుండి సూచనలను అడగండి మరియు తనిఖీ చేయండి.

#4 - స్పెషలైజేషన్ - కొన్ని కంపెనీలు కార్పొరేట్ ఈవెంట్‌లపై దృష్టి పెడతాయి, మరికొన్ని వివాహాలపై ప్రత్యేకత కలిగి ఉంటాయి. మీ నిర్దిష్ట ఈవెంట్ రకానికి అనుగుణంగా అనుభవం మరియు అవసరమైన వనరులను కలిగి ఉన్న వాటి కోసం వెళ్లండి.

#5 - జట్టు - మీ ఈవెంట్‌ని ప్లాన్ చేసి, అమలు చేసే ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ టీమ్‌లోని ముఖ్య సభ్యులను కలవండి. వారి వృత్తి నైపుణ్యం, ప్రతిస్పందన మరియు మీ అవసరాలు మరియు దృష్టిపై పట్టును అంచనా వేయండి.

#6 - ఒప్పందం మరియు ధర - ఉత్తమ ఒప్పంద నిబంధనలు మరియు ధరలను పొందడానికి బహుళ ప్రతిపాదనలను (కనీసం 3) సరిపోల్చండి. పని యొక్క పరిధి స్పష్టంగా ఉందని మరియు మీరు అన్ని రుసుములను అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి.

#7 - కీర్తి - సమీక్షలు, అవార్డులు (ఏదైనా ఉంటే), ఈవెంట్ పరిశ్రమ సంస్థలలో దాని స్టాండ్ మరియు చట్టబద్ధత మరియు నాణ్యత సూచికలుగా కంపెనీ ఎంతకాలం వ్యాపారంలో ఉంది.

#8 - కమ్యూనికేషన్ - కంపెనీ మీ అవసరాలను జాగ్రత్తగా వినాలి, మీ అన్ని ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వాలి మరియు అభ్యర్థనలకు తక్షణమే స్పందించాలి. విజయవంతమైన పని సంబంధానికి మంచి కమ్యూనికేషన్ కీలకం.

#9 - వశ్యత - అత్యుత్తమ కంపెనీలు ప్రామాణిక టెంప్లేట్‌కు కఠినంగా అతుక్కోకుండా, మీ బడ్జెట్ మరియు ప్రాధాన్యతల ఆధారంగా తమ సేవలను అనుకూలీకరించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నాయి.

#10 - పారదర్శకత - బడ్జెట్లు, ఒప్పందాలు, సమయపాలనలు మరియు ప్రణాళికలలో పూర్తి పారదర్శకతను నొక్కి చెప్పండి. రహస్యంగా ఉండే లేదా వివరాలను పంచుకోవడానికి నిరాకరించే కంపెనీలను నివారించండి.

#11 - సంక్షోభ నిర్వహణ - ఊహించని సమస్యలను వారు ఎలా పరిష్కరిస్తారు? బలమైన సంక్షోభ నిర్వహణ అనుభవం ఉన్న సంస్థ విపత్తులను నివారించడంలో సహాయపడుతుంది.

#12 - ఇన్నోవేషన్ - సృజనాత్మక మార్గాల్లో మీ లక్ష్యాలను సాధించడానికి వారు కొత్త ఆలోచనలు మరియు పరిష్కారాలకు సిద్ధంగా ఉన్నారా? ప్రగతిశీల కంపెనీలు కొత్త ఫలితాలను ప్రోత్సహిస్తాయి.

#13 - బీమా - వారు మీ ఈవెంట్ కోసం బాధ్యత కవరేజీతో సహా అవసరమైన బీమాను కలిగి ఉన్నారా? ఇది మిమ్మల్ని ప్రమాదాలు మరియు దావాల నుండి రక్షిస్తుంది.

#14 - విలువలు - వారి వ్యాపార విధానం మరియు కంపెనీ విలువలు మీ సంస్థ సంస్కృతికి అనుగుణంగా ఉన్నాయా? సాంస్కృతిక అనుకూలత పరస్పర అవగాహనకు దారితీస్తుంది.

#15 - సాంకేతికత - వారు టెక్-అవగాహన కలిగి ఉన్నారా మరియు పరిశ్రమ ట్రెండ్‌ల ఉత్తమ పద్ధతులను ఎల్లప్పుడూ అనుసరిస్తారా? ప్రణాళికలను క్రమబద్ధంగా మరియు ట్రాక్‌లో ఉంచడానికి వారు ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ సాఫ్ట్‌వేర్ వంటి సాంకేతికతను ప్రభావితం చేస్తారా? సాంకేతికత సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరుస్తుంది.

