Hvis du deltager i et nyt tværfunktionelt team på arbejdet eller et nyt projektteam, kan det være en person fra andre afdelinger eller fra andre virksomheder, som du måske ikke kender eller har arbejdet med før, og du vil sikre dig, at parathed til at forpligte sig og investere dine færdigheder og ideer til teamet - især hvis det team er højtydende. Det er derfor vigtigt at være vært for et møde for at samle nye holdkammerater.
Der er dog ingen overraskelse, hvis du føler dig en lille smule akavet og nervøs, da selv de mest erfarne fagfolk har nervøsitet, når de har et indledende møde med et nyt team. Hvis du er en leder og bekymrer dig om ikke at være vært for produktivitetsintroduktionsmøder.
Denne artikel vil give dig en komplet guide, eksempler og tips om, hvad der gør introduktionsmøder til succes.
I denne artikel lærer du
- Hvad er et introduktionsmøde?
- Hvad er målet med introduktionsmødet?
- Sådan opretter du et effektivt introduktionsmøde
- Tips til at oprette et introduktionsmøde med succes
- Nøgleforsøg
Hvad er et introduktionsmøde?
Et introduktions- eller introduktionsmøde har helt samme betydning, når det kommer til introduktionen til teamet, når det er første gang teammedlemmer og deres ledere møder hinanden officielt, for at afgøre, om de involverede personer ønsker at opbygge et samarbejde og forpligte sig til teamet i fremtid.
Det har til formål at give teammedlemmer tid til at blive sammen for at lære hver enkelt deltagers baggrund, interesser og mål at kende. Afhængigt af dine og dit teams præferencer, kan du oprette introduktionsmøder, formelle eller uformelle.
En standard indledende mødedagsorden omfatter:
- Introducer målet med mødet
- Introducer lederne og hvert medlem
- Diskuter teamets regler, arbejde, fordele og behandlinger...
- Tid til at spille nogle spil
- Afslut møderne og tag opfølgende handlinger
Hvad er målet med de indledende møder?
Se ikke blot introduktioner som en boks til at tjekke. Brug denne tid til at tænde virkelige forbindelser, få unik indsigt og etablere en ramme for fejlfrit teamwork. Introduktionsmøder er fantastiske til:
- Styrk teamwork og teamsamhørighed
Det allerførste mål med introduktionsmøder er at bringe fremmede tættere på holdkammerater. Hvis I aldrig har set hinanden før og ved lidt om dem, vil der mangle samhørighed og forbindelse, hvilket kan påvirke holdånd og produktivitet. Når folk kan diskutere og forene teamregler, passende belønninger og straf, eller vide, at deres ledere er retfærdige og trofaste mennesker, at deres holdkammerater er ydmyge, pålidelige, empatiske og mere, vil der blive opbygget tillid og et positivt arbejdsmiljø i teamet.
- Nedbryd spændinger og akavethed
Produktiviteten vil sandsynligvis falde, hvis medarbejderne arbejder i et presset arbejdsmiljø. Det er heller ikke godt, hvis medarbejderne skræmmer deres leder frem for at lade sig inspirere af dem. Introduktionsmøder kan hjælpe de nye teams til at føle sig mere sikre på at dele deres ideer og meninger. De begynder også nemt at få venner, kommunikere og mindske kejtethed for yderligere samarbejde. For eksempel er et teammedlem ikke tøvende med at sige fra og bede om hjælp, når de ikke er i stand til at overholde deadlines.
- Hjælp med at strukturere og tilpasse standarder og praksis
Vægt på reglerne og reglerne er en vigtig del af de allerførste introduktionsmøder. Undladelse af at gøre det klart, retfærdigt og ligetil i begyndelsen af teamwork kan føre til teamkonflikter og fejlkommunikation. Tværtimod, hvis du kan få holdet til at følge standarder og praksis, vil der være ressourceeffektivitet på grund af et teams effektivitet og effektivitet, hvilket på samme tid øger arbejdsglæden blandt teammedlemmer, der er en del af et sammenhængende team.
Sådan opretter du et effektivt introduktionsmøde
Introduktionsmøder kan følge standardmødeplanlægningsprocessen med 5 ps: Formål, Planlægning, Forberedelse, Deltagelseog Progress. Afhængigt af din tidsbegrænsning, antallet af deltagere, din teambaggrund og dine ressourcer, kan du oprette formelle eller afslappede introduktionsmøder. Det første indtryk er vigtigt. Jo mere respekt og tillid vil dine teammedlemmer sætte pris på, når du viser organiserede og hensynsfulde møder.
- Formål
Det handler om at sætte mål for møderne. Vær klar og kortfattet, når du oplister målene for møderne, så du nemt kan bringe alle tilbage i fokus, hvis en deltager bliver distraheret af ikke-relaterede aktiviteter. Du kan overveje at strukturere mål ved at arrangere en målpyramide, der skitserer hvert sæt mål på forskellige niveauer.
- Planlægning
Det første, nye teamledere bør gøre, er at planlægge detaljerne eller udvikle en dagsorden. Når du har noget at referere til, letter det stress at forsøge at huske alt selv. Du kan oprette en skabelon ved hjælp af et slideshow via PowerPoint. eller håndskrevne cue-kort.
