Email ftese për takim | Këshillat, shembujt dhe shabllonet më të mira (100% falas)

Mbledhjet mund të jenë një element thelbësor i efektivitetit, koordinimit dhe unitetit të ekipit. Shumë kompani organizojnë një takim të paktën një herë në javë, i cili mund të jetë një takim joformal thjesht për të zhvilluar një bisedë të thellë me punonjësit e tyre ose një takim më formal i bordit drejtues për të diskutuar planin e ardhshëm të kompanisë dhe raportin vjetor të fundvitit. Është e detyrueshme që zyrtarët administratorë ose udhëheqësit t'u dërgojnë letra ftese për takim pjesëmarrësve ose të ftuarve.

Një ftesë për takime është e rëndësishme për drejtimin efektiv dhe pa probleme të takimeve zyrtare. Ka shumë mënyra për të dërguar ftesa për takime. Në këtë artikull, ne fokusohemi në trajtimin emailet e ftesave për takim, metoda më e përshtatshme dhe popullore për të ftuar njerëzit të marrin pjesë në takimet tuaja.

Përmbajtje

• Çfarë është një email ftese për takim?
• Pse është i rëndësishëm emaili i ftesës për takim?
• Shkruani ftesë për takim me email hap pas hapi
• Llojet e emailit të ftesës për takim dhe shembuj
• Bottom Line

Modele të takimeve të shpejta me AhaSlides

Çfarë është një email ftese për takim?

Një pjesë kyçe e aktiviteteve të biznesit, një email ftese për takim është një mesazh i shkruar me një demonstrim të qëllimit të takimit dhe një kërkesë që njerëzit të bashkohen me takimin pas datës dhe vendndodhjes specifike, plus shtojca më të detajuara nëse është e nevojshme. Mund të shkruhet në stile formale ose joformale në varësi të karakteristikave të takimeve. Ato duhet të shkruhen me një ton dhe stil të përshtatshëm për të përmbushur etiketën e emaileve të biznesit.

Megjithatë, mos e ngatërroni një email ftese për takim me një email kërkese për takim. Dallimi kryesor midis këtyre emaileve është se një email kërkese për takim synon të caktojë një takim me dikë, ndërsa një email ftese për takim synon t'ju ftojë në një takim në datat dhe vendndodhjen e shpallur.

Pse është i rëndësishëm emaili i ftesës për takim?

Përdorimi i ftesave me email sjell shumë përfitime. Përparësitë e ftesave me email janë renditur më poshtë:

• Lidhet drejtpërdrejt me kalendarët. Kur marrësit pranojnë një ftesë, ajo shtohet përsëri në kalendarin e tyre të biznesit dhe ju do të merrni një kujtesë, njësoj si ngjarjet e tjera të shënuara në kalendar.
• Është i përshtatshëm dhe i shpejtë. Marrësit tuaj mund ta arrijnë emailin menjëherë pasi të klikoni butonin dërgoni. Ndërsa shkon direkt te marrësi, nëse adresa e emailit është e gabuar, mund ta merrni menjëherë njoftimin dhe të shkoni shpejt për zgjidhje të mëtejshme.
• Është duke kursyer kohë. Ju mund të dërgoni email në grup me mijëra adresa emaili në të njëjtën kohë.
• Është kursimtare. Nuk keni pse të shpenzoni një buxhet për dërgesa me postë.
• Mund të gjenerohet direkt nga platforma juaj e preferuar e uebinarit. Nëse nuk keni një takim ballë për ballë, zgjedhja juaj e parë ndoshta do të jetë Zoom, Microsoft Teams, ose diçka ekuivalente. Kur RSVP konfirmohet, të gjitha lidhjet dhe afatet kohore sinkronizohen përmes emailit, kështu që pjesëmarrësi mund të shmangë konfuzionin me ngjarje të tjera.

Është fakt që miliarda email-e dërgohen çdo ditë dhe shumë prej tyre janë spam. Secili përdor të paktën një email për të shkëmbyer mesazhe të rëndësishme për punë, blerje, takime dhe më shumë. Megjithatë, meqenëse duhet të lexoni shumë email-e në ditë, nuk është për t'u habitur që ndonjëherë hasni fenomenin e "lodhjes nga email-et". Kështu, dërgimi i një email-i të mirë ftese mund të shmangë keqkuptimet ose injorancën e panevojshme nga marrësit.

Shkruani një email ftese për takim hap pas hapi

Një email i mirë i ftesës për takim është thelbësor dhe, si rregull, ndikon në një dorëzimi me email norma.

