Dự án hồi cứu là gì? Hướng dẫn đầy đủ + Mẫu

Bạn đã bao giờ hoàn thành một dự án với cảm giác rằng mọi thứ có thể diễn ra tốt hơn không? Hoặc có thể bạn đã hoàn thành nó một cách xuất sắc, nhưng không thể xác định được tại sao? Đó là nơi hồi tưởng dự án hãy tham gia. Chúng giống như một buổi họp tóm tắt cho nhóm của bạn, một cơ hội để ăn mừng chiến thắng, học hỏi từ những sai lầm và tạo tiền đề cho những thành công lớn hơn trong tương lai.

Đánh giá lại dự án là gì?

Một cuộc họp hồi cứu dự án, đôi khi được gọi là cuộc họp hồi cứu, phiên họp hồi cứu hoặc đơn giản là một cuộc họp hồi cứu, là thời gian dành riêng cho nhóm của bạn để suy ngẫm về một dự án sau khi hoàn thành (hoặc tại các mốc quan trọng). Đó là một cái nhìn có cấu trúc về toàn bộ vòng đời của dự án – những điều tốt, xấu và "có thể tốt hơn".

Hãy nghĩ về nó như thế này: hãy tưởng tượng dự án của bạn là một chuyến đi đường dài. Quá trình hồi tưởng là cơ hội để bạn tập hợp xung quanh một bản đồ sau đó, theo dõi lộ trình của mình, làm nổi bật các điểm ngắm cảnh (những chiến thắng tuyệt vời đó!), xác định những con đường gập ghềnh (những thách thức khó chịu đó) và lập kế hoạch cho những tuyến đường mượt mà hơn cho những chuyến đi trong tương lai.

Làm thế nào để tổ chức một buổi họp hồi tưởng hiệu quả

Được rồi, chúng ta hãy cắt bỏ phần rườm rà và bắt đầu ngay thôi cách tổ chức một cuộc họp hồi cứu thực sự mang lại kết quả. Sau đây là một khuôn khổ đơn giản:

Bước 1: Chuẩn bị bối cảnh và thu thập phản hồi

Chương trình nghị sự. Mọi cuộc họp, dù có hồi tưởng hay không, đều cần có chương trình nghị sự. Nếu không có nó, chúng ta sẽ như một con nai trước đèn pha, không biết phải bắt đầu từ đâu. Xác định rõ ràng ý nghĩa và mục tiêu của cuộc họp hồi tưởng. Tạo một môi trường an toàn và cởi mở, nơi mọi người đều cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ của mình. Có một số định dạng hồi tưởng phổ biến mà bạn có thể làm theo, chẳng hạn như:

Bắt đầu - Dừng - Tiếp tục:

📈 Bắt đầu "Chúng ta nên bắt đầu làm gì?"

Những ý tưởng mới đáng thử
Các quy trình còn thiếu mà chúng ta cần
Cơ hội cải thiện
Những cách tiếp cận mới cần xem xét

🛑 Dừng "Chúng ta nên ngừng làm gì?"

Thực hành không hiệu quả
Hoạt động lãng phí thời gian
Thói quen phản tác dụng
Những thứ làm chúng ta chậm lại

✅ Tiếp tục "Điều gì đang hiệu quả mà chúng ta nên tiếp tục làm?"

Thực hành thành công
Quy trình làm việc hiệu quả
Hành vi tích cực của nhóm
Những điều mang lại kết quả

Đã diễn ra tốt đẹp - Để cải thiện - Các mục hành động:

✨ Đã diễn ra tốt đẹp "Điều gì khiến chúng tôi tự hào?"

Những thành tựu chính
Những cách tiếp cận thành công
Đội chiến thắng
Kết quả tích cực
Sự hợp tác hiệu quả

🎯 Để cải thiện "Chúng ta có thể làm tốt hơn ở điểm nào?"

Những điểm đau cần giải quyết
Bỏ lỡ cơ hội
Các nút thắt của quy trình
Khoảng cách giao tiếp
Thách thức về nguồn lực

⚡ Mục hành động "Chúng ta sẽ thực hiện những bước cụ thể nào?"