- Forberedelse
Denne del involverer nogle aktiviteter, såsom at forberede mødets introduktionsmanuskript og gennemgå dagsordenen, inden et officielt møde starter. Det vil være lettere for dig at tale alle nøgleoplysninger og fokusere på dagsordenen med støtte fra talerens noter eller et manuskript, når du pludselig glemmer det.
- Deltagelse
Glem ikke at opfordre nye medlemmer til at stille spørgsmål og deltage i interaktive aktiviteter under møderne. Hvis andre virker så tøvende, så spørg dem om deres mening. Sørg for, at alle i teamet har chancen for at sige fra og ikke kun fokusere på de udadvendte medlemmer. Du kan være vært for en live-afstemning, så nogle introverte kan dele deres meninger direkte.
- Progress
Du bør afslutte dit møde med et resumé og informere om handlinger for de næste trin. Og opfølgning efter et møde er en afgørende del, du kan overveje at træffe en endelig beslutning og dokumentere dem.
Tips til at oprette et introduktionsmøde med succes
- Brug et interaktivt præsentationsværktøj
Føler du dig genert eller akavet den første dag? Du kan gøre dine introduktionsmøder 100 gange sjovere ved at bruge et interaktivt præsentationsværktøj som AhaSlides!
Der er et dusin måder at gøre det på, men vi anbefaler denne oversigt for at bryde isen hurtigt:
- Start med en introduktionsdias.
- Krydr tingene med quizzer om dig selv med point og en rangliste.
- Afslut med et Q&A-dias til sidst, hvor alle kan spørge om ting, de har undret sig over om dig.
Med AhaSlides' interaktive præsentationsplatform kan du lave en overbevisende introduktion, der flyver folk til månen🚀Prøv denne skabelon her:
- Start en introduktion med "vi"
Teamet arbejder på samarbejdet mellem teammedlemmer for at nå fælles mål, ikke for at vise personlige talenter. Derfor er det vigtigt at understrege følelsen af "vi"-kultur. Prøv at bruge "vi" i stedet for "jeg" så meget som muligt i dine introduktionsslides og under hele mødet, bortset fra den personlige introduktion. Dette tilskynder i sidste ende teamet til at samarbejde mere effektivt, fordi de forstår, at de deler en sammenhængende vision og er mere dedikerede til at arbejde for teamet snarere end for sig selv.
- Underhold dine holdkammerater
Hvordan starter man de introduktionsmøder på den mest spændende måde? Da alle medlemmerne er nye bekendt med hinanden, kan du som vært overveje at starte med nogle hurtige isbrydere. Du kan også arrangere 2 til 3 spil og quizzer samt brainstorming-sessioner, så andre har tid til at dele deres personlighed, talenter og tankegang; kommunikere og arbejde med andre for at forbedre teamsammenhold og arbejdspladskultur og -forbindelse. For eksempel kan du prøve nogle spil som Påskønnelseskreds, Ådselæderjagter, Ville du hellere...
- Time management
Normalt kan meget produktive møder vare fra 15-45 minutter, især introduktionsmøder, som bør kontrolleres inden for 30 minutter. Det er tid nok til, at nye holdkammerater kan lære hinanden at kende, præsentere sig kort og samarbejde med hinanden i et par enkle og sjove teambuilding-aktiviteter. Du har også sat tidsgrænser for forskellige sektioner for at sikre, at din tid ikke løber ud, mens du stadig har meget at dække.
Nøgleforsøg
Det er gavnligt for dit team at starte et teamwork med et nyt team ved at benytte sig af introduktionsmøder. Det kan være udfordrende og skræmmende at arrangere et allerførste møde. Når du er i forberedelsesprocessen, så tøv ikke med at søge hjælp, selvom du er en PowerPoint-mester. Du kan helt sikkert gøre dit arbejde lettere og redde din dag med AhaSlides.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad taler du om på et intromøde?
1. Isbrydere – Start med et sjovt isbryderspørgsmål eller -aktivitet for at hjælpe folk med at slappe af. Hold det let!
2. Professionel baggrund - Få hver person til at dele deres karriererejse indtil nu, herunder tidligere roller og erfaringer.
3. Færdigheder og interesser - Ud over arbejdsfærdigheder, find ud af teammedlemmers hobbyer, passioner eller ekspertiseområder uden for 9-5.
4. Teamstruktur - Skitsér roller og hvem der har ansvaret for hvad på et højt niveau. Afklar, hvordan teamet arbejder sammen.
5. Mål og prioriteter - Hvad er team- og organisationsmålene for de næste 6-12 måneder? Hvordan bidrager individuelle roller?
Hvordan strukturerer du et introduktionsmøde?
Her er en måde at strukturere dit introduktionsmøde på:
1. Velkommen og Icebreaker (5-10 minutter)
2. Introduktioner (10-15 minutter)
3. Teambaggrund (5-10 minutter)
4. Holdforventninger (5-10 minutter)
5. Spørgsmål og svar (5 minutter)
Hvad siger du, når du åbner et møde?
Her er nogle forslag til, hvad du skal sige, når du åbner et introduktionsmøde:
.1. Velkomst og introduktion:
"Velkommen alle sammen, og tak fordi du sluttede dig til os i dag. Vi er glade for at sætte gang i tingene"
2. Icebreaker kickoff:
"Okay, lad os løsne op med et let isbryder-spørgsmål..."
3. Forhåndsvisning af næste trin:
"Efter i dag vil vi følge op på handlingspunkter og begynde at planlægge vores arbejde"
