ایمیل دعوت به جلسه | بهترین نکات، مثال ها و الگوها (100٪ رایگان)

جلسات می‌توانند عنصر اساسی اثربخشی، هماهنگی و وحدت تیمی باشند. بسیاری از شرکت‌ها حداقل هفته‌ای یک بار جلسه برگزار می‌کنند که می‌تواند یک جلسه غیررسمی برای گفتگوی عمیق با کارمندان یا یک جلسه رسمی‌تر هیئت مدیره برای بحث در مورد برنامه آینده شرکت و گزارش سالانه پایان سال باشد. ارسال دعوتنامه جلسه برای شرکت‌کنندگان یا مهمانان برای مدیران یا رهبران الزامی است.

دعوت به جلسه برای اجرای مؤثر و روان جلسات رسمی مهم است. راه های زیادی برای ارسال دعوت نامه برای جلسات وجود دارد. در این مقاله به پرداختن به آن می پردازیم ایمیل های دعوت به جلسه، راحت ترین و محبوب ترین روش برای دعوت از مردم برای شرکت در جلسات شما.

فهرست مندرجات

• ایمیل دعوت به جلسه چیست؟
• چرا ایمیل دعوت به جلسه مهم است؟
• ایمیل دعوت به جلسه را مرحله به مرحله بنویسید
• انواع ایمیل دعوت به جلسه و نمونه
• خط پایین

الگوهای جلسه سریع با AhaSlides

ایمیل دعوت به جلسه چیست؟

بخش کلیدی فعالیت‌های تجاری، ایمیل دعوت به جلسه است که پیامی کتبی با شرح هدف جلسه و درخواست از افراد برای پیوستن به جلسه پس از تاریخ و مکان مشخص، به علاوه پیوست‌های دقیق‌تر در صورت نیاز، می‌باشد. این ایمیل می‌تواند بسته به ویژگی‌های جلسات، به سبک رسمی یا غیررسمی نوشته شود. این ایمیل‌ها باید با لحن و سبکی مناسب برای رعایت آداب ایمیل‌های تجاری نوشته شوند.

با این حال، ایمیل دعوت به جلسه را با ایمیل درخواست جلسه اشتباه نگیرید. تفاوت کلیدی بین این ایمیل‌ها این است که ایمیل درخواست جلسه با هدف تعیین قرار ملاقات با شخصی ارسال می‌شود، در حالی که ایمیل دعوت به جلسه با هدف دعوت شما به جلسه‌ای در تاریخ و مکان اعلام شده ارسال می‌شود.

چرا ایمیل دعوت به جلسه مهم است؟

استفاده از دعوت نامه های ایمیلی مزایای زیادی به همراه دارد. مزایای دعوت نامه ایمیل در زیر ذکر شده است:

• این برنامه مستقیماً به تقویم‌ها متصل می‌شود. وقتی گیرندگان دعوتی را می‌پذیرند، آن دعوت به تقویم کاری آنها اضافه می‌شود و شما مانند سایر رویدادهای ثبت شده در تقویم، یادآوری دریافت خواهید کرد.
• راحت و سریع است. گیرنده های شما می توانند بلافاصله پس از کلیک بر روی دکمه ارسال به ایمیل برسند. همانطور که مستقیماً به سمت گیرنده می رود، اگر آدرس ایمیل اشتباه باشد، می توانید فوراً اعلامیه را دریافت کرده و به سرعت به دنبال راه حل های بیشتر باشید.
• این صرفه جویی در زمان است. می توانید ایمیل های گروهی را با هزاران آدرس ایمیل به طور همزمان ارسال کنید.
• این روش مقرون به صرفه است. لازم نیست بودجه زیادی را صرف ارسال ایمیل کنید.
• می توان آن را مستقیماً از پلتفرم وبینار دلخواه شما تولید کرد. مگر اینکه ملاقات حضوری داشته باشید، احتمالاً اولین انتخاب شما زوم خواهد بود. Microsoft Teams، یا چیزی معادل آن وقتی RSVP تأیید شد، همه پیوندها و بازه‌های زمانی از طریق ایمیل همگام‌سازی می‌شوند، بنابراین شرکت‌کننده می‌تواند از اشتباه گرفتن با رویدادهای دیگر جلوگیری کند.

