ایمیل دعوت به جلسه | بهترین نکات، مثال ها و الگوها (100٪ رایگان)

چه خوب است ایمیل دعوت به جلسه مثال؟

جلسات می تواند یک عنصر ضروری برای اثربخشی، هماهنگی و اتحاد تیم باشد. بسیاری از شرکت‌ها حداقل هفته‌ای یک جلسه میزبانی می‌کنند، این می‌تواند یک جلسه غیررسمی برای گفتگوی عمیق با کارمندان خود یا یک جلسه رسمی‌تر هیئت مدیره برای بحث در مورد برنامه آینده شرکت و گزارش سالانه پایان سال باشد. فرستادن نامه دعوت به جلسه برای شرکت کنندگان یا میهمانان برای افسران مدیر یا رهبران الزامی است.

دعوت به جلسه برای اجرای مؤثر و روان جلسات رسمی مهم است. راه های زیادی برای ارسال دعوت نامه برای جلسات وجود دارد. در این مقاله به پرداختن به آن می پردازیم ایمیل های دعوت به جلسه، راحت ترین و محبوب ترین روش برای دعوت از مردم برای شرکت در جلسات شما.

فهرست مندرجات

• ایمیل دعوت به جلسه چیست؟
• چرا ایمیل دعوت به جلسه مهم است؟
• ایمیل دعوت به جلسه را مرحله به مرحله بنویسید
• انواع ایمیل دعوت به جلسه و نمونه
• خط پایین

قالب های جلسه سریع با AhaSlides

• جلسات در تجارت
• دقیقه جلسه
• نشست ایستاده

ایمیل دعوت به جلسه چیست؟

یکی از بخش‌های کلیدی فعالیت‌های تجاری، ایمیل دعوت به جلسه، یک پیام کتبی با نمایش هدف جلسه و درخواست افراد برای پیوستن به جلسه پس از تاریخ و مکان خاص، به‌علاوه پیوست‌های دقیق‌تر در صورت وجود است. بسته به ویژگی های جلسات می توان آن را به سبک های رسمی یا غیر رسمی نوشت. آنها باید با لحن و سبک مناسب نوشته شوند تا آداب ایمیل تجاری را رعایت کنند.

با این حال، ایمیل دعوت به جلسه را با ایمیل درخواست جلسه اشتباه نگیرید. تفاوت اصلی بین این ایمیل‌ها در این است که ایمیل درخواست جلسه با هدف تنظیم قرار ملاقات با شخصی است در حالی که ایمیل دعوت به جلسه قصد دارد شما را به جلسه در تاریخ‌ها و مکان اعلام شده دعوت کند.

چرا ایمیل دعوت به جلسه مهم است؟

استفاده از دعوت نامه های ایمیلی مزایای زیادی به همراه دارد. مزایای دعوت نامه ایمیل در زیر ذکر شده است:

• مستقیماً به تقویم ها متصل می شود. هنگامی که گیرندگان دعوتی را می پذیرند، دوباره به تقویم کاری آنها اضافه می شود و مانند سایر رویدادهای ذکر شده در تقویم، یادآوری دریافت خواهید کرد.
• راحت و سریع است. گیرنده های شما می توانند بلافاصله پس از کلیک بر روی دکمه ارسال به ایمیل برسند. همانطور که مستقیماً به سمت گیرنده می رود، اگر آدرس ایمیل اشتباه باشد، می توانید فوراً اعلامیه را دریافت کرده و به سرعت به دنبال راه حل های بیشتر باشید.
• این صرفه جویی در زمان است. می توانید ایمیل های گروهی را با هزاران آدرس ایمیل به طور همزمان ارسال کنید.
• صرفه جویی در هزینه است. شما مجبور نیستید بودجه ای برای ارسال پستی خرج کنید.
• می توان آن را مستقیماً از پلتفرم وبینار دلخواه شما تولید کرد. مگر اینکه ملاقات حضوری داشته باشید، احتمالاً اولین انتخاب شما زوم خواهد بود. Microsoft Teams، یا چیزی معادل آن وقتی RSVP تأیید شد، همه پیوندها و بازه‌های زمانی از طریق ایمیل همگام‌سازی می‌شوند، بنابراین شرکت‌کننده می‌تواند از اشتباه گرفتن با رویدادهای دیگر جلوگیری کند.

