Jinsi ya Kuandaa Mkutano Unaovutia Zaidi wa Ukumbi wa Jiji mnamo 2024 | Vidokezo Bora + Mwongozo

Je, unajua kwamba sehemu kubwa ya sababu ya Bill Clinton kushinda kampeni yake ya urais ya 1992 ilikuwa mafanikio yake mikutano ya ukumbi wa mji?

Alifanya mazoezi ya kutoa mikutano hii bila kukoma, akitumia wafanyakazi wake kama watazamaji wa kujifanya na kuongeza maradufu kwa wapinzani wake. Hatimaye, alipata raha na umbizo hilo hivi kwamba alijulikana sana nalo, na mafanikio yake katika kujibu maswali yalimpeleka hadi kwenye Ofisi ya Oval.

Sasa, hatusemi kuwa utashinda uchaguzi wowote wa urais kwa mkutano wa ukumbi wa jiji, lakini utakuwa ukishinda mioyo ya wafanyikazi wako. Aina hii ya mkutano husaidia kuweka kampuni nzima kwa kasi kwa kushughulikia maswali mahususi kutoka kwa timu yako katika a moja kwa moja Maswali na Majibu.

Huu ndio mwongozo wako wa mwisho wa kuandaa mkutano wa ukumbi wa jiji mnamo 2024.

• Mkutano wa Town Hall ni nini?
• Historia fupi ya Mikutano ya Ukumbi wa Jiji
• Faida 5 za Jumba la Jiji
• Mifano 3 za Mkutano Mkuu wa Jiji
• Vidokezo 11 vya Jumba lako la Jiji

Mkutano wa Town Hall ni nini?

Kwa hivyo, nini hufanyika kwenye mikutano ya ukumbi wa jiji kwa kampuni? Mkutano wa ukumbi wa jiji ni mkutano uliopangwa wa kampuni nzima ambao lengo lake liko usimamizi kujibu maswali kutoka kwa wafanyakazi.

Kwa sababu hiyo, ukumbi wa jiji unazunguka kwa kiasi kikubwa Kipindi cha Maswali na Majibu, na kuifanya kuwa wazi zaidi, toleo la chini la fomula la mkutano wa mikono yote.

Vidokezo Zaidi vya Kazi

• Mikutano katika Biashara
• 6 Hacks za Mkutano
• Mikutano Yote Ya Mikutano

Historia fupi ya Mikutano ya Ukumbi wa Jiji

Mkutano wa kwanza wa ukumbi wa jiji ulifanyika mnamo 1633 huko Dorchester, Massachusetts ili kutatua maswala ya watu wa jiji. Kwa kuzingatia mafanikio yake, mazoezi hayo yalienea haraka kote New England na kuwa msingi wa Demokrasia ya Amerika.

Tangu wakati huo, mikutano ya jadi ya ukumbi wa jiji imekuwa maarufu katika demokrasia nyingi kama njia ya wanasiasa kukutana na wapiga kura na kujadili sheria au kanuni. Na tangu wakati huo, licha ya jina hilo, wamehamia mbali na ukumbi wowote wa jiji hadi vyumba vya mikutano, shule, majukwaa ya dijiti na kwingineko.

Mikutano ya ukumbi wa miji pia imekuwa na jukumu muhimu katika kampeni za urais. Jimmy Carter alikuwa maarufu kwa kufanya ziara za "kukutana na watu" katika miji midogo yenye serikali za mitaa zenye nguvu. Bill Clinton alifanya mikutano ya ukumbi wa jiji iliyoonyeshwa kwenye televisheni ili kujibu maswali na Obama pia alifanya baadhi ya kumbi za miji mtandaoni kutoka 2011.

