10 Tipoj de Renkontiĝoj en Komerco kun Plej Bonaj Praktikoj

Renkontiĝoj en komerco are familiar to those in leadership positions like project managers or senior roles within a company. These gatherings are essential for enhancing communication, encouraging collaboration, and advancing success within the organization. 

Tamen, ne ĉiuj eble konscias pri la difinoj, tipoj kaj celoj de ĉi tiuj kunvenoj. Ĉi tiu artikolo funkcias kiel ampleksa gvidilo kaj provizas konsiletojn por fari produktivajn kunvenojn en komerco.

• Kio Estas Komerca Renkontiĝo?
• Tipoj De Renkontiĝoj En Komerco
• Kiel Fari Renkontiĝojn En Komerco
• Ŝlosilo Takeaways 

What Is a Business Meeting?

Komerca renkontiĝo estas renkontiĝo de individuoj, kiuj kunvenas por diskuti kaj fari decidojn pri specifaj temoj rilataj al komerco. La celoj de ĉi tiu renkontiĝo povas inkluzivi ĝisdatigi teamajn membrojn pri nunaj projektoj, plani estontajn klopodojn, solvi problemojn aŭ fari decidojn kiuj efikas al la tuta kompanio. 

Meetings in business can be conducted in person, virtual, or a combination of both and can be formal or informal.

La celo de komerca renkontiĝo estas interŝanĝi informojn, vicigi teamanojn kaj fari decidojn, kiuj helpas la komercon atingi siajn celojn.

Tipoj De Renkontiĝoj En Komerco

Estas pluraj specoj de renkontiĝoj en komerco, sed la 10 oftaj tipoj inkluzivas:

1/ Monataj Teamaj Kunvenoj

Monataj teamrenkontiĝoj estas regulaj renkontiĝoj de la grupanoj de firmao por diskuti daŭrajn projektojn, asigni taskojn kaj teni homojn informitaj kaj vicigitaj. Ĉi tiuj renkontiĝoj kutime okazas ĉiumonate, en la sama tago, kaj daŭras de 30 minutoj ĝis pluraj horoj (depende de la grandeco de la grupo kaj la kvanto de informoj kovritaj).

Ĉiumonataj teamkunvenoj donas ŝancon kaj gvidon al teamanoj interŝanĝi informojn kaj ideojn, diskuti projektan progreson kaj certigi, ke ĉiuj laboras al la sama celo. 

Ĉi tiuj renkontiĝoj ankaŭ povas esti uzataj por trakti iujn ajn defiojn aŭ problemojn, kiujn la teamo alfrontas, identigi solvojn kaj fari decidojn, kiuj influas la direkton de la projekto aŭ la laboron de la teamo.

An ĉiumana renkontiĝo estas simple renkontiĝo kun ĉiuj dungitoj de firmao, alivorte, ĉiumonata teamkunveno. Ĝi estas regula renkontiĝo – okazanta eble unufoje monate – kaj estas kutime gvidata de la estroj de la firmao.

2/ Staru Kunvenoj

The stand-up meeting, also known as daily stand-up or daily scrum meeting, is a type of short meeting, usually lasting no more than 15 minutes, and held daily to give the team quick updates on the progress of the project, or completed workload, plan to work on today.

Samtempe, ĝi helpas identigi kaj solvi la obstaklojn, kiujn la teamanoj alfrontas kaj kiel ili influas la komunajn celojn de la teamo. 

3/ Renkontiĝoj pri Statuso

Statusaj ĝisdatigaj renkontiĝoj temigas provizi ĝisdatigojn de teamanoj pri la progreso de siaj projektoj kaj taskoj. Ili povas okazi pli ofte ol monataj kunvenoj, kiel ĉiusemajne. 

La celo de statusaj ĝisdatigaj renkontiĝoj, kompreneble, estas doni travideblan vidon de la progreso de ĉiu projekto kaj identigi iujn ajn defiojn, kiuj povas influi projektan sukceson. Ĉi tiuj renkontiĝoj ne estos kaptitaj en aferoj kiel diskuto aŭ solvado de problemoj.

Por pli grandskala renkontiĝo, la Statusa Ĝisdatiga Renkontiĝo ankaŭ povas esti nomita 'Urbodoma Kunveno', Urbodoma kunveno estas simple laŭplana tutkompania renkontiĝo en kiu la fokuso estas sur administrado respondanta demandojn de dungitoj. Tial ĉi tiu renkontiĝo implikis sesion pri demandoj kaj respondoj, igante ĝin pli malferma, kaj malpli formula ol iu ajn alia speco de renkontiĝo!

