เรียนรู้จากสิ่งที่ดีที่สุดเหล่านี้ ตัวอย่างกำหนดการโครงการ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของโครงการของคุณ!

ขั้นตอนแรกของการจัดการโครงการมาพร้อมกับการวางแผนและการจัดตารางเวลา ในขณะที่การวางแผนมุ่งเน้นไปที่การกำหนดแผนงานเพื่อความสำเร็จของโครงการ การจัดตารางเวลาจะทุ่มเทให้กับการกำหนดเส้นเวลาและลำดับของกิจกรรมโครงการ

เป็นการยากที่จะรับรองว่าโครงการจะดำเนินไปโดยไม่มีขั้นตอนการจัดกำหนดการ ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะสำรวจความสำคัญของกำหนดการของโครงการ ตัวอย่าง และวิธีการจัดกำหนดการจากโครงการขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่อย่างมีประสิทธิภาพ

สารบัญ

• กำหนดการโครงการหมายถึงอะไร?
• เหตุใดกำหนดการโครงการจึงมีความสำคัญ?
• ตัวอย่างกำหนดการโครงการคืออะไร?
• วิธีจัดทำกำหนดการโครงการ
• เครื่องมือกำหนดการโครงการคืออะไร?
• คำถามที่พบบ่อย
• บรรทัดด้านล่าง

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• การบริหารจัดการโครงการ
• ขั้นตอนการวางแผนโครงการ
• การต่อสู้โท

กำหนดการโครงการหมายถึงอะไร?

กำหนดการโครงการคือตารางเวลาโดยละเอียดซึ่งสรุปงาน ทรัพยากรที่จำเป็น และกำหนดเวลาที่คาดไว้ตามลำดับเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จทันเวลา

โดยทั่วไปกำหนดการโครงการจะประกอบด้วยวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของแต่ละงาน ระยะเวลาของแต่ละงาน และการขึ้นต่อกันหรือข้อจำกัดใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อกำหนดการ

ที่เกี่ยวข้อง การกำหนดการจัดการเวลา | สุดยอดคู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

เหตุใดกำหนดการโครงการจึงมีความสำคัญ?

การจัดกำหนดการโครงการเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการโครงการ เนื่องจากเป็นกรอบการทำงานสำหรับการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ แผนรายละเอียดนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ติดตามความคืบหน้า และทำให้แน่ใจว่าโครงการเสร็จสิ้นตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ ประโยชน์บางประการของตารางโครงการอธิบายไว้ดังนี้

การระบุปัญหาคอขวดและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า

หนึ่งในเหตุผลสำคัญที่การจัดกำหนดการโครงการมีความสำคัญคือการสนับสนุนผู้จัดการในการค้นหาปัญหาคอขวดและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า การแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ และกำหนดไทม์ไลน์เฉพาะให้กับแต่ละงาน ผู้จัดการโครงการสามารถระบุการพึ่งพาหรือข้อจำกัดใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์โดยรวมของโครงการได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถจัดการความเสี่ยงเหล่านี้ในเชิงรุกและดำเนินการที่จำเป็นเพื่อลดความเสี่ยง

ตัวอย่างเช่น หากงานใดงานหนึ่งถูกระบุเป็นกิจกรรมเส้นทางที่สำคัญ และความล่าช้าของงานนั้นอาจส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์ของโครงการทั้งหมด ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมหรือปรับกำหนดการเพื่อให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นทันเวลา

การใช้ประโยชน์จากทรัพยากร

นอกจากนี้ การจัดกำหนดการโครงการมีบทบาทสำคัญในการจัดการทรัพยากร การมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องในโครงการและระยะเวลาโดยประมาณ ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะใช้อย่างเหมาะสมที่สุด

ซึ่งรวมถึงการมอบหมายบุคลากรที่เหมาะสมด้วยทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน และหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของทรัพยากรหรือการโอเวอร์โหลด กำหนดการโครงการที่วางแผนไว้อย่างดีช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถระบุช่องว่างของทรัพยากรหรือการขาดแคลนล่วงหน้า และดำเนินการที่จำเป็นเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านั้น เช่น การจ้างทรัพยากรเพิ่มเติมหรือการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ใหม่

ปรับปรุงการสื่อสารและการประสานงาน

นอกจากนี้ การจัดกำหนดการโครงการยังช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม การมีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับกำหนดการของโครงการ สมาชิกในทีมสามารถจัดความพยายามและทำงานไปสู่เป้าหมายร่วมกันได้ สิ่งนี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันดีขึ้น ลดความเข้าใจผิดหรือความขัดแย้ง และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม

การติดตามและการรายงานที่ดีขึ้น

ยิ่งไปกว่านั้น กำหนดการโครงการที่ชัดเจนยังเป็นพื้นฐานสำหรับการติดตามและการรายงานความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ ผู้จัดการโครงการสามารถเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงกับกำหนดการที่วางแผนไว้ ระบุการเบี่ยงเบนหรือความล่าช้า และดำเนินการแก้ไขที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผน

ตัวอย่างกำหนดการโครงการคืออะไร?

