8 مرحله کلیدی برای نوشتن دستور جلسه با مثال ها و الگوهای رایگان

بنابراین ، چیست دستور کار نشست? حقیقت این است که همه ما بخشی از جلساتی بوده‌ایم که در آن احساس بی‌معنای می‌کنیم، حتی نمی‌دانیم چرا باید برای بحث درباره اطلاعاتی که می‌توان از طریق ایمیل حل می‌شود، ملاقات کرد. برخی از افراد حتی ممکن است مجبور شوند در جلساتی شرکت کنند که ساعت ها طول می کشد بدون اینکه مشکلی حل شود.

با این حال، همه جلسات بی ثمر نیستند و اگر می خواهید با تیم خود به طور موثر کار کنید، یک جلسه با دستور کار شما را از این بلایای فوق نجات می دهد.

یک دستور کار به خوبی تدوین شده، اهداف و انتظارات روشنی را برای جلسه تعیین می کند و اطمینان می دهد که همه هدف خود را می دانند و آنچه را که باید قبل، حین و بعد اتفاق بیفتد، می دانند.

بنابراین، این مقاله شما را در مورد اهمیت داشتن یک دستور جلسه، مراحل ایجاد یک برنامه موثر و ارائه نمونه هایی (+قالب) برای استفاده در جلسه بعدی راهنمایی می کند.

• چرا هر جلسه به دستور کار نیاز دارد؟
• 8 گام کلیدی برای نوشتن یک دستور کار جلسه موثر
• نمونه های دستور کار جلسه و الگوهای رایگان
• دستور کار جلسه خود را با AhaSlides
• گیرنده های کلیدی 

نکات کار بیشتر با AhaSlides

• 10 نوع جلسه در تجارت
• دقیقه جلسه: بهترین راهنمای نگارش، نمونه ها (+ الگوی رایگان) در سال 2023
• 6 بهترین هک های جلسه

چرا هر جلسه به دستور کار نیاز دارد؟

هر جلسه ای نیاز به یک دستور کار دارد تا اطمینان حاصل شود که سازنده و کارآمد است. دستور کار جلسه مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:

• هدف و اهداف جلسه را روشن کنید، و کمک می کند تا بحث متمرکز و در مسیر باشد.
• زمان و سرعت جلسه را مدیریت کنید، مطمئن شوید که هیچ استدلال بیهوده ای وجود ندارد و تا حد امکان در زمان صرفه جویی کنید.
• برای شرکت کنندگان انتظارات تعیین کنید، و اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مربوطه و موارد اقدام پوشش داده شده است.
• مسئولیت پذیری و سازماندهی را ارتقا می دهد، منجر به جلسات مؤثرتر و کارآمدتر می شود.

8 گام کلیدی برای نوشتن یک دستور کار جلسه موثر

در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد که به شما کمک می کند تا یک دستور کار جلسه موثر بنویسید:

1/ نوع جلسه را مشخص کنید 

از آنجایی که انواع مختلف جلسات ممکن است شامل شرکت کنندگان، قالب ها و اهداف متفاوتی باشد، انتخاب مناسب برای موقعیت بسیار مهم است.

• جلسه آغازین پروژه: جلسه ای که نمای کلی پروژه، اهداف، جدول زمانی، بودجه و انتظارات آن را ارائه می دهد.
• جلسه همه دست: نوعی جلسه در سطح شرکت که در آن از همه کارکنان دعوت می شود تا در آن شرکت کنند. اطلاع رسانی به همه در مورد عملکرد، اهداف و برنامه های شرکت و ترویج حس هدف و جهت مشترک در سازمان.
• جلسه سالن شهر: جلسه تالار شهر شرکت که در آن کارکنان می‌توانند سؤال بپرسند، به‌روزرسانی‌ها را دریافت کنند و بازخورد خود را به مدیریت ارشد و دیگر رهبران ارائه دهند.
• نشست مدیریت استراتژیک: جلسه ای که در آن رهبران یا مدیران ارشد گرد هم می آیند تا در مورد مسیر بلندمدت بحث و برنامه ریزی کنند. 
• جلسه تیم مجازی: قالب جلسات تیم مجازی ممکن است شامل ارائه ها، بحث ها و فعالیت های تعاملی باشد و می تواند با استفاده از نرم افزار کنفرانس ویدیویی، پیام فوری یا سایر ابزارهای ارتباط دیجیتال انجام شود. 
• جلسه ایده پردازی: یک جلسه خلاقانه و مشارکتی که در آن شرکت کنندگان ایده های جدید را تولید و بحث می کنند.
• جلسه یک به یک: یک جلسه خصوصی بین دو نفر که اغلب برای بررسی عملکرد، مربیگری یا توسعه شخصی استفاده می شود.

2/ هدف و اهداف جلسه را مشخص کنید

به وضوح دلیل برگزاری جلسه و آنچه را که شما یا تیمتان امیدوارید به دست آورید، بیان کنید.

3/ موضوعات کلیدی را مشخص کنید 

موضوعات کلیدی را که باید پوشش داده شوند، از جمله هر تصمیم مهمی که باید گرفته شود، فهرست کنید.

4/ یک محدودیت زمانی تعیین کنید

زمان مناسبی را برای هر موضوع و کل جلسه اختصاص دهید تا مطمئن شوید که جلسه طبق برنامه باقی می ماند.

5/ شرکت کنندگان و نقش آنها را مشخص کنید

فهرستی از افرادی که در جلسه شرکت خواهند کرد تهیه کنید و نقش ها و مسئولیت های آنها را مشخص کنید.