సంబంధిత అనుభవం మరియు నిరూపితమైన ట్రాక్ రికార్డ్, మంచి కీర్తి మరియు మీ ప్రత్యేక దృష్టిని అమలు చేయడానికి మరియు మీ ప్రత్యేక ఈవెంట్ కోసం మీ అంచనాలను అధిగమించడానికి అవసరమైన సౌలభ్యం, కమ్యూనికేషన్ మరియు పారదర్శకతతో ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ కోసం చూడండి.

ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ ప్రతిపాదనలను సమీక్షించేటప్పుడు ఏమి నివారించాలి?

కొన్ని ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీలలో మీరు చూడవలసిన కొన్ని రెడ్ ఫ్లాగ్‌లు ఉన్నాయి. దానిని నివారించడం అనేది తరువాత అమలు దశలో బుల్లెట్‌ను తప్పించుకుంటుంది.

• అస్పష్టమైన లేదా సాధారణ భాష - మీ ఈవెంట్ లక్ష్యాలు, బడ్జెట్ అవసరాలు లేదా టైమ్‌లైన్‌ను ప్రత్యేకంగా పరిష్కరించని ప్రతిపాదనలు రెడ్ ఫ్లాగ్. వారి ప్రతిపాదనను అనుకూలీకరించడానికి బదులుగా సాధారణ భాషను ఉపయోగించే సంస్థల పట్ల జాగ్రత్త వహించండి.

• పని యొక్క అస్పష్టమైన లేదా నిర్వచించని పరిధి - వారు ఏ సేవలను అందిస్తారో మరియు వారి ప్రతిపాదన నుండి ఏ పనులు మినహాయించబడతాయో స్పష్టంగా పేర్కొనని కంపెనీలను నివారించండి. పరిధి వివరంగా మరియు సమగ్రంగా ఉండాలి.

• అధిక అదనపు రుసుములు - ఇంధన సర్‌ఛార్జ్‌లు, అడ్మినిస్ట్రేటివ్ ఫీజులు లేదా వంటి స్పష్టంగా పేర్కొనబడని అదనపు రుసుములతో ప్రతిపాదనల కోసం చూడండి చెల్లింపు ప్రాసెసింగ్ ఛార్జీలు. ఇవన్నీ పారదర్శకంగా మరియు స్పష్టంగా వివరించబడాలి.

• ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి నిరాకరించడం - ప్రణాళిక వివరాలు, ఒప్పందాలు లేదా ధరల గురించి మీ ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వకుండా కంపెనీ తప్పించుకుంటే, వారు ఏదో దాస్తున్నారని అర్థం. విశ్వాసాన్ని పెంపొందించడానికి పారదర్శకత ముఖ్యం.

ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీ ప్లాన్ చేయగల ఈవెంట్‌ల ఉదాహరణలు ఏమిటి?

• వెడ్డింగ్స్ - వివాహాలను ప్లాన్ చేయడం మరియు అమలు చేయడం చాలా ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీలకు ప్రధాన సేవ. వారు వేదిక ఎంపిక నుండి ఆహ్వానాలు మరియు రోజు సమన్వయం వరకు ప్రణాళిక యొక్క అన్ని అంశాలను నిర్వహిస్తారు.

• సమావేశాలు మరియు వాణిజ్య ప్రదర్శనలు - ఈవెంట్ కంపెనీలు కాన్ఫరెన్స్‌లు, సెమినార్‌లు, సమ్మిట్‌లు, ప్రోడక్ట్ లాంచ్‌లు మరియు ట్రేడ్ షోల వంటి పెద్ద కార్పొరేట్ ఈవెంట్‌లను నిర్వహించవచ్చు. వారు రిజిస్ట్రేషన్, స్పీకర్ కోఆర్డినేషన్, వేదిక లాజిస్టిక్స్, క్యాటరింగ్ మరియు రిజిస్ట్రేషన్‌లను నిర్వహిస్తారు.

• ఉత్పత్తి ప్రారంభమవుతుంది - ఈవెంట్ మేనేజర్‌లు ప్రజలకు కొత్త ఉత్పత్తులు లేదా సేవలను ఆవిష్కరించడానికి లీనమయ్యే, సంచలనం కలిగించే ఈవెంట్‌లను సృష్టించవచ్చు. వారు కార్యకలాపాలు, ప్రదర్శనలు మరియు ప్రచార అంశాలను ప్లాన్ చేస్తారు ప్రత్యక్ష పోల్స్ మరియు క్విజెస్ ఉత్సాహాన్ని సృష్టించడానికి.