این یک واقعیت است که روزانه میلیاردها ایمیل ارسال می شود و بسیاری از آنها اسپم هستند. همانطور که همه از حداقل یک ایمیل برای تبادل پیام های مهم برای کار، خرید، جلسات و موارد دیگر استفاده می کنند. با این حال، از آنجایی که مجبور هستید روزانه هزاران ایمیل را بخوانید، تعجب آور نیست که گاهی اوقات با پدیده «خستگی ایمیل» مواجه می شوید. بنابراین، ارسال یک ایمیل دعوت خوب می تواند از سوء تفاهم یا ناآگاهی غیرضروری گیرندگان جلوگیری کند.

گام به گام ایمیل دعوت به جلسه بنویسید

یک ایمیل دعوت به جلسه خوب ضروری است و، به عنوان یک قاعده، آن را تحت تاثیر قرار می دهد تحویل ایمیل نرخ.

آداب و اصولی وجود دارد که همه باید از آنها برای تکمیل ایمیل دعوت نامه یک جلسه تجاری با احترام به گیرندگان پیروی کنند. می‌توانید با دنبال کردن این مراحل، نحوه نوشتن یک ایمیل دعوت به جلسه استاندارد را بیاموزید:

مرحله 1: یک خط موضوع قوی بنویسید

این یک واقعیت است که 47 درصد از دریافت کنندگان ایمیل از طریق ایمیل هایی که دارای موضوع واضح و مختصر هستند مطالعه می کنند. اولین برداشت مهم است. این می تواند اطمینان حاصل کند که گیرنده ها احساس فوریت یا اهمیت می کنند، که منجر به نرخ باز شدن بالاتر می شود.

• کوتاه، هدفمند. واقعی باشید نه معمایی.
• می توانید به عنوان علامت فوریت، در موضوع موضوع تایید حضور را بخواهید.
• یا یک لحن احساسی مانند اهمیت، فوریت و ... را فراموش نکنید اضافه کنید.
• اگر می‌خواهید روی موضوع حساس به زمان تأکید کنید، زمان اضافه کنید 

مثلا: "جلسه 4/12: جلسه طوفان فکری پروژه" یا "مهم. لطفا پاسخ دهید: جلسه استراتژی محصول جدید 10/6"

مرحله 2: با یک معرفی سریع شروع کنید

در خط اول، ایده خوبی است که مختصری در مورد اینکه چه کسی هستید، چه موقعیتی در سازمان دارید و چرا با آنها تماس می گیرید، توضیح دهید. سپس می توانید مستقیماً هدف جلسه را نشان دهید. بسیاری از مردم در ارائه یک هدف مبهم از جلسه اشتباه می کنند زیرا تصور می کنند شرکت کنندگان باید در مورد آن بدانند.

• معرفی خود را قابل قبول یا مرتبط با کار کنید
• به شرکت کنندگان در صورت نیاز به انجام هر کاری یا آوردن چیزی با خود به جلسه یادآوری کنید.

مثلا سلام عضو تیم، من مشتاقانه منتظر دیدار شما در مراسم معرفی محصول جدید در دوشنبه آینده هستم.

مرحله 3: زمان و مکان را به اشتراک بگذارید

باید زمان دقیق جلسه را ذکر کنید. همچنین باید به آنها بگویید که چگونه و کجا جلسه برگزار می شود، چه به صورت حضوری یا آنلاین، و در صورت نیاز، دستورالعمل ها یا پیوندهای پلت فرم را ارائه دهید.