5 Faida za Mikutano ya Town Hall

1. Kama wazi kama anapata: Kwa kuwa kiini cha mkutano wa ukumbi wa biashara ni kipindi cha Maswali na Majibu, washiriki wanaweza kuuliza maswali wanayotaka na kupata maoni ya papo hapo kutoka kwa viongozi. Inathibitisha kwamba viongozi sio tu watoa maamuzi wasio na uso, lakini wanadamu na wenye huruma.
2. Kila kitu ni cha kwanza: Komesha uvumi ofisini kwa kutoa taarifa za moja kwa moja kutoka kwa wasimamizi. Kuwa wazi iwezekanavyo ndiyo njia bora ya kuhakikisha hakuna mtu anayesikia habari zozote za uwongo kutoka mahali pengine.
3. Ushiriki wa waajiriwa: utafiti 2018 iligundua kuwa 70% ya wafanyikazi wa Amerika hawakushiriki kikamilifu kazini, pamoja na 19% ambao walikuwa wameacha kazi. Sababu za msingi zilizotajwa ni kutoaminiana kwa wasimamizi wakuu, uhusiano mbaya na msimamizi wa moja kwa moja, na ukosefu wa kiburi katika kufanya kazi katika kampuni. Mikutano ya Town Hall huruhusu wafanyikazi waliotengwa kuhisi hai na muhimu katika jinsi kampuni inavyofanya kazi, ambayo hufanya maajabu kwa motisha yao.
4. Kuimarisha mahusiano: Mkutano wa ukumbi wa jiji ni nafasi kwa kila mtu kukusanyika na kupata, sio tu kuhusu kazi, lakini pia maisha ya kibinafsi. Idara tofauti pia hufahamiana zaidi na kazi na majukumu ya kila mmoja na zinaweza kufikia ushirikiano.
5. Kuimarisha maadili: Pigia mstari maadili na tamaduni za shirika lako. Weka malengo ya kawaida na urejeshe ni nini malengo hayo yanajaribu kufikia.

Mifano 3 za Mkutano Mkuu wa Jiji

Kando na mikutano ya kisiasa, mikutano ya ukumbi wa jiji imepata njia yake katika kila shirika la sekta tofauti.

1. At Wilaya ya Shule ya Kati ya Victor huko New York, mikutano ya ukumbi wa jiji kwa sasa inafanyika mtandaoni ili kujadili uanzishaji wa mipango ya kimkakati na bajeti ijayo. Nguzo tatu za utamaduni, kujifunza na mafundisho, na usaidizi wa wanafunzi & fursa zinajadiliwa.
2. At Home Depot, kikundi cha washirika hukutana na mwanachama wa usimamizi na kujadili mambo ambayo yanaendelea vizuri ndani ya duka na mambo ambayo yanahitaji kuboreshwa. Ni nafasi ya kuwa waaminifu kuhusu masuala yanayotokea dukani ambayo huenda wasimamizi wasitambue.
3. At Vietnam Technique Development Co., kampuni ya Kivietinamu ambapo mimi binafsi nimefanya kazi, mikutano ya ukumbi wa jiji hufanyika kila robo mwaka na kila mwaka ili kujadili mapato na malengo ya mauzo na pia kusherehekea likizo. Niligundua kuwa ni wafanyikazi msingi zaidi na umakini baada ya kila mkutano.

Vidokezo 11 vya Mkutano wako wa Ukumbi wa Jiji

Kwanza, unahitaji maswali machache ya ukumbi wa jiji kuuliza! Kupiga misumari kwenye ukumbi wa jiji sio kazi rahisi. Ni vigumu kupata uwiano unaofaa wa kutoa taarifa na kujibu maswali, huku ukijaribu kuwashirikisha wafanyakazi wako kadri uwezavyo.

Vidokezo hivi 11 vitakusaidia kufanya mkutano bora zaidi wa ukumbi wa jiji iwezekanavyo, uwe wa moja kwa moja au mtandaoni...

Vidokezo vya Mkutano Mkuu wa Town Hall

Kidokezo #1 - Tengeneza ajenda

Kurekebisha ajenda ni muhimu sana kwa uwazi.

1. Daima anza na makaribisho mafupi na barafu ya kuvunja barafu. Tuna mawazo machache kwa hilo hapa.
2. Kuwa na sehemu ambayo umetaja sasisho za kampuni kwa timu na kuthibitisha malengo maalum.
3. Acha muda wa Maswali na Majibu. Muda mwingi. Takriban dakika 40 katika mkutano wa saa moja ni nzuri.