• నిధుల సమీకరణలు మరియు స్వచ్ఛంద కార్యక్రమాలు - స్వచ్ఛంద బంతులు, పరుగులు/నడకలు మరియు విరాళాలు వంటి లాభాపేక్ష లేని ఈవెంట్‌లు ఈవెంట్ కంపెనీలచే నిర్వహించబడే మరొక సాధారణ ఈవెంట్ రకం. వారు హాజరు మరియు సేకరించిన నిధులను పెంచడంపై దృష్టి పెడతారు.

• కంపెనీ పార్టీలు - ఈవెంట్ కంపెనీలు కంపెనీ హాలిడే పార్టీలు, వేసవి విహారయాత్రలు, ప్రణాళిక మరియు నిర్వహణలో సహాయం చేస్తాయి. పదవీ విరమణ వేడుకలు మరియు ఇతర రకాల ఉద్యోగి సామాజిక కార్యక్రమాలు. వారు కార్యకలాపాలు మరియు క్యాటరింగ్ ఏర్పాటు చేస్తారు.

• అవార్డు వేడుకలు మరియు గాలాలు - ప్లానింగ్ అవార్డు షోలు, గాలా డిన్నర్లు మరియు బ్లాక్-టై ఈవెంట్‌లు కొన్ని పూర్తి-సేవ ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీలకు మరొక ప్రత్యేకత. వారు డెకర్, సీటింగ్ చార్ట్‌లు, గిఫ్ట్ బాస్కెట్‌లు మరియు ప్రసంగాలను నిర్వహిస్తారు.

• ఉత్పత్తి ప్రదర్శనలు - ఉత్పత్తి శ్రేణిని ప్రదర్శించడానికి ప్లాన్ చేస్తున్న కంపెనీల కోసం, ఈవెంట్ ప్లానర్‌లు ఇంటరాక్టివ్ ప్రదర్శనలు, టెస్ట్ డ్రైవ్‌లు, రుచి పరీక్షలు మరియు సంభావ్య కస్టమర్‌లకు ఉత్పత్తిని ప్రదర్శించడానికి ఇతర ప్రభావవంతమైన మార్గాలను రూపొందించవచ్చు.

ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీలు సన్నిహిత వివాహాల నుండి పెద్ద కార్పొరేట్ సమావేశాలు, నిధుల సమీకరణలు, పార్టీలు, ఉత్పత్తి లాంచ్‌లు మరియు మరిన్నింటి వరకు వివిధ పరిమాణాలు మరియు రకాల ఈవెంట్‌లను ప్లాన్ చేస్తాయి - ప్రాథమికంగా క్లయింట్ యొక్క లక్ష్యాలను సాధించడానికి వృత్తిపరమైన సమన్వయం మరియు లాజిస్టిక్స్ అవసరమయ్యే ఏదైనా ప్రణాళికాబద్ధమైన ఈవెంట్.

takeaways

నిపుణులైన ఈవెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ కంపెనీని నియమించుకోవడం వల్ల ప్రాథమిక దృష్టిని ప్రజలు సంవత్సరాల తరబడి మాట్లాడకుండా ఉండని అనుభవంగా మారుస్తారు.

వారి నిర్వహణ మిమ్మల్ని లాజిస్టికల్ తలనొప్పి నుండి విముక్తి చేస్తుంది కాబట్టి మీరు దయగల హోస్ట్ పాత్రలో పూర్తిగా నివసించవచ్చు. మీరు గదిలో షికారు చేస్తూ, అందరితో కలసి మెలసి ఉండే సమయంలో - ఉత్సాహభరితమైన అతిథులతో రుచికరమైన క్యాటరింగ్ మరియు అద్భుతమైన వినోదాన్ని ఆస్వాదిస్తూ ఈవెంట్ స్థలాన్ని ఖచ్చితంగా సెటప్ చేయండి. అద్భుతం కాదా?

మీ ఈవెంట్‌ను మరింత ఇంటరాక్టివ్‌గా చేయాలనుకుంటున్నారా? ప్రయత్నించండి AhaSlides సెషన్‌ను మరొక స్థాయికి చేర్చే ఐస్‌బ్రేకర్‌లు, పోల్స్ మరియు క్విజ్‌ల శ్రేణిని యాక్సెస్ చేయడానికి.