• اگر کارمندانی در مناطق مختلف جهان کار می کنند، منطقه زمانی را اضافه کنید
• مدت زمان تخمینی جلسه را ذکر کنید
• هنگام دستور دادن به دستورالعمل ها، تا حد امکان دقیق باشید یا یک دستورالعمل نقشه برداری را پیوست کنید

مثلا: لطفا جمعه 6 مهرماه ساعت 1 در سالن اجتماعات 00 طبقه دوم ساختمان اداری با ما همراه باشید.

مرحله 4: برنامه جلسه را مشخص کنید

اهداف کلیدی یا دستور جلسه پیشنهادی را پوشش دهید. جزئیات را ذکر نکنید شما می توانید به سادگی موضوع و جدول زمانی را بیان کنید. برای جلسات رسمی، می توانید یک سند مفصل را پیوست کنید. این به ویژه برای کمک به شرکت کنندگان در انجام مراحل آماده سازی مفید است.

مثلا، می توانید با این موارد شروع کنید: ما قصد داریم بحث کنیم ..../ می خواهیم به برخی از مسائل یا به عنوان جدول زمانی زیر بپردازیم:

• 8:00-9:30: معرفی پروژه
• 9:30-11:30: ارائه ها از هاوارد (IT)، نور (بازاریابی) و شارلوت (فروش)

مرحله 5: درخواست پاسخ گویی کنید

نیاز به RSVP می تواند به تأیید پاسخ از سوی گیرندگان شما کمک کند. برای جلوگیری از دوسوگرایی، پاسخ و محدودیت زمانی ترجیحی برای شرکت کنندگان برای اطلاع شما از حضور یا غیبت باید در ایمیل شما درج شود. به این ترتیب، اگر در زمانی که تنظیم می‌کنید، RSVP آنها را دریافت نکرده‌اید، می‌توانید اقدامات پیگیری سریع را انجام دهید.

مثلا: لطفاً تا [تاریخ] به [آدرس ایمیل یا شماره تلفن] پاسخ دهید

مرحله 6: یک امضای ایمیل حرفه ای و نام تجاری اضافه کنید

امضای ایمیل تجاری باید شامل نام کامل، عنوان موقعیت، نام شرکت، اطلاعات تماس، وب سایتهای شخصی و سایر آدرس های لینک شده

شما به راحتی می توانید امضای خود را با جیمیل.

مثلا:

جسیکا مدیسون

مدیر ارشد بازاریابی منطقه ای، صنعت Inco

555-9577-990

هزاران سازنده امضای ایمیل رایگان وجود دارد که در وقت و تلاش شما صرفه جویی می کند، مانند امضای من.

انواع ایمیل دعوت به جلسه و نمونه

به خاطر داشته باشید که انواع جلسات استانداردها و سبک های نوشتاری متفاوتی برای پیروی خواهند داشت. معمولاً، ما ایمیل‌های دعوت‌نامه جلسه را بر اساس سطح رسمی یا غیررسمی آن‌ها جدا می‌کنیم، از جمله یا مستثنی از جلسات مجازی یا جلسات خالص آنلاین. در این قسمت، انواع معمولی دعوت نامه های جلسه و هر نوع قالب را که در ایمیل های دعوت نامه های جلسات کاری به طور رایج مورد استفاده قرار می گیرند، جمع آوری و به شما معرفی می کنیم.

#1. ایمیل درخواست جلسه رسمی

ایمیل درخواست جلسه رسمی برای جلسات بزرگی استفاده می شود که معمولا یک تا سه بار در سال اتفاق می افتد. این یک جلسه رسمی بزرگ است، بنابراین ایمیل شما باید به سبک نوشتاری رسمی نوشته شود. پیوست های پیوست مورد نیاز است تا نحوه شرکت در جلسه، نحوه یافتن مکان و جزئیات دستور جلسه برای شرکت کننده روشن شود.