Tuma ajenda angalau siku moja kabla ya mkutano ili kila mtu aweze kujiandaa kiakili na kuandika maswali anayotaka kuuliza.

Kidokezo #2 - Ifanye ishirikiane

Wasilisho la kuchosha na tuli linaweza kuzima watu kwenye mkutano wako kwa haraka, na kukuacha na nyuso nyingi tupu inapokuja katika sehemu ya Maswali na Majibu. Ili kuzuia hili kwa gharama yoyote, unaweza kupachika wasilisho lako na kura nyingi za chaguo, mawingu ya maneno na hata maswali kwa kutumia akaunti ya bure kwenye AhaSlides!

Kidokezo #3 - Tumia teknolojia

Ikiwa umejaa maswali, ambayo labda utakuwa, utafaidika na zana ya mtandaoni ya kuweka kila kitu kikiwa kimepangwa. Zana nyingi za moja kwa moja za Maswali na Majibu hukuruhusu kuainisha maswali, utie alama kuwa yamejibiwa na uyabandike baadaye, huku vikiruhusu timu yako kujibu maswali ya kila mmoja na kuuliza bila kukutambulisha.

Jibu zote maswali muhimu

Usikose mdundo na AhaSlides' zana ya bure ya Maswali na Majibu. Kuwa na mpangilio, uwazi na kiongozi bora.

Kidokezo #4 - Kuza ujumuishaji

Hakikisha kwamba taarifa katika mkutano wako wa ukumbi wa jiji ni muhimu kwa kila mshiriki kwa kiwango fulani. Hawapo ili kusikia habari unazoweza kujadili kwa faragha na idara binafsi.

Kidokezo #5 - Andika ufuatiliaji

Baada ya mkutano, tuma barua pepe yenye muhtasari wa maswali yote uliyojibu, pamoja na maswali mengine yoyote ambayo hukuwa na wakati wa kuyajibu moja kwa moja.

Vidokezo vya Mikutano vya Ukumbi wa Jiji moja kwa moja

• Zingatia mpangilio wako wa kuketi - U-umbo, Chumba cha Bodi au Iliyozunguka - ni mpangilio gani bora zaidi wa mkutano wako wa ukumbi wa jiji? Unaweza kuangalia faida na hasara za kila mmoja makala hii.
• Lete vitafunio: Ili kuongeza ushiriki mwingi katika mkutano, unaweza pia kuleta vitafunio visivyo na fujo na vinywaji vinavyofaa umri kwenye mkutano. Uungwana huu ni wa manufaa, hasa wakati wa mikutano mirefu, wakati watu wanaweza kukosa maji, njaa, na kuhitaji nyongeza ya nishati ili kuhisi wameshiriki kikamilifu.
• Jaribu teknolojia: Ikiwa unatumia teknolojia ya maelezo yoyote, ijaribu kwanza. Ikiwezekana uwe na chelezo kwa kila kipande cha programu unayotumia pia.

Mkutano wa Ukumbi wa Mji halisi Tips

• Hakikisha muunganisho mzuri - Hutaki mazungumzo yako yakatishwe na muunganisho mbaya wa mtandao. Inakatisha tamaa wadau na mnapoteza pointi linapokuja suala la taaluma.
• Chagua jukwaa la kuaminika la kupiga simu - Huyu hana akili. Google Hangout? Kuza? Microsoft Teams? Chaguo lako. Hakikisha tu ni kitu ambacho watu wengi wanaweza kufikia na kupakua bila ada ya kulipia.
• Rekodi mkutano - Baadhi ya washiriki huenda wasiweze kuhudhuria kwa wakati uliopangwa, kwa hivyo kwenda kwenye mtandao ni faida. Hakikisha umerekodi skrini yako wakati wa mkutano ili watu waweze kuitazama baadaye.

💡 Pata vidokezo zaidi kuhusu jinsi ya kukaribisha Maswali na Majibu bora mtandaoni kwa watazamaji wako!

maswali yanayoulizwa mara kwa mara