10 Math o Gyfarfodydd Mewn Busnes gydag Arferion Gorau

Cyfarfodydd mewn busnes yn gyfarwydd i'r rhai mewn swyddi arwain fel rheolwyr prosiect neu uwch rolau o fewn cwmni. Mae'r cynulliadau hyn yn hanfodol ar gyfer gwella cyfathrebu, annog cydweithredu, a hyrwyddo llwyddiant o fewn y sefydliad. 

Fodd bynnag, efallai nad yw pawb yn ymwybodol o ddiffiniadau, mathau a dibenion y cyfarfodydd hyn. Mae'r erthygl hon yn ganllaw cynhwysfawr ac yn darparu awgrymiadau ar gyfer cynnal cyfarfodydd cynhyrchiol mewn busnes.

• Beth Yw Cyfarfod Busnes?
• Mathau o Gyfarfodydd Mewn Busnes
• Sut i Gynnal Cyfarfodydd Mewn Busnes
• Siop Cludfwyd Allweddol 

Beth Yw Cyfarfod Busnes?

Cyfarfod busnes yw cyfarfod o unigolion sy'n dod at ei gilydd i drafod a gwneud penderfyniadau ar bynciau penodol sy'n ymwneud â busnes. Gall dibenion y cyfarfod hwn gynnwys diweddaru aelodau'r tîm ar brosiectau cyfredol, cynllunio ymdrechion yn y dyfodol, datrys problemau, neu wneud penderfyniadau sy'n effeithio ar y cwmni cyfan. 

Gellir cynnal cyfarfodydd busnes yn bersonol, rhithwir, neu gyfuniad o'r ddau a gall fod yn ffurfiol neu'n anffurfiol.

Nod cyfarfod busnes yw cyfnewid gwybodaeth, alinio aelodau'r tîm, a gwneud penderfyniadau sy'n helpu'r busnes i gyflawni ei nodau.

Mathau o Gyfarfodydd Mewn Busnes

Mae sawl math o gyfarfodydd mewn busnes, ond mae’r 10 math cyffredin yn cynnwys:

1/ Cyfarfodydd Tîm Misol

Mae cyfarfodydd tîm misol yn gyfarfodydd rheolaidd o aelodau tîm cwmni i drafod prosiectau parhaus, neilltuo tasgau, a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i bobl a'u halinio. Mae'r cyfarfodydd hyn fel arfer yn cael eu cynnal yn fisol, ar yr un diwrnod, ac yn para o 30 munud i sawl awr (yn dibynnu ar faint y grŵp a faint o wybodaeth a gwmpesir).

Mae cyfarfodydd tîm misol yn rhoi cyfle ac arweiniad i aelodau'r tîm gyfnewid gwybodaeth a syniadau, trafod cynnydd y prosiect, a gwneud yn siŵr bod pawb yn gweithio tuag at yr un targed. 

Gellir defnyddio'r cyfarfodydd hyn hefyd i fynd i'r afael ag unrhyw heriau neu broblemau y mae'r tîm yn eu hwynebu, nodi atebion, a gwneud penderfyniadau sy'n effeithio ar gyfeiriad y prosiect neu waith y tîm.

An cyfarfod dwylaw yn syml, cyfarfod sy'n cynnwys holl staff cwmni, mewn geiriau eraill, cyfarfod tîm misol. Mae'n gyfarfod rheolaidd – efallai unwaith y mis – ac fel arfer yn cael ei redeg gan benaethiaid y cwmni.

2/ Cyfarfodydd Wrth Gefn

Mae gan cyfarfod stand-yp, a elwir hefyd yn stand-up dyddiol neu gyfarfod sgrym dyddiol, yn fath o gyfarfod byr, fel arfer yn para dim mwy na 15 munud, ac yn cael ei gynnal bob dydd i roi diweddariadau cyflym i'r tîm ar gynnydd y prosiect, neu lwyth gwaith wedi'i gwblhau, cynllun i gweithio ar heddiw.

Ar yr un pryd, mae'n helpu i nodi a datrys y rhwystrau y mae aelodau'r tîm yn eu hwynebu a sut maent yn effeithio ar nodau cyffredin y tîm. 