Ekzistojnë rregulla etikete dhe parime që të gjithë duhet t'i zbatojnë për të plotësuar një email ftese për takim biznesi në lidhje me marrësit. Mund të mësoni se si të shkruani një email standard ftese për takim duke ndjekur këto hapa:

Hapi 1: Shkruani një linjë të fortë subjekti

Është fakt që 47% e marrësve të email-eve i lexojnë email-et që kanë një rresht subjekti të qartë dhe konciz. Përshtypja e parë është e rëndësishme. Kjo mund të sigurojë që marrësit të ndiejnë një ndjenjë urgjence ose rëndësie, gjë që çon në një shkallë më të lartë hapjeje.

• E shkurtër, e synuar. Ji faktik, jo enigmatik.
• Ju mund të kërkoni konfirmimin e pjesëmarrjes në rreshtin e subjektit si shenjë urgjence.
• Ose shtoni një ton sentimenti si mos harroni rëndësinë, urgjencën,...
• Shto Koha nëse dëshiron të theksosh çështjen e ndjeshme ndaj kohës 

Për shembull: "Takimi 4/12: Sesioni i stuhisë së ideve të projektit" ose "E rëndësishme. Ju lutemi RSVP: Takimi i Strategjisë së Produktit të Ri 10/6"

Hapi 2: Filloni me një hyrje të shpejtë

Në rreshtin e parë, është mirë të bëni një përmbledhje se kush jeni, cili është pozicioni juaj në organizatë dhe pse po i drejtoheni atyre. Atëherë mund të tregoni drejtpërdrejt qëllimin e takimit. Shumë njerëz bëjnë gabim duke dhënë një qëllim të paqartë të takimit pasi ata supozojnë se pjesëmarrësit duhet të dinë për këtë.

• Bëjeni prezantimin tuaj të pranueshëm ose të lidhur me punën
• Kujtojuni pjesëmarrësve nëse duhet të përfundojnë ndonjë detyrë ose të sjellin ndonjë gjë me vete në takim.

Për shembullPërshëndetje anëtar i ekipit, mezi pres t'ju shoh në lansimin e produktit të ri të hënën e ardhshme.

Hapi 3: Ndani kohën dhe vendndodhjen

Ju duhet të përfshini kohën e saktë të takimit. Ju gjithashtu duhet t'u tregoni atyre se si dhe ku zhvillohet takimi, personalisht ose në internet, dhe t'u ofroni udhëzime ose lidhje platformash në rast se kanë nevojë për to.

• Shtoni zonën kohore nëse ndonjë punonjës punon në zona të ndryshme të botës
• Përmendni një kohëzgjatje të parashikuar të takimit
• Kur jepni udhëzime, jini sa më të detajuar të jetë e mundur ose bashkëngjitni një udhëzues hartografik.

Për shembullJu lutemi bashkohuni me ne të premten, më 6 tetor, në orën 1:00 në sallën e mbledhjeve 2, në katin e dytë në ndërtesën e administratës.

Hapi 4: Përvijoni axhendën e takimit

Mbuloni objektivat kryesore ose axhendën e propozuar të takimit. Mos përmendni detajet. Mund të deklaroni thjesht temën dhe afatin kohor. Për takimet formale, mund të bashkëngjitni një dokument të detajuar. Kjo është veçanërisht e dobishme për të ndihmuar pjesëmarrësit të bëjnë përgatitjet e tyre paraprakisht.

Për shembull, mund të filloni me: Ne planifikojmë të diskutojmë..../ Ne duam të adresojmë disa nga çështjet ose si më poshtë:

• 8:00-9:30: Hyrje në Projekt
• 9:30-11:30: Prezantime nga Howard (IT), Nour (Marketing) dhe Charlotte (Shitje)

Hapi 5: Kërkoni një RSVP

Kërkimi i një RSVP mund të ndihmojë në konfirmimin e një përgjigjeje nga marrësit tuaj. Për të parandaluar ambivalencën, në emailin tuaj duhet të përfshihet një përgjigje e preferuar dhe një afat kohor për të pranishmit që t'ju informojnë për pjesëmarrjen ose mungesën e tyre. Me këtë, nëse nuk e keni marrë RSVP-në e tyre në kohën që rregulloni, mund të bëni veprime të shpejta pasuese.

Për shembull: Ju lutemi përgjigjuni deri në [date] në [adresën e emailit ose numrin e telefonit]

Hapi 6: Shtoni një Firmë Profesionale të Email-it dhe Brandim

Një nënshkrim i email-it të biznesit duhet të përfshijë emrin e plotë, titullin e pozicionit, emrin e kompanisë, informacionin e kontaktit, faqet e internetit personale dhe adresa të tjera të lidhura me hiperlink.