این یک واقعیت است که روزانه میلیاردها ایمیل ارسال می‌شود و بسیاری از آنها هرزنامه هستند. هر کسی حداقل از یک ایمیل برای تبادل پیام‌های مهم برای کار، خرید، جلسات و موارد دیگر استفاده می‌کند. با این حال، از آنجایی که شما مجبورید روزانه تعداد زیادی ایمیل بخوانید، جای تعجب نیست که گاهی اوقات با پدیده "خستگی از ایمیل" مواجه شوید. بنابراین، ارسال یک ایمیل دعوت خوب می‌تواند از سوء تفاهم یا ناآگاهی غیرضروری از سوی گیرندگان جلوگیری کند.

گام به گام ایمیل دعوت به جلسه بنویسید

یک ایمیل دعوت به جلسه خوب ضروری است و، به عنوان یک قاعده، آن را تحت تاثیر قرار می دهد تحویل ایمیل نرخ.

آداب و اصولی وجود دارد که همه باید برای تکمیل ایمیل دعوت به جلسه کاری، به عنوان احترام به گیرندگان، رعایت کنند. می‌توانید با دنبال کردن این مراحل، نحوه نوشتن یک ایمیل دعوت به جلسه استاندارد را بیاموزید:

مرحله 1: یک خط موضوع قوی بنویسید

این یک واقعیت است که ۴۷٪ از گیرندگان ایمیل، ایمیل‌هایی را که موضوع واضح و مختصری دارند، می‌خوانند. اولین برداشت مهم است. این می‌تواند باعث شود که گیرندگان احساس فوریت یا اهمیت کنند، که منجر به نرخ باز شدن بالاتر می‌شود.

• کوتاه، هدفمند. واقعی باشید نه معمایی.
• می توانید به عنوان علامت فوریت، در موضوع موضوع تایید حضور را بخواهید.
• یا یک لحن احساسی مانند اهمیت، فوریت و ... را فراموش نکنید اضافه کنید.
• اگر می‌خواهید روی موضوع حساس به زمان تأکید کنید، زمان اضافه کنید 

مثلا: "جلسه 4/12: جلسه طوفان فکری پروژه" یا "مهم. لطفا پاسخ دهید: جلسه استراتژی محصول جدید 10/6"

مرحله 2: با یک معرفی سریع شروع کنید

در خط اول، ایده خوبی است که مختصری در مورد اینکه چه کسی هستید، چه موقعیتی در سازمان دارید و چرا با آنها تماس می گیرید، توضیح دهید. سپس می توانید مستقیماً هدف جلسه را نشان دهید. بسیاری از مردم در ارائه یک هدف مبهم از جلسه اشتباه می کنند زیرا تصور می کنند شرکت کنندگان باید در مورد آن بدانند.

• معرفی خود را قابل قبول یا مرتبط با کار کنید
• به شرکت کنندگان در صورت نیاز به انجام هر کاری یا آوردن چیزی با خود به جلسه یادآوری کنید.

مثلاسلام عضو تیم، مشتاقانه منتظر دیدار شما در مراسم رونمایی از محصول جدید در دوشنبه آینده هستم.

مرحله 3: زمان و مکان را به اشتراک بگذارید

باید زمان دقیق جلسه را ذکر کنید. همچنین باید به آنها بگویید که چگونه و کجا جلسه برگزار می شود، چه به صورت حضوری یا آنلاین، و در صورت نیاز، دستورالعمل ها یا پیوندهای پلت فرم را ارائه دهید.

• اگر کارمندانی در مناطق مختلف جهان کار می کنند، منطقه زمانی را اضافه کنید
• مدت زمان تخمینی جلسه را ذکر کنید
• هنگام ارائه مسیر، تا حد امکان دقیق باشید یا یک راهنمای نقشه‌برداری پیوست کنید.