3/ Cyfarfodydd Diweddaru Statws

Mae cyfarfodydd diweddaru statws yn canolbwyntio ar ddarparu diweddariadau gan aelodau'r tîm ar gynnydd eu prosiectau a'u tasgau. Gallant ddigwydd yn amlach na chyfarfodydd misol, megis cyfarfodydd wythnosol. 

Pwrpas cyfarfodydd diweddaru statws, wrth gwrs, yw rhoi darlun tryloyw o gynnydd pob prosiect a nodi unrhyw heriau a allai effeithio ar lwyddiant prosiect. Ni fydd y cyfarfodydd hyn yn cael eu dal mewn materion fel trafod neu ddatrys problemau.

Ar gyfer cyfarfod ar raddfa fwy, gellir enwi'r Cyfarfod Diweddaru Statws hefyd yn 'Cyfarfod Neuadd y Dref', Cyfarfod neuadd y dref yn syml yw cyfarfod wedi'i gynllunio ar gyfer y cwmni cyfan lle mae'r ffocws ar reolwyr yn ateb cwestiynau gan weithwyr. Felly, roedd y cyfarfod hwn yn cynnwys sesiwn holi ac ateb, gan ei wneud yn fwy agored, ac yn llai fformiwläig nag unrhyw fath arall o gyfarfod!

4/ Cyfarfodydd Datrys Problemau

Mae'r rhain yn gyfarfodydd sy'n ymwneud â nodi a datrys yr heriau, yr argyfyngau neu'r problemau y mae sefydliad yn eu hwynebu. Maent yn aml yn annisgwyl ac mae angen iddynt ddod ag unigolion o wahanol adrannau neu dimau i gydweithio a dod o hyd i atebion i broblemau penodol.

Yn y cyfarfod hwn, bydd y mynychwyr hynny yn rhannu eu barn, yn nodi achosion sylfaenol problemau ar y cyd, ac yn cynnig atebion posibl. Er mwyn i’r cyfarfod hwn fod yn effeithiol, dylid eu hannog i drafod yn agored ac yn onest, osgoi beio, a chanolbwyntio ar ddod o hyd i atebion.

5/ Cyfarfodydd Gwneud Penderfyniadau

Mae gan y cyfarfodydd hyn y nod o wneud penderfyniadau pwysig sy'n effeithio ar gyfeiriad y prosiect, y tîm, neu'r sefydliad cyfan. Mae'r rhai sy'n mynychu fel arfer yn unigolion sydd â'r awdurdod a'r arbenigedd angenrheidiol i wneud penderfyniadau.

Bydd angen i'r cyfarfod hwn gael ei ddarparu ymlaen llaw gyda'r holl wybodaeth berthnasol, sydd angen rhanddeiliaid. Yna, er mwyn sicrhau bod y penderfyniadau a wneir yn ystod y cyfarfod yn cael eu gwneud, sefydlir y camau gweithredu dilynol gydag amser cwblhau. 

6/ Cyfarfodydd Trafod syniadau

Mae cyfarfodydd trafod syniadau yn canolbwyntio ar gynhyrchu syniadau newydd ac arloesol ar gyfer eich busnes. 

Y rhan orau o sesiwn trafod syniadau yw sut mae'n hyrwyddo gwaith tîm a dyfeisgarwch wrth dynnu ar ddeallusrwydd a dychymyg cyfunol y grŵp. Caniateir i bawb fynegi eu barn, tynnu oddi ar syniadau ei gilydd, a dod o hyd i atebion gwreiddiol a blaengar.

7/ Cyfarfodydd Rheolaeth Strategol

Cyfarfodydd rheoli strategol yn gyfarfodydd lefel uchel sy'n canolbwyntio ar adolygu, dadansoddi a gwneud penderfyniadau ynghylch nodau, cyfeiriad a pherfformiad hirdymor sefydliad. Mae uwch swyddogion gweithredol a’r tîm arweinyddiaeth yn mynychu’r cyfarfodydd hyn, a gynhelir yn chwarterol neu’n flynyddol.

Yn ystod y cyfarfodydd hyn, caiff y sefydliad ei adolygu a'i werthuso, yn ogystal â chystadleurwydd neu nodi cyfleoedd newydd ar gyfer twf a gwelliant.