Ju lehtë mund ta personalizoni nënshkrimin tuaj me Gmail.

Për shembull:

Jessica Madison

Shefi Rajonal i Marketingut, industria Inco

555-9577-990

Ka shumë krijues falas të nënshkrimeve në email që ju kursejnë kohë dhe përpjekje, si p.sh. Nënshkrimi im.

Llojet e emailit të ftesës për takim dhe shembuj

Mbani në mend se lloje të ndryshme takimesh do të kenë standarde dhe stile të ndryshme shkrimi për t'u ndjekur. Zakonisht, ne i ndajmë emailet e ftesave për takime bazuar në nivelin e tyre formal ose joformal, duke përfshirë ose përjashtuar takimet virtuale ose takimet e thjeshta në internet. Në këtë pjesë, ne mbledhim dhe ju prezantojmë disa lloje tipike të ftesave për takime dhe modelin e secilit lloj që përdoren gjerësisht në emailet e ftesave për takime biznesi.

#1. Email-i i kërkesës për takimin zyrtar

Email-i i kërkesës për takim formal përdoret për takime të mëdha që zakonisht ndodhin një deri në tre herë në vit. Është një takim i madh formal, kështu që email-i juaj duhet të shkruhet në një stil formal shkrimi. Shtojcat e bashkangjitura janë të nevojshme për t'ia bërë më të qartë pjesëmarrësve se si të marrin pjesë në takim, si të gjejnë vendndodhjen dhe për të detajuar axhendën.

Takimet formale përfshijnë:

• Takimi i menaxhmentit
• Mbledhja e komisionit
• Mbledhja e Bordit të Drejtorëve 
• Mbledhja e aksionarëve 
• Takimi i strategjisë 

1 Shembull: Aksionare shabllonin e emailit të ftesës

Subjekti: E rëndësishme. Jeni të ftuar në Mbledhjen e Përgjithshme Vjetore. [Koha]

[Emri i Marrësit]

[Emri i Kompanise]

[Titulli i punës]

[Adresa e kompanise]

[Data]

Të nderuar Aksionarë,

Kemi kënaqësinë t'ju ftojmë në Mbledhjen e Përgjithshme Vjetore e cila do të mbahet më [Ora], [Adresa]

Mbledhja Vjetore e Aksionarëve është një rast i jashtëzakonshëm për informacion, shkëmbim dhe diskutim ndërmjet tyre [Emri i Kompanise] dhe të gjithë aksionarët tanë.

Është gjithashtu mundësia për t'u shprehur dhe votuar për të luajtur një rol aktiv në marrjen e vendimeve kryesore [Emri i Kompanise], pavarësisht nga numri i aksioneve që zotëroni. Takimi do të mbulojë këto axhenda kryesore:

Axhenda 1:

Axhenda 2:

Axhenda 3:

Axhenda 4:

Udhëzimet se si të merrni pjesë në këtë takim, rendin e ditës dhe tekstin e rezolutës që do të dorëzohet për miratim do të gjeni në dokumentin e bashkangjitur më poshtë.

Do të doja t'ju falënderoja, në emër të bordit, për kontributin dhe besnikërinë tuaj ndaj bordit [Emri i Kompanise] dhe mezi pres t'ju mirëpres në Mbledhjen më [Data]

Ju faleminderit,

[Emri]

[Titulli i Pozicionit]

[Emri i Kompanise]

[Adresa e kompanisë dhe faqja e internetit]

2 Shembull: Takimi i strategjisë shabllonin e emailit të ftesës

[Emri i Marrësit]

[Emri i Kompanise]

[Titulli i punës]

[Adresa e kompanise]

[Data]

Linja e temës: Nisja e projektit Fushata e marketingut Takimi: 2/28

Në emër të [Emri i Kompanise], do të doja t'ju ftoja të merrni pjesë në një takim biznesi i cili mbahet në [Emri i sallës së konferencave, emri i ndërtesës] [Data dhe ora]. Takimi do të zgjasë për [Kohëzgjatja].

Kam kënaqësinë t'ju mirëpres në fazën e parë të projektit tonë për të diskutuar propozimin tonë të ardhshëm [Detajet] dhe ne vlerësojmë njohuritë tuaja të vlefshme për të. Këtu është një përmbledhje e shkurtër e agjendës sonë për ditën:

Axhenda 1:

Axhenda 2:

Axhenda 3:

Axhenda 4:

Ky propozim konsiderohet nga i gjithë ekipi ynë si një nga më të rëndësishmit. Për referencë të mëtejshme, ne i kemi bashkëngjitur kësaj letre një dokument që ju ofron informacion më të detajuar në mënyrë që ta gjeni të përshtatshëm të përgatiteni paraprakisht për takimin.