مثلالطفا روز جمعه، ۶ اکتبر، ساعت ۱ بعد از ظهر در اتاق جلسات شماره ۲، در طبقه دوم ساختمان اداری به ما بپیوندید.

مرحله 4: برنامه جلسه را مشخص کنید

اهداف کلیدی یا دستور کار پیشنهادی جلسه را پوشش دهید. جزئیات را ذکر نکنید. می‌توانید به سادگی موضوع و جدول زمانی را بیان کنید. برای جلسات رسمی، می‌توانید یک سند دقیق پیوست کنید. این امر به ویژه برای کمک به شرکت‌کنندگان در آماده‌سازی قبلی مفید است.

مثلامی‌توانید با این جمله شروع کنید: ما قصد داریم در مورد ..../ بحث کنیم. ما می‌خواهیم به برخی از مسائل یا به شرح زیر بپردازیم:

• 8:00-9:30: معرفی پروژه
• 9:30-11:30: ارائه ها از هاوارد (IT)، نور (بازاریابی) و شارلوت (فروش)

مرحله 5: درخواست پاسخ گویی کنید

نیاز به RSVP می تواند به تأیید پاسخ از سوی گیرندگان شما کمک کند. برای جلوگیری از دوسوگرایی، پاسخ و محدودیت زمانی ترجیحی برای شرکت کنندگان برای اطلاع شما از حضور یا غیبت باید در ایمیل شما درج شود. به این ترتیب، اگر در زمانی که تنظیم می‌کنید، RSVP آنها را دریافت نکرده‌اید، می‌توانید اقدامات پیگیری سریع را انجام دهید.

مثلا: لطفاً تا [تاریخ] به [آدرس ایمیل یا شماره تلفن] پاسخ دهید

مرحله ۶: یک امضای ایمیل حرفه‌ای و برندسازی اضافه کنید

امضای ایمیل تجاری باید شامل نام کامل، عنوان موقعیت شغلی، نام شرکت، اطلاعات تماس، وب سایتهای شخصی و سایر آدرس های لینک شده

شما به راحتی می توانید امضای خود را با جیمیل.

مثلا:

جسیکا مدیسون

مدیر ارشد بازاریابی منطقه ای، صنعت Inco

555-9577-990

تعداد زیادی سازنده امضای ایمیل رایگان وجود دارد که در زمان و تلاش شما صرفه‌جویی می‌کنند، مانند امضای من.

انواع ایمیل دعوت به جلسه و نمونه

به خاطر داشته باشید که انواع جلسات استانداردها و سبک های نوشتاری متفاوتی برای پیروی خواهند داشت. معمولاً، ما ایمیل‌های دعوت‌نامه جلسه را بر اساس سطح رسمی یا غیررسمی آن‌ها جدا می‌کنیم، از جمله یا مستثنی از جلسات مجازی یا جلسات خالص آنلاین. در این قسمت، انواع معمولی دعوت نامه های جلسه و هر نوع قالب را که در ایمیل های دعوت نامه های جلسات کاری به طور رایج مورد استفاده قرار می گیرند، جمع آوری و به شما معرفی می کنیم.

#1. ایمیل درخواست جلسه رسمی

ایمیل درخواست جلسه رسمی برای جلسات بزرگی که معمولاً سالی یک تا سه بار برگزار می‌شوند، استفاده می‌شود. این یک جلسه رسمی بزرگ است، بنابراین ایمیل شما باید به سبک نوشتاری رسمی نوشته شود. پیوست‌های پیوست برای روشن‌تر کردن نحوه شرکت در جلسه، نحوه یافتن مکان و جزئیات دستور جلسه برای شرکت‌کنندگان ضروری است.