8/ Cyfarfodydd Cychwyn Prosiect

A cyfarfod kickoff y prosiect yn gyfarfod sy'n nodi dechrau swyddogol prosiect newydd. Mae'n dwyn ynghyd bobl allweddol o dîm y prosiect, gan gynnwys rheolwyr prosiect, aelodau tîm, a rhanddeiliaid o adrannau eraill, i drafod nodau, amcanion, llinellau amser a chyllidebau.

Mae hefyd yn rhoi cyfle i'r rheolwr prosiect sefydlu sianeli cyfathrebu clir, gosod disgwyliadau, a sicrhau bod aelodau'r tîm yn deall eu rolau a'u cyfrifoldebau.

Dyma rai o’r mathau mwyaf cyffredin o gyfarfodydd mewn busnes, a gall y fformat a’r strwythur newid yn dibynnu ar faint a math y sefydliad.

9/ Cyfarfodydd Rhagarweiniol

An cyfarfod rhagarweiniol yw'r tro cyntaf i aelodau'r tîm a'u harweinwyr gwrdd â'i gilydd yn swyddogol, i benderfynu a yw'r unigolion dan sylw eisiau adeiladu perthynas waith ac ymrwymo i'r tîm yn y dyfodol.

Nod y cyfarfod hwn yw rhoi amser i aelodau'r tîm aros gyda'i gilydd i ddod i adnabod cefndir, diddordebau a nodau pob cyfranogwr. Yn dibynnu ar eich dewis chi a'ch tîm, gallwch drefnu cyfarfodydd rhagarweiniol ffurfiol neu anffurfiol, yn dibynnu ar wahanol gyd-destunau.

10/ Cyfarfodydd Neuadd y Dref

Deilliodd y cysyniad hwn o gyfarfodydd tref lleol yn New England lle byddai gwleidyddion yn cwrdd ag etholwyr i drafod materion a deddfwriaeth.

Heddiw, a cyfarfod neuadd y dref yn gyfarfod cynlluniedig ar draws y cwmni lle mae rheolwyr yn ateb cwestiynau'n uniongyrchol gan weithwyr. Mae'n caniatáu ar gyfer cyfathrebu agored a thryloywder rhwng arweinwyr a staff. Gall gweithwyr ofyn cwestiynau a chael adborth ar unwaith.

Ateb bob y cwestiynau pwysig

Peidiwch â cholli curiad gyda AhaSlides' teclyn Holi ac Ateb am ddim. Byddwch yn drefnus, yn dryloyw ac yn arweinydd gwych.

Sut i Gynnal Cyfarfodydd Mewn Busnes

Er mwyn cael cyfarfod da, yn gyntaf, rhaid anfon a e-bost gwahoddiad cyfarfod.

Mae cynnal cyfarfodydd busnes effeithiol yn gofyn am gynllunio a pharatoi gofalus i sicrhau bod y cyfarfod yn gynhyrchiol ac yn cyflawni ei nodau bwriadedig. Gall y cyngor canlynol eich helpu i gynnal cyfarfodydd busnes cynhyrchiol:

1/ Diffinio'r pwrpas a'r nodau

Mae diffinio pwrpas ac amcanion cyfarfod busnes yn hanfodol i sicrhau bod y cyfarfod yn gynhyrchiol ac yn cynhyrchu'r canlyniad a fwriedir. Mae angen iddynt sicrhau'r canlynol:

• Y pwrpas. Sicrhewch fod gan y cyfarfod ddiben i drafod pynciau penodol, gwneud penderfyniadau, neu ddarparu diweddariadau. Mae angen i chi ddiffinio pam fod y cyfarfod yn angenrheidiol a'r canlyniad disgwyliedig.
• Amcanion. Mae nodau cyfarfod busnes yn ganlyniadau penodol, mesuradwy yr ydych am eu cyflawni erbyn diwedd y cyfarfod. Dylent alinio â diben cyffredinol y cyfarfod â'r llinell amser, DPA, ac ati.

Er enghraifft, dylai cyfarfod i drafod lansio cynnyrch newydd gael nodau sy'n cyd-fynd â'r nod cyffredinol o gynyddu gwerthiant neu wella cyfran y farchnad.

2/ Paratoi agenda cyfarfod

A agenda cyfarfod yn gweithredu fel map ffordd ar gyfer y cyfarfod ac yn helpu i gadw ffocws y drafodaeth ac ar y trywydd iawn.