6/ مواد و مدارک پشتیبان را تهیه کنید

هر گونه اطلاعات یا مطالب مرتبطی را که در طول جلسه مورد نیاز است جمع آوری کنید.

7/ دستور جلسه را از قبل توزیع کنید

دستور جلسه را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید تا مطمئن شوید که همه آماده و آماده هستند.

8/ در صورت نیاز دستور جلسه را بررسی و بازنگری کنید

دستور جلسه را قبل از جلسه بررسی کنید تا از کامل و دقیق بودن آن اطمینان حاصل کنید و هر گونه اصلاحات لازم را انجام دهید.

نمونه های دستور کار جلسه و الگوهای رایگان 

در اینجا چند نمونه از دستور کار جلسات است که می تواند برای انواع مختلف جلسات استفاده شود:

1/ دستور کار جلسه تیم

تاریخ: 

محل: 

شرکت کنندگان: 

اهداف جلسه تیم:

• برای به روز رسانی پیشرفت اجرای پروژه
• برای بررسی مشکلات و راه حل های فعلی

دستور کار جلسه تیم: 

• معرفی و خوش آمد گویی (5 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• بررسی جلسه قبل (10 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• به روز رسانی پروژه و گزارش پیشرفت (20 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• حل مسئله و تصمیم گیری (20 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• بحث آزاد و بازخورد (20 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• اقدام و مراحل بعدی (15 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• اختتامیه و ترتیبات جلسه بعدی (5 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی

قالب جلسه رایگان ماهانه با AhaSlides

2/ دستور جلسه همه دست ها

تاریخ: 

محل: 

ATTendes: 

اهداف جلسه:

• به روز رسانی عملکرد شرکت و معرفی ابتکارات و برنامه های جدید برای کارکنان.

دستور جلسه: 

• خوش آمد گویی و معرفی (5 دقیقه)
• به روز رسانی عملکرد شرکت (20 دقیقه)
• معرفی ابتکارات و طرح های جدید (20 دقیقه)
• جلسه پرسش و پاسخ (30 دقیقه)
• تقدیر و جوایز کارمند (15 دقیقه)
• اختتامیه و ترتیبات جلسه بعدی (5 دقیقه)

الگوی جلسه همه دست ها

3/ دستور جلسه آغاز پروژه

تاریخ: 

محل: 

شرکت کنندگان:

اهداف جلسه:

• برای ایجاد اهداف و انتظارات روشن برای پروژه
• برای معرفی تیم پروژه
• برای بحث در مورد چالش ها و خطرات پروژه

دستور جلسه: 

• خوش آمدگویی و معرفی (5 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• نمای کلی پروژه و اهداف (15 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• معرفی اعضای تیم (5 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• تکالیف نقش و مسئولیت (20 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• نمای کلی برنامه و جدول زمانی (15 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• بحث در مورد چالش ها و ریسک های پروژه (20 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• موارد اقدام و مراحل بعدی (15 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی
• اختتامیه و ترتیبات جلسه بعدی (5 دقیقه) | @سازمان بهداشت جهانی

توجه داشته باشید که اینها فقط یک نمونه هستند و موارد و فرمت دستور کار بر اساس نیازها و اهداف خاص جلسه قابل تنظیم است. 

دستور کار جلسه خود را با AhaSlides 

برای تنظیم دستور جلسه با AhaSlides، این مراحل را دنبال کنید:

• ایجاد یک حساب کاربری: اگر قبلاً ثبت نام نکرده اید، ثبت نام کنید AhaSlides و یک حساب کاربری ایجاد کنید. یا به ما سر بزنید کتابخانه الگوهای عمومی.

• یک الگوی دستور جلسه را انتخاب کنید: ما انواع مختلفی از الگوهای دستور جلسه داریم که می توانید از آنها به عنوان نقطه شروع استفاده کنید. به سادگی یکی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد و کلیک کنید "دریافت الگو".

• الگو را سفارشی کنید: هنگامی که یک الگو را انتخاب کردید، می توانید آن را با افزودن یا حذف موارد، تنظیم قالب و تغییر طرح رنگ سفارشی کنید.

• موارد دستور کار خود را اضافه کنید: از ویرایشگر اسلاید برای اضافه کردن موارد دستور کار خود استفاده کنید. می توانید متن، چرخ چرخان، نظرسنجی، تصاویر، جداول، نمودارها و موارد دیگر را اضافه کنید.

• با تیم خود همکاری کنید: اگر با یک تیم کار می کنید، می توانید در دستور کار همکاری کنید. به سادگی از اعضای تیم دعوت کنید تا ارائه را ویرایش کنند و آنها می توانند تغییراتی ایجاد کنند، نظرات خود را اضافه کنند و ویرایش هایی را پیشنهاد کنند.

• دستور کار را به اشتراک بگذارید: وقتی آماده شدید، می توانید دستور کار را با تیم خود یا با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. می توانید یک پیوند یا از طریق یک کد QR به اشتراک بگذارید.

با AhaSlides، می توانید به راحتی یک دستور کار جلسه حرفه ای و ساختار یافته ایجاد کنید که به شما کمک می کند در مسیر خود بمانید و به اهداف جلسه خود برسید.

گیرنده های کلیدی 

با دنبال کردن این مراحل کلیدی و مثال ها با کمک AhaSlides ما امیدواریم که بتوانید یک برنامه جلسه با ساختار مناسب ایجاد کنید که شما را برای موفقیت آماده کند.

پرسش و پاسخهای متداول