Ne të gjithë mezi presim të zhvillojmë një bisedë me ju për të diskutuar se çfarë mund të bëjmë më shumë që ky propozim të funksionojë me sukses. Ju lutemi të paraqisni çdo pyetje ose rekomandim për takimin përpara se të... [Afati i fundit] për mua drejtpërdrejt duke iu përgjigjur këtij emaili.

Paçi një ditë të mbarë përpara.

Duke ju falenderuar,

Regards ngrohtë,

[Emri]

[Titulli i Pozicionit]

[Emri i Kompanise]

[Adresa e kompanisë dhe faqja e internetit]

#2. Email-i i ftesës për takim joformal

Me një email ftese zyrtare për takim, është thjesht një takim me stafin ose anëtarët e ekipit nën nivelin e menaxhimit. Është shumë më e lehtë për ju të mendoni se si të shkruani në mënyrë të përshtatshme. Mund të shkruani në një stil informal me një ton miqësor dhe të gëzueshëm.

Takimet joformale përfshijnë:

• Takimi me stuhi mendimesh
• Takimi për zgjidhjen e problemeve
• stërvitje
• Takimi i regjistrimit
• Takimi për ndërtimin e ekipit
• Biseda për kafe 

Shembulli 3: Shablloni i email-it të ftesës për takimin e regjistrimit

Linja e temës: Urgjente. [Emri i Projektit] updates. [Data]

Të dashur ekipe,

Përshëndetje!

Ka qenë e këndshme dhe zbavitëse të kem kohë duke punuar me ju në lidhje me [Emri i Projektit]. Megjithatë, për të qenë në gjendje të vazhdojmë me planet tona në mënyrë efektive, besoj se është koha e duhur që ne të raportojmë mbi progresin që është bërë dhe do të vlerësoja mundësinë për t'ju takuar në [vendndodhja] për të diskutuar më tej këtë çështje në [Data dhe ora].

Bashkangjita gjithashtu një listë të të gjitha agjendave që duhet të diskutojmë. Mos harroni të përgatisni raportin tuaj të përfundimit të detyrës. Ju lutemi përdorni këtë [Link] për të më njoftuar nëse do të jeni në gjendje t'ia dilni.

Ju lutem më dërgoni me email konfirmimin tuaj sa më shpejt që të jetë e mundur.

Regards ngrohtë,

[Emri]

[Titulli i punës]

[Emri i Kompanise]

4 Shembull: Skuadra bushabllon i postës elektronike të ftesës

Të nderuar anëtarë të ekipit,

Kjo për t'ju informuar se [Emri i Departamentit] po organizon a Takimi për ndërtimin e ekipit për të gjithë stafin tonë anëtarët në [Data dhe ora]

Për zhvillimin e mëtejshëm profesional, është jashtëzakonisht e rëndësishme që ne të rritemi së bashku dhe kjo mund të ndodhë vetëm nëse punojmë si ekip në mënyrë që aftësitë dhe talentet tona të mund të shfrytëzohen për të sjellë performancë më të mirë. Kjo është arsyeja që departamenti ynë vazhdon të promovojë aktivitete të ndryshme të krijimit të ekipit çdo muaj.

Ju lutemi ejani dhe bashkohuni në ngjarje në mënyrë që ne të dëgjojmë zërin tuaj se si mund të përmirësohemi për t'ju dhënë mbështetje më të mirë. Do të ketë edhe disa lojëra për ndërtimin e ekipit, dhe pije freskuese të lehta do të ofrohen nga kompania.

Ne mezi presim të kalojmë momente argëtuese në këtë aktivitet për ndërtimin e ekipit, i cili është organizuar për të ndihmuar secilin prej nesh të rritet. Në rast se mendoni se nuk mund të merrni pjesë në këtë takim, ju lutemi të na njoftoni. [Emri i Koordinatorit] at [Numri i telefonit]

Me respekt,

[Emri]

[Titulli i punës]

[Emri i Kompanise]

#3. Email i ftesës së folësit të ftuar

Një email ftese për folës të ftuar duhet të përfshijë informacione relevante për folësin në lidhje me takimin dhe mundësinë për të folur. Është thelbësore që folësi të dijë mënyrën se si mund të kontribuojë në eventin tuaj dhe çfarë përfitimesh mund të marrë duke qenë pjesë e eventit tuaj.