Nhiệm vụ rõ ràng, có thể thực hiện được
Trách nhiệm được giao
Cam kết về thời gian
Mục tiêu có thể đo lường được
Kế hoạch theo dõi

Khiến mọi người nói chuyện với AhaSlides' các cuộc thăm dò ẩn danh, đám mây từ, hỏi đáp trực tiếp và bỏ phiếu theo thời gian thực

▶️ Đây là hướng dẫn bắt đầu nhanh: Đăng ký AhaSlides, chọn một mẫu cổ điển, tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn và chia sẻ với nhóm của bạn. Thật dễ dàng!

thêm mẫu, nó miễn phí

Bước 2: Phân tích, suy ngẫm và tạo ra những hiểu biết có thể hành động được

Sau khi thu thập phản hồi, đã đến lúc xác định các chủ đề và mô hình chính trong phản hồi. Những chiến thắng lớn nhất là gì? Những thách thức lớn nhất là gì? Mọi thứ đã đi chệch hướng ở đâu? Nhóm các chủ đề giống nhau lại với nhau để biến các quan sát thành hành động cụ thể. Kết thúc bằng hành động:

Biểu quyết về các mục ưu tiên
Phân công trách nhiệm
Đặt mốc thời gian
Lên kế hoạch theo dõi

Khi nào bạn nên tổ chức buổi họp hồi tưởng dự án?

Thời gian là chìa khóa! Mặc dù dự án retro thường được tổ chức sau khi hoàn thành dự án, nhưng đừng giới hạn bản thân. Hãy xem xét các tình huống sau:

Kết thúc giai đoạn dự án: Tiến hành quản lý dự án hồi cứu các buổi họp vào cuối các giai đoạn chính để điều chỉnh lộ trình sớm.
Khoảng thời gian đều đặn: Đối với các dự án dài hạn, hãy lên lịch thường xuyên phiên họp hồi tưởng, chẳng hạn như hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng hoặc hàng quý, để duy trì động lực và giải quyết vấn đề kịp thời. Điều này đặc biệt phù hợp với các nhóm không phải sản phẩm như phòng Tiếp thị và CS.
Sau một sự cố nghiêm trọng: Nếu một dự án gặp phải thách thức hoặc trở ngại đáng kể, một cuộc họp hồi tưởng có thể giúp hiểu được nguyên nhân gốc rễ và ngăn ngừa tái phát.

Mục đích chính của việc tổ chức buổi họp hồi tưởng là gì?

Việc xem xét lại trong quản lý dự án rất quan trọng để cải tiến liên tục. Chúng cung cấp một không gian an toàn cho phản hồi trung thực, giúp các nhóm:

Xác định điều gì hiệu quả và điều gì không. Đây là cốt lõi của bất kỳ dự án hồi tưởng. Bằng cách phân tích thành công và thất bại, các nhóm sẽ có được những hiểu biết có giá trị cho các dự án trong tương lai.
Khám phá những rào cản ẩn giấu. Đôi khi, vấn đề vẫn âm ỉ bên dưới bề mặt. Đội bóng hồi tưởng đưa những vấn đề này ra ánh sáng, cho phép giải quyết vấn đề một cách chủ động.
Tăng cường tinh thần làm việc nhóm và sự hợp tác. Việc ăn mừng chiến thắng và ghi nhận đóng góp của mọi người sẽ tạo nên môi trường làm việc nhóm tích cực.
Thúc đẩy việc học tập và phát triển liên tục. Retros khuyến khích tư duy phát triển, trong đó việc học hỏi từ sai lầm được coi là con đường dẫn đến sự cải thiện.
Cải thiện việc lập kế hoạch và thực hiện trong tương lai. Bằng cách phân tích hiệu suất trong quá khứ, các nhóm có thể tinh chỉnh quy trình của mình và đặt ra kỳ vọng thực tế cho các dự án trong tương lai.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là tập trung vào những sai lầm mà là học hỏi từ chúng. Một buổi họp quản lý dự án hồi tưởng hiệu quả, nơi mọi người đều cảm thấy được lắng nghe, được coi trọng và được thúc đẩy sẽ góp phần vào văn hóa học tập và phát triển liên tục.

Ý tưởng cho một dự án hồi tưởng tuyệt vời

Phong cách retro truyền thống đôi khi có thể mang lại cảm giác cũ kỹ và không hiệu quả. Nhưng với AhaSlides, Bạn có thể:

1. Khiến mọi người mở lòng

Thăm dò ý kiến ẩn danh để có phản hồi trung thực
Đám mây từ ngữ cho hoạt động động não tập thể
Hỏi & Đáp trực tiếp giúp mọi người đều có tiếng nói
Bỏ phiếu theo thời gian thực để ưu tiên các vấn đề

2. Làm cho nó vui vẻ

Bài kiểm tra nhanh để xem lại các mốc quan trọng của dự án: "Hãy cùng nhớ lại các mốc quan trọng của dự án!"
Cuộc thăm dò phá băng đánh thức mọi suy nghĩ: "Chỉ bằng một biểu tượng cảm xúc, bạn cảm thấy thế nào về dự án này?"
Bảng động não cộng tác để đưa ra ý tưởng cho nhóm
Phản ứng trực tiếp để nhận phản hồi ngay lập tức

3. Theo dõi tiến trình dễ dàng