4/ Problem-solvaj Renkontiĝoj

Ĉi tiuj estas renkontiĝoj, kiuj rondiras ĉirkaŭ identigado kaj solvado de la defioj, krizoj aŭ problemoj, kiujn organizo alfrontas. Ili ofte estas neatenditaj kaj bezonas alporti individuojn de malsamaj fakoj aŭ teamoj por kunlabori kaj trovi solvojn al specifaj problemoj.

En ĉi tiu renkontiĝo, tiuj ĉeestantoj kundividos siajn opiniojn, kune identigos la radikajn kaŭzojn de problemoj kaj proponos eblajn solvojn. Por ke ĉi tiu renkontiĝo estu efika, ili devus esti kuraĝigitaj diskuti malkaŝe kaj honeste, eviti kulpigon kaj koncentriĝi pri trovado de respondoj.

5/ Decidaj Kunvenoj

Ĉi tiuj renkontiĝoj havas la celon fari gravajn decidojn, kiuj influas la direkton de la projekto, la teamo aŭ la tuta organizo. Ĉeestantoj estas kutime individuoj kun la necesa decida aŭtoritato kaj kompetenteco.

Ĉi tiu renkontiĝo devos esti provizita anticipe kun ĉiuj koncernaj informoj, bezonante koncernatojn. Tiam, por certigi, ke la decidoj faritaj dum la kunveno estas plenumitaj, la sekvaj agoj estas establitaj kun kompletiga tempo. 

6/ Cerbumaj Renkontiĝoj

Cerbumaj kunvenoj fokusiĝas al generado de novaj kaj novigaj ideoj por via komerco. 

La plej bona parto de cerboŝtorma sesio estas kiel ĝi antaŭenigas teamlaboron kaj inventon uzante la kolektivan inteligentecon kaj imagopovon de la grupo. Ĉiu rajtas esprimi siajn opiniojn, ĉerpi unu el la ideoj de la alia, kaj elpensi originalajn kaj avangardajn solvojn.

7/ Renkontiĝoj pri Strategia Administrado

Strategic management meetings are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization's long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

Dum ĉi tiuj renkontiĝoj, la organizo estas reviziita kaj taksita, same kiel konkurencivo aŭ identigas novajn ŝancojn por kresko kaj plibonigo.

8/ Projektaj Ekfunkciaj Renkontiĝoj

A projekta komenca kunveno estas renkontiĝo kiu markas la oficialan komencon de nova projekto. Ĝi kunigas ŝlosilajn personojn de la projektteamo, inkluzive de projektestroj, teamanoj kaj koncernatoj de aliaj fakoj, por diskuti celojn, celojn, templiniojn kaj buĝetojn.

Ĝi ankaŭ donas ŝancon al la projektestro por establi klarajn komunikajn kanalojn, starigi atendojn kaj certigi, ke teamanoj komprenu siajn rolojn kaj respondecojn.

Ĉi tiuj estas kelkaj el la plej oftaj specoj de renkontiĝoj en komerco, kaj la formato kaj strukturo povas ŝanĝiĝi depende de la grandeco kaj tipo de la organizo.

9/ Enkondukaj Renkontiĝoj

An enkonduka kunveno estas la unua fojo, kiam teamanoj kaj iliaj gvidantoj renkontas unu la alian oficiale, por determini ĉu la individuoj implikitaj volas konstrui laborrilaton kaj engaĝiĝi al la teamo en la estonteco.

This meeting aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings, formal or informal, depending on different contexts.

10/ Urbodomaj Kunsidoj

Tiu koncepto originis de lokaj Nov-Angliaj urbrenkontiĝoj kie politikistoj renkontus balotantojn por diskuti temojn kaj leĝaron.

Hodiaŭ, a kunveno de la urbodomo estas planita tutkompania renkontiĝo kie administrado respondas demandojn rekte de dungitoj. Ĝi permesas malferman komunikadon kaj travideblecon inter gvidantaro kaj dungitaro. Dungitoj povas demandi kaj ricevi tujan reagojn.

respondo ĉiuj la gravaj demandoj

Ne maltrafu takton kun AhaSlides senpaga ilo pri demandoj kaj respondoj. Estu organizita, travidebla kaj bonega gvidanto.