جلسات رسمی شامل:

• جلسه مدیریت
• جلسه کمیته
• جلسه هیئت مدیره 
• جلسه سهامداران 
• جلسه استراتژی 

به عنوان مثال 1: سهامداران قالب ایمیل دعوت

موضوع: مهم. شما به مجمع عمومی سالانه دعوت شده‌اید. [زمان]

[نام گیرنده]

[نام شرکت]

[عنوان شغلی]

[آدرس شرکت]

[تاریخ]

سهامداران محترم

ما خوشحالیم که شما را به مجمع عمومی سالیانه که در تاریخ برگزار می شود دعوت می کنیم [زمان]، [آدرس]

مجمع سالیانه سهامداران فرصتی استثنایی برای اطلاعات، تبادل و بحث بین آنهاست [نام شرکت] و همه سهامداران ما

همچنین فرصتی برای ابراز وجود و رای دادن به ایفای نقش فعال در تصمیم گیری های اصلی است [نام شرکت]، صرف نظر از تعداد سهامی که دارید. این جلسه دستور کارهای کلیدی زیر را پوشش خواهد داد:

دستور کار 1:

دستور کار 2:

دستور کار 3:

دستور کار 4:

دستورالعمل نحوه شرکت در این جلسه، دستور جلسه و متن مصوباتی که برای تایید شما ارسال می شود را در سند پیوست زیر مشاهده خواهید کرد.

مایلم از طرف هیئت مدیره از مشارکت شما و وفاداری شما به انجمن تشکر کنم [نام شرکت] و من مشتاقانه منتظر حضور شما در جلسه هستم [تاریخ]

با احترام،

[نام]

[عنوان سمت]

[نام شرکت]

[آدرس و سایت شرکت]

به عنوان مثال 2: جلسه استراتژی قالب ایمیل دعوت

[نام گیرنده]

[نام شرکت]

[عنوان شغلی]

[آدرس شرکت]

[تاریخ]

نوار عنوان: جلسه کمپین بازاریابی راه اندازی پروژه: 2/28

از طرف [نام شرکت]، می خواهم شما را برای شرکت در یک جلسه کاری که در ساعت برگزار می شود دعوت کنم [نام سالن کنفرانس، نام ساختمان] [تاریخ و ساعت]. این دیدار به طول خواهد انجامید [مدت زمان].

خوشحالم که به شما در مرحله اول پروژه ما برای بحث در مورد پیشنهاد آینده ما [جزئیات] خوش آمد می گویم و از بینش ارزشمند شما در مورد آن قدردانی می کنیم. در اینجا خلاصه ای از دستور کار ما برای این روز آمده است:

دستور کار 1:

دستور کار 2:

دستور کار 3:

دستور کار 4:

این پیشنهاد توسط کل تیم ما به عنوان یکی از مهمترین پیشنهادها در نظر گرفته می‌شود. برای اطلاعات بیشتر، سندی را به این نامه پیوست کرده‌ایم که اطلاعات دقیق‌تری را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید از قبل برای جلسه آماده شوید.

ما همگی مشتاقانه منتظر گفتگویی با شما هستیم تا در مورد اینکه چه کارهای بیشتری می‌توانیم برای موفقیت‌آمیز بودن این پیشنهاد انجام دهیم، صحبت کنیم. لطفاً هرگونه سوال یا پیشنهادی را قبل از جلسه ارسال کنید. [ضرب الاجل] مستقیماً با پاسخ دادن به این ایمیل به من.

روز خوبی در پیش رو داشته باشید.

با تشکر از شما

گرم با احترام،

[نام]

[عنوان سمت]

[نام شرکت]

[آدرس و سایت شرکت]

#2. ایمیل دعوت به جلسه غیررسمی

با یک ایمیل دعوت به جلسه رسمی، این صرفاً یک جلسه با کارکنان سطح پایین یا اعضای تیم است. فکر کردن به نحوه نوشتن مناسب برای شما بسیار آسان‌تر است. می‌توانید به سبکی غیررسمی با لحنی دوستانه و شاد بنویسید.