جلسات رسمی شامل:

• جلسه مدیریت
• جلسه کمیته
• جلسه هیئت مدیره 
• جلسه سهامداران 
• جلسه استراتژی 

به عنوان مثال 1: سهامداران قالب ایمیل دعوت

موضوع: مهم شما به مجمع عمومی سالانه دعوت شده اید. [زمان]

[نام گیرنده]

[نام شرکت]

[عنوان شغلی]

[آدرس شرکت]

[تاریخ]

سهامداران محترم

ما خوشحالیم که شما را به مجمع عمومی سالیانه که در تاریخ برگزار می شود دعوت می کنیم [زمان]، [آدرس]

مجمع سالیانه سهامداران فرصتی استثنایی برای اطلاعات، تبادل و بحث بین آنهاست [نام شرکت] و همه سهامداران ما

همچنین فرصتی برای ابراز وجود و رای دادن به ایفای نقش فعال در تصمیم گیری های اصلی است [نام شرکت]، صرف نظر از تعداد سهامی که دارید. این جلسه دستور کارهای کلیدی زیر را پوشش خواهد داد:

دستور کار 1:

دستور کار 2:

دستور کار 3:

دستور کار 4:

دستورالعمل نحوه شرکت در این جلسه، دستور جلسه و متن مصوباتی که برای تایید شما ارسال می شود را در سند پیوست زیر مشاهده خواهید کرد.

مایلم از طرف هیئت مدیره از مشارکت شما و وفاداری شما به انجمن تشکر کنم [نام شرکت] و من مشتاقانه منتظر حضور شما در جلسه هستم [تاریخ]

بهترین رابطه،

[نام]

[عنوان سمت]

[نام شرکت]

[آدرس و سایت شرکت]

به عنوان مثال 2: جلسه استراتژی قالب ایمیل دعوت

[نام گیرنده]

[نام شرکت]

[عنوان شغلی]

[آدرس شرکت]

[تاریخ]

نوار عنوان: جلسه کمپین بازاریابی راه اندازی پروژه: 2/28

از طرف [نام شرکت]، می خواهم شما را برای شرکت در یک جلسه کاری که در ساعت برگزار می شود دعوت کنم [نام سالن کنفرانس، نام ساختمان] [تاریخ و ساعت]. این دیدار به طول خواهد انجامید [مدت زمان].

خوشحالم که به شما در مرحله اول پروژه ما برای بحث در مورد پیشنهاد آینده ما [جزئیات] خوش آمد می گویم و از بینش ارزشمند شما در مورد آن قدردانی می کنیم. در اینجا خلاصه ای از دستور کار ما برای این روز آمده است:

دستور کار 1:

دستور کار 2:

دستور کار 3:

دستور کار 4:

این پیشنهاد توسط کل تیم ما به عنوان یکی از مهم ترین پیشنهادها در نظر گرفته می شود. برای ارجاع بیشتر شما، سندی را به این نامه پیوست کرده‌ایم که اطلاعات دقیق‌تری را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید از قبل برای جلسه آماده شوید.

همه ما مشتاقانه منتظر گفتگو با شما هستیم تا در مورد اینکه چه کارهای بیشتری می توانیم انجام دهیم تا این پیشنهاد با موفقیت انجام شود، گفتگو کنیم. لطفاً هر گونه سؤال یا پیشنهادی را برای جلسه قبل از آن مطرح کنید [ضرب الاجل] مستقیماً با پاسخ دادن به این ایمیل به من.

روز خوبی در پیش رو داشته باشید.

با تشکر از شما

گرم با احترام،

[نام]

[عنوان سمت]

[نام شرکت]

[آدرس و سایت شرکت]

#2. ایمیل دعوت به جلسه غیررسمی

با ایمیل دعوت به جلسه رسمی، اگر صرفاً جلسه با افراد تحت مدیریت یا اعضای تیم باشد. فکر کردن به نحوه نوشتن مناسب برای شما بسیار آسان تر است. می توانید به سبک غیر رسمی با لحنی دوستانه و شاد بنویسید.

