8 Camau Allweddol i Ysgrifennu Agenda Cyfarfod gydag Enghreifftiau a Thempledi Rhad ac Am Ddim

Felly, beth yw'r Agenda Cyfarfod? Y gwir yw, Rydyn ni i gyd wedi bod yn rhan o gyfarfodydd lle rydyn ni'n teimlo'n ddiystyr, ddim hyd yn oed yn deall pam mae'n rhaid i ni gwrdd i drafod gwybodaeth y gellir ei datrys trwy e-bost. Efallai y bydd yn rhaid i rai pobl hyd yn oed fynychu cyfarfodydd sy'n llusgo ymlaen am oriau heb ddatrys unrhyw broblemau.

Fodd bynnag, nid yw pob cyfarfod yn anghynhyrchiol, ac os ydych chi am weithio gyda'ch tîm yn effeithiol, bydd cyfarfod ag agenda yn eich arbed rhag y trychinebau uchod hyn.

Mae agenda grefftus yn gosod nodau a disgwyliadau clir ar gyfer y cyfarfod, gan sicrhau bod pawb yn gwybod eu pwrpas a beth sydd angen digwydd cyn, yn ystod ac ar ôl hynny.

Felly, bydd yr erthygl hon yn eich arwain ar bwysigrwydd cael agenda cyfarfod, camau i greu un effeithiol a darparu enghreifftiau (+ templedi) i'w defnyddio yn eich cyfarfod nesaf.

• Pam fod angen Agenda ar Bob Cyfarfod
• 8 Camau Allweddol I Ysgrifennu Agenda Cyfarfod Effeithiol
• Enghreifftiau o Agenda Cyfarfodydd a Thempledi Rhad ac Am Ddim
• Sefydlwch Agenda Eich Cyfarfod Gyda AhaSlides
• Siop Cludfwyd Allweddol 

Mwy o Gynghorion Gwaith gyda AhaSlides

• 10 Math o Gyfarfodydd mewn Busnes
• Cofnodion Cyfarfod: Canllaw Ysgrifennu Gorau, Enghreifftiau (+ Templed Rhad ac Am Ddim) yn 2023
• 6 Gorau Hac Cyfarfodydd

Pam fod angen Agenda ar Bob Cyfarfod

Mae angen agenda ar bob cyfarfod i sicrhau ei fod yn gynhyrchiol ac yn effeithlon. Bydd agenda cyfarfod yn darparu’r manteision canlynol:

• Egluro pwrpas a nodau’r cyfarfod, a helpu i gadw ffocws y drafodaeth ac ar y trywydd iawn.
• Rheoli amser a chyflymder y cyfarfod, gwnewch yn siŵr nad oes unrhyw ddadleuon dibwrpas, ac arbedwch gymaint o amser â phosibl.
• Gosod disgwyliadau ar gyfer cyfranogwyr, a sicrhau bod yr holl wybodaeth berthnasol ac eitemau gweithredu yn cael eu cynnwys.
• Yn hyrwyddo atebolrwydd a threfniadaeth, gan arwain at gyfarfodydd mwy effeithiol ac effeithlon.

8 Camau Allweddol I Ysgrifennu Agenda Cyfarfod Effeithiol

Dyma rai awgrymiadau allweddol i'ch helpu i ysgrifennu agenda cyfarfod effeithiol:

1/ Penderfynu ar y math o gyfarfod 

Oherwydd y gall gwahanol fathau o gyfarfodydd gynnwys gwahanol gyfranogwyr, fformatau ac amcanion, mae'n bwysig dewis yr un priodol ar gyfer y sefyllfa.