Kiel Fari Renkontiĝojn En Komerco

Fari efikajn kunvenojn en komerco postulas zorgan planadon kaj preparon por certigi, ke la renkontiĝo estas produktiva kaj atingas siajn celitajn celojn. La sekvaj konsiloj povas helpi vin fari produktivajn komercajn kunvenojn:

1/ Difinu la celon kaj celojn

Difini la celon kaj celojn de komerca renkontiĝo estas kritika por certigi, ke la renkontiĝo estas produktiva kaj produktas la celitan rezulton. Ili devas certigi la jenajn:

• La kialo. Certiĝu, ke la renkontiĝo havas celon diskuti specifajn temojn, fari decidojn aŭ provizi ĝisdatigojn. Vi devas difini kial la renkontiĝo estas necesa kaj la atendata rezulto.
• Celoj. La celoj de komerca renkontiĝo estas specifaj, mezureblaj rezultoj, kiujn vi volas atingi antaŭ la fino de la renkontiĝo. Ili devus akordigi kun la ĝenerala celo de la renkontiĝo kun la templinio, KPI, ktp.

Ekzemple, kunveno por diskuti novan produktolanĉon devus havi celojn, kiuj kongruas kun la ĝenerala celo pliigi vendojn aŭ plibonigi merkatparton.

2/ Preparu kunvenan tagordon

A tagordo de kunveno funkcias kiel vojmapo por la renkontiĝo kaj helpas konservi la diskuton koncentrita kaj survoje.

Tial, preparante efikan tagordon, vi povas certigi, ke komercaj renkontiĝoj estas produktivaj kaj fokusitaj kaj ke ĉiuj konscias pri tio, kion diskuti, kion atendi kaj kio devas esti atingita. 

3/ Invitu la ĝustajn partoprenantojn

Konsideru, kiu devus ĉeesti la kunvenon laŭ sia rolo kaj la temoj diskutendaj. Invitu nur tiujn, kiuj bezonas ĉeesti, por certigi, ke la kunveno funkcias glate. Iuj faktoroj por konsideri por helpi elekti la ĝustajn partoprenantojn inkluzivas taŭgecon, kompetentecon kaj aŭtoritaton.

4/ Asigni tempon efike

Certigu, ke vi asignu sufiĉe da tempo por ĉiu temo en via tagordo, konsiderante la gravecon kaj kompleksecon de ĉiu temo. Ĉi tio helpos certigi, ke ĉiuj temoj ricevas plenan atenton kaj ke la renkontiĝo ne faru kromlaboron.

Ankaŭ, vi devus sekvi la horaron kiel eble plej multe, sed ankaŭ esti sufiĉe fleksebla por fari ŝanĝojn se necese. Vi ankaŭ povus konsideri preni mallongajn paŭzojn por helpi partoprenantojn reŝargi kaj refokusigi. Ĉi tio povas konservi la energion kaj intereson de la renkontiĝo.

5/ Faru la kunvenojn pli interagaj kaj allogaj

Faru komercajn kunvenojn pli interagaj kaj engaĝaj instigante ĉiujn partoprenantojn paroli kaj dividi siajn pensojn kaj ideojn. Same kiel uzi interagajn agadojn, kiel ekzemple vivas balotoj or cerbumaj kunsidoj kaj ŝpinradoj helpas konservi partoprenantojn engaĝitajn kaj koncentritajn pri la diskuto.

6/ Kunvena Protokolo

Taking meeting minutes during a business meeting is an important task that helps document the main discussions and decisions made during the meeting. It also helps improve transparency and ensures that everyone is on the same page before going into the next meeting.

7/ Sekvu agadaĵojn

Sekvante agajn aferojn, vi povas certigi, ke la decidoj faritaj dum la kunveno estas efektivigataj kaj ke ĉiuj estas klaraj pri siaj respondecoj.

Kaj ĈIAM kolektu komentojn de la partoprenantoj por fari venontajn komercajn kunvenojn eĉ pli bonajn - vi povas kunhavigi la sugestojn post envolviĝo, per retpoŝtoj aŭ prezentaj lumbildoj. Ĝi faras kunvenojn ne tedaj kaj ĉiuj amuzas💪

Ŝlosilo Takeaways 

Espereble, kun ĉi tiu artikolo de AhaSlides, vi povas distingi la specojn de renkontiĝoj en komerco kaj iliaj celoj. Ankaŭ sekvante ĉi tiujn paŝojn kaj plej bonajn praktikojn, vi povas helpi certigi, ke viaj komercaj renkontiĝoj estas efikaj, fokusitaj kaj produktas la deziratajn rezultojn.

Fari komercajn kunvenojn efike povas helpi plibonigi komunikadon, kunlaboron kaj sukceson ene de organizo kaj estas ŝlosila komponanto de sukcesa komerca administrado.

Oftaj Demandoj