Shembulli 5: Modeli i emailit të ftesës së folësit të ftuar

I dashur [Folësi],

Shpresojmë që ky mesazh t'ju gjejë mirë! Ne po ju afrohemi sot me një mundësi fantastike të të folurit për meditimin tuaj. Ne dëshirojmë t'ju kërkojmë të jeni folësi ynë i nderuar për [Emri i takimit], një ngjarje e fokusuar në [Përshkrimi i qëllimit dhe audiencës së ngjarjes suaj]. Të gjithë [Emri i takimit] ekipi është i frymëzuar nga arritjet tuaja dhe mendon se ju do të ishit eksperti i përsosur për t'iu drejtuar audiencës sonë të profesionistëve me të njëjtin mendim.

[Emri i takimit] do të zhvillohet në [Vendi, duke përfshirë qytetin dhe shtetin] on [Datat]. Ngjarja jonë pritet të presë deri në rreth [Numri i pjesëmarrësve i vlerësuar#]. Qëllimi ynë është që [Objektivat e takimit].

Ne besojmë se jeni një folës i shkëlqyer dhe zëri juaj do të ishte një shtesë kritike në atë bisedë, duke pasur parasysh punën tuaj të gjerë në [Fushën e ekspertizës]. Mund të merrni në konsideratë prezantimin e ideve tuaja deri në [Kohëzgjatja] minuta që lidhen me fushën e [Tema e takimit]. Ju mund ta dërgoni propozimin tuaj përpara [afatit të fundit], ndiqni [lidhjen] në mënyrë që ekipi ynë të dëgjojë idetë tuaja dhe të përcaktojë paraprakisht detajet e fjalimit tuaj.

Sidoqoftë, nëse nuk mund të merrni pjesë, ju lutemi me përulësi të na kontaktoni nëpërmjet [link]. Faleminderit për kohën dhe konsideratën tuaj, mezi presim të dëgjojmë një përgjigje pozitive nga ju.

Best,
[Emri]
[Titulli i punës]
[Informacionet e kontaktit]
[Adresa e faqes në internet të kompanisë]

#4. Email i ftesës për uebinarin

Në trendet e sotme, gjithnjë e më shumë njerëz organizojnë takime online pasi kjo kursen kohë dhe kosto, veçanërisht për ekipet e punës në distancë. Nëse përdorni platforma konferencash, ka mesazhe ftesash të personalizuara mirë që i dërgohen direkt pjesëmarrësit tuaj para se të fillojë takimi, siç është shablloni i email-it të ftesës në Zoom. Për një webinar virtual, mund t'i referoheni shembullit të mëposhtëm.

Lë të kuptohet se: Përdorni fjalë kyçe të tilla si "Urime", "Së shpejti", "Perfekte", "Përditëso", "E disponueshme", "Në fund të fundit", "Top", "Special", "Bashkohu me ne", "Falas" etj.

6 Shembull: Modeli i emailit të ftesës për uebinarin

Linja e temës: Urime! Jeni të ftuar në [Emri i Webinarit]

I dashur [Emri_kandidatit],

[Emri i Kompanise] është shumë i kënaqur që organizon një webinar për [Tema e Webinarit] në [data] në [kohë], duke synuar të [[Qëllimet e Webinarit]

Do të jetë një mundësi e mirë për ju që të fitoni përfitime të mëdha nga ekspertët tuaj të ftuar në fushën e [temave të Webinareve] dhe të merrni dhurata falas. Ekipi ynë është shumë entuziast për praninë tuaj.

Shënim: Ky webinar është i kufizuar në [Numri i njerëzve]. Për të ruajtur vendin tuaj, ju lutemi regjistrohuni [Lidhje], dhe mos ngurroni ta ndani me miqtë tuaj. 

Shpresoj t'ju shoh atje!

Kalofsh nje dite te mire,

[Emri juaj]

[Nënshkrim]

Bottom Line

Për fat të mirë, ka shumë modele të disponueshme të ftesave të takimeve të biznesit në internet që ju t'i personalizoni dhe t'ua dërgoni të pranishmëve tuaj në sekonda. Mos harroni të ruani disa në renë tuaj në mënyrë që të mund të përgatisni emailin tuaj me shkrim të përsosur, veçanërisht në rast urgjence.

Supozoni se po kërkoni edhe zgjidhje të tjera për biznesin tuaj. Në atë rast, Mund të zbuloni se AhaSlides është një mjet i mirë prezantimi me shumë karakteristika të mahnitshme për të mbështetur ngjarjet tuaja në webinar, aktivitetet e ndërtimit të ekipit, konferencat dhe më shumë.

Pyetjet e bëra më shpesh

ref: Me të vërtetë | Sherpani