• Cyfarfod cychwyn prosiect: Cyfarfod sy'n rhoi trosolwg o'r prosiect, ei nodau, amserlen, cyllideb a disgwyliadau.
• Cyfarfod Holl-Ddwylaw: Math o gyfarfod cwmni cyfan lle gwahoddir yr holl weithwyr i fod yn bresennol. Hysbysu pawb am berfformiad, nodau a chynlluniau'r cwmni a hyrwyddo ymdeimlad o bwrpas a chyfeiriad cyffredin o fewn y sefydliad.
• Cyfarfod Neuadd y Dref: Cyfarfod neuadd tref cwmni lle gallai gweithwyr ofyn cwestiynau, derbyn diweddariadau, a rhoi adborth i uwch reolwyr ac arweinwyr eraill.
• Cyfarfod Rheoli Strategol: Cyfarfod lle mae uwch arweinwyr neu swyddogion gweithredol yn dod at ei gilydd i drafod a chynllunio’r cyfeiriad hirdymor. 
• Cyfarfod Tîm Rhithwir: Gall fformat cyfarfodydd tîm rhithwir gynnwys cyflwyniadau, trafodaethau, a gweithgareddau rhyngweithiol a gellir eu cynnal gan ddefnyddio meddalwedd fideo-gynadledda, negeseuon gwib, neu offer cyfathrebu digidol eraill. 
• Sesiwn trafod syniadau: Cyfarfod creadigol a chydweithredol lle mae cyfranogwyr yn cynhyrchu ac yn trafod syniadau newydd.
• Cyfarfod un-i-un: Cyfarfod preifat rhwng dau berson, a ddefnyddir yn aml ar gyfer adolygiadau perfformiad, hyfforddi neu ddatblygiad personol.

2/ Diffinio pwrpas a nodau'r cyfarfod

Nodwch yn glir pam mae'r cyfarfod yn cael ei gynnal a beth rydych chi neu'ch tîm yn gobeithio ei gyflawni.

3/ Nodi'r pynciau allweddol 

Rhestrwch y pynciau allweddol y mae angen eu cwmpasu, gan gynnwys unrhyw benderfyniadau pwysig y mae angen eu gwneud.

4/ Neilltuo terfyn amser

Neilltuwch amser priodol ar gyfer pob pwnc a'r cyfarfod cyfan i sicrhau bod y cyfarfod yn aros ar amser.

5/ Nodi'r mynychwyr a'u rolau

Gwnewch restr o bwy fydd yn cymryd rhan yn y cyfarfod a nodwch eu rolau a'u cyfrifoldebau.

6/ Paratoi deunyddiau a dogfennau ategol

Casglwch unrhyw wybodaeth neu ddeunyddiau perthnasol y bydd eu hangen yn ystod y cyfarfod.

7/ Dosbarthu'r agenda ymlaen llaw

Anfonwch agenda'r cyfarfod at bawb sy'n bresennol i sicrhau bod pawb yn barod ac yn barod.

8/ Adolygu a diwygio'r agenda yn ôl yr angen

Adolygu'r agenda cyn y cyfarfod i sicrhau ei bod yn gyflawn ac yn gywir, a gwneud unrhyw ddiwygiadau angenrheidiol.

Enghreifftiau o Agenda Cyfarfodydd a Thempledi Rhad ac Am Ddim 

Dyma rai enghreifftiau o agendâu cyfarfodydd y gellir eu defnyddio ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd:

1/ Agenda Cyfarfod Tîm

Dyddiad: 

Lleoliad: 

Yn bresennol: 

Amcanion Cyfarfodydd Tîm:

• Diweddaru cynnydd gweithredu'r prosiect
• Adolygu problemau ac atebion cyfredol

Agenda Cyfarfod Tîm: 

• Cyflwyniad a chroeso (5 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Adolygiad o'r cyfarfod blaenorol (10 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Diweddariadau prosiect ac adroddiadau cynnydd (20 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Datrys problemau a gwneud penderfyniadau (20 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Trafodaeth agored ac adborth (20 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Camau gweithredu a chamau nesaf (15 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Trefniadau cau a chyfarfod nesaf (5 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd

Templed Cyfarfod Misol Rhad ac Am Ddim Gyda AhaSlides

2/ Agenda Cyfarfod Trwy Law

Dyddiad: 

Lleoliad: 

Torfendees: 

Amcanion y Cyfarfod:

• Diweddaru perfformiad cwmni a chyflwyno mentrau a chynlluniau newydd ar gyfer gweithwyr.