Felly, drwy baratoi agenda effeithiol, gallwch sicrhau bod cyfarfodydd busnes yn gynhyrchiol ac yn canolbwyntio a bod pawb yn ymwybodol o’r hyn i’w drafod, beth i’w ddisgwyl, a beth sydd angen ei gyflawni. 

3/ Gwahoddwch y cyfranogwyr cywir

Ystyried pwy ddylai fynychu'r cyfarfod ar sail eu rôl a'r pynciau i'w trafod. Gwahoddwch y rhai sydd angen bod yn bresennol yn unig i sicrhau bod y cyfarfod yn rhedeg yn esmwyth. Mae rhai ffactorau i'w hystyried i helpu i ddewis y mynychwyr cywir yn cynnwys addasrwydd, lefel arbenigedd, ac awdurdod.

4/ Dyrannu amser yn effeithiol

Gwnewch yn siŵr eich bod yn neilltuo digon o amser ar gyfer pob pwnc yn eich agenda, gan ystyried pwysigrwydd a chymhlethdod pob mater. Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod pob pwnc yn cael sylw llawn ac nad yw'r cyfarfod yn mynd dros amser.

Hefyd, dylech gadw at yr amserlen gymaint â phosibl, ond hefyd fod yn ddigon hyblyg i wneud newidiadau os oes angen. Efallai y byddwch hefyd yn ystyried cymryd seibiannau byr i helpu cyfranogwyr i ailwefru ac ailffocysu. Gall hyn gynnal egni a diddordeb y cyfarfod.

5/ Gwneud y cyfarfodydd yn fwy rhyngweithiol a diddorol

Gwnewch gyfarfodydd busnes yn fwy rhyngweithiol a diddorol trwy annog yr holl gyfranogwyr i godi eu llais a rhannu eu syniadau a'u syniadau. Yn ogystal â defnyddio gweithgareddau rhyngweithiol, megis polau byw or sesiynau taflu syniadau ac mae olwynion troellog yn helpu i gadw cyfranogwyr i ymgysylltu a chanolbwyntio ar y drafodaeth.

Neu defnyddiwch y AhaSlides llyfrgell templed a wnaed ymlaen llaw i ffarwelio â chyfarfodydd diflas a llygaid gwydrog.

Edrychwch ar: 20+ Hwyl Ar-lein Gemau Torri'r Iâ er Gwell Ymrwymiad, neu 14 Ysbrydoli Gemau ar gyfer Cyfarfodydd Rhithwir, gyda'r 6 gorau haciau cyfarfod gallwch ddod o hyd iddo yn 2024!

6/ Cofnodion Cyfarfod

Cymryd cofnodion cyfarfodydd yn ystod cyfarfod busnes yn dasg bwysig sy'n helpu i ddogfennu'r prif drafodaethau a phenderfyniadau a wneir yn ystod y cyfarfod. Mae hefyd yn helpu i wella tryloywder ac yn sicrhau bod pawb ar yr un dudalen cyn mynd i'r cyfarfod nesaf.

7/ Dilyniant ar eitemau gweithredu

Trwy wneud gwaith dilynol ar eitemau gweithredu, gallwch sicrhau bod y penderfyniadau a wneir yn ystod y cyfarfod yn cael eu rhoi ar waith a bod pawb yn glir ynghylch eu cyfrifoldebau.

A BOB AMSER yn casglu adborth gan y cyfranogwyr i wneud cyfarfodydd busnes sydd ar ddod hyd yn oed yn well - gallwch rannu'r adborth ar ôl gorffen, drwy e-bost neu sleidiau cyflwyniad. Mae'n gwneud cyfarfodydd ddim yn ddiflas ac mae pawb yn cael hwyl💪

Siop Cludfwyd Allweddol 

Gobeithio, gyda'r erthygl hon o AhaSlides, gallwch wahaniaethu rhwng y mathau o gyfarfodydd mewn busnes a'u dibenion. Hefyd trwy ddilyn y camau hyn a'r arferion gorau, gallwch helpu i sicrhau bod eich cyfarfodydd busnes yn effeithlon, yn canolbwyntio, ac yn cynhyrchu'r canlyniadau dymunol.

Gall cynnal cyfarfodydd busnes yn effeithiol helpu i wella cyfathrebu, cydweithredu a llwyddiant o fewn sefydliad ac mae'n elfen allweddol o reoli busnes llwyddiannus.

Cwestiynau Cyffredin