جلسات غیر رسمی شامل:

• جلسه طوفان فکری
• جلسه حل مسئله
• آموزش
• جلسه ورود
• جلسه تیم سازی
• چت های قهوه 

مثال 3: الگوی ایمیل دعوت نامه ورود به جلسه

موضوع: فوری [نام پروژه] به روز رسانی. [تاریخ]

تیم های عزیز

با درود!

این لذت بخش و سرگرم کننده بوده است که در این زمینه با شما کار کنم [نام پروژه]. با این حال، برای اینکه بتوانیم برنامه های خود را به طور موثر پیش ببریم، معتقدم که زمان مناسبی است که بتوانیم از پیشرفت های انجام شده گزارش دهیم و از فرصتی برای دیدار با شما سپاسگزارم. [محل] برای بحث بیشتر در مورد موضوع در [تاریخ و زمان].

من همچنین فهرستی از تمام برنامه هایی که باید در مورد آنها بحث کنیم را پیوست کردم. فراموش نکنید که گزارش تکمیل کار خود را تهیه کنید. لطفا از این استفاده کنید [ارتباط دادن] به من اطلاع دهید که آیا شما قادر به انجام آن هستید یا خیر.

لطفا در اسرع وقت تاییدیه خود را برای من ایمیل کنید.

گرم با احترام،

[نام]

[عنوان شغلی]

[نام شرکت]

به عنوان مثال 4: تیم بوقالب ایمیل دعوت نامه

اعضای محترم تیم

بدین وسیله به اطلاع شما می رساند که [اسم دپارتمان] در حال سازماندهی یک جلسه تیم سازی برای همه کارکنان ما اعضا در [تاریخ و زمان]

برای پیشرفت حرفه ای بیشتر، بسیار مهم است که با هم رشد کنیم و این تنها در صورتی اتفاق می افتد که به عنوان یک تیم کار کنیم تا بتوان از مهارت ها و استعدادهای ما برای ارائه عملکرد بهتر استفاده کرد. به همین دلیل است که بخش ما فعالیت‌های مختلف تیم‌سازی را به صورت ماهانه تبلیغ می‌کند.

لطفاً بیایید و به این رویداد بپیوندید تا بتوانیم به صدای شما در مورد اینکه چگونه می‌توانیم برای حمایت بهتر از شما پیشرفت کنیم، بشنویم. تعداد کمی نیز وجود خواهد داشت بازی های تیم سازی همراه با نوشیدنی و نوشیدنی های سبک توسط شرکت ارائه می شود.

ما مشتاقانه منتظر لحظات سرگرم کننده ای در این رویداد تیم سازی هستیم که برای کمک به رشد هر یک از ما ترتیب داده شده است. در صورتی که فکر می کنید نمی توانید در این جلسه شرکت کنید لطفا اطلاع دهید [نام هماهنگ کننده] at [شماره تلفن]

خالصانه،

[نام]

[عنوان شغلی]

[نام شرکت]

#3. ایمیل دعوت از سخنران مهمان

ایمیل دعوت از سخنران مهمان باید شامل اطلاعات مربوط به سخنران در رابطه با جلسه و فرصت سخنرانی باشد. بسیار مهم است که سخنران بداند که چگونه می تواند در رویداد شما مشارکت داشته باشد و چه مزایایی را می تواند دریافت کند تا بخشی از رویداد شما باشد.

مثال 5: الگوی ایمیل دعوت از سخنران مهمان

عزیز [بلندگو]،

امیدواریم این پیام شما را خوب بیابد! ما امروز با یک فرصت سخنرانی فوق العاده برای تفکر شما تماس می گیریم. از شما خواهشمندیم که سخنران محترم ما باشید [نام جلسه]، رویدادی با محوریت [توضیح هدف و مخاطبان رویداد شما]. کل [نام جلسه] تیم از دستاوردهای شما الهام گرفته است و احساس می کند که شما متخصص عالی برای مخاطبین حرفه ای همفکر ما خواهید بود.