جلسات غیر رسمی شامل:

• جلسه طوفان فکری
• جلسه حل مسئله
• آموزش
• جلسه ورود
• جلسه تیم سازی
• چت های قهوه 

مثال 3: الگوی ایمیل دعوت نامه ورود به جلسه

موضوع: فوری [نام پروژه] به روز رسانی. [تاریخ]

تیم های عزیز

با درود!

این لذت بخش و سرگرم کننده بوده است که در این زمینه با شما کار کنم [نام پروژه]. با این حال، برای اینکه بتوانیم برنامه های خود را به طور موثر پیش ببریم، معتقدم که زمان مناسبی است که بتوانیم از پیشرفت های انجام شده گزارش دهیم و از فرصتی برای دیدار با شما سپاسگزارم. [محل] برای بحث بیشتر در مورد موضوع در [تاریخ و زمان].

من همچنین فهرستی از تمام برنامه هایی که باید در مورد آنها بحث کنیم را پیوست کردم. فراموش نکنید که گزارش تکمیل کار خود را تهیه کنید. لطفا از این استفاده کنید [ارتباط دادن] به من اطلاع دهید که آیا شما قادر به انجام آن هستید یا خیر.

لطفا در اسرع وقت تاییدیه خود را برای من ایمیل کنید.

گرم با احترام،

[نام]

[عنوان شغلی]

[نام شرکت]

به عنوان مثال 4: تیم بوقالب ایمیل دعوت نامه

اعضای محترم تیم

بدین وسیله به اطلاع شما می رساند که [اسم دپارتمان] در حال سازماندهی یک جلسه تیم سازی برای همه کارکنان ما اعضا در [تاریخ و زمان]

برای پیشرفت حرفه ای بیشتر، بسیار مهم است که با هم رشد کنیم و این تنها در صورتی اتفاق می افتد که به عنوان یک تیم کار کنیم تا بتوان از مهارت ها و استعدادهای ما برای ارائه عملکرد بهتر استفاده کرد. به همین دلیل است که بخش ما فعالیت‌های مختلف تیم‌سازی را به صورت ماهانه تبلیغ می‌کند.

لطفاً بیایید و به این رویداد بپیوندید تا بتوانیم به صدای شما در مورد اینکه چگونه می‌توانیم برای حمایت بهتر از شما پیشرفت کنیم، بشنویم. تعداد کمی نیز وجود خواهد داشت بازی‌های تیم‌سازی، و پذیرایی سبک توسط شرکت ارائه خواهد شد.

مشتاقانه منتظر لحظات خوشی در این رویداد تیم‌سازی هستیم که برای کمک به رشد تک تک ما ترتیب داده شده است. در صورتی که فکر می‌کنید نمی‌توانید در این جلسه شرکت کنید، لطفاً اطلاع دهید. [نام هماهنگ کننده] at [شماره تلفن]

خالصانه،

[نام]

[عنوان شغلی]

[نام شرکت]

#3. ایمیل دعوت از سخنران مهمان

ایمیل دعوت به سخنران مهمان باید شامل اطلاعات مربوط به سخنران در مورد جلسه و فرصت سخنرانی باشد. بسیار مهم است که سخنران بداند چگونه می‌تواند در رویداد شما مشارکت کند و چه مزایایی می‌تواند از شرکت در رویداد شما دریافت کند.

مثال 5: الگوی ایمیل دعوت از سخنران مهمان

عزیز [بلندگو]،

امیدواریم این پیام شما را خوب بیابد! ما امروز با یک فرصت سخنرانی فوق العاده برای تفکر شما تماس می گیریم. از شما خواهشمندیم که سخنران محترم ما باشید [نام جلسه]، رویدادی با محوریت [توضیح هدف و مخاطبان رویداد شما]. کل [نام جلسه] تیم از دستاوردهای شما الهام گرفته است و احساس می کند که شما متخصص عالی برای مخاطبین حرفه ای همفکر ما خواهید بود.