Agenda Cyfarfod: 

• Croeso a chyflwyniad (5 munud)
• Diweddariad perfformiad cwmni (20 munud)
• Cyflwyno mentrau a chynlluniau newydd (20 munud)
• Sesiwn holi ac ateb (30 munud)
• Cydnabyddiaeth a gwobrau gweithwyr (15 munud)
• Trefniadau cau a chyfarfod nesaf (5 munud)

Templed Cyfarfod Pob Dwylo

3/ Rhaglen Cyfarfod Kickoff y Prosiect

Dyddiad: 

Lleoliad: 

Yn bresennol:

Amcanion y Cyfarfod:

• Sefydlu nodau a disgwyliadau clir ar gyfer y prosiect
• Cyflwyno tîm y prosiect
• I drafod heriau a risgiau prosiect

Agenda Cyfarfod: 

• Croeso a chyflwyniad (5 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Trosolwg o'r prosiect a nodau (15 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Cyflwyniadau aelodau tîm (5 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Aseiniadau rôl a chyfrifoldeb (20 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Trosolwg amserlen a llinell amser (15 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Trafod heriau a risgiau prosiect (20 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Eitemau gweithredu a chamau nesaf (15 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd
• Trefniadau cau a chyfarfod nesaf (5 munud) | @Sefydliad Iechyd y Byd

Sylwch mai enghreifftiau yn unig yw'r rhain, a gellir addasu'r eitemau agenda a'r fformat yn seiliedig ar anghenion a nodau penodol y cyfarfod. 

Sefydlwch Agenda Eich Cyfarfod Gyda AhaSlides 

I sefydlu agenda cyfarfod gyda AhaSlides, dilynwch y camau hyn:

• Creu cyfrif: Os nad ydych wedi gwneud hynny eisoes, cofrestrwch ar gyfer AhaSlides a chreu cyfrif. Neu ewch i'n Llyfrgell Templedi Cyhoeddus.

• Dewiswch dempled agenda cyfarfod: Mae gennym amrywiaeth o dempledi agenda cyfarfodydd y gallwch eu defnyddio fel man cychwyn. Yn syml, dewiswch yr un sy'n gweddu orau i'ch anghenion a chliciwch "Cael templed".

• Addaswch y templed: Unwaith y byddwch wedi dewis templed, gallwch ei addasu trwy ychwanegu neu ddileu eitemau, addasu'r fformatio, a newid y cynllun lliwiau.

• Ychwanegwch eich eitemau agenda: Defnyddiwch y golygydd sleidiau i ychwanegu eich eitemau agenda. Gallwch ychwanegu testun, olwyn droellwr, arolygon barn, delweddau, tablau, siartiau, a mwy.

• Cydweithiwch â'ch tîm: Os ydych chi'n gweithio gyda thîm, gallwch chi gydweithio ar yr agenda. Yn syml, gwahoddwch aelodau'r tîm i olygu'r cyflwyniad, a gallant wneud newidiadau, ychwanegu sylwadau, ac awgrymu golygiadau.

• Rhannwch yr agenda: Pan fyddwch chi'n barod, gallwch chi rannu'r agenda gyda'ch tîm neu gyda'ch mynychwyr. Gallwch rannu dolen neu drwy god QR.

Gyda AhaSlides, gallwch yn hawdd greu agenda cyfarfod proffesiynol, strwythuredig a fydd yn eich helpu i aros ar y trywydd iawn a chyflawni amcanion eich cyfarfod.

Siop Cludfwyd Allweddol 

Trwy ddilyn y camau allweddol a'r enghreifftiau hyn gyda chymorth AhaSlides templedi, rydym yn gobeithio y gallwch greu agenda cyfarfod strwythuredig sy'n eich paratoi ar gyfer llwyddiant.

Cwestiynau Cyffredin