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีการสร้างกำหนดการโครงการโดยใช้เทคนิคการควบคุมและการจัดกำหนดการโครงการสามแบบ ได้แก่ แผนภูมิ Gantt ไดอะแกรมเครือข่าย (PERT และ CPM) และตารางการแบ่งงาน (WBS)

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิ Gantt เป็นเครื่องมือจัดกำหนดการโครงการยอดนิยมที่แสดงไทม์ไลน์ของโครงการด้วยภาพ โดยจะแสดงงานเป็นแถบแนวนอนตามเส้นเวลา พร้อมวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด การพึ่งพาระหว่างงานสามารถระบุได้โดยใช้ลูกศร และสามารถทำเครื่องหมายเหตุการณ์สำคัญเพื่อแสดงถึงความสำเร็จของโครงการที่สำคัญ

ภาพต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของแผนภูมิ Gantt ของกิจกรรมการบริการสำหรับ Delta Jet ระหว่างการหยุดพักระหว่างทาง 40 นาที

PERT และ CPM

แผนภาพเครือข่ายหรือที่เรียกว่าแผนภูมิ PERT (การประเมินโปรแกรมและเทคนิคการทบทวน) แสดงลำดับและการขึ้นต่อกันของงานในโครงการ ใช้โหนดเพื่อแสดงงานและลูกศรเพื่ออธิบายความสัมพันธ์ระหว่างงาน กำหนดการประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับการแสดงภาพเส้นทางวิกฤตและระบุงานที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อระยะเวลาของโครงการ

นอกจากนี้ เส้นทางวิกฤติยังระบุได้ด้วยการกำหนดลำดับงานที่ยาวที่สุดซึ่งส่งผลโดยตรงต่อระยะเวลาโดยรวมของโครงการ งานตามเส้นทางวิกฤติจะมีการหย่อนหรือลอยเป็นศูนย์ ซึ่งหมายความว่าความล่าช้าในงานเหล่านี้จะส่งผลโดยตรงต่อระยะเวลาโดยรวมของโครงการ ด้วยการมุ่งเน้นไปที่เส้นทางที่สำคัญ ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และระบุโอกาสในการปรับให้เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จสิ้นได้ทันเวลา

นี่คือตัวอย่าง Critical Path และ Slack Times เพื่อติดตั้งอุปกรณ์ควบคุมมลพิษใหม่ของบริษัทที่กำหนด

ตารางการแบ่งงาน (WBS)

กำหนดการโครงการสามารถพัฒนาได้โดยใช้โครงสร้างการแบ่งงานเป็นพื้นฐาน มันหมายถึงการแบ่งลำดับชั้นของสิ่งที่ส่งมอบโครงการออกเป็นแพ็คเกจงานที่มีขนาดเล็กลงและสามารถจัดการได้ ด้วยการใช้เทคนิคเหล่านี้ ผู้จัดการสามารถระบุการพึ่งพาระหว่างงานได้อย่างง่ายดาย งานบางอย่างอาจขึ้นอยู่กับความสำเร็จของงานอื่น ๆ ในขณะที่งานบางอย่างสามารถทำงานพร้อมกันได้

ที่เกี่ยวข้อง เทคนิคการชกมวยเวลา – คู่มือการใช้งานในปี 2024

วิธีจัดทำกำหนดการโครงการ

ในช่วงเริ่มต้นของการจัดกำหนดการ หากคุณสงสัยว่าจะเริ่มต้นอย่างไร การปฏิบัติตามคำถามสำคัญเหล่านี้อาจเป็นประโยชน์:

1. สิ่งที่ต้องทำ? ระบุงาน กิจกรรม และสิ่งที่ส่งมอบที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ แบ่งโครงการออกเป็นองค์ประกอบที่สามารถจัดการได้ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการระบุงานที่จำเป็นทั้งหมด
2. ควรทำเมื่อไหร่? กำหนดระยะเวลาและเส้นเวลาสำหรับแต่ละงานหรือกิจกรรม ประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้น และพิจารณาการพึ่งพาหรือข้อจำกัดใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อกำหนดการ การใช้แผนภูมิแกนต์, PERT และเทคนิค CPM เพื่อช่วยจัดกำหนดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ใครทำได้บ้าง ระบุบุคคลหรือบทบาทที่รับผิดชอบในแต่ละงานหรือกิจกรรม ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการสนับสนุนข้ามแผนก มอบหมายทรัพยากรและจัดสรรความรับผิดชอบตามนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมมีทักษะที่จำเป็นและความพร้อมในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย
4. จะทำที่ไหน? กำหนดตำแหน่งทางกายภาพหรือเสมือนที่แต่ละงานจะดำเนินการ ซึ่งอาจรวมถึงพื้นที่ทำงาน อุปกรณ์ หรือข้อกำหนดด้านเทคโนโลยีที่เฉพาะเจาะจง
5. การพึ่งพางานคืออะไร? กำหนดความสัมพันธ์และการพึ่งพาระหว่างงาน ระบุว่างานใดต้องทำให้เสร็จก่อนที่งานอื่นจะเริ่ม และพิจารณางานที่สามารถทำงานพร้อมกันได้
6. เส้นทางวิกฤตคืออะไร- การระบุเส้นทางวิกฤติเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนากำหนดการโครงการที่ครอบคลุม เส้นทางวิกฤตช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานเข้าใจว่างานใดมีผลกระทบมากที่สุดต่อระยะเวลาและวันที่เสร็จสิ้นของโครงการ

เครื่องมือกำหนดการโครงการคืออะไร?

โครงการส่วนใหญ่ในปัจจุบันต้องการการสนับสนุนซอฟต์แวร์การตั้งเวลาโครงการ ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าก่อให้เกิดประโยชน์มากมายต่อบุคคลและธุรกิจ เช่น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น และการแสดงภาพที่ดีขึ้น

โครงการ Microsoft เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การตั้งเวลาโครงการที่ดีที่สุด คุณลักษณะสำคัญอย่างหนึ่งของ Microsoft Project คือความสามารถในการรับการอัปเดตสถานะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดการแผนภูมิ Gantt ซึ่งคุณสามารถระบุการขึ้นต่อกันของงานและจัดการลำดับของงานได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนกำหนดการโครงการได้อย่างยืดหยุ่น

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้เครื่องมือที่เรียกว่า ซอฟต์แวร์ตั้งเวลา Primavera P6. เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ครอบคลุมซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน และได้รับการยอมรับว่าเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์จัดตารางการก่อสร้างที่ดีที่สุด รองรับทั้งเทคนิค PERT และ CPM นำเสนอคุณสมบัติสำหรับการสร้างไดอะแกรมเครือข่าย การจัดตารางงาน การจัดการทรัพยากร และการวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญ

สำหรับโครงการขนาดเล็ก คุณสามารถลองใช้ซอฟต์แวร์ฟรีเช่น “อาสนะ” หรือ “เทรลโล”" แม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้อาจไม่มีคุณสมบัติขั้นสูงเหมือนซอฟต์แวร์แบบชำระเงิน แต่ก็มีความสามารถในการกำหนดเวลาโครงการขั้นพื้นฐานและใช้งานง่าย เวอร์ชันฟรีสามารถทำงานโครงการที่ซับซ้อนน้อยกว่าให้เสร็จสิ้นและทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ ช่วยให้คุณสามารถสร้างงาน ตั้งค่า วันครบกำหนด มอบหมายความรับผิดชอบ และติดตามความคืบหน้า

ที่เกี่ยวข้อง 10 เคล็ดลับในการใช้ Asana Project Management อย่างมีประสิทธิภาพในปี 2024

คำถามที่พบบ่อย

บรรทัดด้านล่าง

กำหนดการโครงการที่พัฒนาอย่างดีมีความสำคัญต่อการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ เพื่อความเป็นเลิศในการจัดกำหนดการโครงการสำหรับปี 2024 และหลังจากนั้น ขอแนะนำให้สำรวจและปรับใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ทันสมัย ​​รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม และเพิ่มพูนทักษะการจัดกำหนดการโครงการอย่างต่อเนื่องผ่านการฝึกอบรมและการพัฒนาทางวิชาชีพ

หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการจัดการฝึกอบรมทักษะการจัดตารางโครงการ AhaSlides สามารถเป็นพันธมิตรที่ยอดเยี่ยมซึ่งนำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เพื่อรองรับเซสชันการฝึกอบรมแบบโต้ตอบและมีส่วนร่วม ด้วย AhaSlidesคุณสามารถสร้างการนำเสนอแบบไดนามิก แบบทดสอบโต้ตอบ และกิจกรรมการทำงานร่วมกันเพื่อยกระดับประสบการณ์การเรียนรู้ได้

Ref: Project Manager | เวรินท์