[نام جلسه] در برگزار خواهد شد [محل برگزاری، از جمله شهر و ایالت] on [تاریخ]. انتظار می رود رویداد ما تا حدودی میزبانی شود [تعداد شرکت کنندگان تخمین زده شده#]. هدف ما این است که [اهداف جلسه].

ما معتقدیم که شما سخنران فوق‌العاده‌ای هستید و با توجه به کار گسترده شما در [حوزه کاری]. می‌توانید ایده‌های خود را حداکثر تا [مدت] دقیقه ارائه کنید که مربوط به حوزه است [موضوع جلسه]. شما می توانید پیشنهاد خود را قبل از [مهلت] ارسال کنید [پیوند] را دنبال کنید تا تیم ما بتواند به ایده های شما گوش دهد و جزئیات سخنرانی شما را از قبل تعیین کند.

در هر صورت، در صورت عدم امکان حضور، از شما تقاضا داریم از طریق [لینک] با ما تماس بگیرید. با تشکر از وقت و توجه شما، ما مشتاقانه منتظر شنیدن پاسخ مثبت شما هستیم.

بهترین،
[نام]
[عنوان شغلی]
[اطلاعات تماس]
[آدرس سایت شرکت]

#4. ایمیل دعوت به وبینار

در روندهای امروزی، افراد بیشتری میزبان جلسات آنلاین هستند زیرا زمان و هزینه صرفه جویی می شود، به خصوص برای تیم های کاری از راه دور. اگر از پلتفرم‌های کنفرانس استفاده می‌کنید، پیام‌های دعوت به‌خوبی سفارشی‌سازی شده‌ای وجود دارد که مستقیماً قبل از شروع جلسه برای شرکت‌کنندگان شما ارسال می‌شود، مانند الگوی ایمیل دعوت Zoom. برای وبینار مجازی می توانید به نمونه زیر مراجعه کنید.

نکات: از کلمات کلیدی مانند «تبریک»، «به زودی»، «عالی»، «به‌روزرسانی»، «در دسترس»، «در نهایت»، «برترین»، «ویژه»، «به ما بپیوندید»، «رایگان» و غیره استفاده کنید.

به عنوان مثال 6: قالب ایمیل دعوت وبینار

موضوع: تبریک! شما دعوت شده اید به [نام وبینار]

عزیز [نام_نامزد],

[نام شرکت] بسیار خوشحالم که یک وبینار برای [موضوع وبینار] بر [تاریخ] در [زمان]، با هدف [[اهداف وبینار]

این فرصت خوبی برای شما خواهد بود تا از کارشناسان دعوت شده خود در زمینه [موضوعات وبینار] سودهای کلانی کسب کنید و هدایایی رایگان دریافت کنید. تیم ما بسیار مشتاق حضور شما هستند.

توجه: این وبینار محدود به [تعداد مردم]. برای حفظ صندلی خود لطفا ثبت نام کنید [ارتباط دادن]، و در صورت تمایل آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید. 

امیدوارم آنجا ببینمت!

روز خوبی داشته باشی،

[اسم شما]

[امضا]

خط پایین

خوشبختانه، قالب‌های زیادی از دعوت‌نامه‌های جلسات کاری در اینترنت وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را سفارشی کنید و در عرض چند ثانیه برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید. فراموش نکنید که مقداری را در فضای ابری خود ذخیره کنید تا بتوانید ایمیل خود را با نوشتن کامل بخصوص در مواقع ضروری آماده کنید.

اگر شما نیز به دنبال راه حل های دیگری برای کسب و کار خود هستید، می توانید پیدا کنید AhaSlides یک ابزار ارائه خوب با بسیاری از ویژگی های شگفت انگیز برای پشتیبانی از رویدادهای وبینار، فعالیت های تیم سازی، کنفرانس و موارد دیگر است.

پرسش و پاسخهای متداول

مرجع: در واقع | شرپانی