[نام جلسه] در برگزار خواهد شد [محل برگزاری، از جمله شهر و ایالت] on [تاریخ]. انتظار می رود رویداد ما تا حدودی میزبانی شود [تعداد شرکت کنندگان تخمین زده شده#]. هدف ما این است که [اهداف جلسه].

ما معتقدیم که شما یک سخنران فوق‌العاده هستید و با توجه به کار گسترده شما در [حوزه تخصص]، صدای شما می‌تواند مکمل مهمی برای آن گفتگو باشد. می‌توانید ایده‌های خود را تا [مدت زمان] دقیقه که مربوط به حوزه ... است، ارائه دهید. [موضوع جلسه]. شما می توانید پیشنهاد خود را قبل از [مهلت] ارسال کنید [پیوند] را دنبال کنید تا تیم ما بتواند به ایده های شما گوش دهد و جزئیات سخنرانی شما را از قبل تعیین کند.

در هر صورت، اگر نمی‌توانید در جلسه شرکت کنید، از شما درخواست می‌کنیم از طریق [لینک] با ما تماس بگیرید. از صرف وقت و توجه شما متشکریم، مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ مثبت از شما هستیم.

بهترین،
[نام]
[عنوان شغلی]
[اطلاعات تماس]
[آدرس سایت شرکت]

#4. ایمیل دعوت به وبینار

در روندهای امروزی، افراد بیشتری جلسات آنلاین برگزار می‌کنند زیرا این روش در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کند، به خصوص برای تیم‌های کاری از راه دور. اگر از پلتفرم‌های کنفرانس استفاده می‌کنید، پیام‌های دعوت‌نامه سفارشی‌سازی‌شده‌ای وجود دارند که قبل از شروع جلسه، مستقیماً برای شرکت‌کنندگان شما ارسال می‌شوند، مانند الگوی ایمیل دعوت‌نامه زوم. برای یک وبینار مجازی، می‌توانید به نمونه زیر مراجعه کنید.

نکات: از کلمات کلیدی مانند «تبریک»، «به زودی»، «عالی»، «به‌روزرسانی»، «در دسترس»، «در نهایت»، «برترین»، «ویژه»، «به ما بپیوندید»، «رایگان» و غیره استفاده کنید.

به عنوان مثال 6: قالب ایمیل دعوت وبینار

موضوع: تبریک! شما دعوت شده اید به [نام وبینار]

عزیز [نام_نامزد],

[نام شرکت] بسیار خوشحالم که یک وبینار برای [موضوع وبینار] بر [تاریخ] در [زمان]، با هدف [[اهداف وبینار]

این فرصت خوبی برای شما خواهد بود تا از کارشناسان دعوت شده خود در زمینه [موضوعات وبینار] سودهای کلانی کسب کنید و هدایایی رایگان دریافت کنید. تیم ما بسیار مشتاق حضور شما هستند.

توجه: این وبینار محدود به [تعداد مردم]. برای حفظ صندلی خود لطفا ثبت نام کنید [ارتباط دادن]، و در صورت تمایل آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید. 

امیدوارم آنجا ببینمت!

روز خوبی داشته باشی،

[اسم شما]

[امضا]

خط پایین

خوشبختانه، قالب‌های زیادی از دعوت‌نامه‌های جلسات کاری در اینترنت وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را سفارشی کنید و در عرض چند ثانیه برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید. فراموش نکنید که مقداری را در فضای ابری خود ذخیره کنید تا بتوانید ایمیل خود را با نوشتن کامل بخصوص در مواقع ضروری آماده کنید.

فرض کنید شما هم به دنبال راهکارهای دیگری برای کسب و کارتان هستید. در این مورد، می‌توانید متوجه شوید که AhaSlides ابزاری خوب برای ارائه با ویژگی‌های شگفت‌انگیز فراوان برای پشتیبانی از رویدادهای وبینار، فعالیت‌های تیم‌سازی، کنفرانس‌ها و موارد دیگر است.

پرسش و پاسخهای متداول

مرجع: در واقع | شرپانی